5 - Tramitación de Correspondencia y Paquetería

[AFO005096] Curso Superior Online de Auxiliar Administrativo + Inglés: Curso Práctico
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[UDI009645] Tramitación de correspondencia y paquetería
1. Circulación interna de correspondencia y documentación
Las comunicaciones escritas son todas aquellas en las que se utiliza el lenguaje escrito para
intercambiar información en la organización, tanto interna como externamente. En esta
denominación, podemos incluir todos aquellos documentos que la empresa recibe y emite, como:
facturas, cartas, informes, revistas, folletos, avisos, paquetes postales, etc.
En todas las organizaciones surgen comunicaciones tanto dentro como en el entorno de la misma.
es
Decimos que son comunicaciones internas cuando su origen y destino es la propia organización, y
son externas cuando ponen en contacto a la organización con el exterior.
d u.
.e
1.1. La correspondencia comercial
va
Las empresas necesitan comunicarse con su entorno desde las diversas vertientes que configuran su
no
negocio:
in
Ingresos: clientes
ro
Gastos: proveedores
eu
Cuestiones Legales: Departamentos de la Administración Pública relacionados con la actividad
de la empresa.
s.
pu
Todo ello es lo que constituye el área de la correspondencia comercial. Las comunicaciones escritas
son las que tienen mayor importancia frente a otros métodos de comunicación, puesto que son las
m
que permanecen en el tiempo y las que pueden tomar carácter legal en algunas circunstancias.
ca
La correspondencia tiene dos acepciones:
Como acción: es el trato que mantienen los comerciantes con su entorno.
Como sustantivo: es el conjunto de cartas, paquetes y objetos que se envían o reciben.
La correspondencia se puede dividir en:
Correo de entrada
campus.euroinnova.edu.es
1 / 20
Correo de salida
Correo interior
1.1.1. Correo de entrada
Se denomina "correspondencia de entrada" a toda aquella comunicación que se recibe en la empresa
del exterior. Las operaciones a realizar con el correo de entrada son:
es
Recepción y clasificación
Apertura y comprobación
u.
Numeración y Registro
d
Distribución
.e
A continuación se desarrolla cada una de estas operaciones.
va
no
Recepción y clasificación
in
En lo que se refiere a la recepción de la correspondencia no existe ninguna complicación, excepto en

ro
el caso de que se trate de una comunicación que requiera la verificación de la recepción por la
persona del registro, como por ejemplo un certificado o telegrama, para lo cual deberá fechar y
eu
firmar el recibí correspondiente.

s.
En cuanto a la clasificación, lo primero es seleccionar los diferentes tipos de correo, como por
pu
ejemplo: Libros, revistas, periódicos, impresos, telegramas, cartas, télex, fax, etc.
m
Apertura y comprobación
ca
Primero, se separará el correo de carácter personal o privado, que será aquél que:
en el propio sobre venga la indicación a la atención de, confidencial, personal, privado, etc.
salvo orden contraria, toda carta dirigida al nombre de la persona y no aparezca el cargo que
ocupa en la empresa.
Para el correo restante, la apertura y comprobación del contenido deben ser dos acciones
simultáneas, con objeto de verificar que todos los documentos que se indican en el texto están
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dentro del correspondiente sobre.
En el caso de que en el texto se mencionase algún documento como adjunto y no viniera físicamente
dentro del sobre correspondiente, la persona encargada del registro de la correspondencia deberá
redactar y firmar una diligencia, haciendo constar tal circunstancia y graparla al escrito.
Numeración y registro
La numeración de los escritos consiste en ponerles un sello (u otro medio de estampado) en el que
es
debe figurar al menos lo siguiente:
u.
Número.
d
.e
Fecha de Entrada.
va
Una vez numerada la correspondencia se procederá a su registro en libros especiales, fichas o
no
cualquier otro documento creado a tal efecto, y que posteriormente deberá estar archivado. En estos
documentos y bajo la denominación de Correspondencia de Entrada, deberán figurar

in
necesariamente los siguientes datos para cada escrito recibidos:

ro
Número de Registro: numeración que se le ha otorgado al escrito.

eu
Fecha: fecha de entrada en la empresa, con expresión de día, mes y año.

