Compendio Afd-106 3er Bim2022 71 - 121último

2022
COMPENDIO
3er bimestre
Archivística Física y
Digital
AFD - 106
Mg. Sc. Rosario del Pilar Aparicio Barrenechea
INSTITUTO TECNOLÓGICO “DON BOSCO” | Carrera: Secretariado Ejecutivo

Instituto Tecnológico “Don Bosco”
Lic. Pilar Aparicio Archivística Física y Digital AFD -106
PLANIFICACIÓN 3er BIMESTRE AFD-106
PRESENCIAL PRESENCIAL AVANCE ELABORACIÓN Y Nota

AVANCE PRÁCTICAS PRESENTACIÓN
8:00 – 11:00 8:00 – 11:00
AGOSTO
P1 Glosario de 10
términos
lunes 1 archivísticos
P2 Historia del 10
archivo
lunes 8 lunes 8 TEMA 6 Cualidades del P3 Los documentos 10
documento de archivo
Lunes 15 lunes 15 TEMA 7 ORGANIZACIÓN P4 Fondo, sección y
DEL ARCHIVO DE GESTIÓN subsecciones 10
lunes 22 P5 Serie, subserie y
unidad documental 10
Lunes 29 P6 Cuadro de
clasificación 10
documental
SEPTIEMBRE
lunes 5 P7 Carpetilla y
expediente 10
lunes 12 Registro de sellos y prácticas
lunes 19 EVALUACIÓN 20
Archivo de
Gestión
Asistencia agosto 1, 8 ,15, 22 y 29; septiembre 5, 12, 19. 10
Lunes 19 Entrega de notas 100
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PRÁCTICA 1 3er BIMESTRE

(10 puntos, presentación PDF)
Es importante incorporar lenguaje técnico en relación a la archivística ya que se

utilizan términos propios de la disciplina, en este sentido, se proporciona dos
glosarios, los cuales debes organizar en orden alfabético, el o los términos en negrilla
y el significado al lado sin negrilla, tamaño carta mediadas, márgenes superior,
inferior, izquierda y derecha 3 , espacio interlineado 1,15, entre término y término
un espacio, letra Arial N. 12 encabezado: Primera línea: GLOSARIO DE TÉRMINOS
DE ARCHIVO y en la segunda línea: Nombre completo y la sigla de la asignatura
AFD-106 (letra cursiva N. 11), tiempo de entrega una semana.
http://www.ciscra.org/mat/mat/termlist/l/Spanish (consultar también el
diccionario de terminología archivística)
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(10 puntos, resumen en aula)
Historia del archivo
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización

social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la
escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de
archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de

control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros,
títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de
soldados, quintas) y mucha documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la

existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso
bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de
la organización de los fondos.
El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y

conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero desconocemos su
clasificación original y por tanto los criterios empleados.
En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los
Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con
esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían con un punzón
metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil
y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente
que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector
de canales.
Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una
climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías
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de obra recubiertas de asfalto. También se colocaban en nichos independientes. Se

les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían

utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa.
Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se
encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles,
estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero

del que tenemos noticia.
EGIPTO Y EL ARCHIVO
En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar las

propiedades y la producción. Después de cada inundación que sufría el río Nilo,
había que reconstruir las propiedades.
El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia escrita.
Escriben sobre papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es
que es barato. Es un material fácil de escribir en tinta. Se escribe con pinceles hechos
en junco. Se puede guardar en forma de rollos y se puede tener gran cantidad de
documentos en poco espacio.
También emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la

correspondencia diplomática. También los Escribas escriben en Egipto. Son
personajes influyentes en la política nacional. Solían ser príncipes de las casas reales.
En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se

guarde correctamente, etc.
Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad,

catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.
Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas

gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provincial, heredado poco
después por los romanos. También se deposita documentación privada como actas
matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.
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Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del
faraón, responsable del documento y los asuntos.
Iniciaron la práctica de destrucción de documentos y su posterior reutilización. Es el

inicio del expurgo.
EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA
Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los
historiadores, las inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. La conquista
violenta que sufrieron ha hecho que se pierdan fuentes importantes para su historia.
En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla

con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay
archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo.
En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro
empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente. Se
emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos
por todos y el pergamino
.
Los primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos.
En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses
conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras
ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas. El acceso
era público para los ciudadanos.
En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea
Nacional. Era puramente ceremonial. Escribían los secretarios del Consejo, sus
ayudantes y los esclavos escribas. Surge el concepto de publicidad como atributo
propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de autenticidad
documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que referencias literarias.
A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales,

sobre todo de los persas.
La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban

registros. Estaban ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro
palacio, se llevaba copias. Los persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de
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arcilla, pergamino y papiro según la función de los documentos. Para los archivos
definitivos, empleaban tablillas de arcilla. Para la correspondencia y el valor
temporal, se empleaba el papiro sellado con sellos de arcilla. El pergamino se
empleaba para la correspondencia definitiva.
Alejandro Magno desarrolló una maquinaria estatal muy potente y unos buenos
archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas en Siria y los
Ptolomeos en Egipto.
En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades

privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un
lado, se guardan los originales, por otro se guardan los resúmenes, por otro los
índices de los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos
privados.
ROMA Y EL ARCHIVO
En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se
empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las
ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente.
Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro
(Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación
económica de la República y los comentarios de los cuestores, además de las
sentencias del Senado. También había archivos especializados como el de los
Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no
se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían destruirse los registros electorales
y las resoluciones favorables a la Plebe. También existía el archivo de los Censores
en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia.
También existía el archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación
necesaria para la elaboración del calendario. Además, en este archivo se recogían
todas las fórmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los
Pontífices redactaban sobre los problemas legales.
En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de

