PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN

LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

MODALIDAD DE GRADO

Práctica empresarial social y solidaria

ESTUDIANTE

Adriana María Triviño López 470108

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
VILLAVICENCIO, META
2020
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN
LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

MODALIDAD DE GRADO

Práctica empresarial social y solidaria

ESTUDIANTE

Adriana María Triviño López 470108

INFORME DE TRABAJO DE GRADO COMO REQUISITO PREVIO PARA OPTAR

AL TÍTULO DE ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

ASESORA DE LA PRÁCTICA
Adriana Isabel Ruiz López
Magister

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
VILLAVICENCIO, META
2020
 AUTORIDADES ACADÉMICAS
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIBA

DRA. MARITZA RONDÓN RANGEL

Rectora

Dr. CESAR AUGUSTO PEREZ LONDOÑO

Director Sede Villavicencio

Dra. DORA NAVARRO QUINTERO

Decana Facultad de Ciencias Económicas Administrativas y Contables FACEACO

Dra. EDNA RUTH AYALA MILLAN

Jefe de Programa FACEACO

Dra. ADRIANA ISABEL RUIZ LÓPEZ

Coordinación de Investigaciones Programa Administración de Empresas

Villavicencio, 2020
 DECLARACIÓN DE HONESTIDAD

Estudiante

Adriana María Triviño López 470108

DECLARO QUE:

El presente trabajo de grado titulado “Proceso de gestión documental y administración de

archivos en la Personería Municipal de Villavicencio” ha sido desarrollado en la modalidad de
práctica empresarial social y solidaria en la entidad y área en la Personería Municipal de
Villavicencio en el área administrativa y financiera, donde se ha elaborado respetando derechos
intelectuales de terceros, conforme las citas que constan al interior del documento y la presentación
de sus respectivas referencias.

Por tanto, este trabajo es de mi autoría, y en virtud de esta declaración, me responsabilizo

de la información presentada en este documento y declaro que la Facultad de Ciencias económicas,
Administrativas y Contables de la Universidad Cooperativa de Colombia verifica el cumplimiento
de las condiciones mínimas requeridas científicamente y de manejo ético.
 Tabla de Contenido

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................... 14

1.1 Formulación del problema. ......................................................................................... 14

1.2 Estado del Arte ........................................................................................................... 14

1.3 Marco teórico .............................................................................................................. 16

1.4 Marco Conceptual....................................................................................................... 17

2. OBJETIVOS DEL PROYECTO .................................................................................... 20

2.1. Objetivo General......................................................................................................... 20

2.2. Objetivos Específicos ................................................................................................. 20

3. METODOLOGÍA .......................................................................................................... 21

3.1. Tipo de Estudio ........................................................................................................... 21

3.2. Población .................................................................................................................... 21

4. RESULTADOS .............................................................................................................. 22

4.1 Organización de conformidad con la TRD (Tablas de Retención Documental) la

documentación del área administrativa y financiera. .................................................................... 22

4.2 Apoyo en capacitaciones, reuniones o eventos que se realicen en la Personería Municipal

de Villavicencio llevando registro de actas, listados de asistencia, evidencias y documentación
pertinente. 28

5. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 29

6. RECOMENDACIONES ................................................................................................ 30

7. APORTE SOCIAL DEL ESTUDIO .............................................................................. 31

8. DIVULGACIÓN DE CONOCIMIENTO ...................................................................... 32

9. EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS ........................................................................... 34

10. REFERENCIAS ............................................................................................................. 35

ANEXOS ...................................................................................................................................... 38
 Lista de Tablas

Tabla 1. Actividades de bienestar ........................................................................................... 28

 Lista de Gráficos

Gráfico 1. Género ..................................................................................................................... 22

Gráfico 2. Área a la que pertenece .......................................................................................... 23

Gráfico 3. Edad ........................................................................................................................ 23

Gráfico 4. Comité de archivo ................................................................................................... 24

Gráfico 5. TRD ......................................................................................................................... 24

Gráfico 6. Capacitación manejo de archivo ............................................................................ 25

Gráfico 7. Procedimientos para archivar ................................................................................ 25

Gráfico 8. Área de archivo ....................................................................................................... 26

Gráfico 9. Reglamento de consulta documental ...................................................................... 26

Gráfico 10. Formatos requeridos ............................................................................................. 27

 Lista de Anexos

Anexo 1. TRD Área Administrativa y financiera .................................................................... 38

Anexo 2. Asistencia a evento ................................................................................................... 41

Anexo 3. Asistencia a evento ................................................................................................... 41

Anexo 4. Certificado Gestión Documental y Administración de Archivo .............................. 42

 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN
LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