s.
Clase: indica si es carta, oficio, telegrama, libro, fax, etc.

pu
Anexos: si los hay, se indicará qué tipo de documentación son: letras, catálogos, cheques, etc.
Destinatario: nombre de la persona o departamento a quien va dirigido el escrito.

m
Remitente: nombre y dirección de la persona o entidad que envía el documento.

ca
Asunto: resumen breve del contenido de la carta.
Si el volumen de correspondencia de entrada es grande, la persona encargada del registro deberá
clasificar el correo por departamentos de destino antes de proceder a su numeración y registro.
Después, la inscripción se hará en fichas separadas según departamentos y sacará una copia de las
mismas que unirá a la documentación en el momento de su distribución para recabar la firma en esa
copia de dicha unidad.
3 / 20
Distribución
Consiste en repartir la correspondencia entre las personas o departamentos a los que va destinada,
teniendo en cuenta que:
Primero se entregará la correspondencia urgente.
Se pondrá especial cuidado y atención a la distribución de documentos tales como cheques,
escrituras, etc.
es
1.1.2. Correo de salida
u.
Es aquella correspondencia que se origina dentro de la empresa y que va destinada al exterior. El
d
.e
proceso para tratar este correo es el siguiente:
Confección de la correspondencia. va
no
Firma.
Numeración y registro.
in
Envío.
ro
A continuación se desarrollan cada uno de estos procesos.

eu
Confección de la correspondencia
s.
pu
La confección del correo suele efectuarse en cada uno de los departamentos de la empresa.
m
Firma
ca
La persona responsable del correo de salida debe comprobar que todos los escritos que se van a
registrar y despachar vayan debidamente firmados y/o sellados.
Si el tipo de correspondencia es de poca importancia: circulares, publicidad..., la firma no suele ser
de puño y letra sino mediante sellos. Los documentos importantes, en cambio, siempre deben llevar
la rúbrica original.
Numeración y registro
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La numeración del correo de salida, como en el caso del correo de entrada, consiste en asignar a
cada documento un número correlativo o clave compuesta por números y letras, que constituirán la
referencia del escrito.
Los datos que deben aparecer en el libro de registro de salida serán los siguientes:
Número de Registro: numeración que se le ha otorgado al escrito.
Fecha: fecha de envío del escrito (no tiene por qué coincidir con la fecha del escrito).
es
Clase: indica si es carta, oficio, telegrama, fax, etc.
u.
Anexos: se indicarán si a la carta le acompañan otros documentos, en cuyo caso habrá que
comprobarlos y señalar de qué tipo son. Si algún documento referido en la carta no está
d
incluido, dicha carta se dejará donde proceda pendiente de enviar hasta que el documento en
.e
cuestión esté en nuestro poder.
va
Destinatario: nombre de la persona, departamento y empresa a quien va dirigido el escrito.
no
Asunto: breve resumen del contenido de la carta.
in
Como en el correo de entrada, si el volumen de correo de salida fuese muy alto, podríamos añadir
ro
una nueva casilla en la que se indique la unidad de origen, es decir, el departamento de la empresa
en el que se ha elaborado el escrito.

eu
Envío
s.
pu
Al finalizar las operaciones descritas, habrá que realizar el plegado, ensobrado y cierre de la
documentación. Si las comunicaciones son muy numerosas, esta operación se puede realizar de
m
forma mecanizada, ya que la normalización del tamaño de sobres y papeles lo permite; para ello nos
ca
podemos ayudar con plegadoras, ensobradoras, etiquetadoras, máquina de franquear (se necesita
autorización o licencia de Correos).
1.1.3. Correo interior
Las comunicaciones interiores (notas internas o memorándum), se generan en la propia empresa y
se dirigen a departamentos, grupos de personas o a un determinado individuo dentro de la misma.
No es preciso que los memorándum estén tan estéticamente cuidados como los restantes escritos
que salen de la empresa, pero habrán de ser claros, concisos y realizados de la forma más simple
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posible. Suelen confeccionarse en papel tamaño cuartilla, con las siguientes referencias:
De: Cargo de la persona que envía la nota
A: Cargo de la persona a quien se manda la nota
Fecha: Fecha de envío
Copias a: Cargos de las personas a quienes se envía copia de esta nota
Asunto: Título que determina el tema a que se refiere la nota
Texto: Cuerpo o texto del memorándum
es
Firma y/o sello: Sello de la unidad personal
d u.
Normalmente, la correspondencia interna no se registra, excepto en casos en los que se considere
.e
importante el contenido. En estos casos, se apuntarán en el Libro de Registro de Correo Interno los
va
siguientes datos: Inscripción, asunto, unidad de destino, fecha, unidad de origen y plazo para su
contestación.
no
Y además, el destinatario del memorándum deberá firmar una copia de la anotación registrar en el
in
momento de recibir el original de la nota interior.

