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Tcnicas de Presentacin

Contenido 1. Qu es una presentacin y para que sirve? 2. Cmo se elabora? 2.1. Elementos de la presentacin 2.2. Estructura de una presentacin 2.3. Planeacin y elaboracin de una presentacin 2.3.1 Ideas Aportar Informacin (datos nuevos) tica (Bibliografa) 2.3.2 Diseo Seleccionar texto e imagen Armona Eliminar distracciones 2.3.3 Presentacin Hablar Actuar La audiencia Utilizacin de sealadores Manejo de problemas, preguntas e impertinencias 2.3.4 Evaluacin 3. Bibliografa

1.- Qu es una presentacin y para que sirve? La presentacin es un proceso en el cual un contenido de un tema se expone ante un auditorio u otro lugar, la presentacin generalmente intenta informar y dar idea a una persona de algn tema. La presentacin es la herramienta fundamental que gua a quien lo hace en el desarrollo de una exposicin exitosa. Siempre que hacemos una presentacin, nos mostramos individual o corporativamente, decimos quienes y qu tan profesionales somos. En muchas ocasiones, el xito futuro de un proyecto depende de una buena presentacin. Las presentaciones son el medio por excelencia para comunicar conceptos, problemas, objetivos y resultados. Una presentacin es el hilo conductor de una exposicin enfatizando los conceptos centrales y manteniendo la atencin del auditorio.

La tcnica de presentacin sirve para informar, analizar problemas, tomar decisiones, formar y capacitar, y para facilitar la dinmica del grupo. 2. Cmo se elabora? La presentacin debera contener los siguientes elementos: 2.1. Elementos de la presentacin Introduccin Agenda de presentacin Objetivos Visin Preliminar Cuerpo Puntos claves Resultados relevantes Cierre Conclusiones y Recomendaciones

En el detalle una presentacin podra constar de la siguiente estructura: 2.2. Estructura de una presentacin Apertura Presentacin personal Ttulo de la presentacin Agenda de Presentacin Objetivos Puntos claves Resultados relevantes Cierre Conclusiones Recomendaciones Para realizar una presentacin es necesario utilizar de la mejor manera el vocabulario, ser concreto, directo y exponer el tema o asunto con la mayor elocuencia posible, porque el mejor discurso es aquel que concentra el objetivo de la presentacin y logra llegar a los receptores de la manera ms directa y comprensible. Algunos de los aspectos que son importantes considerar son: correcto uso del vocabulario, controlar el miedo escnico, utilizar adecuadamente los recursos audiovisuales,

evitar el uso de las muletillas, la comunicacin corporal y el manejo del tono Uno de los aspectos ms importantes, sin embargo, que debemos atender con prioridad es el vocabulario. Es importante leer, corregir las frases hechas y los vicios del lenguaje. Una de las razones que causan inseguridad obedece en gran parte a la falta de una habilidad verbal y a la escasez de vocabulario. stas, sin embargo, se las puede adquirir, aprender y dominar. 2.3. Planeacin y elaboracin de una presentacin Para la planeacin y la elaboracin de una presentacin es conveniente considerar algunos aspectos como los que a continuacin se presentan:

2.3.1 Ideas Aportar Informacin (datos Nuevos) Dependiendo del tema a tratar, se necesita presentar evidencia suciente para sustentar un argumento slido que cubra los tpicos y dimensiones exigidos para el tema en cuestin. Se debe poner especial cuidado en la articulacin de la informacin que se aporte en la presentacin. Un argumento slido debe conducir a una exposicin uida de los datos nuevos sobre el tema. Si es pertinente, analizar cmo se relaciona el tema con los temas de actualidad e inters para la audiencia. tica (bibliografa) Desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor. Citar las fuentes de las cuales se obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentacin (texto, fotografas, imgenes, mapas, etc.). Referencias bibliogrcas de Wikipedia deberan evitarse. Algo ms a tener en cuenta es el tiempo; considerar uno o dos minutos por diapositiva dependiendo de cuanta explicacin se requiera. Pasarse del tiempo designado es poco profesional para los organizadores y para la audiencia. 2.3.2 Diseo Seleccionar texto e imagen El guin con los temas y subtemas puede ser la diapositiva inicial de la presentacin. A partir de sta se denen los ttulos de las otras diapositivas y bajo cada ttulo se incluye el texto explicativo, las imgenes de apoyo y las notas personales. Cada diapositiva debe tener un ttulo que aclare a la audiencia y al ponente que realiza la presentacin, cul es el punto principal a comunicar. Esto asegura la coherencia en la presentacin y ayuda a organizar el material. El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva deberan contener slo seis lneas de texto, con seis palabras por lnea, no importa que un par de diapositivas tengan 8 lneas, pero que esto no sea la regla. A no ser que se realice una cita textual, no deben incluirse prrafos en las diapositivas. Escribir frases, no oraciones. Tener en cuenta que la presentacin es el soporte del discurso verbal, no el reemplazo de ste y que le debe recordar adems, hacer comentarios adicionales.