Línea de investigación: Gestión y desarrollo organizacional

Sublínea de Investigación: Gestión Organizacional

Grupo de investigación adscrito al programa: G-DOVAZ

Objetivo de Desarrollo Sostenible: No. 16 Paz, justicia e instituciones Solidas

 RESUMEN

La gestión de archivos dentro de toda organización es de vital importancia para evidenciar

aquella información relevante, por lo tanto, los funcionarios públicos son los responsables del
manejo adecuado de los documentos organizándolos y guardándolos respectivamente de acuerdo
con las normas y criterios establecidos por la ley 594 de 2000. "Ley General de Archivos"

El proceso de archivo se logra organizado, clasificado, rotulado y foliado en carpetas y

cajas los documentos según las TRD (Tablas de retención documental) identificando las series,
con sus correspondientes tipos documentales, el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital y la importancia en términos de tiempo de conservación y preservación. Se obtiene un orden
cronológico para una eficiente búsqueda de la información requerida por la entidad y al tiempo se
depuran los documentos que no son útiles liberando así espacio físico para no aumentar papel
innecesario en la casa destinada de archivo.

Palabras clave: Administración de archivos, Ciclo vital del documento, Depuración, Gestión
documental, TRD (Tablas de Retención Documental)
 ABSTRACT

The management of files within any organization is of vital importance to evidence that relevant
information, therefore, public officials are responsible for the proper handling of documents by
organizing and saving them respectively in accordance with the rules and criteria established by
law 594 2000. "General Archives Law"

The archiving process is achieved organized, classified, labeled and folded in folders and boxes
documents according to the TRD (Document retention tables) identifying the series, with their
corresponding documentary types, the time of permanence in each stage of the life cycle and the
importance in terms of conservation and preservation time. A chronological order is obtained for
an efficient search of the information required by the entity and at the same time the documents
that are not useful are cleared, thus freeing up physical space so as not to increase unnecessary
paper in the house destined for archiving.

Keywords: Document life cycle, Debugging, Document management, File management, TRD
(Document Retention Tables)
 INTRODUCCIÓN

La presente investigación tiene como finalidad fortalecer la gestión documental y

administración de archivos en la Personería Municipal de Villavicencio optimizando el nivel de
conocimiento y manejo adecuado de la de los archivos en conformidad con TRD (Tablas de
retención documental) planteados por el área administrativa y financiera.

El objeto está dirigido a asegurar una documentación adecuada, eliminar la no esencial,

simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo por medio de programas como el PIGA
(Plan institucional de gestión ambiental).

Según (Hernandez Sampieri) la investigación cuantitativa ofrece la posibilidad de generalizar los

resultados más ampliamente, otorga control sobre los fenómenos, así como un punto de vista
basado en conteos y magnitudes. También, brinda una gran posibilidad de repetición y se centra
en puntos específicos de tales fenómenos, además de que facilita la comparación entre estudios
similares.

Como modelo metodológico para el análisis y diseño de la Gestión Documental de la

Personería Municipal de Villavicencio se realizará una investigación cuantitativa con un enfoque
descriptivo teniendo en cuenta la etapa de desarrollo del sistema actual, lo estipulado por la norma
y el sistema propuesto.

Como resultado se evidencia que la mayoría de empleados realiza el archivo organizándolo

correctamente de conformidad con las TRD, dándole cumplimiento a las normas y criterios que se
deben llevar a cabo en la ley general de archivo. Sin embargo, es recomendable seguir capacitando
constantemente para que todos tengan muy claro el orden que se debe llevar y así tener un trabajo
más eficiente y de calidad.

“El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de los documentos
en forma estandarizada y delimitada” (ATS, s.f.)
 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Reglamento General de Archivos dentro de toda organización es de vital importancia

para evidenciar los hechos y establecer que todos los documentos que son archivados oficialmente
trasciendan al archivo general de la nación. Por lo tanto, los funcionarios públicos son los
responsables del manejo adecuado de los documentos organizándolos y guardándolos
respectivamente de acuerdo con las normas y criterios establecidos, puesto que es donde se
consigna toda aquella información relevante tanto de la empresa como de aquellas con quienes
maneja relaciones, por lo cual es obligatorio tener claros los procedimientos a seguir con toda la
correspondencia oficial del orden nacional, departamental y municipal, además logrando una
eficiente búsqueda cuando se requieran manipular.

La Personería Municipal de Villavicencio cuenta con el manejo de las TRD (Tablas de

retención documental) las cuales requieren un adecuado sistema de manejo en su documentación
y archivo, por lo tanto, se requiere implementar estrategias y medidas necesarias dentro de la
organización para desarrollar un sistema basado en el cumplimiento de las funciones asignadas
por la ley.