ro
eu
s.
pu
m
ca
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2. Otros canales y medios de comunicación
Las organizaciones cuentan con gran variedad de canales y medios para difundir información, tanto
interna como externa. Entre ellos, podemos nombrar:
Manual del empleado. Contiene la información necesaria para realizar sus funciones, las
condiciones de trabajo y el reglamento interno de la organización.
Memorándum. Es una comunicación breve que se utiliza generalmente para dar instrucciones
es
internas a todos o algunos trabajadores.
u.
Boletín informativo o publicaciones internas. Informan sobre acontecimientos, reuniones y
d
novedades en la organización.
.e
Correo electrónico. Es un sistema de mensajes enviados entre ordenadores conectados en
va
red. Es rápido, fomenta el ahorro de papel y permite adjuntar otros archivos.
Reuniones. Facilitan el diálogo, personalizan la información y verifican la comprensión de las

no
informaciones transmitidas. Pueden hacerse de forma individual o en grupo.
Página web. Se puede restringir su acceso para poder ser utilizada como medio de
in
comunicación interno.
ro
Intranet. Es una red interna que facilita el acceso a la información. Desarrollaremos más
eu
adelante este novedoso medio de comunicación.
Sistema de quejas o sugerencias. Se utiliza para recoger las ideas y quejas del personal.
s.
Encuestas. Permiten recoger la opinión de los empleados sobre diversos aspectos de la

pu
organización.
Circulares internas. Las utiliza la dirección para comunicar algo a todo el personal o a un
m
grupo.
ca
Tablón de anuncios. Se colocan escritos, gráficos, carteles, fotografías, avisos, noticias, etc.
Informes. Son documentos donde se detallan de forma ordenada los datos, hechos y
conclusiones relacionados con una determinada actividad.
Actas. Son documentos que resumen los acuerdos tomados en una reunión, e identifican a los
asistentes a la misma.
Teléfono. Es el medio que permite la comunicación más inmediata, por lo que es fundamental
y de gran utilidad en cualquier organización.
Fax. Es un sistema para transmitir y recibir copias exactas de todo tipo de documentación,
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manuscrita, mecanografiada, con dibujos, etc.
2.1. La intranet como herramienta de comunicación interna.
Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y protocolos de Internet.
Aportan la interfaz de exploración del World Wide Web (www) a la información y servicios
almacenados en una red de área local (LAN) corporativa. Las intranets son atractivas por que
es
disminuyen el costo de mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumenta la
u.
productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso más eficaz a la información y a los servicios que
necesitan.
d
.e
Una Intranet puede resolver el problema de la distribución de información para todos los empleados,
va
así pues se pueden publicar manuales, planes de acción, procedimientos, material de formación,
folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones

no
etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un ahorro considerable
in
respecto a los métodos clásicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc. Además cualquier
ro
actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la empresa como los métodos
tradicionales.
eu
Una intranet organiza, además, la distribución de una empresa, ya que cada división puede tener su
s.
apartado. Se puede organizar también una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado
pu
podrá acceder rápidamente, planificando así las reuniones de empresa de una forma más eficaz. Se
mejora de esta forma la comunicación entre todos los trabajadores, y las sugerencias, peticiones o
m
cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más rápida y eficiente.

