Reducir la brecha cultural: transmitir un mensaje claro

Asegúrese de que su mensaje se traduzca claramente cuando se comunique a través de diferentes

culturas.

Expresiones idiomáticas. Saludo adecuado a las partes interesadas. Diferentes husos horarios y
compromisos culturales. Si no se controlan, estos detalles aparentemente pequeños pueden tener
un gran impacto en el éxito final de un proyecto.

Hacer negocios en un escenario global significa comprender y manejar las diferencias culturales,
particularmente las relacionadas con las comunicaciones. Para un gerente de proyecto, estos son
elementos del proyecto que deben tenerse en cuenta en todo momento.

Para empezar, un Project Manager debe estar familiarizado con los aspectos culturales de la
audiencia del proyecto. Según Sumit Kumar Sinha, PMP, jefe de gestión de programas, Ericsson
India Global Services, "En un entorno multicultural, el conocimiento de los aspectos culturales es
uno de los criterios de éxito del proyecto". Continúa: “Respetar las diferencias culturales establece
el respeto dentro del equipo multicultural y, en última instancia, ayuda a construir y retener las
relaciones con las partes interesadas. Esto también ayuda a generar confianza y fe entre la
audiencia del proyecto ”.

Por ejemplo, es fundamental estar al tanto de las regulaciones obligatorias en varios países,
teniendo en cuenta las diferentes zonas horarias. Esto ayuda al Gerente de Proyecto a evitar
organizar una reunión que entre en conflicto con las horas de descanso locales para la oración, el
almuerzo, el tiempo de descanso, etc.

Un Project Manager también debe saber qué tipo de saludo se debe utilizar para dirigirse a las
partes interesadas en diferentes países. Este es un tema muy delicado y debe cumplirse para
involucrar a las partes interesadas cuando participen en las discusiones del proyecto.

Para evitar posibles expresiones idiomáticas que puedan malinterpretarse, un director de proyecto
debe evitar el uso de jergas y acrónimos en la comunicación escrita. Es posible que el uso de estos
mecanismos no sea una práctica común en algunos países y, en última instancia, podría poner en
peligro las relaciones a largo plazo.

Los métodos de comunicación pueden variar ampliamente entre países, y un director de proyecto
también debe tener esto en cuenta. En los países de habla no inglesa, los mensajes de las partes
interesadas locales pueden no ser coherentes con la sintaxis y la estructura gramaticales correctas,
y pueden dar lugar a una comunicación incorrecta y confusa.

Los diferentes modelos de comunicación disponibles para los Project Managers incluyen:

Comunicación e interacciones cara a cara: en general, esta se considera la mejor forma de

comunicación, ya que prepara el escenario para desarrollar la empatía con el individuo.

Correo electrónico y mensajería: este es un modelo de comunicación eficaz siempre que el

mensaje sea relevante. Se puede construir empatía, pero a menudo depende demasiado de la
construcción del lenguaje y el vocabulario.
Sitios de colaboración interna: pueden ofrecer una forma productiva de mejorar la comunidad del
colaborador individual.

Redes sociales: este enfoque ayuda a resaltar la eminencia de un individuo en el mundo externo,
ayuda a establecer la conectividad en el mundo digital y le permite al individuo mejorar las huellas
del éxito incluso fuera de los límites profesionales.

El Sr. Sinha también enfatiza que, si bien un Gerente de Proyecto es el "impulsor del panorama
general" para el éxito de un proyecto, se debe tener especial cuidado en apreciar a los
contribuyentes clave del proyecto. Afirma, “El Gerente de Proyecto debe resaltar el éxito de los
principales contribuyentes al equipo de liderazgo senior. Este acto especial fortalece el espíritu de
equipo y el compromiso, y también motiva a las personas a desempeñarse mejor en otras
iniciativas ”. Ofrece que esta acción se puede realizar utilizando el correo electrónico y el sistema
de mensajería de la organización, la publicación en la intranet en los sitios web de colaboración o
incluso mediante las redes sociales. En última instancia, reconocer a los principales contribuyentes
crea conciencia entre el equipo sobre la intención positiva de comunicarse con una audiencia más
amplia.
Bridging the Cultural Divide: Delivering a Clear Message

Ensure your message translates clearly when communicating across different cultures.

Idiomatic expressions. Proper stakeholder salutation. Different time zones and cultural
commitments. If not kept in check, these seemingly small details can have a big impact on a
project’s ultimate success.

Conducting business on a global stage means understanding and managing cultural differences,
particularly those pertaining to communications. For a Project Manager, these are project
elements should be kept top-of-mind at all times.

To start with, a Project Manager should be conversant with the cultural aspects of the project
audience. States Sumit Kumar Sinha, PMP, Program Management Lead, Ericsson India Global
Services, “In a multi-cultural environment, the knowledge of the cultural aspects is one of the
success criteria for the project.” He continues, “Respecting cultural differences establishes the
respect within the multicultural team, and ultimately helps to build and retain the relationships
with the stakeholders. This also helps to build the trust and faith among the project audience.”

For example, it is critical to be aware of the mandatory regulations in various countries, taking into
consideration different time zones. This helps a Project Manager avoid setting up a meeting that
conflicts with the local break hours for prayer, lunch, rest time, etc.

A Project Manager must also know what type of salutation should be used to address the
stakeholders in different countries. This is a very sensitive subject and must be adhered to in order
to engage stakeholders when participating in project discussions.

In order to avoid any potential idiomatic expressions that might be misconstrued, a Project
Manager should avoid using slang and acronyms in written communication. Using these
mechanisms might not be common practice in some countries and could ultimately jeopardize
relations in long run.

Methods of communication can vary widely between countries, and a Project Manager must also
take this into account. In non-English speaking countries, messages from local stakeholders might
not be consistent with the correct grammatical syntax and construct, and can result in improper
and confusing communication.

The different communication models available to Project Managers include:

Face-to-face communication and interactions: Overall, this is considered to be the best form of
communication, as it sets the stage to build the empathy with the individual.

Email and messaging: This is an effective communication model provided the message is relevant.
Empathy can be built, but often depends too much on language construct and vocabulary.

Internal collaboration sites: These can offer a productive way to enhance the community of the
individual contributor.
Social Media: This approach helps to highlight the eminence of an individual to the external world,
helps to establish the connectivity in the digital world, and allows the individual to enhance the
footprints of success even outside of professional boundaries.

Mr. Sinha also emphasizes that, while a Project Manager is the “big picture driver” for a project’s
success, special care should be taken to appreciate key project contributors. He states, “The
Project Manager should highlight the success of top contributors to the senior leadership team.
This special act strengthens the team spirit and commitment, and also motivates individuals to
perform better in other initiatives.” He offers that this action can be accomplished using the
organization email and messaging system, Intranet posting in the collaboration websites or even
using social media. Ultimately, recognizing top contributors builds awareness among the team
about the positive intent for communicating to the larger audience.

Developed by PMI for PMIstandards+ with contributions from Sumit Kumar Sinha, PMP ©PROJECT
MANAGEMENT INSTITUTE, INC.