Utilice la herramienta de comunicación adecuada para la tarea en cuestión

¿Reuniones, redes sociales o correo electrónico? Considere estos factores primero al determinar
cómo comunicar información clave a las partes interesadas.

En el mundo digital actual, no hay escasez de formas de comunicar la información del proyecto a
las partes interesadas. Ya se trate de tweets, mensajes de texto, correos electrónicos o
conversaciones de Slack, o reuniones tradicionales en persona, la forma en que los gerentes de
proyectos comparten información con los miembros del equipo y las partes interesadas puede ser
tan impactante como la información en sí.

Para la mayoría de los directores de proyectos, no se utilizará un solo método de comunicación

durante todo el proyecto. En cambio, el equipo puede adoptar tecnología específica para tipos
particulares de comunicación. La implementación de múltiples canales de comunicación puede
mejorar la eficiencia y la claridad del equipo.

Entonces, ¿cómo se selecciona el canal de comunicación adecuado para cada situación? Considere
estos factores:

Urgencia: ¿Con qué rapidez deben informarse las partes interesadas? Si el asunto es urgente,
métodos como reuniones en vivo (ya sea en persona o por teléfono o video) y la mensajería
instantánea pueden ser sus mejores opciones. Estos métodos de comunicación en tiempo real
también son excelentes para discutir actualizaciones y problemas de proyectos con matices. Pero
pueden presentar desafíos para los equipos que no tienen acceso a la última tecnología o que no
se encuentran en las mismas zonas horarias. Por otro lado, las comunicaciones menos urgentes
pueden ser más adecuadas para el correo electrónico, blogs de proyectos o sitios web. Estos
métodos también pueden ser especialmente útiles para las partes interesadas que prefieren tener
la información escrita como referencia más allá de la entrega del mensaje original o para aquellos
que tienen barreras idiomáticas.

Disponibilidad de tecnología: los líderes del proyecto deben asegurarse de que el método de
comunicación seleccionado sea compatible, esté disponible y sea accesible para todas las partes
interesadas a lo largo del proyecto. Por ejemplo, ¿todos pueden descargar una determinada
aplicación de videollamadas? ¿Están todos los espacios equipados con redes Wi-Fi robustas para
permitir que las llamadas basadas en Internet se realicen sin problemas?

Facilidad de uso: no descarte las preferencias personales de las partes interesadas individuales.
Para asegurar la entrega de información, la elección de la tecnología de la comunicación debe
adecuarse a sus hábitos y habilidades. Si es necesario, realice eventos de capacitación para nuevos
sistemas de comunicación con anticipación.

Entorno del proyecto: el contexto de su proyecto jugará un papel importante en la determinación

de los métodos de comunicación. Por ejemplo, ¿el equipo está ubicado en la misma ubicación
física y puede reunirse cara a cara? ¿O es un equipo global que necesita operar en un entorno
virtual y hacer malabarismos con diferentes zonas horarias, múltiples culturas y barreras
idiomáticas?
Sensibilidad y confidencialidad: evalúe de antemano si la información a comunicar es sensible o
confidencial. Ciertas industrias pueden encontrar que la seguridad de los datos de algunas
plataformas es muy deficiente, mientras que otras requieren una herramienta de archivo más
robusta para fines de auditoría. Y si las redes sociales son parte de su conjunto de herramientas de
comunicación, establezca políticas de redes sociales del equipo para garantizar el comportamiento
apropiado, la seguridad y la protección de la información patentada.
Use the Right Communication Tool for the Task at Hand

Meetings, social media or email? Consider these factors first when determining how to
communicate key information to stakeholders.

In today’s digital world, there is no shortage of ways to communicate project information to

stakeholders. Whether it’s tweets, text messages, emails or Slack threads—or traditional in-person
meetings—how project managers share information with team members and stakeholders can be
as impactful as the information itself.

For most project managers, there won’t be just one method of communication used throughout
the project. Instead, the team may adopt specific technology for particular types of
communication. Deploying multiple communication channels can actually improve team efficiency
and clarity.

So how do you select the right communication channel for each situation? Consider these factors:

Urgency: How quickly do stakeholders need to be informed? If the matter is urgent, methods like
live meetings (whether in-person or via telephone or video) and instant messaging may be your
best bets. These real-time communication methods are also great for discussing nuanced project
updates and problems. But they can present challenges for teams that do not have access to the
latest technology or are not in the same time zones. On the other hand, less urgent
communications may be better suited for email, project blogs or websites. These methods can also
be especially useful for stakeholders who prefer to have information written down for reference
beyond the original message delivery or those who have language barriers.

Availability of Technology: Project leaders should ensure that the selected communication method
is compatible, available and accessible to all stakeholders throughout the project. For example, is
everyone able to download a certain video call application? Are all spaces equipped with robust
Wi-Fi networks to allow internet-based calls to run smoothly?

Ease of Use: Don’t dismiss the personal preference of individual stakeholders. To ensure delivery
of information, the choice of communication technology must be suitable to their habits and skills.
If needed, hold training events for new communication systems in advance.

Project Environment: The context of your project will play a big role in determining
communication methods. For example, is the team located in the same physical location and able
to meet face to face? Or is it a global team that needs to operate in a virtual environment—and
juggle different time zones, multiple cultures and language barriers?

Sensitivity and Confidentiality: Assess beforehand whether information to be communicated is

sensitive or confidential. Certain industries may find the data security of some platforms sorely
lacking, whereas others require a more robust archive tool for audit purposes. And if social media
is part of your communication toolkit, set team social media policies to ensure appropriate
behavior, security and the protection of proprietary information.

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