ca
Se aprovechará también la potencia de una intranet para tener acceso rápido a cualquier documento
de la empresa, siempre que se tenga el nivel de privilegios adecuado. Esta es otra de las ventajas de
una intranet, su seguridad. Solo tendrán acceso a los recursos aquellos empleados que lo necesiten
realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de acceso a datos de una intranet, el tiempo
empleado en realizar cualquier búsqueda de datos de cualquier departamento de la empresa se
reduce considerablemente, por lo que la productividad de la empresa mejora.
¿Cuál es la diferencia entre Internet e Intranet? Básicamente, la localización de la Información y
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quién accede a ella. Internet es público, global, abierto a cualquiera que tenga una conexión. Las
Intranet están restringidas a aquellas personas que están conectadas a la red privada de la empresa.
Además de eso, ambas funcionan esencialmente de la misma manera, con la misma tecnología
TCP/IP para regular el tráfico de datos. Del mismo modo, desde el punto de vista de las aplicaciones
(e-mail, newsgroups y transferencia de archivos FTP, además del Web), no existe ninguna diferencia
entre Internet e intranet.
es
Los beneficios de la implementación de una Intranet, en general, son:
u.
Mayor eficacia organizacional y productividad.
d
Ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología fundamental para la
.e
supervivencia en la Nueva Economía en las áreas funcionales de servicio al cliente, ventas y
va
marketing, producción y operaciones, ingeniería, recursos humanos, administración,
contabilidad y finanzas.
no
Mejora del clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus clientes y
in
accionistas.
ro
eu
2.2. Tramitación de documentación a través de Internet

s.
Este sistema se está imponiendo en la mayoría de las administraciones públicas, ya que permite la
pu
tramitación de gran variedad de procesos, como: trámites de Seguridad Social, petición de citas
médicas, gestiones relacionadas con el INEM y los servicios de empleo público, petición de
m
certificaciones, etc.
ca
El trámite de documentación a través de Internet garantiza la confidencialidad y seguridad de los
datos y documentos presentados.
Este sistema presenta ciertas ventajas, como:
Agilización de las gestiones
Simplificación de los procedimientos administrativos
Reducción de costes económicos y contribución a la mejora del medioambiente (al limitar el
9 / 20
uso de papel)
Disponibilidad a cualquier hora y cualquier día.
Seguimiento del procedimiento a través del código que se facilita en cada operación.
No obstante, este sistema también tiene algunos inconvenientes, entre los que podemos señalar:
Requiere un proceso de adaptación tanto de los organismos como de usuarios.
No todas las personas tienen acceso a Internet, y gran parte de la población desconoce su uso.
es
Para algunas gestiones se necesita un certificado digital.
d u.
.e
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
10 / 20
3. Servicios de correos y mensajería
Cualquier organización necesita que sus comunicaciones escritas externas lleguen a sus
destinatarios, para lo que puede recurrir a los servicios de correos, a las empresas de mensajería, o
utilizar medios propios.
3.1. Servicio de Correos
es
Correos se caracteriza por ofrecer gran variedad de servicios y productos a través de una amplia red
u.
de oficinas, ya que en todas las ciudades y pueblos del país existe al menos una de ellas; además, se
d
adapta continuamente a las necesidades de los usuarios y a las nuevas tecnologías.
.e
El servicio de correos ofrece envíos tanto nacionales como internacionales, pero la única diferencia
va
entre ambos es la tarifa que se aplica. Los servicios más utilizados por las organizaciones en el envío
no
de sus comunicaciones son:
in
ENVÍO DE CARTAS Y DOCUMENTOS:

ro
Cartas. Envío cerrado de hasta 2kg de peso y unas dimensiones que no excedan los 60cm. El
eu
plazo de llegada dependerá del ámbito (local, provincial, nacional o internacional)
Tarjeta postal. Cartulina rectangular cuyo anverso incluye la dirección. Su envío se realiza sin
s.
sobre.
pu
Notificación administrativa. Notificaciones a entidades administrativas y órganos judiciales que

m
requieren prueba de su entrega según la normativa vigente.

