Con el Auspicio de:

2º TALLER ONLINE DE TRANSFERENCIA DE GESTIÓN

CUMPLIMIENTO NORMATIVO Y ACTIVIDADES DE LA
ENTIDAD EN EL MARCO DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
(PARA LOS 3 NIVELES DE GOBIERNO)
21, 23 Y 25 DE NOVIEMBRE
19:00 A 21:30 HORAS

Inscripciones:
https://forms.gle/c4XqRVLJJSpVwE8c9
INAUGURACIÓN
CONVERSATORIO – DISTINGUIDAS ESPECIALISTAS

 MG. MARÍA CENTENO JIMÉNEZ (PANAMÁ) Docente e investigadora en la rama

de la Archivística. Licenciada en Archivología, máster en Gestión Documental y
Administración de Archivos de la Universidad Internacional de Andalucía-España -la
Rábida y master en Gestión y Conservación del Patrimonio Documental, Artístico y
Cultural con énfasis en Archivística y el Uso de la Tecnología, actualmente es
directora de la Escuela de Archivología en la Universidad de Panamá.
CONVERSATORIO – DISTINGUIDAS ESPECIALISTAS

 MS. C IRENIA CHURA COYO (BOLIVIA) Docente e investigadora Licenciada en

Bibliotecología y Ciencias de la Información, con especialidad en Archivología y
Bibliotecología, Maestra en Estudios de Información y Tecnología Documental, cuenta
además con diversos diplomados y actualmente se desempeña como docente de
diversas asignaturas en la Universidad Mayor de San Andrés, en La Paz, Bolivia.
QUE RELACIÓN TIENE LA INTEGRIDAD Y LOS
ARCHIVOS?
 INTEGRIDAD Y ARCHIVOS
Integridad Pública:
Uso de los
recursos
Es la actuación coherente con valores,
principios y normas, que promueve y
protege el desempeño ético de la de acuerdo con y los valores
efectiva eficiente las normas éticos
función pública, de modo que los legales compartidos.
poderes y recursos confiados al Estado
se dispongan hacia los fines que se En el contexto de pandemia, el
La delegación y discreción potencialmente
creciente nivel de complejidad y
destinaron, asegurando que el servicio produce mejores resultados y servidores
velocidad de cambio en el mundo
públicos más motivados pero también aumenta
público a la ciudadanía esté orientado exigió procesos de ajuste más
el riesgo de de uso indebido por parte de
al interés general y a la generación de flexibles en la prestación de servicios
funcionarios poco éticos de los fondos y
públicos.
valor público. recursos institucionales.

En este contexto, se asignó al integridad pública y ética

personal la delegación de toma de https://www.unodc.org/documents/e4j/IntegrityEthics/MODULE
decisiones y mayor discreción. _13_-_Public_Integrity_and_Ethics_-_Spanish_v.pdf
INTEGRIDAD VS CORRUPCIÓN
INTEGRIDAD Y ARCHIVOS

 Modelo de Integridad Pública:

 Conjunto de orientaciones dirigidas a fortalecer la capacidad preventiva y defensiva de las entidades frente a la
corrupción y diversas prácticas contrarias a la ética.
 Es la herramienta que tenemos para facilitar la implementación de las acciones transversales para garantizar una
estrategia interna de integridad y de prevención de la corrupción en cada una de las entidades sin excepción.

Los sistemas administrativos y funcionales brindan el

marco de orientación y normas que ayudan a la
conducción de la gestión.

El tema que nos toca ahora es la gestión documental y

con más precisión la gestión archivística
INTEGRIDAD Y ARCHIVOS

 Plataforma Digital
Única del Ciudadano:
 Es la plataforma digital en
la que cualquier persona
puede denunciar ante las
entidades públicas, posibles
conductas de sus
servidores/as de la entidad
por delitos de corrupción.
EMPECEMOS EL DIÁLOGO
2º TALLER ONLINE DE TRANSFERENCIA DE GESTIÓN
CUMPLIMIENTO NORMATIVO Y ACTIVIDADES
DE LA ENTIDAD EN EL MARCO DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
(PARA LOS 3 NIVELES DE GOBIERNO)
¿QUE ES RENDICIÓN DE CUENTAS?