Roma. Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de
construirlo en piedra.
Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado
Tablinun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares.
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El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del
archivo eran los librarios o secretarios.
Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del
César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y
diplomática.
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario,

que se encarga de dar fe de documentos privados. Antes existían los documentos
emanados del gobierno central. Aparecen los archivos de protocolos.
El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos
como privados obtenían custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a
determinados funcionarios y la documentación pública era un instrumento para el
ejercicio del poder. Sus archivos estaban centralizados hasta que Justiniano
estableció que debería de existir uno por cada provincia.
LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO
Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del Imperio
Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va superponiendo al
romano. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura. El
pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII,
apenas se escribe. La lengua en la que se escribe, también hace costosos los
documentos.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras

distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del
documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural.
No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un período oscuro.
Solamente se conservan archivos en los monasterios. Allí se reúnen los pocos que
saben leer y escribir. San Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de
Occidente, por la cual obliga a que los monjes sepan escribir. Se adopta el formato
Códice, mantenido durante siglos.
El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno.

Organiza una cancillería, y desde allí, salen aptas de las reuniones con los nobles,
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diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tenía su sede en Aquigrán. Los

vikingos acabaron con este archivo.
Todos los demás archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando se
consolidan los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus
documentos. Los archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos
documentos. En la época visigoda aparece el thesaurus, que era el lugar en el cual se
guardaban los documentos del rey, los códigos y los tratados internacionales.
En esta época se guardaban también los documentos de propiedades y privilegios

feudales. Se desarrollan dos instrumentos archivísticos muy interesantes: Los
Registros y los Cartularios.
Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por
una persona o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la
Cancillería Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse por
voluntad del que emite la documentación. Es la única institución que conserva la
tradición administrativa romana.
En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben el nombre de Rollos,
Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene a lo largo de toda la Edad Media. Se
conservan los documentos solemnes y de valor.
La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el
primer rey inglés que pide que se le registren sus cartas. En la Península Ibérica, los
primeros registros importantes son los de la Corona de Aragón.
El Domesday, es un libro de registro editado por Guillermo el Conquistador. Está

escrito en latín. Se registran todas las propiedades de los nobles ingleses.
En el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo

inherente. Se introduce una clasificación sistemática y una clasificación cronológica
y se comienzan a conservar en legajos.
Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos
eclesiásticos con una red estructurada y organizada y archivos privados.
EL ARCHIVO EN EL ANTIGUO RÉGIMEN
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan
documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo.
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Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a

Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck. Los Reyes Católicos
ordenan la concentración de sus archivos en la Chancillería de Valladolid.
A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos
archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos. España
fue la pionera en la creación de este tipo de archivos.
En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas. En Portugal, se

crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un
archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de
Estado. En Italia se crean los archivos de Florencia, Siena y los Archivos Vaticanos.
Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los

inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos.
A lo largo del siglo XVII se mejoran los métodos de concentración archivística y se

organizan los archivos administrativos. A finales del siglo XVIII, empieza la
investigación en los archivos. En España, la persona que simboliza este trabajo, es el
padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en esta época, era
bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso
específico que raramente se concedía.
EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX
Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio

de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se
reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se
reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se
crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los
documentos más importantes de los archivos.
Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos.
En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel,
como la fotografía o la microfilma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente
de poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los
documentos públicos, la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo
como territorio infranqueable.
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Se detecta una conciencia de la documentación como fuente de información para el

ejercicio del poder interno y externo. Se constata a través de los siguientes conceptos:
Los derechos del Estado sobre los documentos públicos, conciencia de las entidades
públicas o privadas sobre la importancia de sus documentos y concepción del archivo
como territorio infranqueable.
Durante el siglo XIX se inicia el período de desarrollo archivístico que configura la

archivística como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron las
siguientes: concentrar la documentación de las entidades desaparecidas y concebir
un sistema global de organización de los fondos documentales. Se crean grandes
depósitos documentales para concentrar fondos.
Estos archivos no fueron creados solo con la idea de conservar la documentación

oficial. En España se crean también para conservar la documentación de las
entidades religiosas desamortizadas. Se comienza a diferenciar entre archivo
histórico y administrativo.
Nacen dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos

consideraciones de orden paleográfico, diplomático e histórico y la sintética, que
consisten en describir la mayor cantidad posible de documentación. Nace el
principio de respeto de los fondos basado en tres premisas: Todo fondo es producto
natural de la actividad, la concepción del documento viene dada por su estructura
interna y exige el conocimiento de los procesos administrativos del autor.
SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no

tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no.
En su primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances
experimentados y una producción profesional más abundante. La archivística se
debate entre lo decimonónico y la modernidad. En los países desarrollados aumenta
la sensibilidad social por los archivos. La Profesión continua sin despegarse de su
adscripción a la documentación histórica.
Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un
carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la
legislación. Identifica que es un documento de archivo. Las necesidades de la
administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya que
abarcan desde las oficinas hasta la conservación definitiva.
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Otra cosa importante es la creación de redes y de sistemas de archivos. Una red, es

un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que
haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a
participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la
política archivística de un país determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y
una red de archivos y unas prácticas archivísticas comunes. También componen el
sistema de archivos el personal y los archivos.
La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivística por la necesidad de

investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la democracia como modelo
de organización social. Por ello la archivística y los profesionales varían
considerablemente.
La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades

y el campo de actuación de la archivística se ha extendido al de la Administración.
La ampliación del mundo archivístico ha llevado a la participación del mundo
profesional y las nuevas tecnologías han abierto campos inéditos como el audiovisual
y la informática.
Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo del
derecho y ha dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo archivístico
desborda el ámbito nacional y trasciendo a lo universal.
Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban
por libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya que
se creen redes de cooperación y sistemas de archivos.
82
Tema 6
Cualidades del documento
6.1. Documento
Unidad indivisible de información constituida por un mensaje fijado a un medio de

manera sintácticamente estable. Un documento tiene por tanto siempre una forma
fija y un contenido estable.
6.1.1. Documento de archivo
Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica –ya sea
como instrumento o derivado de esa actividad– y que es separado (apartado,
guardado) para acción posterior o como referencia. También se le conoce como
“documento archivístico”. Véase también: “documento de archivo digital”,
“documento de archivo activo”, “documento de archivo almacenado”, “documento
de archivo analógico”, “documento de archivo autenticado”, “documento de archivo
auténtico”, “documento de archivo autorizado”, “documento de archivo clasificado”,
“documento de archivo completo”, “documento de archivo producido”, documento
de archivo declarado (manifiesto)”, “documento de archivo digital”, “documento de
archivo efectivo”, “documento de archivo fiable”, “documento de archivo inactivo”,
“documento de archivo oficial”, “documento de archivo original”, “documento de
archivo perfecto”, “documentos de archivo adquiridos”, “documentos de archivo
ingresados”, “documentos de archivo descritos".
Un documento de archivo es un instrumento de

carácter contemporáneo que es creado por
individuos y organizaciones en el desarrollo de sus
actividades; con el transcurrir del tiempo estos
documentos se convertirán en una ventana que
nos permitirá tener acceso a los
eventos ocurridos en el pasado. Los documentos
de archivo son tan variados como sus formatos,
podemos encontrarnos con documentos escritos,
fotográficos, gráficos, sonoros, digitales,
analógicos, etc. Los documentos son conservados
tanto por instituciones de carácter público y privado
como por individuos.
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6.2. Características
Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como una
fuente de información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes
cualidades:
6.2.1. Autenticidad
El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado por la
persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue
creado.
6.2.2. Fiabilidad
Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe tener en cuenta
que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la persona u
organización que generó el documento.
6.2.3. Integridad
El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente como

para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa.
Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su
integridad.
6.2.4. Utilidad
El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para

poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. Las catástrofes naturales y las
guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto
inaccesible.
Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es

primordial respetar tanto el contexto en el que fue generado (esto nos permitirá
entender quien lo creó, para qué y la forma), como su contenido y formato (la manera
en la que es representado el documento).
Siempre debemos tener en cuenta que bajo ningún modo podemos considerar a un
documento de archivo como “la verdad absoluta” (lo que sea que entendamos por el
84
concepto de “verdad”), sino que debemos entenderlo como a un documento

contemporáneo que emana de un individuo u organización y que fue producido bajo
una concepción o un punto de vista particular. Además, es importante que como
usuarios tengamos presente que nuestra cultura y vivencias propias influyen en el
abordaje e interpretación que hacemos respecto de un documento de archivo.
6.2.5. Otras características de los documentos de archivo
 Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor
o carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es
entender que un fondo documental no puede conservar ni conserva la totalidad
de los documentos creados.
 Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que

estos tengan un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que
registran hechos contemporáneos es lo que les da su importancia, su potencial
histórico debe ser ponderado en base a quién los creó, por qué y para qué.
 Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse como

documento de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de origen
cumplimentada.
 Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y

formatos analógicos y digitales. Es así que tenemos: documentos escritos,
recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías,
películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.
6.3. Fuente
Podemos advertir que estamos constantemente rodeados de documentos y que

esto es tan cotidiano que a veces pareciera pasar casi desapercibido. Cabe
destacar entonces que las fuentes que generan documentos son diversas, entre
ellas podemos mencionar:
 Gobiernos (Supranacionales, Nacionales, Estatales y Locales).

 Cortes y Organismos Judiciales.
 Empresas.
 Gremios y Sindicatos.
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 Instituciones Religiosas.
 Instituciones educativas Universidades. Institutos, colegios, escuelas,etc.
 Organismos Militares.
 Instituciones Culturales (teatros, productores cinematográficos, cuerpos
artísticos, etc.)
 Instituciones de caridad, de voluntariado y de campañas.
 Comunidades en general.
 Familias.
 Individuos o particulares.