1.1 Formulación del problema.

¿Cómo fortalecer la gestión documental y administración de archivos del área administrativa y

financiera en la Personería Municipal de Villavicencio?

1.2 Estado del Arte

En lo que sigue se presentan los resultados de un análisis de las principales fuentes de

información que aportan datos relevantes acerca de los enfoques de los sistemas de gestión
documental electrónica, así como de sus tendencias y perspectivas metodológicas, con la finalidad
de organizar el material existente para una posterior sistematización que dé como resultado una
mejor y más profunda comprensión de la información. Las organizaciones cuyos sistemas no
dispongan de suficientes funcionalidades para la gestión de documentos se arriesgan a perder la
evidencia de su actividad, a su ineficacia e incluso, a la imposibilidad de cumplir los requisitos
legales o de rendición de cuentas y a la ausencia de memoria corporativa. Aunado a esto, hoy en
día las instituciones deben "refrescar" su tecnología aproximadamente cada 5 años y los
documentos pueden tener una vida mucho más larga que los ciclos tecnológicos. Por lo tanto, los
Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos deben en todo momento velar para que la
transferencia se realice sin merma de la información contextual ligada a los documentos y sin que
tenga un impacto severo sobre la integridad de la información. (ELIZALDE, 2016)

En un sistema de gestión de documentos y organización de archivos las entradas son los

documentos producidos o recibidos por el organismo. El tratamiento de los documentos debe
realizarse según la secuencia predeterminada de actividades: identificación, valoración,
descripción. Estas operaciones se realizan en las oficinas y archivos de la organización. Este
sistema tiene definida una función: la de ofrecer acceso a la información contenida en los
documentos para la toma de decisiones en la organización. Estas etapas de tratamiento tendrán
como resultado, o salidas, la estructuración de conjunto de documentos. (Mena Mujica & Pérez
Herrera, 2005, pág. 38)

Es importante recolectar la información y organizarla apropiadamente logrando realizar las

etapas de tratamiento del proceso (entrada, tratamiento y salida) y como resultado obtener una
buena estructuración de archivo y gestión documental. El manejo adecuando de la documentación
es primordial en la competividad de la empresa y en la innovación. Un archivo bien organizado
permite localizar en todo momento los documentos generados accediendo rápidamente a la
información que se necesita reduciendo el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones y
ahorrando costes derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación
no identificada de manera clara e inequívoca además de optimizar el espacio de las instalaciones.

Un programa de evaluación de documentos, en el que no se consulte el análisis documental

con la importancia y atención requeridas, no puede producir resultados aceptables, aun cuando las
etapas que sigan sean efectuadas con mejores técnicas. No es posible buscar perfeccionismo en la
valoración misma de los contenidos documentales, adoptando métodos de alta especialización, si
la base del análisis y el contenido de las actividades no se conocen o es conocido solo
superficialmente. (Arévalo Jordán, 2002)
 El archivo es un medio para conocer la información sobre cada uno de los documentos por
ello se debe tener un manejo adecuado organizándolos y guardándolos respectivamente de acuerdo
con las normas y criterios establecidos por la ley

1.3 Marco Teórico

La Gestión documental y administración de archivos es el conjunto de actividades

administrativas y técnicas destinadas a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.

(Diccionario de terminologia archivistica, 1974) “Define el término gestión de documentos

como aspecto de la administración general relacionado con la búsqueda de la economía y eficacia
en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos.”

Manifiesta (Cruz, 2006), que su ámbito se extiende al ciclo de vida completo de los
documentos, desde su producción hasta su eliminación final o su envío al archivo para su
conservación permanente. El objeto está dirigido a asegurar una documentación adecuada,
evitar la no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la
forma de organizar y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado y el depósito a
bajo coste de los documentos en los archivos intermedios y asegurar el expurgo o descarte
adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los
asuntos del momento.

Plantea (Heredia, 2007), que la gestión documental no es sólo tratamiento archivístico,

aunque éste forme parte de la misma, la define como: el conjunto de intervenciones
archivísticas desde la creación o desde la producción de los documentos hasta después de
decidida su conservación permanente buscando su mayor rentabilidad para la sociedad…
cuando nos situamos en la etapa de creación, de concepción y de diseño, los documentos
ni siquiera existen, cuando existen es a partir de su producción, iniciada en la tramitación
administrativa… defiende su posición al afirmar que la gestión documental es solo una, no
una para los documentos administrativos y otra para los de conservación permanente,
sostenida en el ciclo vital de los documentos, que no concluye en la eliminación pero que
 tampoco empieza en la recogida de documentos inútiles, teniendo como responsables a los
archiveros y los archivos de las instituciones para favorecerla y desarrollarla sin necesidad
de crear nuevas unidades de gestión documental.

