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DIAGNOSTICO DE LAS EMPRESA

DIAGNOSTICO AL ARCHIVO DE GESTION DEL SENA CHOCO

PRESENTANDO A LA INSTRUCTORA
CANDIDA ASPRILLA JARAMILLO

POR
CLEYSON JAMIR HINESTROZA ROMAA
BLANCA NIDIA JIMENEZ RIVERA
ELINE BETSALLY SERNA RENTERIA
YIRDY MOSQQUERA MENESES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


SENA REGIONAL CHOCO

PROGRAMA DE FORMACION:
TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVO

QUIBDO

DIAGNOSTICO ARCHIVO DE GESTION


SENA REGIONAL
CHOC
(DEPENDECIA CONTRATACION)

El 09 de septiembre de 2013 estuvimos en la entidad SENA Regional Choco, entidad en


la cual decidimos realizar nuestro diagnostico, all estuvimos visitando el rea de Archivo
de Contratacin, esta Dependencia se encarga bsicamente de garantizar la adecuada
gestin en cuanto a los procesos contractuales de la entidad.
Lo que pudimos observar fue que en esta dependencia no hay un archivo acumulado
como tal, sino un archivo de gestin, el cual se encuentra en contacto uso diario por parte
del personal encargado.
Adems notamos que el lugar se encuentra muy bien ubicado en una zona fresca muy
alejada de la humedad, lo cual ayuda a preservar dichos documentos.
Nos atendi la Doctora Kelly Karina Nio Serna, Profesional encarga de la Dependencia
de Contratacin, Ella es Abogada de Plata de la entidad, la cual tiene conocimientos en
cuanto al buen uso de los archivos de la dependencia ya que ha recibido capacitacin
para ello por parte de algunos instructores de la entidad.

ARCHIVO DE GESTION DE LA DEPENCIA DE CONTRATACION

Lo que pudimos observar es que dicho Archivo est muy bien organizado. Estn
organizados en estantes, estn clasificados por cdigos dependiendo el uso que presten
si es un documento de prestacin de servicios, de contratacin directa o de insumos.

Estantes.

Cajas.

Carpetas

Las carpetas all se encuentran bien archivas con su respectivo cdigo y N de folios.

Estructura Fsica
La dependencia de contratacin se encuentra ubicada en el 5 piso de la entidad. Al fondo
a mano derecha Archivo Financiero durante todo el ao el archivo es manejado por
cada una de sus dependencias, all cada dependencia maneja su propio grupo de archivo.
Estos documentos los manejan en carpetas y los archivos unos en cajas y otros en
estantes.

Estado de la Documentacin
La documentacin se encuentra en buen estado, organizada en carpetas bien organizada
y estantes bien ubicados y limpios.

Volumen aproximando de la Documentacin


El volumen aproximado de la documentacin que se utiliza en esta dependencia de es
2000 a 5000 folios dependiendo el tipo de contratacin que se haga.
Si es contratacin de prestacin de servicios: Esta va de 01 folios a 300.
Si es por contratacin de insumos u otros servicios: Esta va de 01 a 800 folios en
adelante.

Soporte en que se encuentra contenida la Documentacin:

Los documentos que se originan en esta dependencia se encuentran contenidos en


medios magnticos y fsicos para algn comprobacin los mantienen en ambos. Fsicos
como son en carpetas, AZ, cajas etc., y Magnticos como memorias USB, correo
electrnicos entre otros.

Unidades de Conservacin
Carpetas, AZ, Cajas, Estantes y Archivadores.

Historia de la entidad
El SENA naci durante el gobierno de la Junta Militar, posterior a la renuncia del General
Gustavo Rojas Pinilla, mediante el Decreto-Ley 118, del 21 de junio de 1957. Su funcin,
definida en el Decreto 164 del 6 de agosto de 1957, fue brindar formacin profesional a
trabajadores, jvenes y adultos de la industria, el comercio, el campo, la minera y la
ganadera. Su
creador
fue
Rodolfo
Martnez
Tono.
As mismo, siempre busc proporcionar instruccin tcnica al empleado, formacin
complementaria para adultos y ayudarles a los empleadores y trabajadores a establecer
un sistema nacional de aprendizaje. La Entidad tiene una estructura tripartita, en la cual
participaran trabajadores, empleadores y Gobierno, se llam Servicio Nacional de
Aprendizaje (SENA), que se conserva en la actualidad y que muchos aos despus,
busca seguir conquistando nuevos mercados, suplir a las empresas de mano calificada
utilizando para ello mtodos modernos y lograr un cambio de paradigma en cada uno de
los procesos de la productividad

Estructura Organizacional de la entidad

Misin
El SENA est encargado de cumplir la funcin que le corresponde al Estado de invertir en
el desarrollo social y tcnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la
formacin profesional integral, para la incorporacin y el desarrollo de las personas en
actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, econmico y tecnolgico del
pas.
Visin
En el 2020, el SENA ser una Entidad de clase mundial en formacin profesional integral
y en el uso y apropiacin de tecnologa e innovacin al servicio de personas y empresas;
habr contribuido decisivamente a incrementar la competitividad de Colombia a travs de:

Aportes relevantes a la productividad de las empresas.

Contribucin a la efectiva generacin de empleo y la superacin de la pobreza.

Aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y las regiones.

Integralidad de sus egresados y su vocacin de servicio.

Calidad y estndares internacionales de su formacin profesional integral.

Incorporacin de las ltimas tecnologas en las empresas y en la formacin


profesional integral.
Estrecha relacin con el sector educativo (media y superior).
Excelencia en la gestin de sus recursos (humanos, fsicos, tecnolgicos y
financieros).