(10 puntos, Elabora una presentación manuscrita 2 diapositivas en una
página)
Desglosa los siguientes puntos cada uno en una diapositiva
1. Concepto de documento
2. Concepto de documento de archivo
3. Características del documento de archivo
4. Documento de archivo versus documento de apoyo informativo
5. Valor de los documentos
http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarric
ense_V.html
6. Lista de documentos: Administrativos, legales, contables, correspondencia
interna.
86
87
88
VALOR Es el valía que tienen los documentos que están en

ADMINISTRATIVO:plena vigencia administrativa.
VALOR 1.) Es la valía que tienen los documentos

CIENTÍFICO- textuales, manuscritos o impresos, gráficos,
CULTURAL audiovisuales y legibles por máquina. que, por su
contenido, sirven como testimonio y reflejan el
desarrollo de una cultura. (2.) Cualidad del
documento que, por su contenido, testimonia,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones,
costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y
útiles para el conocimiento de su identidad.
VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan

el conjunto de cuentas y de registros de los
ingresos, egresos y los movimientos económicos
de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL: Es el valor que presentan los documentos que

tratan de entradas, salidas y controles de los
dineros que se manejan en una institución.
VALOR Permite conocer la situación social, económica,

HISTÓRICO: política y cultural de una época o de una región.
VALOR Es el valor que presentan los documentos cuando

INFORMATIVO: sirven de instrumento de información para el
usuario, la entidad productora y como fuente para
la investigación política, económica, social,
demográfica.
VALOR Es el valor que tienen aquellos documentos que

INMEDIATO: están siendo utilizados en forma constante, para
llevar a cabo un trámite administrativo.
VALOR JURÍDICO: Cuando los documentos se utilizan para probar y

salvaguardar los derechos de los gobiernos, de las
instituciones y de los individuos en general.
VALOR Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por

PERMANENTE O su importancia histórica, científica y cultural, deben
SECUNDARIO: conservarse en un archivo.
VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando
se encuentran en la dependencia originadora. Se
subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal,
jurídico, probatorio e informativo.
VALOR Cualidad por la cual un documento evidencia la

PROBATORIO: existencia o la veracidad de un hecho.
VALOR También denominado histórico o permanente y se

SECUNDARIO: refiere al documento que una vez cumplido su
periodo vital adquiere el valor acrecentado por el
89
tiempo, y sirve como fuente para la investigación

histórica y para la acción cultural
VALOR TÉCNICO: Atributo de los documentos producidos y recibidos

por una institución en virtud de su aspecto
misional.
VALORACIÓN 1) Es el desarrollo de un procedimiento

documentado que permite la identificación,
almacenamiento, acceso, recuperación, protección
y destino final de los documentos. 2) Fase del
tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de
las series documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o eliminación
total o parcial.
VALORACIÓN DE Estudio de los documentos con el fin de determinar

DOCUMENTOS su conservación permanente o temporal, o su
depuración sobre la base de principios
científicamente argumentados
VIGENCIA: Cualidad por la cual permanecen efectivos y

válidos los cargos y disposiciones contenidos en los
documentos.
VOCABULARIO Lista uniformada de términos usados para

CONTROLADO: garantizar la coincidencia de la información.
VOLUMEN: Unidad de conservación que se refiere la conjunto

de documentos con paginación y encuadernación
propias.
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Tema 7
Organización del Archivo de Gestión
Entre 2 – 5 años Entre 15 años Más de 20 años

2 años valor
administrativo
5 años valor
contables
Archivo de Gestión
Es el archivo que maneja cada secretaria o funcionario en la oficina donde se

produce, recibe y tramita el documento.
7.1. Introducción
La ordenación es la operación archivística realizada dentro del proceso de

organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
7.2. Organización documental
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los

documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
91
7.2.1. Clasificación
La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales

diferenciadas. Este proceso comienza con la determinación de la agrupación
documental más grande (fondo) y finaliza con la conformación de las más
pequeñas(series o subseries documentales con las unidades y tipos
documentales que las conforman).
La clasificación no determina como deben arreglarse los documentos al interior de

cada una de las agrupaciones documentales, solo se limita a establecer las unidades
y tipos documentales que pertenecen a cada división administrativa a cada función
y a cada serie.
7.2.1.1. Principios de orden
a) Procedencia
Fortalecido universalmente, el Principio de Procedencia establece de manera

obligatoria la clasificación de los fondos de acuerdo con la estructura orgánica de la
entidad de procedencia.
El Principio de Procedencia indica que los documentos producidos por una misma
institución deben ser agrupados como un fondo documental, sin mezclalos con otros.
b) Orden original
El Principio de Orden Original establece que los documentos de archivo deben

mantener el orden impuesto durante su vida activa corriente. Según el Consejo
Internacional de Archivo. ¨…el principio de respeto al orden original establece que
no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo
productor, ya que está debe reflejar sus actividades reguladas por la norma
deprocedimientos¨
Por esta razón, que la documentación pública debe mantener el orden con que se la
genera durante el proceso de la actividad administrativa de la Institución
92
7.2.1.2. Fondo documental
Se comprende como fondo documental a la totalidad de la documentación generada

por una entidad o institución, es decir, se trata del archivo central, son todos los
papeles creados o recibidos por la institución en el ejercicio de las funciones.
La institución se comprende como el organismo productor de la documentación,