 Es un proceso donde los titulares de las entidades públicas que se encuentran bajo el
ámbito del sistema nacional de control cumplen con rendir cuentas de manera
estructurada y oportuna por el uso de los fondos o bienes del Estado, así
como de los resultados de su gestión, a través de un informe de rendición de
cuentas, lo que contribuye a la transparencia de la gestión pública y al control social.
Por Periodo Anual

ENERO FEBRER MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST SETIEMBR OCTUBR NOVIEMBR DICIEMBRE
E E
O O E
01 31

Por Periodo de Gestión

ENERO FEBRER MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST SETIEMBR OCTUBR NOVIEMBR DICIEMBRE
E E
O O E
01 25 31

Por Cese en el Cargo

ENERO FEBRER MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST SETIEMBR OCTUBR NOVIEMBR DICIEMBRE
E E
O O E
25 31

ENERO FEBRER MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST SETIEMBR OCTUBR NOVIEMBR DICIEMBRE
E E
O O E
01 05 30
 el Titular
de la Final a la
Es el
Entidad Informe de Contraloría y
proceso Rendición de con carácter de
mediante el Cuentas de declaración jurada,
cual Titulares
informa y
presenta Anual
a la
ciudadanía,

RENDICIÓN DE CUENTAS Sobre las decisiones

adoptadas en el ejercicio de
su gestión,
Desde el 01 de
enero hasta el 31
de diciembre del
principalmente sobre
año a reportar
y a los
los otros resultados de
indicado
Desde la fecha en sistemas relacionado la gestión
res de
administrat s a la por cada
que inicia su eficacia servicio
ivos entidad,
gestión hasta el 31 público.
de diciembre del
año a reportar
QUE ES LA TRANSFERENCIA DE GESTIÓN

 Es el proceso administrativo de entrega de

información, documentos, estado situacional y
evaluación de desempeño de la actividad de gobierno
regional, provincial y local a cargo de las autoridades
salientes y entrantes quienes conforman la comisión
de transferencia.

En este proceso la Autoridad saliente rinde cuentas a

la Autoridad entrante, bajo observación del ciudadano,
sobre el estado situacional de su gestión
administrativa, operativa, económica-financiera, así
como los avances, resultados, logros y asuntos
urgentes de prioritaria atención.
QUE SE TRANSFIERE

 BÁSICAMENTE TODO, EL MEDIO O PRUEBA CONCRETA SON LOS DOCUMENTOS

GESTIÓN DOCUMENTAL
 Es la gestión de información sustentable, sostenible y comprobable que representan una evidencia, testimonio o
prueba de las decisiones, operaciones, acciones, procesos y procedimientos que atañe a los documentos
producidos (emitidos y recibidos) en la oficina.
 Todo documento sea en medio físico (papel) o soporte electrónico (digital) tiene distintos elementos que lo
identifican:

Soporte

• Un Soporte (forma física externa o interna)

• Una estructura o forma intelectual
Contexto Registro
• Un contenido
• Un conjunto de relaciones con personas, acciones,
tiempos y lugares (Contexto)
• Un conjunto de relaciones con otros documentos
(Contexto Documental)

Estructura Contenido
QUE SE VA A COMPROBAR

 La gestión eficiente de los archivos y documentos producidos en el ejercicio de una función, a estos documentos
se les conoce como Documentos Archivísticos

PRINCIPIOS A CONSIDERAR:

PRESUNCIÓN DE LA VERACIDAD
TRANSPARENCIA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
BUEN GOBIERNO
MARCO NORMATIVO

 Ley 30204, Ley que regula la transferencia de la

gestión administrativa de Gobiernos Regionales y
Gobiernos Locales.
 Resolución de Contraloría N.°267-2022-CG
 Aprobar la directiva N° 016-2022-CG/PREVI "Rendición de
Cuentas de Titulares y Transferencia de Gestión" que en
anexo forma parte integrante de la presente resolución.