ca
ENVÍO DE PAQUETES:
Postal exprés. Servicio urgente de documentación y paquetería, que garantiza la entrega en un
plazo máximo de 24h para cualquier destino.
Paquete postal. Envío de mercancía con un peso máximo de 2kg.
ENVÍO DE LIBROS Y PUBLICACIONES:
11 / 20
Libros. Envío de libros y material videográfico con un peso máximo de 2kg.
Periódicos y publicaciones. Modalidad de impresos. Para periódicos y revistas con un peso
máximo de 2kg y una tirada mínima de mil ejemplares.
ENVÍO PUBLICITARIO:
Publicorreo. Documentación promocional, muestras y catálogos con un peso máximo de 500g,
es
entregados a domicilio.
Publibuzón. Con idénticas características, pero sin que aparezcan los datos del destinatario.
d u.
ENVÍOS TELEGRÁFICOS:
.e
va
Telegrama. Utilizado para el envío de mensajes urgentes. La transmisión se realiza a través del
Servicio Telegráfico Nacional.

no
Burofax. Envío de documentación urgente que tiene carácter de prueba frente a terceros. Se
in
puede enviar desde Correos online.

ro
GESTIÓN DE BUZÓN. El Apartado Postal es un cajetín en el que se puede recibir cualquier objeto
eu
postal en la ciudad que se elija. No es necesario residir en ella. Correos garantiza la confidencialidad
s.
de aquello que se deposite en el apartado.

pu
Al igual que Correos ofrece diferentes tipos de servicios, también ofrece distintas modalidades de
envío. A continuación describimos cada una de ellas y que servicios pueden usarse con esa
m
modalidad:
ca
CERTIFICADO. Se utiliza para enviar cartas, paquetería, paquete exprés y notificaciones
administrativas. Son entregas en las que se garantiza la recepción por parte del destinatario,
ya que éste debe firmar. En caso de pérdida el emisor recibe la indemnización fijada por
Correos. El remitente debe cumplimentar un impreso autocalcable con sus datos y los del
destinatario, de forma que una copia le sirva como justificante y la otra se adjunte al envío.
CORREO URGENTE. Para enviar cartas, paquetería y notificaciones administrativas. Los
envíos emitidos bajo esta modalidad garantizan la rapidez de llegada. Su reparto se efectúa en
12 / 20
días y horarios en los que no lo hace el correo ordinario. Para distinguirlo del resto del correo
se adhiere una etiqueta con la palabra “urgente”.
REEMBOLSO. Para enviar paquetes, cartas y paquetes exprés. Cualquier tipo de envío puede
acogerse a esta modalidad. En ella el destinatario deberá abonar en la oficina la cantidad de
dinero que aparezca detallada en la documentación que acompaña al envío. Es una modalidad
muy extendida en las ventas por correo.
AVISO DE RECIBO. Para enviar cartas, paquetería, paquetería exprés y notificaciones
es
administrativas. Garantiza la recepción del envío al firmar y designar la fecha y hora de llegada
por arte del destinatario. La nota que recoge estos datos es devuelta al remitente para su
u.
confirmación.
d
CORREO DIGITAL. Para enviar cartas, tarjetas postales y envíos publicitarios. Permite enviar
.e
una carta o tarjeta postal desde el ordenador. Es posible utilizar documentos creados con Word
va
o PDF. Correos se encarga de imprimir, ensobrar y depositar en el buzón el documento.
no
Los servicios proporcionados por Correos se pagan mediante los sellos, etiquetas o estampas de
in
franqueo que se adhieren a los envíos. El coste y tiempo de envío variará en función de:
ro
El destino del envío