1.4 Marco Conceptual

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación,

dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano,
para el eficiente funcionamiento de los archivos. (Multiservicios Ltda, s.f.)

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración aun archivo permanente. (Godoy, López, & Casilimas, s.f.)

Comité de archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del archivo
(Godoy , Lopez, & Casilimas, s.f.)

Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no
tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.) Es análogo a la selección
natural. (Godoy, Lopez, & Casilimas, s.f.)

Gestión documental: es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación,
teniendo en cuenta están actividades a continuación se publican los Instrumentos Archivísticos
implementados en el Departamento Administrativo de Función Pública, en cumplimiento de la
Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" y demás disposiciones emitidas por el Archivo
General de la Nación – AGN. (Gobierno de Colombia, s.f.)

Las tablas de retención documental (TRD): Se define como el listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite
establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de
tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia
o utilidad. (Godoy , Lopez, & Casilimas, s.f.)

1.1. Marco Institucional

1.1.1. Misión.

La guarda y promoción de los Derechos Humanos, la protección del interés público y la

vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas

1.1.2. Visión.

En el 2016 ser un órgano de control con pleno reconocimiento por su cumplimiento misional de
manera eficiente, generando nuevos portafolios de servicios y pronunciamientos autónomos

1.2. Marco Legal

El Congreso de la República decreta por medio de la ley 594 de 2000 la ley general de archivos en
la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

En el artículo 2º de la ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en
su literal b) preceptúa: “fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organización la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los
planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”.

Se decreta en el artículo 3 que el Archivo General de la Nación practicará las inspecciones

necesarias en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales los
pondrán a disposición, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones referidas y su
organización y estado de conservación, con el objetivo de determinar los procedimientos de
selección y envío.
 Una vez efectuada la inspección, se pone en conocimiento del nominador del organismo o
de la Procuraduría Nacional de la Nación, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este
decreto, con el objeto de iniciar las investigaciones respectivas.

La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) enmarca la gestión de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción,
distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos. Procesos
que deben reflejarse en las TRD (Tablas de Retención Documental) que identifica a la Personería
Municipal de Villavicencio de acuerdo con sus funciones y procedimientos identificando los
documentos que produce y/o recibe y los que debe conservar.
 2. OBJETIVOS DEL PROYECTO

2.1. Objetivo General

Optimizar los procesos de gestión en el área administrativa y financiera en la Personería Municipal

de Villavicencio.

2.2. Objetivos Específicos

 Organizar de conformidad con la TRD (Tablas de Retención Documental) la

documentación del área administrativa y financiera.
 Apoyar las actividades del área relacionadas con el plan de capacitación y bienestar social
de la entidad.
 3. METODOLOGÍA

3.1. Tipo de Estudio

La investigación cuantitativa ofrece la posibilidad de generalizar los resultados más ampliamente,

otorga control sobre los fenómenos, así como un punto de vista basado en conteos y magnitudes.
También, brinda una gran posibilidad de repetición y se centra en puntos específicos de tales
fenómenos, además de que facilita la comparación entre estudios similares. (Hernández Sampieri)

Como modelo metodológico para el análisis y diseño de la Gestión Documental de la

Personería Municipal de Villavicencio se realizará una investigación cuantitativa con un enfoque
descriptivo teniendo en cuenta la etapa de desarrollo del sistema actual, lo estipulado por la norma
y el sistema propuesto.

3.2. Población

La población con la que se desarrollara esta investigación es la comunidad de la Personería

Municipal de Villavicencio en participación de 25 por medio de fuentes primarias recogiendo
información de forma directa, por medio de relatos escritos y técnicas como la observación, la
aplicación de encuestas, , registros en Excel, listas de chequeo, registros de asistencia y bases de
datos para la recolección de la información sobre el adecuado manejo de la gestión documental y
administración de archivos ejecutados por el área administrativa y financiera.

3.3. Instrumento

Para la recolección de la información se diseñó un instrumento tipo cuestionario de diez (10)

preguntas cerradas con el cual se pretende evaluar a los colaboradores de la Personería Municipal
de Villavicencio respecto al conocimiento y manejo adecuado del archivo.
 4. RESULTADOS

4.1 Organización de conformidad con la TRD (Tablas de Retención Documental) la

documentación del área administrativa y financiera.

Ver Anexo A. TRD Área Administrativa y financiera. Personería Municipal de Villavicencio

Documentos y formatos organizados, clasificados, rotulados y foliados en carpetas y cajas

para archivar siguiendo con su proceso de vida según las TRD (Tablas de retención documental)
logrando tener orden para una eficiente búsqueda de la información requerida por la entidad de
acuerdo con las normas y criterios establecidos por la ley.

