ENSAYO IMPORTACIA DE LOS ARCHIVOS

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir desde los
inicios de la humanidad misma, la palabra archivo se utiliza generalmente para designar a
aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos que
pueden ser documentos, libros, recorte de diarios viejos entre otros y que obviamente
ostentan una importancia vital en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación.
Esto nos demuestra lo importante que han sido para la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos ya que su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene
para la administración y la investigación.

Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios, tales como los egipcios que
plasmaban su información en templo, las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban escritos
en madera y mármol, los arcadios, sumerios y babilonios los cuales tallaban sus escritos en
pieles, madera arcilla entre otros. Todas estas culturas dieron pie a la evolución del archivo
ya que era una herramienta de control en la población y de la riqueza. Con el paso del
tiempo vemos que los archivos se fueron dando una gran importancia para la
administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles
para lo toma de decisiones basadas en antecedentes estos documentos son potencialmente
parte del patrimonio cultural y de la identidad. Actualmente en los países más desarrollados
el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área
objeto de estudio dado que ya no se poseen solo documentos textuales sino otra clase de
soportes documentales.

Terminología archivística
La Terminología es:
- Un recurso internacional para la terminología y para las definiciones usadas por muchas
tradiciones para expresar conceptos archivísticos compartidos.
- Un instrumento dinámico que será un reflejo de la práctica de la archivística internacional
y su evolución a lo largo del tiempo.
- Un producto creado por profesionales de los archivos en todo el mundo, empleando para
ello fuentes autorizadas y la práctica cotidiana.
- Una herramienta que es mantenida por sus usuarios -profesionales, docentes,
investigadores y estudiantes de Archivística de la comunidad internacional.
- Una permanente puesta al día que sirve de referencia tanto a los estudiantes como a los
profesionales.
- Una terminología de referencia para los Módulos Educativos de ICA, un camino para los
documentos digitales: el tema de la preservación digital.
- Una oportunidad para sus usuarios, para informar al mundo de los achivos sobre el
desarrollo de nuevos conceptos identificados mediante términos específicos y definiciones.
La base de datos pretende facilitar la comunicación y el entendimiento sobre los
documentos, relacionando conceptos a través de diversos idiomas, culturas y tradiciones de
la práctica de trabajo en los archivos.
Debido a que la terminología es un ente vivo, esta base de datos facilita un recurso
dinámico que tiene ventajas para abordar trabajos digitales, de manera que pretende el
intercambio de conocimiento en la comunidad archivística. Se presenta como una wiki y los
usuarios registrados pueden agregar términos, definiciones, relaciones entre definiciones y
comentarios.
La meta a alcanzar por esta base de datos es la de reflejar, lo más posible, las tradiciones
nacionales y regionales mediante la elección y definición de términos. Aunque la base de
datos se inició con 230 palabras en inglés, fueron luego traducidas en otros idiomas, de
forma que el resultado es un recurso que no tiene como preferencia ningún idioma o
tradición sobre otra, pero que presenta términos y definiciones tal como son empleados por
los profesionales de los documentos allí donde viven y trabajan.
Debido a que algunos idiomas representados en la base de datos no tienen palabras
equivalentes para todos los conceptos expresados en inglés, algunos de los términos y
definiciones han sido traducidos partiendo de un inglés normalizado, que puede ser
identificado en citas.
Por lo tanto, la base de datos ofrece una herramienta para difundir la práctica archivística y
la investigación, así como extender el conocimiento sobre los archivos. En todo el
contenido de la base de datos se tiene el deseo de que estén reflejadas las prácticas
fundamentales nacionales o regionales.
La elección de los idiomas son el reflejo de los recursos humanos con los que cuenta el
equipo que desarrolla el proyecto y es un reflejo, también, del alto nivel que tiene la
participación y la cooperación internacional. Otros idiomas serán incluidos como
documentos profesionales en el mundo a la vez que la base de datos comience a ser
utilizada, la cual se adapta fácilmente a cualquier idioma en cualquier momento. Las
definiciones están en el orden de entrada de las mismas, más que en un orden de
autoridades.

Origen..y..evolucion..de..los..archivos..importancia:

El término archivo (del latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto

ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados
y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No
obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una
persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del
fondo.
 La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es
tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse
a la aparición de la escritura.

Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de

los archivos. El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de
las sociedades porque serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y en
definitiva, de las relaciones sociales.

Ya en la antigua Mesopotamia, a mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en

unas civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigación, la necesidad de
contabilizar las cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cuándo le
correspondía regar a cada uno sus parcelas, etc.; la necesidad de regular la vida social
requería la aparición de un instrumento tan importante como es la escritura. Y la escritura
requería también un soporte, que al principio era la arcilla. Eran una especie de tablillas de
arcilla donde unos escribas llevaban el registro de todo. Son las tablillas de escritura
cuneiforme que casi siempre trataban asuntos económicos. Son los primeros documentos
escritos donde aparecen relaciones sociales.

Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y complicada. En
estas civilizaciones el archivo surge como una institución con vida propia y que tiene su
propia identidad. El archerion griego y el archiviumo tabularium romano fueron
instituciones establecidas por la legislación de la época. También la importancia que se
concedió a los archivos viene dada por la aparición de los archiveros, areópagos en Grecia
y censores en Roma. Los archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa
y jurídica. Al mismo tiempo, la aparición del derecho como gran aportación del mundo
romano, va a hacer que los documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo
de relación humana. La caída del Imperio Romano supuso la decadencia del documento
escrito, pues por el influjo germánico se imponía más el valor oral que el documento
escrito. 

En caso de los Archivos Reales, como se trataban de Cortes Itinerantes, sus fondos siempre

estaban expuestos a una dispersión que no beneficiaba la estabilidad de un archivo.
Concretamente en el Reino Visigodosi sabemos que existe la figura del tesaurus que era el
lugar donde se conservaba la documentación real, los códigos y los tratados reales.

El documento de archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido

utilitario, por cuanto el documento servía para garantizar privilegios, inmunidades o
derechos. Así van a ir apareciendo las primeras cancillerías reales, los archivos nobiliarios
y los archivos eclesiásticos, en una época en la que el poder estaba atomizado. También en
la Edad Media comienzan a aparecer los primeros archivos municipales. En las
repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen privilegios y franquicias en las Cartas
Pueblas y eran documentos que había que guardar. Y así nacen los primeros concejos y los
primeros archivos municipales. Al mismo tiempo, a partir del siglo XII se producen varios
hechos importantes:
 Aparición en Occidente del papel.
 Resurgir de las ciudades.
 Recuperación del derecho romano y de procedimiento administrativo, que es la base
fundamental para una organización archivística mínima. Se recupera el valor del
documento como prueba jurídica.
 En 1180 aparece en España el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona de
Aragón, creado por Alfonso II para guardar los documentos reales y salvaguardar todos los
documentos que emanaban del rey.

 Con el Renacimiento surgieron las monarquías autoritarias y con ellas el concepto de

Estado Moderno. La vida administrativa se hace más compleja y empiezan a aparecer
nuevas instituciones y con ellas aparecen los Archivos del Estado. Con el Renacimiento
apareció también un invento trascendental, la imprenta, y con ella el uso de caracteres
móviles para imprimir. Los documentos por ello van a proliferar. La imprenta va a
multiplicar las copias de los documentos.

El siglo XVIII se caracteriza por la tendencia racionalista de la Ilustración, y ese sentido va

marcando la idea de preservar los documentos para la historia.

La Revolución Francesa en 1879 supuso un cambio de los archivos al sustituirse el sentido

de la propiedad particular de los archivos por el sentido de la propiedad nacional. Los
documentos ya no son del rey si no de la nación, por ello se establece el carácter
de archivos públicos.

En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como
la fotografía o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder,
sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos públicos,
la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como territorio infranqueable.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen

valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera
mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados. La archivística se
debate entre lo decimonónico y la modernidad.

Desde la antigüedad hasta nuestros días el hombre ha necesitado guardar registros de datos
que considera importante según la actividad a la que se dedique. Y la forma
de archivar también ha evolucionado con el pasar de los siglos. Desde tablillas de arcilla y
papiros hasta grandes servidores con una gran cantidad de archivos digitales.