Para el Sistema Nacional de Archivos (SNA) de las entidades

públicas tenemos normas de obligatorio cumplimiento
1. Ley 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos.
2. Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública.
3. Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la
Nación.

la Directiva N° 016-2022-CG/PREVI “Rendición de
Cuentas de Titulares y Transferencia de Gestión”.
Resolución de Contraloría N° 267-2022-CG, se
aprueba la Directiva N° 016-2022-CG/PREVI
“Rendición de Cuentas de Titulares y
Transferencia de Gestión”.
Resolución de Contraloría N° 267-2022-CG, se aprueba
a) El Poder Ejecutivo: Presidencia del Consejo de Ministros, Ministerios,
Organismos Públicos, Programas, Universidades Públicas y demás
entidades que lo conformen.
b) Poder Legislativo, Poder Judicial y Ministerio Público, en cuanto a sus
unidades administrativas.
c) Los Gobiernos Regionales.
d) Los Gobiernos Locales (municipalidades provinciales y
municipalidades distritales).
e) Organismos Constitucionalmente Autónomos.
f) El Seguro Social de Salud–Essalud.
g) Las Sociedades de Beneficencia.
h) Las empresas del Estado, cualquiera sea la forma societaria que
adopten.
i) Las empresas del Estado pertenecientes al nivel de gobierno regional
y local.
j) Los organismos públicos descentralizados regionales y otros
organismos pertenecientes a los gobiernos regionales.
k) Los organismos públicos descentralizados municipales y otros
organismos pertenecientes a los gobiernos locales.
l) Los órganos y las unidades orgánicas de la Contraloría General de la
República, que tengan bajo su ámbito de control a las entidades
previstas en los literales anteriores del presente numeral; así como,
los Órganos de Control Institucional.
Funcionario Responsable tiene las obligaciones siguientes

Supervisar 1. Generar el acceso al aplicativo informático, al

cumplan con sus
obligaciones y Acceso titulares personal de la entidad que coadyuvará en el registro
responsabilidade de la información.
s
2. Generar el acceso a los Titulares de las Unidades
Ejecutoras adscritas a la entidad, de corresponder.
3. Asegurar que los accesos de todos los roles
Generar visar y asignados en el aplicativo informático permanezcan
enviar el
Informe de
Acceso actualizados.
Responsables
Transferencia de 4. Coadyuvar y garantizar el registro de la información
Gestión
en el aplicativo informático.
5. Revisar la información registrada, así como, firmar la
documentación de los sistemas administrativos en el
caso de entidades que no tienen unidades
ejecutoras adscritas o en los casos que amerita.
Generar visar y 6. Generar visar y enviar el Informe de Rendición de
enviar el
Informe de Actualizar la Cuentas de Titulares y el Informe de Transferencia
Rendición de información de Gestión de corresponder, a través del aplicativo
Cuentas de
Titulares y informático, al Titular de la Entidad.
7. Supervisar que el personal de la entidad, los
Titulares de las Unidades Ejecutoras y su personal,
cumplan con sus obligaciones y responsabilidades en
Coadyuvar y
Revisar y Firmar
garantizar el el marco del proceso de Rendición de Cuentas de
los documentos
registro Titulares.
8. Otras obligaciones que se desprendan de la
presente Directiva.
OBLIGACIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
 1.Sistema Nacional de Archivos
1.Tipos de Sistema de Trámite de la Entidad
(*) Cuando corresponda

SÍ/ NO Hasta
Desde
N° (Elegir de acuerdo al sistema de trámite que mes y año
Tipo de Sistema de Trámite de la entidad mes y año
usa la entidad) (*)
1 Físico (documentos en soporte papel y con firmas manuscritas)

2 Electrónico (documentos generados mediante el uso de firmas digitales, software, programas y otros)

SÍ/ NO
N° Sistema de Trámite de la entidad
¿Su Sistema de Trámite Documentario cumple con la normativa del Modelo de Gestión Documental,
1
de acuerdo a Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº001-2017-PCM/SEGDI?
 1. Instrumentos normativos vigentes de los procesos del Sistema de Trámite Documentario, Sistema de
Archivos y Sistema de Gestión Documental de la entidad