Encuesta Gestión Documental y Administración de Archivos

Conocer el manejo adecuado de los documentos y archivos en las diferentes dependencias de la

Personería Municipal de Villavicencio de acuerdo con las normas y criterios establecidos por la
ley 594 de 2000.

Gráfico 1. Género
Autoría Propia
 Se evidencia que en la Personería Municipal de Villavicencio trabajan 13 hombres (52%)
y 14 mujeres (48%) teniendo una mínima diferencia de géneros.

Gráfico 2. Área a la que pertenece

Autoría Propia

Se observa la relación entre los participantes de cada área en el siguiente orden,

Administrativa y Financiera cinco (5), Planeación (2), Servicios públicos y medio ambiente uno
(1), Policivo dos (2), Derechos humanos dos (2), Jurídica y atención a usuarios dos (4), Vigilancia
administrativa (4), Penal uno (1) y Despacho dos (2), sistemas uno (1), archivo uno (1).

Gráfico 3. Edad
Autoría Propia

Se observa que la mayoría de colaboradores son mayores, la mayoría tiene un rango de

edad entre los 30 a los 50 años.
Gráfico 4. Comité de archivo
Autoría Propia

Se evidencia que si existe un comité de archivo en donde se reúnen cinco (05) participantes
a verificar el cumplimiento adecuado de los documentos, teniendo en cuenta los elementos para
organizándolos y guardarlos respectivamente de acuerdo con las normas y criterios establecidos

Gráfico 5. TRD
Autoría Propia

Todos los integrantes de la entidad conocen las tablas de retención documental (TRD) así
logrando tener un excelente archivo bien organizado, conociendo su importancia en términos de
tiempo de conservación y preservación.
Gráfico 6. Capacitación manejo de archivo
Autoría Propia

La mayoría de los empleados de la Personería Municipal de Villavicencio han recibido

capacitación sobre el manejo de archivo, pero es importante que el 28% restante lo tenga claro y
puede desarrollar esta tarea como corresponde.

Gráfico 7. Procedimientos para archivar

Autoría Propia

La mayoría de los colaboradores de la Personería Municipal de Villavicencio realizan los

procedimientos adecuados de archivo organizando, clasificando, ordenando, foliando y realizando
la descripción del contenido mientras que el 28% restante no tiene claro el procedimiento o no son
los encargados de archivar.
Gráfico 8. Área de archivo
Autoría Propia

La mayoría de los colaboradores de la Personería Municipal de Villavicencio conocen en

donde está situado el área del archivo.

Gráfico 9. Reglamento de consulta documental

Autoría Propia

La mayoría de los colaboradores de la Personería Municipal de Villavicencio no conoce el

reglamento de consulta documental en donde está estipulado el tiempo y los requisitos al momento
de prestar un documento
Gráfico 10. Formatos requeridos
Autoría Propia

La mayoría de los colaboradores de la Personería Municipal de Villavicencio encuentran

disponibles los formatos requeridos para las diferentes actividades, tales como, hojas de asistencia,
bitácoras, formatos para descripción de las hojas, rotulación de carpeta, formato para actas, hojas
de asistencia y demás eventos que se realizan.
4.2 Apoyo en capacitaciones, reuniones o eventos que se realicen en la Personería Municipal
de Villavicencio llevando registro de actas, listados de asistencia, evidencias y documentación
pertinente.

Tabla 1. Actividades de bienestar

Autoría Propia

La matriz presenta una serie sensibilizaciones y actividades de bienestar social que se

llevaron a cabo desde el mes de agosto a noviembre del presente año (2019) en la Personería
Municipal de Villavicencio, apoyando el trabajo junto con el área de Talento Humano llevando el
registro de actas, listados de asistencia, fotografías y motivando a los colaboradores a participar
ya que es un espacio para compartir con los demás y salir de la rutina.

Ver Anexo B. Listado de asistencia a evento

 5. CONCLUSIONES

Se ha realizado el archivo del área administrativa y financiera en compañía de otras

delegadas asignadas por la Personería Municipal de Villavicencio organizando, clasificando,
rotulando, foliando cajas y carpetas seleccionadas para archivar siguiendo los requisitos de orden
establecidos por las tablas de retención documental (TRD) en donde se encuentra toda la
información debidamente reglamentada logrando una eficiente búsqueda de la información
cuando es requerida, mientras se van apartando los documentos que no son útiles para depurarlos
y llevar un control riguroso de la información que se necesita realmente.