Los procesos archivísticos son todos aquellos que dependen y se desarrollan a partir de las
necesidades encontradas en el análisis organizacional, realizado por los expertos de gestión
documental. Como todo proceso, este consta de una serie de pasos a seguir para cumplir
satisfactoriamente sus objetivos, como lo son:
 Producción documental consciente:
 Revisión sistemática de la generación de información empresarial, con el fin de
verificar el cumplimiento de las normas establecidas por la gestión documental.
 Recepción estandarizada de documentos:
Control operacional de la admisión de información, cumpliendo con los
procedimientos establecidos para su entrega, almacenamiento, consulta y
disposición.
 Distribución de documentos:
Realización de actividades que garanticen la entrega formal de los documentos a sus
destinatarios específicos.
 Tramitología:
Seguimiento de los documentos desde su creación o recibimiento, hasta la
culminación de su objetivo central y propósito.
 Organización de la información:
Acciones enfocadas en la categorización inteligente de los documentos, con el fin
de facilitar su ubicación, edición y consulta.
 Acceso y consulta de documentos:
Facilidad de acceso a la información, garantizando la seguridad e integridad de la
misma y respetando su ubicación inicial y los procesos establecidos desde las TRD
y TVD.
 Conservación:
Parámetros de tratamiento, administración, custodia y demás, que garanticen el
correcto estado de la información, sin alterarla.
 Disposición final:
Procesos específicos que se han de llevar a cabo una vez el documento haya
cumplido con su propósito y con su ciclo de vida. Dicha disposición puede ser su
conservación permanente, eliminación o digitalización.
Es gracias al proceso archivístico que se logra determinar el manejo de la información, el
registro de los documentos y las normas que se deberán seguir al interior de la empresa,
para garantizar el éxito a largo plazo de la gestión documental. De este modo, se puede
decir que las funciones propias de los archivos documentales, son:

 Juntar de manera sistemática documentos que, por su usabilidad, tipología e

importancia para la empresa, comparten características que permiten ser reunidas en
un mismo punto de control.
 Tratar los documentos de tal manera que garanticen su integridad y su acceso
seguro.
 Conservar correctamente la información, manteniendo un orden lógico.

Dentro del concepto de almacenamiento y custodia, tenemos:

 Archivo de gestión.
 Archivo central.
 Archivo histórico.
Sin embargo, existen otras categorías que se pueden adecuar a demás necesidades, sin ser
directamente archivos de orden elemental en la categorización de almacenamiento como los
anteriormente mencionados. Dichas categorías de archivo pueden ser:

 Archivos de derecho público.

 Archivo de derecho privado.
 Archivo de oficina.
 Archivo de uso intermedio.
Hay que tener en cuenta que los anteriores se organizan teniendo como fundamento las
características de los archivos activos, semiactivos e inactivos.

LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Daniel

Rossini Drossini@echecopar.com.pe INTRODUCCIÓN La utilización de las nuevas
tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las instituciones, ha
revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La globalización ha iniciado la
desaparición de las fronteras entre los hombres, pese a las barreras existentes como las
socio-económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea
global con el predominio de la sociedad de la información, por el papel estratégico que ésta
juega como elemento de poder cada vez más importante. En los últimos 10 años los
avances tecnológicos han permitido la comunicación simultánea en tiempo real, le llaman
los especialistas de diferentes latitudes “Impulsos electrónicos y circuitos integrados” que
utilizan protocolos para la comunicación a través de los cables de fibra óptica en la
inmensidad del ciberespacio, constituyen tecnologías de alta demanda en los centros de
trabajo. Pero tengo mis reparos, pues considero necesario y estratégico, comprender bien
todos estos términos, para no dejarse embaucar por las nuevas terminologías de la
información. Es por ello que como archiveros debemos efectuar un análisis de nuestros
principios archivísticos, valores documentales, técnicas y procesos archiveros, con la
finalidad de determinar si las nuevas tecnologías se pueden aplicar al que hacer
archivístico. En razón de ello, el eje central de mi exposición es el uso de las tecnologías de
la información en los archivos. SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS. Normalmente los
archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras adecuadas ni con la debida
importancia dentro de las instituciones. Casi siempre los documentos se encuentran
almacenados en depósitos olvidados, llenos de polvo, adquiriendo una imagen que los sitúa
como depositarios de papeles inútiles y mazmorras de castigo. Realidad de las instituciones
públicas o privadas en nuestro país y en cualquier parte del mundo. ¿Cómo pretender
querer implementar las tecnologías de la información si aún las organizaciones no han
tomado conciencia de la importancia que tienen los archivos y los documentos para su
institución?. ARCHIVO TRADICIONAL Los archiveros tradicionalmente han desarrollado
técnicas y procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que
permiten una ordenada y adecuada organización de los archivos y de los documentos. Entre
ellos podemos mencionar La administración de archivos, La organización, descripción,
selección y conservación de documentos. Los servicios archivísticos. El control sobre las
tres edades de los documentos. El uso de catálogos, índices e inventarios como
instrumentos descriptivos y el desarrollo de una legislación que permita la protección del
patrimonio documental. 2 ARCHIVO MODERNO Actualmente el archivero moderno
utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos
archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente
los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario
externo. Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la
archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto
al orden original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a
los principios– permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra
cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o
jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus
funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en
el soporte que se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando
como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la
información contenida en los documentos este al servicio del Estado, los investigadores y
los ciudadanos. DEL SOPORTE PAPEL AL ELECTRÓNICO Indudablemente los
documentos ya no se encuentran solo en el soporte tradicional y los medios de difusión y
conservación son muy diferentes a los utilizados hasta el momento. La erupción del correo
electrónico, el documento digital, la firma digital y los soportes electrónicos, han
provocando cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las instituciones, la
aparición de estas tecnologías han supuesto un desplazamiento del papel a la utilización de
los impulsos electrónicos y los circuitos integrados. Sin embargo la utilización del papel
aumenta año a año, las fotocopiadoras e impresoras están presentes no solo en un área de la
empresa, sino en cada una de sus dependencias y se pone de moda, el uso de las tecnologías
de la información LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SU APLICACION A LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Entonces ¿Qué son las tecnologías de la información? son todas aquellas
que permiten la descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con
la documentación y que están basadas en la informática y los nuevos soportes electrónicos.
La aplicación de estas tecnologías representa ventajas indiscutibles para la gestión
administrativa, el control de transferencias, de préstamos y consultas, control de expurgo, el
almacenamiento y conservación de la documentación, para el tratamiento y recuperación de
la información, para la difusión de los fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y
efectividad de los servicios del archivo. A continuación tratare de exponer los principales
recursos tecnológicos existentes que de una manera general conocemos, sin embargo, es
necesario conocerlos profundamente para determinar sus posibilidades de aplicación en el
mundo de los archivos 3 TECNOLOGIAS PARA LA NORMALIZACION Para las tareas
de descripción es básica la normalización. Este es un esfuerzo que se está realizando en la
actualidad, con la elaboración de tecnologías internacionales que faciliten el intercambio de
información entre organismos. Los objetivos de la normalización archivística son la