N° Nombre de los instrumentos normativos vigentes1 Marco del proceso2 Enlace Web para su visualización Fecha de aprobación

1Listar los Instrumentos normativos vigentes para la gestión 2Marco del proceso: Sistema de Trámite
documental de la entidad, de la mesa de partes, de la generación de
Documentario (mesa de partes: tradicional o
expedientes, del archivo y otros. Debe considerar: Tipo de
mixta); Sistema de Archivos; Sistema de Gestión
dispositivo3 + Documento y número con en el cual se aprueba el
Documental (emisión, recepción, despacho,
instrumento normativo. Ej. Directiva N°xx, aprobado con Resolución
archivo (entorno digital)
N°xx
 1. Sistema Nacional de Archivos
3.6.1 Tipos de Sistema de Trámite de la Entidad
(*) Cuando corresponda

SÍ/ NO
Hasta
(Elegir de acuerdo al Desde
N° mes y año
Tipo de Sistema de Trámite de la entidad sistema de trámite que mes y año
(*)
usa la entidad)
Diciembre
1 Físico (documentos en soporte papel y con firmas manuscritas) SÍ Noviembre 2010
2022
Electrónico (documentos generados mediante el uso de firmas digitales, Diciembre
2 SÍ Agosto 2018
software, programas y otros) 2022
 Información o documentación con la que cuenta Evidencias*
N° Base legal
la entidad, sujeta a verificación (redactar)

Conformación del Sistema de Archivos de la

Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
1 entidad, Archivo de Gestión, Archivo Periférico,(documento que conforma el sistema de archivos)
aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
Archivo Central o Archivo Desconcentrado

Constitución del Archivo Central (o Archivo

Desconcentrado) como una unidad de (resolución que aprueba y la parte pertinente del Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
2
organización o funcional con funciones específicas ROF ) aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA.
en el Reglamento de Organización y Funciones
Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que
3 Plan Anual de Trabajo Archivístico (PATA) (resolución que aprueba el PATA)
aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA
Informe Técnico de Evaluación de Actividades Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que
4 (oficio del ITEA presentado)
Ejecutadas (ITEA) aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA
Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio
Propuesta de declaratoria de Patrimonio Cultural
5 (oficio de propuesta o resolución de declaratoria) Cultural de la Nación, su Reglamento y
de la Nación de sus documentos históricos
modificatorias
Gestión para la capacitación del personal de
archivos en los roles de: gestión archivística, Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
6 (documento de la solicitud de capacitación)
gobierno digital, transparencia y acceso a la aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
información pública, datos abiertos, etc.
Asesorias y/o supervisiones a los archivos de (documento de programación de asesorías y/o Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
7
gestión y/o archivos perífericos. supervisiones) aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
 DONDE DICE
CONFORMAR UN SISTEMA
DE ARCHIVOS EN LA
ENTIDAD ¿¿???
 Información o documentación con la que cuenta Evidencias*
N° Base legal
la entidad, sujeta a verificación (redactar)

Conformación del Sistema de Archivos de la

Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
1 entidad, Archivo de Gestión, Archivo Periférico,(documento que conforma el sistema de archivos)
aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
Archivo Central o Archivo Desconcentrado

Constitución del Archivo Central (o Archivo

Desconcentrado) como una unidad de (resolución que aprueba y la parte pertinente del Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
2
organización o funcional con funciones específicas ROF ) aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA.
en el Reglamento de Organización y Funciones
Resolución Jefatural N° 010-2019-AGN/J, que
3 Plan Anual de Trabajo Archivístico (PATA) (resolución que aprueba el PATA)
aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA
Informe Técnico de Evaluación de Actividades Resolución Jefatural N° 010-2019-AGN/J, que
4 (oficio del ITEA presentado)
Ejecutadas (ITEA) aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA
Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio
Propuesta de declaratoria de Patrimonio Cultural
5 (oficio de propuesta o resolución de declaratoria) Cultural de la Nación, su Reglamento y
de la Nación de sus documentos históricos
modificatorias
Gestión para la capacitación del personal de
archivos en los roles de: gestión archivística, Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
6 (documento de la solicitud de capacitación)
gobierno digital, transparencia y acceso a la aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
información pública, datos abiertos, etc.
Asesorias y/o supervisiones a los archivos de (documento de programación de asesorías y/o Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
7
gestión y/o archivos perífericos. supervisiones) aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
INCUMPLIMIENTO: PASOS A SEGUIR