denominado como fondo de archivo, a partir del cual se establecen los niveles de
clasificación de sus partes componentes o sujetos productores de documentación, en
las que estarán reflejadas las funciones y competencias institucionales expresadas y
plasmadas en la sección, serie, subserie, expediente y unidad simple.
a) Sección
Es la extensa unidad física dentro del archivo central, es la que identifica a cada una
de las dependencias jerárquicas de la institución, en caso de la Administración
Central de Bolivia se refiere al Despacho del Ministro y los Viceministros. En el caso
de las empresas privadas identifica a la Presidencia, el Directorio y las Gerencias¨
(Oporto, 2005: 62).
La Sección Documental es una sub división del fondo, es el conjunto de documentos

generados en razón de actividades de esa subdivisión orgánica funcional,
representada por una unidad u oficina.
Se define también como ¨Cada una de las divisiones primarias del cuadro de
clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un
fondo o a un conjunto de fondos¨
b) Serie
Conjunto de documentos que corresponden a un mismo tipo documental producido

por un mismo órgano, teniendo su antecedente y su consecuente, es el ejercicio de
una función determinada dentro de una institución u organismo.
“Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una

misma actividad administrativa y regulado por la norma de procedimientos”. La
Serie Documental es el conjunto de unidades documentales relacionadas entre sí de
estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto
93
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, ejemplos:

Hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes.” (Cuba, 2009:45)
La serie se denomina también como documentos organizados de acuerdo con un

sistema de archivos, o conservados formando una unidad como resultado de una
misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que
tiene una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada
de su producción, recepción o utilización.
c) Subserie
Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se

jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
Las subseries surgen de series para mayor ejemplo: correspondencia interna,

externa recibida o enviada, memoriales, minutas e informes, comprobantes de
egreso, ingreso y salida, actas de recepción, memorandos de felicitación, despido,
designación. En conclusión son los que reflejan las funciones, atribuciones y
actividades de las oficinas¨ (Oporto, 2005: 62).
94

(10 puntos, De acuerdo al ejemplo establece el fondo, la sección y la o
las subsecciones de una empresa o institución)
Totalidad de la Nombre de la empresa o

documentación producida institución
y recibida por una
FONDO institución o persona en el COLEGIO HÉROES DEL
DOCUMENTAL desarrollo de sus funciones PACÍFICO
o actividades. LA ESTRELLA SRL.
BANCO SOLIDARIO S.A.
En la estructura
archivística, unidad ÁREA ADMINISTRATIVA
SECCIÓN administrativa DEPARTAMENTO DE
productora de VENTAS
documentos. DIVISIÓN DE CRÉDITOS
Son aquellas subsecciones Recursos Humanos
SUBSECCIÓN que se encuentran dentro Contabilidad
de la sección Presupuesto
95
100
200
300 400 500
310 420 510

410 430
+
320
520
431
330 411 421
4311
412
4312
413
FONDO SECCIONES SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN

100 Presidente
200 Vicepresidencia General
310 Gerente de Ventas

EMPRESA 300 Vicepresidente Marketing
INDUSTRIAL 320 Gerente de Publicidad
QUINUABOL Srl.
330 Gerente de Segmentación de
Mercado
410 Gerente de Ingeniería 411 Jefe de mantenimiento

400 Vicepresidente Mecánico
Producción 412 Jefe de Recursos e insumos
413 Supervisor de laboratorio
420 Gerente Industrial 421 Supervisor de procesos
430 Gerente de Control de 431 Supervisor de calidad 4311 Técnicos

Calidad
4312 Catadores
500 Vicepresidente Financiero 510 Gerente de Contabilidad
520 Gerente de Tesorería
96
EJEMPLO 2 EMPRESA INDUSTRIAL QUINUABOL Srl.
1.
1.1
2. 3. 4.
2.1.
3.1. 3.2. 3.3 4.1
2.2.
3.3.1 4.2.
2.3. 3.1.1. 3.2.1
3.3.1.1.
3.1.2.
3.31.2.
3.1.3.

1 Presidente 1.1. Vicepresidencia General
2 Vicepresidente Marketing 2.1. Gerente de Ventas
2.2. Gerente de Publicidad
2.3. Gerente de Segmentación

EMPRESA de Mercado
INDUSTRIAL
QUINUABOL Srl.
3 Vicepresidente 3.1 Gerente de Ingeniería 3.1.1. Jefe de mantenimiento
Producción Mecánico
3.1.2. Jefe de Recursos e
insumos
3.1.3. Supervisor de laboratorio
3.2 Gerente Industrial 3.2.1. Supervisor de procesos
3.3 Gerente de Control de 3.3.1. Supervisor de calidad 3.3.1.1. Técnicos

Calidad
3.3.1.2. Catadores
4 Vicepresidente Financiero 4.1 Gerente de Contabilidad
4.2. Gerente de Tesorería
97
EJEMPLO 3 EMPRESA INDUSTRIAL QUINUABOL

Srl.
1.0.
1.1
1.2. 1.3 1.4
1.2.1.
1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.4.1.
1.2.2
1.4.2.
1.2.3 1.3.1.1. 1.3.2.1 1.3.3.1
1.3.1.2. 1.3.3.1.1
1.3.1.3 1.3.3.1.2
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN

1.1. Vicepresidencia General
1.2. Vicepresidente Marketing 1.2.1. Gerente de Ventas
1.2.2. Gerente de Publicidad
1.2.3. Gerente de Segmentación

de Mercado
1.3. Vicepresidente 1.3.1 Gerente de Ingeniería 1.3.1.1. Jefe de mantenimiento

Producción Mecánico
1.3.1.2. Jefe de Recursos e
EMPRESA INDUSTRIAL
insumos
QUINUABOL Srl.
1.0 . Presidente
1.3.2 Gerente Industrial 1.3.2.1. Supervisor de procesos
1.3.3 Gerente de Control de 1.3.3.1. Supervisor de calidad 1.3.3.1.1. Técnicos

Calidad
1.3.3.1.2. Catadores
1.4. Vicepresidente Financiero 1.4.1 Gerente de Contabilidad
1.4.2 Gerente de Tesorería
98
Realiza la disposición del fondo, sección y subsecciones del siguiente organigrama

con base a los 3 dígitos según corresponda 100, 101, 200,300, 301 etc.
(DESCENTRALIZADO)
PANIFICADORA “MIGUEL”
99

con base a 1 dígito según corresponda 1., 1.1, 2.,3., 3. etc. (DESCENTRALIZADO)
IMPORTADORA ORURO Srl.
100

con base a 1 dígito según corresponda 1.0, 1.0.1, 1.1.1.2 etc. (CENTRALIZADO)
IMPORTADORA ORURO Srl.
101

(10 puntos, De acuerdo al ejemplo establece la serie, subserie, asunto o
unidad documental simple o compuesta)
Conjunto de unidades
documentales de estructura y
contenido homogéneos, ACTAS
emanados de un mismo CARTAS
SERIE órgano o sujeto productor CONTRATOS
como consecuencia del PROYECTOS
ejercicio de sus funciones
específicas.
Son los documentos Actas de Asambleas Ordinarias

SUBSERIE específicos que formas parte Actas de Junta Directiva
de la serie Acta de Reuniones Programadas
Es el resultado físico de una SIMPLE COMPUESTA
actividad llevada a cabo en cuando está cuando está
las unidades administrativas constituida por el integrada por tipos
ASUNTO - por las funciones que le han mismo tipo documentales de
UNIDAD sido asignadas. documental diversa índole, que
DOCUMENTAL responden a una
secuencia dentro de
un trámite.
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE TIPOS SIMPLES TIPOS

COMPUESTOS
01 Actas de Asambleas x
02 Actas de Comité x
10 ACTAS 03 Actas de Juntas x
04 Actas de Reuniones Extraordinarias x
05 Actas de Reuniones Ordinarias x
01 Carta de cobro x
02 Cartas de cotización x
03 Carta de pedido x
20 CARTAS 04 Carta de reclamo x
05 Carta de remesa x
06 Carta de respuesta a cotización x
07 Carta de venta x
01 Contrato de alquiler x
02 Contrato de anticrético x
30 CONTRATOS 03 Contrato de limpieza x
04 Contrato de mantenimiento de equipos x
05 Contrato de obra x
06 Contrato de trabajo x
40
50
102
(Organiza 5 series documentales

(Organiza 5 series documentales con códigos 10, 20, 30, 40 y 50;
además de las subseries con códigos 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07,
determina si corresponden a unidad documental simple o
compuesta)
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE TIPOS SIMPLES TIPOS

COMPUESTOS
ACTAS
CONVOCATORIAS
HOJAS DE VIDA
INFORMES
MEMORÁNDUMES
103

(10 puntos, Elabora en cuadro de clasificación documental) Ejemplo 1
100 Presidente
200 Vicepresidencia
General
300 Vicepresidente 310 Gerente de Ventas

Marketing
320 Gerente de
Publicidad
330 Gerente de
Segmentación de
EMPRESA Mercado
INDUSTRIAL 400 Vicepresidente 410 Gerente de 411 Jefe de
QUINUABOL Srl. Producción Ingeniería mantenimiento
Mecánico
412 Jefe de Recursos e
insumos
413 Supervisor de
laboratorio
420 Gerente Industrial 421 Supervisor de
procesos
430 Gerente de Control 431 Supervisor de 4311 Técnicos
de Calidad calidad 4312 Catadores
500 Vicepresidente 510 Gerente de
Financiero Contabilidad
520 Gerente de
Tesorería
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE TIPOS TIPOS

SIMPLES COMPUESTOS
01 Carta de cobro x
03 Cartas de pedido x
20 CARTAS 04 Cartas de reclamo x
05 Cartas de remesa x
06 Cartas de respuesta a cotización x
07 Cartas de venta x
01 Contratos de alquiler x
02 Contratos de anticrético x
30 CONTRATOS 03 Contratos de limpieza x
04 Contratos de mantenimiento de x
equipos
05 Contratos de obra x
06 Contratos de trabajo x
40
50
104
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO DE CARPETILLA O
SECCIÓN DE SUBSERIE EXPEDIENTE
SUBSECCIÓN SERIE
100 10 04 100.10.04 Actas de reuniones
extraordinarias
200 10 02 200.10.02 Actas de comité
300 20 06 300.20.06 Cartas de respuesta a
cotización
310 10 03 310.10.03 Actas de juntas
320 30 05 320.30.05 Contratos de Obra
330 30 06 330.30.06 Contratos de Trabajo
400 20 07 400.20.07 Cartas de venta
410 10 05 410.10.05 Actas de reuniones
ordinarias
411 20 01 211.20.01 Cartas de cobro
412 30 02 412.30.02 Contratos de
anticrético
431 20 03 431.20.03 Cartas de pedido
4311 20 04 4311. 20.04 Cartas de reclamo
500 30 01 500.30.07 Contratos de alquiler
520 30 05 520.30.02 Contrato de
anticrético
Cuadro de clasificación documental