cooperación y la comunicación, entre profesionales y los usuarios. La informatización
potencia los esfuerzos de normalización. Descripción: A nivel internacional el organismo
encargado de desarrollar iniciativas en este sentido es el Consejo Internacional de Archivos
(CIA). Dentro de este organismo el Comité de Normas de Descripción ha editado la Norma
Internacional General de Descripción archivística ISAD(G) y la Norma Internacional sobre
Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias
ISAAR(CPF) La primera se concibe como una guía general para la elaboración de
descripciones archivísticas, contiene reglas tecnológicas generales para la descripción, que
se pueden aplicar a cualquier tipo documental y soporte físico de la documentación. Pero al
mismo tiempo es flexible; en cada uno de los instrumentos de descripción se utilizaran solo
los campos necesarios y adecuados para cada nivel de descripción. se pueden aplicar
perfectamente a la elaboración de los instrumentos de descripción de los documentos. En la
segunda se especifica el tipo de información que debe anotar en un encabezamiento
autorizado archivístico. Se describen las entidades, personas o familias que aparezcan como
productores en las descripciones archivísticas. SOPORTES ELECTRONICOS: La
irrupción del documento electrónico utilizado por los productores documentales en las
instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivísticos como en los procesos de
organización, descripción y valoración de los documentos . No obstante, en la utilización
practica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades, características,
utilización y conservación. Los principales son: Disquete: Fiabilidad nula, es fácil añadir y
eliminar la información. Capacidad de almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p. El
tiempo de acceso a la información es lento. Se puede tener cierto control de seguridad sobre
la información guardada, pero no es total. Por estas razones, el disquete es útil sólo para
conservar documentos a corto plazo, pero no sirve para la conservación permanente. Discos
Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892 p.. El tiempo
de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de seguridad pero no para
consultar. Hay cierto control de seguridad en el almacenamiento, pues se pueden introducir
contraseñas. Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande
hasta 60 Gb o 12’214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rápido. Posibilidad de añadir y
eliminar ficheros muy fácilmente, pero se puede controlar a través de contraseñas. Es el
soporte ideal de cualquier tipo de fichero o documento. 4 CD-Roms: Gran fiabilidad para la
conservación de la documentación en el caso de CDs no modificables. Capacidad de
almacenamiento muy grande hasta 650 Mb 0 132,320.5p. Es útil para conservar
documentos con texto, sonidos e imágenes. Tiempo de acceso rápido. Son útiles para
conservar información que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de
descripción del archivo. Existen modificables, que ofrecen la posibilidad de añadir, borra y
actualizar la información. Los no modificables son útiles para conservar información
definitiva. DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb
o 132,320.5 p de documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy rápido. Permite
controlar la posibilidad de añadir, modificar y eliminar. Es útil para conservar ficheros de
texto, sonidos e imágenes. Estos soportes tecnológicos han supuesto una revolución en el
mundo de los archivos, y ello por dos razones. Por una parte su generalización como
soporte documental ha supuesto para los archiveros un esfuerzo por aplicar los principios
de organización a estos nuevos soportes. HARWARE Y SOFTWARTE: No podemos dejar
de mencionar en este momento las características particulares de las computadoras y los
programas existentes que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de los
procesos archivísticos, aplicados a los documentos y en la prestación del servicio. El
Ordenador Personal: La revolución tecnológica para los archivos llegó con el ordenador
personal, desde su aparición han evolucionado mucho, y en poco tiempo, han ganando en
capacidad, rapidez y accesibilidad, por lo que se ha convertido en herramienta de trabajo
indispensable, también en los archivos. La computadora ha permitido la automatización
paulatina de algunas de las tareas archivísticas, desde la elaboración de informes y
estadísticas pasando por el control de préstamos y transferencias hasta la automatización de
los instrumentos de descripción y la posibilidad de contar con programas informáticos para
la gestión integral de los documentos. También aumentan las posibilidades de acceso y
comunicación . todos los archiveros quieren contar con un equipo completo constituido por:
CPU, pantalla, teclado, ratón, impresora, lector de Cd-Rom y DVD, servidor y varias
terminales, modem. La Digitalización: Otro recurso informático útil para la gestión
documental es la digitalización, que consiste en la captura de la información y su
transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil
sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos
históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos
de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual
es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una
tecnología cara.. y esta tarea se complementa con una indexación de los documentos. La
Microfilmación: Es otro de los recursos existentes en nuestro medio consiste en tomar una
foto de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo de película, es una tecnología
muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo de los archivos
debemos tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la información. 5 Sin embargo
debemos tener en cuenta que para la conservación de cada uno de estos soportes