No olvidar de simplicar, simplicar y simplicar. Cuando se termine de preparar la presentacin, se debe volver a editarla con el n de omitir palabras innecesarias o reemplazar oraciones por palabras claves. Se debe tener especial cuidado con la redaccin y ortografa, pues los errores se magnican cuando se proyectan. Un buen truco consiste en imprimir la presentacin y pedirle a alguien ms que la lea con el n de corregir errores ortogrcos, tipogrco u otras inconsistencias. Las ayudas visuales como grcas, mapas, dibujos y fotografas, entre otras, se deben utilizar para permitir a la audiencia visualizar conceptos que de otra forma resultaran difciles de entender. No esperar que las ayudas visuales hagan anlisis, creen empata, generen preguntas o construyan una relacin con la audiencia. Esa es labor del ponente. Es recomendable que cada diapositiva tenga el logotipo de la institucin y el nombre del ponente ubicado en la parte baja al lado izquierdo. Se debe abrir y cerrar la presentacin con textos que sean especiales. Los primeros minutos sirven para establecer un contexto que es crtico para generar las expectativas y el inters de la audiencia. Los minutos nales sirven para unir todas las piezas y enfatizar los puntos ms importantes que se han tratado a lo largo de la presentacin. 6 palabras en cada vieta, 6 vietas en cada diapositiva, y no ms de 6 diapositivas de texto seguidas, es una buena prctica. Seis diapositivas de texto seguidas, quiere decir que el presentador habla por lo menos 10 minutos sin ninguna ayuda visual.

Armona Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentacin. Ser consistente en el tipo de letra, su tamao y formato. Se debe usar un tipo de letra clara y fcil de leer como Arial, Tahoma o Verdana. As como fondos de pantalla sencillos. Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar ms alejado del saln. Las combinaciones de maysculas y minsculas son las ms legibles. Las vietas deben ser consistentes; en un listado de acciones todas las frases deben comenzar con verbos; en un listado de benecios todos los puntos deben corresponder a esta categora.

Todas las vietas pueden comenzar con un verbo, o las frases con un sujeto. Esta estructura har que la presentacin uya ms fcilmente de un punto a otro. La apariencia de las diapositivas debe ser variada. Es buena idea intercalar grcas, con frases y listados, con fotos. Una impresin en papel de la presentacin permite asegurarse que hay variedad visual. Hay que ser cuidadoso con el uso de los colores. Una buena eleccin de colores es un punto crtico para la transmisin del mensaje. Por ejemplo, la utilizacin del rojo en presentaciones que contengan resultados numricos debe hacerse con cuidado ya que este color signica valores negativos. Asegurarse de tener buen contraste entre el texto y el fondo. Los expertos recomiendan colores muy oscuros para el texto y pasteles plidos para el fondo como amarillo claro, aunque algunos preeren texto claro sobre fondo oscuro. Al nal de la presentacin tener un par de diapositivas en blanco seguidas de otra que diga Gracias o que presente nuevamente el contenido de la diapositiva inicial. Eliminar distracciones Los diseos muy vistosos pueden opacar el impacto del mensaje. Usar transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es ms fcil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No es bueno excederse con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales. La presentacin debe tener el mnimo posible de sonidos y animaciones. Estos elementos deben reservarse para dar mayor nfasis a los puntos importantes. No utilizar colores complementarios en la misma diapositiva (rojo y verde, azul y anaranjado, etc.). Evitar el uso de colores brillantes, sobre todo colores primarios, pues estos distraen, cansan e incluso pueden ocasionar problemas de visin para algunos asistentes. Los dispositivos de proyeccin pocas veces producen los mismos colores que un monitor. Asegurarse de vericar que todas las tonalidades de la presentacin se vean bien cuando son proyectadas. Evite utilizar broches para corbatas, pulseras, collares largos o ruidosos, escarapelas que cuelguen o adornos demasiado vistosos ya que estos se pueden enredar en el micrfono o en el podio, hacer ruidos que distraigan durante su presentacin, o distraer a la audiencia. 2.3.3 Presentacin Hablar Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor credibilidad y conanza. Crear una conexin fuerte con la audiencia y establecer contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes momentos de la presentacin.