100 Presidente
100.10.01 Actas de Asamblea
100.10.02 Actas de comité
100.10.03 Actas de juntas
200 Vicepresidencia General
200.20.01
200.30.30
300 Vicepresidente Marketing
310 Gerente de Ventas
310.10.01
105
310.30.05
320 Gerente de Publicidad
330 Gerente de Segmentación de Mercado
400 Vicepresidente Producción
410 Gerente de Ingeniería
411 Jefe de mantenimiento Mecánico
411.20.01
411.20.02
412 Jefe de Recursos e insumos
413 Supervisor de laboratorio
420 Gerente Industrial
421 Supervisor de procesos
430 Gerente de Control de Calidad
431 Supervisor de calidad
4311 Técnicos
4311.30.05 Contratos de obra
4312 Catadores
500 Vicepresidente Financiero
510 Gerente de Contabilidad
510.30.02
106
EJEMPLO 2
1 Presidente 1.1. Vicepresidencia
General
2 Vicepresidente 2.1. Gerente de Ventas
Marketing
2.2. Gerente de
Publicidad
2.3. Gerente de
EMPRESA Segmentación de
INDUSTRIAL Mercado
QUINUABOL Srl. 3 Vicepresidente 3.1 Gerente de 3.1.1. Jefe de
Producción Ingeniería mantenimiento
Mecánico
3.1.2. Jefe de Recursos
e insumos
3.1.3. Supervisor de
laboratorio
3.2 Gerente Industrial 3.2.1. Supervisor de
procesos
3.3 Gerente de Control 3.3.1. Supervisor de 3.3.1.1. Técnicos
de Calidad calidad 3.3.1.2.
Catadores
4 Vicepresidente 4.1 Gerente de
4.2. Gerente de
Tesorería

SIMPLES COMPUESTOS
01 Carta de cobro x
equipos
40
50
107

SECCIÓN DE SUBSERIE EXPEDIENTE
SUBSECCIÓN SERIE
1. 10 04 1.1.10.04 Actas de reuniones
extraordinarias
1.1. 10 02 1.1.10.02 Actas de comité
2. 20 06 2.20.06 Cartas de respuesta a
cotización
2.1 10 03 2.1.10.03 Actas de juntas
2.2 30 05 2.2.30.05 Contratos de Obra
2.3. 30 06 2.3.30.06 Contratos de Trabajo
3 20 07 3.20.07 Cartas de venta
3.1.1. 10 05 3.1.1.10.10.05 Actas de
reuniones ordinarias
3.1.3 20 01 3.1.3.20.01 Cartas de cobro
3.2 30 02 3.2.30.02 Contratos de
anticrético
3.2.1 20 03 3.2.1.20.03 Cartas de pedido
3.3.1.2. 20 04 3.3.1.2. 20.04 Cartas de reclamo
4.1. 30 01 4.1.30.07 Contratos de alquiler
4.2. 30 05 4.2.30.02 Contrato de
anticrético
Cuadro de clasificación documental

1 Presidente
1.10.02 Actas de comité
1.1.10.03 Actas de juntas
2 Vicepresidente Marketing
2.1. Gerente de Ventas
2.1.10.01
2.1.30.05
2.2. Gerente de Publicidad
2.3. Gerente de Segmentación de Mercado
108
3 Vicepresidente Producción
3.1. Gerente de Ingeniería
3.1.1. Jefe de mantenimiento Mecánico
3.1.1.20.01
3.1.1.20.02
3.1.2. Jefe de Recursos e insumos
3.2. Gerente Industrial
3.2.1. Supervisor de procesos
3.3. Gerente de Control de Calidad
3.3.1. Supervisor de calidad
3.3.1.1. Técnicos
3.3.1.1.30.05 Contratos de obra
3.3.1.2. Catadores
4 Vicepresidente Financiero
4.1. Gerente de Contabilidad
4.1.30.02 Contratos de anticrético
109
EJEMPLO 3
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN
1.1. Vicepresidencia
General
1.2. Vicepresidente 1.2.1. Gerente de Ventas
Marketing
1.2.3. Gerente de
Segmentación de Mercado
1.3. Vicepresidente 1.3.1 Gerente de Ingeniería 1.3.1.1. Jefe de

Producción mantenimiento Mecánico
EMPRESA 1.3.1.2. Jefe de Recursos e
INDUSTRIAL insumos
QUINUABOL 1.0 . Presidente 1.3.1.3. Supervisor de
Srl. laboratorio
1.3.2 Gerente Industrial 1.3.2.1. Supervisor de
procesos
1.3.3 Gerente de Control de 1.3.3.1. Supervisor de 1.3.3.1.1.