eu
El tamaño y peso del objeto
La modalidad de envío elegida

s.
pu
3.2. Servicios de mensajería

m
ca
Las empresas de mensajería proporcionan a los usuarios un servicio personalizado de envíos de
forma rápida y cómoda, como alternativa al servicio de Correos. Estas empresas recogen el envío a
domicilio y lo llevan a su destino, además, adaptan su horario de recogida y entrega al cliente, no
tienen una franja fija de reparto. Estas empresas suelen trabajar en un sistema de franquicia.
Este tipo de envío se utiliza para documentación y pequeña paquetería urgente, y se usa mucho en
grandes ciudades, para trayectos en casco urbano y extrarradio.
Las modalidades de envío más comunes son:
13 / 20
DEPÓSITO/RECOGIDA EN OFICINA. El cliente deposita el envío directamente en la oficina
de la empresa de mensajería, y el destinatario lo recogerá en la sucursal del lugar de destino.
Es una modalidad más económica, pero menos rápida.
ACUSE DE RECIBO. La entrega se confirma mediante una llamada de teléfono a los pocos
minutos de realizar la entrega.
URGENTE DIURNO/NOCTURNO. Se hacen entregas urgentes en el mismo día.
ENTREGA EN MANO. Los empleados de la empresa de mensajería se desplazan para recoger
es
y entregar los envíos a domicilio. Su precio es más elevado, pero su distribución es más segura,
cómoda y personalizada.
u.
SERVICIOS INTERNACIONALES. Se realizan por medios aéreos o terrestres.
d
24 HORAS. Cuando la urgencia no es muy elevada, se garantiza la entrega al día siguiente.
.e
SERVICIOS FIJOS O MENSAJERO EN EXCLUSIVA. Se puede contratar un mensajero en
va
exclusiva, de forma diaria, por el tiempo necesario y en el horario que se acuerde.
no
ENVÍOS CON RETORNO. Se utiliza para enviar documentos que deben ser devueltos
inmediatamente al remitente.
in
MANIPULADO Y PREPARACIÓN. La empresa de mensajería se encarga de preparar los

ro
envíos.
SERVICIO DE VALIJAS. Recogida y envío de valijas entre sucursales de una misma entidad.
eu
Las entregas se realizan inmediatamente y según la frecuencia pactada.

s.
pu
El coste y tiempo de envío dependerá de:

m
La modalidad contratada.
ca
El tipo de usuario (empresa o particular).
Las condiciones particulares del contrato de mensajería.
Cuando se entrega la mercancía, al cliente se le da un justificante que se denomina albarán de
entrega. En el anverso de este documento deberán figurar los siguientes datos:
Membrete de la empresa de mensajería.
Datos del remitente y del destinatario.
Modalidad de envío.
14 / 20
Franja horaria de petición de recogida por parte del cliente.
Hora exacta de recepción de la mercancía.
Fecha de recogida.
Número de bultos que recibe.
Descripción del servicio a realizar.
Medidas y peso.
Importe a cobrar si no se ha concertado previo contrato.
es
Firma del destinatario/remitente.
u.
En el reverso del albarán de entrega figurarán las condiciones del contrato por las que se rigen los
d
envíos. Entre estas condiciones podemos encontrar:
.e
va
Que el transporte y envío de la mercancía se hace bajo la responsabilidad del remitente, que
debe asumir a su vez los daños ocasionados al envío, ya sea robo, pérdida, deterioro, etc.
no
La fijación del límite del valor de los paquetes, salvo que el cliente lo haya declarado.
in
Recargos por las esperas provocadas a los mensajeros.
La prohibición de entrega de documentación y paquetería cuyo contenido sea contrario a la

ro
Ley.
eu
La indicación de plazos para efectuar reclamaciones.
El derecho de la empresa de mensajería para aceptar o no un envío.

s.
pu
m
ca
15 / 20
4. Embalaje y empaquetado básico
El objetivo del embalaje es prometer y conservar su contenido durante su transporte, evitando
desperfectos en las distintas operaciones de carga, descarga, transporte o manipulación.
Hay una gran variedad de productos que se pueden utilizar como embalaje. Para elegir el más
adecuado, se deben seguir tres criterios básicos de selección:
es
Composición. Cada tipo está fabricado con distintas calidades y materiales. Es muy importante
adecuar el embalaje al producto que se debe proteger.
u.
Coste. Es muy importante, ya que los nuevos materiales y los servicios que ofrecen aumentan
d
considerablemente el precio.
.e
Política medioambiental. El producto elegido debe cumplir las condiciones establecidas en la
legislación medioambiental.
va
no
El empaquetado es la técnica que se utiliza para proteger el contenido del envío.
in
La técnica de empaquetado tradicional utiliza básicamente cajas de cartón para los envíos, y sigue
ro
los siguientes pasos:

eu
La caja se selecciona según el producto a enviar, teniendo en cuenta su tamaño y

s.
características.
pu
Después se recubre o se incluye un material de relleno como protección del producto.
Se cierra la caja usando cintas adhesivas o flejes.