Se debe evitar leer las diapositivas. La audiencia las puede leer sin ayuda del expositor, ste debe concentrarse en la elaboracin y exploracin del tema tratado.

Actuar No puede olvidar que la primera y ms til herramienta audiovisual es: Uno mismo!. El rostro, la voz, las manos y el cuerpo son mucho ms expresivos que cualquier cosa que la tecnologa pueda producir. Hacer pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le permitan acercarse ms a su audiencia. Otra herramienta consiste en contar ancdotas personales, apuntes divertidos o ejemplos inteligentes. Es buena idea tener un Plan B. La tecnologa es cada da ms fcil de usar, pero sigue existiendo la posibilidad de que un proyector no pueda comunicarse con el computador, o pueda caerse la red. Tener un plan de contingencia como tener la presentacin en transparencias o tener una copia impresa que se pueda fotocopiar en cualquier momento. Si el equipo falla, se debe continuar, el ponente es el mensaje; las ayudas visuales son slo eso, ayudas. Recordar que un desastre (una luz defectuosa del podio, no se proyecta la imagen, etc.) puede poner a la audiencia de su lado, si lo maneja con gracia y buen humor. La audiencia Analizar el objetivo y las expectativas de la audiencia. Cul es el propsito de la presentacin: ensear, persuadir, motivar, aclarar o informar? Si el mensaje llega a la audiencia de una manera convincente y atractiva, es probable que varios de los asistentes den seales de aprobacin mediante alguna forma de lenguaje corporal. El presentador debe estar pendiente de este tipo de seales a n de continuar como va o recticar en la forma de presentar la informacin. Quien realiza la presentacin debe hacerse preguntas como: Quin est sentado ah?, Cules son sus necesidades? Cules sus preferencias?, Qu comportamientos tienen? Cunto saben sobre el tema?, Cunto vocabulario manejan, y Qu nivel de profundidad se le debe dar al tema? Por respeto a la audiencia, asegurarse antes de iniciar la presentacin, que todos los elementos fundamentales para llevar a cabo la presentacin, funcionen apropiadamente.

Es importante que dentro del tiempo de la presentacin, haya espacio para que la audiencia pueda hacer preguntas. Pensando en el momento de las preguntas, es importante conocer la ubicacin dentro de la presentacin de las diapositivas claves para llegar a ellas directamente a n de aclarar las dudas presentadas por la audiencia. Utilizacin de sealadores Balancear el sealador con ambas manos, si es necesario con un codo en el podio o use un lado del podio como una palanca y apoyo para armar el sealador a su cuerpo para evitar que tiemble el pequeo punto de luz por todos lados. Recordar soltar el botn de encendido del sealador, una vez que se ha mostrado algo. Manejo de problemas, preguntas e impertinencias Repita las preguntas de la audiencia para que todo el pblico pueda apreciar su respuesta. Mantener contacto visual con la persona que hizo la pregunta. No se tiene que saber todo, mejor no intentar presumir si alguien pregunta algo que no se puede contestar. Admitir que no sabe o que no se recuerda. Ofrecer averiguar lo que pueda dar seguimiento. Si alguien objeta algn punto, escuchar atentamente. Pedir que se aclare el punto si es necesario. Mantener la mente abierta. Identicar los puntos de acuerdo, pero sentirse en libertad de reiterar la perspectiva de su presentacin Restar importancia a las personas impertinentes de manera rpida y educada. Una voz de razn calmada y compasiva puede quitarlos efectivamente del micrfono o estrado, Entiendo su objecin. No tomemos ms tiempo de la conferencia con este tema. Me gustara discutirlo con usted en privado. Siguiente pregunta, por favor?

4. Bibliografa Garca Bertrn, Ana, (2004), Cmo hacer presentaciones ecaces, Gestin. Asher; Spring y Chambers; Wicke, (1999), Cmo hacer presentaciones exitosas, Prentice-Hall
Hispanoamericana. Publicaciones Analtica, Presentaciones orales efectivas, 1 de agosto de 2004, http://

www.analitica.com/va/sociedad/gerencia/1187794.asp
Eduteka, Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, Consejos de los expertos para realizar presentaciones efectivas, Junio 29 de 2002, http://www.eduteka.org/GuiaPresentaciones.php3 Daldin Susana Lic., Tcnicas de Presentacin Efectiva, Mayo 11 de 2008, http://sites.google.com/ a/daldin.com.ar/materialcursada/Home