Al aplicar la encuesta sobre el manejo de archivo a los veinticinco colaboradores de la

Personería Municipal de Villavicencio se evidencia que si tienen un comité de archivo, que todos
utilizan las tablas de retención documental (TRD) y que la mayoría ha recibido capacitaciones
sobre archivo pero también se tienen falencias en algunos aspectos tales como la organización
adecuada de documentos, dudas respecto a la existencia del reglamento de consultas y el lugar en
donde se encuentran los documentos que se requieren para trabajar.

Se apoyaron todas las actividades del área administrativa y financiera relacionadas con el plan
de capacitación y bienestar social incentivando a los empleados a participar en las actividades y la
importancia de cada una, además de elaborar las actas y llevar los listados de asistencia de todos
los eventos realizados como “Personería a la calle”, Caminata Bioparque Los Ocarros, celebración
día del amor y la amistad, entre otras.
 6. RECOMENDACIONES

Es recomendable que los colaboradores de la Personería Municipal de Villavicencio se

capaciten en gestión documental y administración de archivo ya que es indispensable que conozcan
todos los procedimientos a la hora de manejarlo teniendo en cuenta los requisitos que se establecen
en la ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).

Es necesario que se realice un manual en donde cada individuo tenga presente cómo
organizar, clasificar, rotular, foliar y guardar en cajas las carpetas para lograr archivar según los
requisitos de orden establecidos por las tablas de retención documental (TRD) en donde se
encuentra toda la información especificada.

También se recomienda que la entidad les enseñe nuevamente el reglamento de consulta

documental en donde está estipulado el tiempo y los requisitos al momento de prestar un
documento ya que en la encuesta que se realizó al total de empleados se evidencia que la mayoría
no sabe de su existencia.
Es importante tener un clima organizacional ameno, debido a que tiene e influencia en el
comportamiento del equipo de trabajo, lo que permite tener un excelente desempeño laboral en las
diferentes áreas, así que se debe prestar mayor atención brindándoles más capacitaciones,
motivándolos y logrando una comunicación asertiva ya que las relaciones interpersonales son el
componente principal para alcanzar los objetivos de la entidad aumentando su productividad.
 7. APORTE SOCIAL DEL ESTUDIO

Se cumplieron los objetivos a medida que se fueron realizando las actividades durante estos
tres meses en la práctica empresarial, social y solidaria en la Personería Municipal de Villavicencio
optimizando los procesos de gestión documental y administración de archivo, llevando a cabo los
métodos de organización según las tablas de retención documental (TRD) en el área administrativa
y financiera como en otras delegadas, logrando tener una eficiente búsqueda de la información
cuando sea requerida por la entidad.

A medida que en que se llevó el proceso de archivo se iban inspeccionando, depurando los
documentos que ya no eran útiles y verificando las conciliaciones así logrando una excelente
organización documental según la ley de archivos.
 8. DIVULGACIÓN DE CONOCIMIENTO

La sustentación del trabajo se realizó en la Universidad Cooperativa de Colombia

tratando el tema de gestión documental y administración de archivo enfocado en las actividades
de la práctica empresarial que se lleva a cabo en la Personería Municipal de Villavicencio. Se le
dio cumplimiento el día martes 19 de noviembre del 2019 de 8:30 am a 9:00 am teniendo como
jurado a la profesora Adriana Aullón.
Le agradezco a la Universidad por haberme guiado a concursar en la convocatoria de
estado joven y a la profesora Adriana Ruiz, mi tutora, quien me acompaño en este proceso
brindándome asesorías cada vez que las requería además de motivarme a seguir realizando el
trabajo con todo el ánimo.
Anexo el listado de asistencia de todas las personas presentes en la exposición y una
fotografía como evidencia del proceso.

Sustentación trabajo
Fuente: Por autor, 2019
 Listado de asistencia
Fuente: Por autor, 2019
 9. EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS

La práctica empresarial es una actividad académica que consiste en aplicar las teorías y
conocimientos adquiridos durante toda la universidad. En esta oportunidad tengo el gusto de
compartir la maravillosa experiencia que he tenido en Personería Municipal de Villavicencio en
donde he conocido cómo es en realidad el entorno laboral asumiendo responsabilidades, logrando
tener paciencia, trabajando en equipo y cumpliendo con el horario establecido.

Se cumplieron los objetivos a medida que se fueron realizando las actividades durante estos
tres meses optimizando los procesos de gestión documental y administración de archivo en el área
administrativa y financiera, además de estar apoyando otras delegadas en diferentes tareas.