Calidad calidad Técnicos
1.3.3.1.2.
Catadores
1.4. Vicepresidente 1.4.1 Gerente de
1.4.2 Gerente de Tesorería

SIMPLES COMPUESTOS
04 Actas de Reuniones x
Extraordinarias
01 Carta de cobro x
equipos
40
50
110

DE SUBSERIE EXPEDIENTE
SERIE
1.0 10 04 1.10.10.04 Actas de reuniones
extraordinarias
1.1. 10 02 1.1.10.02 Actas de comité
1.2. 20 06 1.2.20.06 Cartas de respuesta a
cotización
1.2.1 10 03 1.2.1.10.03 Actas de juntas
1.2.2 30 05 1.2.2.30.05 Contratos de Obra
1.3. 30 06 1.3.30.06 Contratos de Trabajo
1.3.1. 20 07 1.3.1.20.07 Cartas de venta
1.3.1.1. 10 05 1.3.1.1.10.05 Actas de reuniones
ordinarias
1.3.1.3. 20 01 1.3.1.3.20.01 Cartas de cobro
1.3.3.1.1. 30 02 1.3.3.1.1.30.02 Contratos de
anticrético
1.4. 20 03 1.4.20.03 Cartas de pedido
1.4.1. 20 04 1.4.1.20.04 Cartas de reclamo
1.4.2. 30 01 1.4.2.30.07 Contratos de alquiler
1.0. Presidente
1.1.10.03 Actas de juntas
1.1.20.02 Cartas de cotización
1.2. Vicepresidente Marketing
1.2.1. Gerente de Ventas
1.2.3. Gerente de Segmentación de Mercado
1.3. Vicepresidente Producción
1.3.1 Gerente de Ingeniería
1.3.1.1. Jefe de mantenimiento Mecánico
1.3.1.2. Jefe de Recursos e insumos
1.3.1.3. Supervisor de laboratorio
1.3.2 Gerente Industrial
1.3.2.1. Supervisor de procesos
1.3.3 Gerente de Control de Calidad
1.3.3.1. Supervisor de calidad
1.3.3.1.1. Técnicos
1.3.3.1.2. Catadores
1.4. Vicepresidente Financiero
1.4.1 Gerente de Contabilidad
111

(10 puntos, Elabora dos carpetillas una con serie documental simple y
otra con compleja, elije una de tus subseries con la codificación; además
del rótulo del gavetero vertical y de la carpeta.
112
113
Carpetilla simple
Carpetilla Compuesta (denominada expediente)
114
Rótulo de Gavetero vertical
Rótulo de carpeta
115
NIVEL AGRUPACIONES INSTRUMENTOS DE LINKS DE CONSULTA

DOCUMENTALES DESCRIPCIÓN
•Archivo https://youtu.be/Ah74tn9
I •Fondo Guías QVFg
•Sección
https://www.gob.mx/cms/
•Subsección
uploads/attachment/file/6
13810/Guia_de_Archivo_
Documental.pdf
II •Serie https://youtu.be/HiNBd6o
documental Inventario Z6Ck
•Subserie
https://www.google.com/s
documental
earch?q=inventario+docu
•Asunto mental+ejemplo+excel&rlz
documental =1C1ALOY_esBO994BO99
4&oq=&aqs=chrome.0.35i
39i362l8.135516j0j7&sourc
eid=chrome&ie=UTF-8
III •Expediente https://youtu.be/_W8ne4

•Unidad Catálogo Oodlo
documental
simple
•Pieza
documental
EVALUACIÓN FINAL DEL 3ER BIMESTRE (20 puntos, puedes realizar

la misma de manera individual o grupal máximo 4 integrantes)
1. Mencionen que es el fondo documental
2. Definan que es la sección dentro del orden documental
3. Definan que es la subsección en el orden documental
116
4. Del siguiente organigrama, designen la numeración a cada sección y

subsección
Pueden utilizar: 100, 200, 210, 211. 300, 400 (tres dígitos)
Número independientes: 1., 1.1., 2. 2.1., 2.1.1., 3. (cada número con punto)
Todos los niveles inician en 1 Ej. 1.0., 1.1., 1.1.1.,1.3.1.2, (dos dígitos con
punto)
Realizar la numeración al lado de cada sección, subsección, subsección, etc.
Empresa Confecciones Ángeles Srl.
117
4. Realizar la disposición de fondo, sección y subsección en una tabla
5. Mencionen que es la serie documental
6. Definan que es la subserie documental
7. Definan que es el asunto o unidad documental
118
8. Elaboren el cuadro de clasificación institucional

SIMPLES COMPUESTOS
10. Elaboren el cuadro de clasificación documental
CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CARPETILLA O

SECCIÓN DE DE EXPEDIENTE
SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE
119
11. Dibujen o elaboren una carpetilla simple con pestaña y rótulo
12. Dibujen o elaboren una carpetilla mejor denominada expediente con todos
los elementos
120
121

Compendio Afd-106 3er Bim2022 71 - 121último

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2022

Mg. Sc. Rosario del Pilar Aparicio Barrenechea

INSTITUTO TECNOLÓGICO “DON BOSCO” | Carrera: Secretariado Ejecutivo

PLANIFICACIÓN 3er BIMESTRE AFD-106

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