mencionados, se requiere para los soportes electrónicos una temperatura constante entre 14
y 18 º C, y una humedad relativa de 40-50 % y para los soporte ópticos 16-20º C y 35-45%
de hunedad relativa, ambos deben ser protegidos de campos magnéticos. LAS REDES: En
el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar la
comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus
proveedores y con sus usuarios. El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la
posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío
de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación:
Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de documentación, coordinación
entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el
archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y los
proveedores. La Intranet: Es un recurso para la gestión integral de la documentación activa
de una institución. Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares
abiertos, transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal ósea el
navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una organización va produciendo
como documentos de texto, correo electrónico, hojas de calculo, etc y sus aplicaciones a sus
bases de datos, etc. Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con
la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y
comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y
variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y
maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es,
principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que disponemos
actualmente. es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como medio
de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar información
concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros
usuarios. Listas de distribución como: IWETEL: Foro para profesionales en
Biblioteconomía y Documentación. ARXIFORUM: Foro sobre archivística.
ARCHIVALIA: Foro electrónico de discusión sobre archivos universitarios. Archives &
Archivists. List of Mailing Lists on Archives, Records Management, Museums and Related
Subjects. EL SOPORTE INFORMÁTICO COMO MEDIO DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL Desde la aparición de estas tecnologías que nos agilizan el trabajo, nos
comunican en segundos y nos permiten almacenar la información en espacios muy
reducidos, para los archiveros es importante reflexionar sobre La obsolescencia de los
equipos modernos, La perdurabilidad y conservación de la información en los nuevos
soportes así como la confiabilidad, seguridad y protección de la información y La legalidad
de los documentos electrónicos. Permítanme efectuar la reflexión de estos cuatro puntos: 6
La Obsolescencia De Los Equipos Modernos La industria de la computación y la
informática avanza en el mundo entero a pasos agigantados convirtiendo en corto tiempo al
hardware y al software en obsoletos. La obsolescencia de estos nuevos soportes, la
incompatibilidad entre ellos, su discontinua producción que los sitúa fuera del mercado,
pone en riesgo la pérdida de información que cada día es almacenada en los llamados
soportes electrónicos Ante estas realidades para la comunidad archivística está en juego la
recuperación de la memoria institucional, la historia de una nación y de la humanidad. Nos
preocupa que cantidad de documentos nunca se podrán recuperar porque habrán
desaparecido los medios para hacerlo. La obsolescencia de los equipos origina
incertidumbre en los archiveros para perpetuar la información. La Perdurabilidad Y
Conservación De La Información En Los Nuevos Soportes Hoy existe una serie de soportes
electrónicos tanto para los documentos que serán producidos en ellos como los que sé
convertirán a soporte electrónico, la perdurabilidad del soporte como medio físico de estos
está considerada entre 10 a 30 años o quizás 50, Pero la de la información es mucho menor
de acuerdo con los estudios de los especialistas en el tema, debido a que será necesario ir
migrando la información cada 3, 4, o 5 años, además de advertir, que en cada migración se
va perdiendo datos, esto quiere decir que estamos conservando documentos en soportes que
en un tiempo muy corto de vida estarán borrados o mutilados. Esto nos preocupa, los
archiveros debemos conservar la información contenida en los documentos para la
reconstrucción de la historia de los individuos, de las instituciones, de las naciones y del
mundo en general, esto quiere decir que en el momento que deberemos tener acceso a la
información contenida en los soportes electrónicos ya no existirá. Seria irónico que en la
era de la informática, no se pueda escribir la historia del siglo XX porque las fuentes no se
pueden recuperar o porque la información ha desaparecido de esos soportes. La
Confiabilidad, Seguridad Y Protección De La Información La información contenida en los
documentos electrónicos, en la mayoría de los casos, sino en todos es inestable, y
susceptible de cambios que se pueden hacer por cualquier individuo en cualquier parte del
mundo. Los sistemas de control que presenta la industria informática, hasta el momento no
garantizan la seguridad de la información por lo contrario la afectan. La carencia de este
tipo de control ocasiona la adulteración de los datos y la revelación no autorizada de
información, puede ocasionar la pérdida de su valor testimonial o pone en riesgo la
confidencialidad si se trata de documentos clasificados. La confiabilidad de la información
en los soportes electrónicos es un hecho que nos preocupa, pues es importante que los
documentos sirvan como testimonio y prueba para lo cual la autenticidad de la información
contenida en los documentos debe ser protegida. Por otro lado la privacidad de la
información es un derecho constitucional que nadie debe violentar, por ello la seguridad y
protección de los sistemas informáticos para nosotros es muy importante que debemos