 Elaboración de un informe
técnico del Archivo
Central
 Conformación de Equipo
de revisión de las normas
 Emisión de informe de
planeamiento y
presupuesto
 Derivación a las áreas
correspondientes
 Modificación del ROF
institucional

tiempo
 Información o documentación con la que cuenta Evidencias*
N° Base legal
la entidad, sujeta a verificación (redactar)

Conformación del Sistema de Archivos de la

Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
1 entidad, Archivo de Gestión, Archivo Periférico,(documento que conforma el sistema de archivos)
aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
Archivo Central o Archivo Desconcentrado

Constitución del Archivo Central (o Archivo

Desconcentrado) como una unidad de (resolución que aprueba y la parte pertinente del Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
2
organización o funcional con funciones específicas ROF ) aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA.
en el Reglamento de Organización y Funciones
Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que
3 Plan Anual de Trabajo Archivístico (PATA) (resolución que aprueba el PATA)
aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA
Informe Técnico de Evaluación de Actividades Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que
4 (oficio del ITEA presentado)
Ejecutadas (ITEA) aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA
Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio
Propuesta de declaratoria de Patrimonio Cultural
5 (oficio de propuesta o resolución de declaratoria) Cultural de la Nación, su Reglamento y
de la Nación de sus documentos históricos
modificatorias
Gestión para la capacitación del personal de
archivos en los roles de: gestión archivística, Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
6 (documento de la solicitud de capacitación)
gobierno digital, transparencia y acceso a la aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
información pública, datos abiertos, etc.
Asesorias y/o supervisiones a los archivos de (documento de programación de asesorías y/o Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J que
7
gestión y/o archivos perífericos. supervisiones) aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
 una persona o

ARCHIVO acumulados en un
entidad pública o
proceso natural por

en el transcurso de su
privada,
gestión,

Conjunto de
fecha,
documentos
conservados respetando aquel orden para servir
sea cual fuere su forma y

Trabajadores o
soporte material,
servidoreso

institución
como testimonio e
información
ciudadanos,

fuentes de la historia.
 Entidades Públicas Entidades que presentaron el PATA
en la ciudad 2022 – Fuente
de Lima Metropolitana https://appddpadigital.agn.gob.pe/dd
pa/plan-de-trabajo-archivistico-2022/

Estadísticas

588 entidades públicas 176 entidades públicas

100% 30%

FALTA DE 70% DE ENTIDADES PÚBLICAS QUE NO HAN PRESENTADO SU

PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO
EL PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

 Es un instrumento de gestión de documentos

 Se programan las actividades archivísticas a desarrollar por TODA LA ENTIDAD durante el año
 PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS que tienen resultados operativos (productos)
 Se mide el porcentaje de cumplimiento de los procesos técnicos

Proceso Actividad Unidad de Medida Meta Logro

Implementación del Elaboración del ROF Decreto Supremo 01 Documento Reconocimiento del
sistema de archivos incluyendo el SA de la AC como unidad
en la entidad entidad funcional u orgánica
en la entidad,
satisfacción de 150
ciudadanos brindando
acceso a los
Proceso Actividad Unidad de Medida Meta Logro

Implementación del Elaboración del ROF Decreto Supremo 01 Documento Reconocimiento del
sistema de archivos incluyendo el SA de la AC como unidad
en la entidad entidad funcional u orgánica
en la entidad,
satisfacción de 150
ciudadanos brindando
acceso a los
documentos
Organización de Elaboración del Documento 01 CCFD Control y defensa de
Documentos Cuadro de los derechos
Clasificación de ciudadanos 120
Fondos ciudadanos por año
Documentales