m
A veces se recubre la caja con papel continuo de tipo kraft, como medida de protección.
ca
Se colocan las etiquetas identificativas si es necesario. En el caso de un envío por Correos, se
debe identificar al destinatario y remitente correctamente.
Colocar la documentación a enviar en bolsas portadocumentos, que se pegan a la caja.
Actualmente podemos encontrar en el mercado gran variedad de cajas de fácil montaje, que
incorporan nuevos materiales, son ecológicas, más fáciles de usar, facilitan el acceso al producto y
son más ligeras. Los productos pueden introducirse en estas cajas sin necesidad de protección
adicional.
16 / 20
Entre el material básico de embalaje y empaquetado podemos destacar:
Material de acolchamiento (espumas troqueladas, perfiles de espuma).
Material de protección y bloqueo (bolsas inflables, plástico de burbujas, mallas, espuma de
politetileno, material de relleno).
Cintas y precintos (adhesivo PVC, adhesivo papel, cinta americana, cintas personalizadas,
papel engomado).
Material anticorrosión (sales absorbentes de humedad).
es
Cartón, papel y celulosa (cajas de cartón, cartón nido de abeja, tubos de cartón, papel tipo
u.
kraft).
d
Flejado y fijación (flejes de plástico, flejadora).
.e
Portadocumentos y etiquetas (etiquetas urgente, señalizador, bolsas portadocumentos).
Sobres acolchados.
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
17 / 20
Recuerda
Las comunicaciones escritas son todas aquellas en las que se utiliza el lenguaje escrito para
intercambiar información en la organización.
La comunicación interna es cuando su origen y destino es dentro de la propia organización. Y la
comunicación externa cuando ponen en contacto a la organización con el exterior.
La correspondencia comercial son los ingresos, gastos y cuestiones legales, que permiten a la
es
empresa comunicarse con su entorno de diversas vertientes (Ingresos, gastos, cuestiones
legales…)
u.
La correspondencia se puede dividir en: Correo de entrada, aquella comunicación que se recibe
d
en la empresa por parte del exterior. Correo de salida, es aquella correspondencia que se
.e
origina dentro de la empresa y que va destinada al exterior. Y Correo interior, se genera en la
va
propia empresa y se dirige a departamentos, grupos de personas o a un determinado individuo
dentro de la misma.
no
Otros medios y canales de comunicación son los siguientes: Manual del empleado,
in
Memorándum, Boletín informativo, Correo electrónico, Reuniones, Tablón de anuncios, entre

ro
otras…
Las intranet son redes privadas de comunicación que utilizan la tecnología de Internet para
eu
compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas

s.
operacionales.
La tramitación de documentos a través de Internet garantiza la confidencialidad y seguridad de

pu
los datos y permite la agilización de las gestiones, reducción de costes económicos,

m
disponibilidad…
ca
El servicio de correos se caracteriza porque ofrece una gran variedad de servicios y productos,
permitiendo el envío de cartas y documentos, envío de paquetes, envíos telegráficos etc.
El servicio de mensajería, presta a sus clientes un servicio personalizado de envíos de forma
rápida. Recogen el envío a domicilio y lo llevan a su destino, además adaptan su horario de
recogida y entrega al cliente.
El albarán es el justificante de entrega de la mercancía, en el cual deben aparecer datos la
empresa de mensajería, del remitente, modalidad de envío etc.
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Autoevaluación
La comunicación interna es aquella que se da cuando:
La organización se pone en contacto con el exterior.
La organización contrata un servicio de mensajería.
es
u.
Su origen y destino es dentro de la propia organización.
d
.e
Ninguna de las anteriores es correcta.
va
no
La correspondencia se puede dividir en:
in
Correspondencia exterior e interior.

ro
eu
Correspondencia comercial y correo de entrada.

s.
pu
Servicio de mensajería y embalaje.

m
Correo de entrada, correo de salida y correo interior.