En las actividades de bienestar pude conocer un poco más la personalidad de cada individuo
ya que en la oficina no se presenta el espacio y me siento feliz de haber compartido con excelentes
profesionales y haber participado en mejorar el clima organizacional así facilitando el trabajo en
equipo, teniendo más eficiencia y eficacia en las labores y teniendo una comunicación asertiva.
 10. REFERENCIAS

Administración de Archivos. (s.f.). Obtenido de http://tutorial-

administraciondearchivos.blogspot.com/

Aguilar, M. A. (s.f.). Administracion de la informacion . Universidad Estatal.

Alonso Verano, J. (2018). Universidad La Salle. Obtenido de

http://repository.lasalle.edu.co/handle/10185/28958

Arévalo Jordán, V. H. (2002). Técnicas documentales de archivo. La descripción archivística.

Visión Libros.

ATS. (s.f.). ATS. Obtenido de https://atsgestion.net/gestion-archivos/

Beltran, J. V. (2011). Gestion de Archivos .

Casanovas, I. (2008). Gestion de Archivos Electronicos .

Continolo, G. (1969). El archivo en la organizacion moderna.

Colombia, G. d. (s.f.). Obtenido de https://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental

Cuesta, F. F. (2012). Al servicio de la transparencia. El papel de los archiveros y la gestión

documental en el acceso a la informacion publica .

Cruz. (2006). La gestion de documentos en las organizaciones . Mardrid, España: Piramide.

Diccionario de terminologia archivistica. (1974). Direccion de archivos estatales. Madrid,

España.

ELIZALDE, E. A. (2016). Sistema de gestión documental electrónica, desde el ISO 15489.

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Soler, J. (2008). La preservacion de los documentos electronicos . Barcelona: UOC.

 ANEXOS
Anexo 1. TRD Área Administrativa y financiera
Personería Municipal de Villavicencio
Código:

PROCESO "GESTION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS"

REPÚBLICA DE COLOMBIA Versión:01

DEPARTAMENTO DEL META
PERSONERÍA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO 115

CÓDIGO RETENCION DISPOSICION

FINAL
EN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AÑOS PROCEDIMIENTO
DEPENDENC IA SERIE SUB SERIE AG AC CT E D S
115 01 ACTAS
05 Actas de comité de archivo 2 8 x x Conservar la totalidad de la
* Citación al comité serie documental, a la que
* Acta se aplicará el proceso de
* Anexos Digitalización según lo
establecido en la ley 527 de
1999, ISO 23081-1:2006, ley
1437 de 2011, ley 019 de
2012, Directiva presidencial
No. 04 de 2012 y Circular 005
de 2012., Las actas en fisico
pasaran al Archivo Historico
de la entidad por su valor
decisorio en la historia de la
gestion
documental de la entidad
06 Acta de Comité de Convivencia 2 8 x En el archivo central pierde su
Laboral valor primario; se debe
* Informe Organos de Central eliminar mediante
* Informe Trimestral el proceso de picado y
* Informe Anual reciclaje de papel. Dejar
constancia en Acta de
*
Eliminación, la cual debe
Quejas
ser suscrita por el Presidente
* Anexos del Comité de
* Reclamos Archivo, el Jefe de Archivo y
* Comunicaciones oficiales el responsable de la
* Plan de Mejoramiento dependencia respectiva.
* Seguimiento
* Remisión
11 Actas de Comité Paritario de Salud 2 8 x x Se les aplicará el proceso de
Ocupacional Digitalización solo al 20 % de
* Citación al comité las actas, una vez digitalizado
* Acta se procedera a eliminar el
* Anexos fisico, asi como los
documentos restantes
14 Actas de Digitalización Documental 2 8 x x Conservar la totalidad de la
* serie documental, a la que
Acta se aplicará el proceso de
* Anexos Digitalización ., Las actas en
fisico pasaran al Archivo
Historico de la entidad por su
valor decisorio en la historia
de la gestion documental
de la entidad
CODIGO: D: Dependencia; S: Serie Sb: Subserie
Disposición Final: CT: Conservación Total; E: Eliminar S: Seleccionar c D.
Digitalización

Código:
PROCESO "GESTION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS"