defender como principios de la archivística frente a las tecnologías de la información. 7 La
Legalidad De Los Documentos Electrónicos Los documentos son utilizados desde el
momento que el hombre busca perdurar su conocimiento como prueba, testimonio y
memoria, hecho que hasta el momento es importante en cualquier sociedad y por cualquier
individuo. Aunque existe un marco jurídico para proteger la documentación electrónica,
todavía no existe norma alguna que proteja a estos nuevos soportes, en todas aquellas
características que los documentos deben poseer para su conservación y servir como
testimonio y prueba de las actividades institucionales o particulares. Es de preocupación
para la comunidad archivística que la legislación de la que se dispone para estos nuevos
soportes no es suficiente, para que estos se constituyan en documentos de archivo. Mientras
estos hechos se mantengan los archiveros consideramos que debemos conservar los
documentos paralelamente en el soporte tradicional y moderno y defender la
perdurabilidad, privacidad y seguridad de la información porque son el testimonio de la
humanidad, esto es un valor archivístico y un principio profesional archivero.
INCORPORACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS (MI EXPERIENCIA) Como
segunda parte de esta exposición intentaré compartir mi experiencia laboral en el uso de
estas tecnologías que iniciaré con la siguiente afirmación “la organización de los fondos de
un archivo es primero al uso de las nuevas tecnologías de la información, primero se debe
reunir, clasificar y ordenar los documentos y después implementar las nuevas tecnologías,
pese a las ventajas que éstas ofrecen cada día”. Trabajo para el sector privado. Actualmente
contamos con un archivo que es el centro de recursos para la gestión de documentos,
definido como el lugar donde se reúne el conjunto de materiales documentales, donde se
realizan actividades diversas durante el ciclo de vida completo de los documentos. Nuestros
documentos están concebidos y organizados en función a las necesidades y objetivos de la
institución a fin de lograr una comunicación dinámica, eficiente e integral entre el Área del
Archivo y las demás áreas de la institución. Esto supone una toma de conciencia de parte de
las altas autoridades de esta institución de todo lo anterior expuesto. Para lograr tener un
archivo como el que he definido , fue necesario efectuar un diagnóstico de la situación para
luego elaborar una serie de etapas que permitieran la solución de los problemas detectados.
Estas etapas nos han permitido: Organizar la documentación existente, Crear las políticas
de control de la producción documental, Controlar todo el ciclo vital de los documentos,
Implementar las técnicas y procedimientos archivísticos, Diseñar el funcionamiento del
archivo institucional, Dotar al archivo con las tecnologías adecuadas, Modernizar las
unidades de conservación e instalación, Modernizar el mobiliario y la infraestructura del
archivo, Lograr la automatización y la digitalización, Diseñar un cuadro de clasificación
para la organización documental, Normalizar la descripción de documentos a través de la
norma ISAD(G), Normalizar la entrada de productores de documentos a través de la Norma
ISAAR(CPF), Todo ello coordinado con las áreas de administración y sistemas. 8 Aunque
pareciera todo tan perfecto, también hemos tenido errores en el desarrollo de cada una de
estas etapas que hemos solucionado inmediatamente que fueron detectados. De lo que si
nos sentimos orgullosos es de haber logrado que se haya tomado en serio los lineamientos
emanados por el área de archivo, todo esto no hubiera sido posible sin la colaboración de
quienes trabajan para el archivo y el apoyo que la institución ha brindado y sigue brindando
para el desarrollo de las actividades del archivo. CONCLUSIONES No existe el soporte
electrónico que nos permita deshacernos del soporte tradicional en forma definitiva. Las
nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de automatizar los procesos archivísticos, y la
difusión de los archivos. Sirven como soportes de conservación más no de sustitución de
los documentos. Las nuevas tecnologías de la información debemos verlas como aquella
herramienta que facilita nuestro quehacer laboral, profesional y académico. El proceso de
clasificación y ordenación para los documentos en soportes informáticos debe ser el mismo
que para los documentos en el soporte tradicional. La estructura jerárquica y lógica del
cuadro de clasificación, para clasificar un fondo, sus secciones y sus series puede ser
ejecutada de la misma manera en los soportes electrónicos, gracias a que se puede crear
carpetas y subcarpetas. Es necesario normalizar la creación de los documentos en soporte
electrónico, se hace necesaria e importante su denominación y clasificación, para su
posterior recuperación y asegurar su rápida y oportuna localización con la facilidad por
cualquier usuario. Uno de los problemas más graves desde el punto de vista archivístico de
los documentos electrónicos es la dificultad en garantizar la autenticidad y fiabilidad del
contenido debido a que se pueden copiar y modificar con facilidad. Razón por la cual no
podemos deshacernos del soporte tradicional. La conservación permanente de los
documentos electrónicos es un problema, debido a la durabilidad física de los soportes y
otra, a la obsolescencia tecnológica del software y el hardware. Por consiguiente el soporte
tradicional sigue siendo el más importante. Debemos reformular las cuestiones teóricas de
la archivística frente a las nuevas tecnologías de la información. Conocer por parte de los
archiveros las ventajas de los nuevos soportes, las nuevas herramientas para el tratamiento
de los documentos, los procesos, los principios archivísticos y la administración de los
archivos.

DIANA JHOANA GUILLEN PULIDO.