ca
Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa: "El Manual del Empleado

contiene la información necesaria para realizar sus funciones, las condiciones de
trabajo y el reglamento interno de la organización."
Verdadero.
19 / 20
Falso.
Contiene la información necesaria para realizar sus funciones, las condiciones

de trabajo y el reglamento interno de la organización.
Memorándum
es
Correo electrónico.
d u.
Manual del empleado.
.e
va
Para elegir la forma de embalaje adecuada hay que seguir tres criterios:
no
in
Composición, coste y política medioambiental.

ro
Servicio de valijas, coste y tiempo.

eu
s.
Coste y política medioambiental.

pu
Política medioambiental y servicio de valijas.

m
ca
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5 - Tramitación de Correspondencia y Paquetería

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1. Circulación interna de correspondencia y documentación

intercambiar información en la organización, tanto interna como externamente. En esta

facturas, cartas, informes, revistas, folletos, avisos, paquetes postales, etc.

son externas cuando ponen en contacto a la organización con el exterior.

Cuestiones Legales: Departamentos de la Administración Pública relacionados con la actividad

La correspondencia tiene dos acepciones:

Como acción: es el trato que mantienen los comerciantes con su entorno.

Como sustantivo: es el conjunto de cartas, paquetes y objetos que se envían o reciben.

La correspondencia se puede dividir en:

1.1.1. Correo de entrada

Se denomina "correspondencia de entrada" a toda aquella comunicación que se recibe en la empresa

del exterior. Las operaciones a realizar con el correo de entrada son:

En lo que se refiere a la recepción de la correspondencia no existe ninguna complicación, excepto en

firmar el recibí correspondiente.

dentro del correspondiente sobre.

documentos y bajo la denominación de Correspondencia de Entrada, deberán figurar

necesariamente los siguientes datos para cada escrito recibidos:

Número de Registro: numeración que se le ha otorgado al escrito.

Fecha: fecha de entrada en la empresa, con expresión de día, mes y año.

Clase: indica si es carta, oficio, telegrama, libro, fax, etc.

Destinatario: nombre de la persona o departamento a quien va dirigido el escrito.

Remitente: nombre y dirección de la persona o entidad que envía el documento.

Asunto: resumen breve del contenido de la carta.

Si el volumen de correspondencia de entrada es grande, la persona encargada del registro deberá

clasificar el correo por departamentos de destino antes de proceder a su numeración y registro.

copia de dicha unidad.

teniendo en cuenta que:

Primero se entregará la correspondencia urgente.

Se pondrá especial cuidado y atención a la distribución de documentos tales como cheques,

A continuación se desarrollan cada uno de estos procesos.

registrar y despachar vayan debidamente firmados y/o sellados.

Si el tipo de correspondencia es de poca importancia: circulares, publicidad..., la firma no suele ser

referencia del escrito.

Número de Registro: numeración que se le ha otorgado al escrito.

en el que se ha elaborado el escrito.

autorización o licencia de Correos).

1.1.3. Correo interior

Las comunicaciones interiores (notas internas o memorándum), se generan en la propia empresa y

se dirigen a departamentos, grupos de personas o a un determinado individuo dentro de la misma.

De: Cargo de la persona que envía la nota

A: Cargo de la persona a quien se manda la nota

Fecha: Fecha de envío

Copias a: Cargos de las personas a quienes se envía copia de esta nota

Asunto: Título que determina el tema a que se refiere la nota

Texto: Cuerpo o texto del memorándum

momento de recibir el original de la nota interior.

2. Otros canales y medios de comunicación

interna como externa. Entre ellos, podemos nombrar:

condiciones de trabajo y el reglamento interno de la organización.

Reuniones. Facilitan el diálogo, personalizan la información y verifican la comprensión de las

adelante este novedoso medio de comunicación.

Encuestas. Permiten recoger la opinión de los empleados sobre diversos aspectos de la

conclusiones relacionados con una determinada actividad.

y de gran utilidad en cualquier organización.

manuscrita, mecanografiada, con dibujos, etc.

2.1. La intranet como herramienta de comunicación interna.

folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones

cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más rápida y eficiente.

empleado en realizar cualquier búsqueda de datos de cualquier departamento de la empresa se

reduce considerablemente, por lo que la productividad de la empresa mejora.