ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA CIVIL
FACULTAD DE INGENIERIA
ALUMNO(A):
INGA RIVERA CRISTHY HAYDEE
ASIGNATURA:
GESTIÓN DE PROYECTOS EN ING. CIVIL
TEMA:
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
DOCENTE TUTOR:
Ing. ORLANDO SUAREZ ELIAS
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Ésta gestión, incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la
recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final
de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del
proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo
y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la
organización) como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente
entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes
entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y
perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.
La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección en general
y a la dirección de proyectos. Entre estas habilidades, se incluye:
Escuchar de manera activa y eficaz
Formular preguntas, sondear ideas y
situaciones para garantizar una mejor
comprensión.
Educar para aumentar el conocimiento
del equipo a fin de que sea más eficaz
Investigar para identificar o confirmar
información
Identificar y gestionar expectativas
Persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción
Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente
aceptables
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
Resumir, recapitular e identificar las próximas etapas
En algunos casos, el director del proyecto se encuentra en la situación de que habiendo
completado con éxito el alcance definido para el proyecto, los usuarios finales no están
satisfechos. En muchos casos esto se debe a un fallo en la gestión de la comunicación
con estos. Por ello es importante que dentro de la gestión del proyecto se considere la
gestión de la comunicación con los usuarios finales y los principales interesados en el
mismo; siendo una de las habilidades interpersonales que deben formar parte de la
formación en dirección de proyectos.
Dentro del PMBOK se divide la gestión de la comunicación en tres procesos:
1. Planificación de las comunicaciones
Identificar los interesados y hacer una buena gestión de la comunicación con
estos es de vital importancia en muchos proyectos; sobre todo en proyectos
controvertidos o que afecten a diferentes grupos. Mantener a estos informados
e incorporar sus opiniones al proyecto puede hacer que este sea un éxito, o
facilitar mucho la labor de dirigir el proyecto.
2. Gestión de las comunicaciones
Durante la fase de ejecución del proyecto es cuando se ponen en práctica las
acciones definidas en el plan de gestión de la comunicación, así como las
comunicaciones espontaneas que puedan surgir.
Esta gestión no solo incluye el comunicar, sino también el crear, almacenar y
distribuir los documentos o materiales que se usen para comunicar, así como
asegurar que existe un flujo adecuado de comunicación entre las diferentes
personas que participan o se ven afectadas por el proyecto.
3. Control de las comunicaciones
El control de la comunicación del proyecto transcurre en paralelo al proceso
anterior, y sigue el mismo principio que el control de cualquier otro aspecto
relevante en la gestión de proyectos. En definitiva se trata de ver si se está
siguiendo el plan defino, y si este está dando los resultados adecuados;
corrigiendo lo que sea necesario cuando se detecten problemas.
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
La Gestión de las Adquisiciones; incluye los procesos de dirección de Proyectos
relacionados con la compra o adquisición de los productos, servicios o resultados, que
es necesario obtener fuera del equipo del Proyecto, ya que no somos capaces de
generarlos dentro del propio Proyecto. Cuando tratamos la gestión de las adquisiciones
de un Proyecto, el departamento de compras adquiere una relevancia mayor que
cualquier otro departamento de una empresa.
La primera decisión que debe tomar el director del proyecto, dentro del plan de gestión
de las adquisiciones, es saber si va a ser capaz de hacer todas las cosas que el proyecto
necesita, con los recursos que tiene la empresa, o si hay que hacer las adquisiciones y
subcontrataciones fuera de ella. Si se decide contratar, se tendrá que llevar el coste
correspondiente a la línea base del coste del Proyecto. Las diferentes actividades
implicadas en los procesos de gestión de las Adquisiciones del Proyecto forman el
ciclo de vida de un contrato. Veremos que es la responsabilidad del equipo de
Dirección del Proyecto ayudar a adaptar todos los contratos de adquisición a las
necesidades específicas del Proyecto. La mayoría de las organizaciones cuentan con
normas y procedimientos documentados que definen específicamente quién puede, en
nombre de la organización, firmar y administrar dichos acuerdos.
El objetivo principal del proceso de aprobación de un contrato es asegurar que la
redacción del contrato describa que los productos y/o servicios que satisfarán las
necesidades del Proyecto y, además, que el sistema de entrega satisfaga los resultados
esperados en el marco del Proyecto. Redactando cuidadosamente los términos y
condiciones del cada contrato del Proyecto y gestionando activamente su ciclo de vida,
el Gerente del Proyecto puede evitar, o mitigar, muchos de los riesgos del Proyecto.
El equipo de Dirección del Proyecto necesitará de la participación y el apoyo de
especialistas en las disciplinas de compras, contratación y asesoría jurídica. Dicho
respaldo también puede venir exigido por las políticas de la organización en materia
de adquisiciones.
Los Project Manager no tienen que relajarse, deben conocer muy bien el área de las
adquisiciones y saber los diferentes tipos de contratos más utilizados. Si algo sale mal
serán los responsables, conviene no olvidarlo nunca.