REPÚBLICA DE Versión:01
COLOMBIA
DEPARTAMENTO
DEL META
PERSONERÍA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ADMINISTRATIVA Y
CODIGO 115
FINANCIERA
CÓDIGO RETENCION DISPOSICION
FINAL
SERIES Y TIPOS EN
AÑOS PROCEDIMIENTO
DOCUMENTALES
DEPENDENC SERIE SUB AG AC CT E D S
IA SERIE
15 Actas de Eliminación 2 8 x x Conservar la totalidad de la serie documental, a, Las
Documental actas en fisico pasaran al Archivo Historico de la
* Acta entidad por su valor decisorio en la historia de la
* Anexos gestion documental de la entidad
22 Actas de sostenibilidad 2 8 X x Conservar la totalidad de la serie documental, Las actas
contable * en fisico pasaran al Archivo Historico de la entidad por
Informe técnico contable su valor decisorio en la historia de la gestion documental
* de la entidad
Acta de comité
*
Anexos
23 Acta de Transferencias 2 2 x
Documentales
* Comunicaciones oficiales
En el archivo central pierde su valor primario; se debe
*
eliminar mediante el proceso de picado y reciclaje de
Inventario único documental
papel. Dejar constancia en Acta de Eliminación, la
* Tabla de retención
cual debe ser suscrita por el Presidente del Comité
documental
de Archivo, el Jefe de Archivo y el responsable de la
115 02 CIRCULARES 2 x dependencia respectiva.
INFORMATIVAS
* Anexos

115 04 COMPROBANTES
01 Comprobantes de 2 18 x x Aplicar el proceso de Digitalización, una vez
Egreso digitalizado se procederña a la eliminación de los
* Factura o documento documentos debe hacerse por medio de picado y
equivalente reciclaje del papel, se debe dejar constancia en Acta de
* Obligación Eliminación, la cual debe ser suscrita por el Presidente
* Factura o listado de del Comité de Archivo, el Jefe de
descuentos Archivo y el responsable de la dependencia respectiva.
* Formularios
* Disponibilidad
* Registro
02 Comprobantes de 2 18 x x Aplicar el proceso de Digitalización, una vez
Ingreso digitalizado se procederña a la eliminación de los
* Recibo de Caja documentos debe hacerse por medio de picado y
* Consignacion reciclaje del papel, se debe dejar constancia en Acta de
* Cuenta de Cobro Eliminación, la cual debe ser suscrita por el Presidente
del Comité de Archivo, el Jefe de
Archivo y el responsable de la dependencia respectiva.

CODIGO: D: Dependencia; S: Serie Sb: Subserie

Disposición Final: CT: Conservación Total; E: Eliminar S: Seleccionar c D. Digitalización
 Código:
PROCESO "GESTION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS"

REPÚBLICA DE Versión:01
COLOMBIA
DEPARTAMENTO
DEL META
PERSONERÍA MUNICIPAL
DE VILLAVICENCIO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ADMINISTRATIVA Y

CODIGO 115
FINANCIERA
CÓDIGO RETENCION DISPOSICION
FINAL
EN
SERIES Y TIPOS
AÑOS PROCEDIMIENTO
DEPENDENC SERIE SUB
DOCUMENTALES
AG AC CT E D S
IA SERIE

115 05 CONCILIACIONES 2 18 x X Aplicar el proceso de Digitalización, una vez

BANCARIAS digitalizado se procederña a la eliminación de los
* Conciliación bancario documentos debe hacerse por medio de picado y
* Extracto Bancario reciclaje del papel, se debe dejar constancia en Acta de
* Libro auxiliar Eliminación, la cual debe ser suscrita por el Presidente
* Notas de débito y crédito del Comité de Archivo, el Jefe de
Archivo y el responsable de la dependencia respectiva.
115 06 CONTANCIAS 2 X En el archivo central pierde su valor primario; se debe
LABORALES eliminar mediante el proceso de picado y reciclaje de
* Certificaciones papel. Dejar constancia en Acta de Eliminación, la
* Constancias cual debe ser suscrita por el Presidente del Comité
de
Archivo, el Jefe de Archivo y el responsable de la
dependencia respectiva.
115 12 EJECUCIÓN 2 18 x x Conservar la totalidad de la serie documental, a la
PRESUPUESTAL que se aplicará el proceso de Digitalización , una vez
* Ejecución activa digitalizado el fisico de las ejecuciones pasaran al archivo
* Ejecución pasiva historico de la entidad por su importancia

115 13 01 HISTORIAS 2 98 x x aplicar el proceso de digitalización solo a las historias

Historias Laborales laborales de los funcionarios del nivel directivo, y un 20
% a los demas niveles, las demas se procederan a eliminar
* Acto administrativo de
nombramiento o contrato de
trabajo
* Oficio de notificación del
nombramiento o contrato de
trabajo
* Oficio de aceptación del
nombramiento en
el cargo o contrato de
trabajo
* Documentos de
identificación

CODIGO: D: Dependencia; S: Serie Sb: Subserie

Disposición Final: CT: Conservación Total; E: Eliminar S: Seleccionar c D. Digitalización
Anexo 2. Asistencia a evento
Personería Municipal de Villavicencio

Anexo 3. Asistencia a evento

Personería Municipal de Villavicencio
Anexo 4. Certificado Gestión Documental y Administración de Archivo