CUENTAS CONTABLES

Importancia De Manejar Códigos En Las Cuentas

Contables Facilita El Manejo De La Información

Un plan o catálogo de cuentas es una herramienta necesaria para procesar

información contable. Esa información contable responde a la aplicación de
normas contables para el tratamiento de los efectos financieros de los hechos y
estimaciones económicas que las empresas efectúan, normativa que no se
sustituye en ninguno de sus extremos, por la emisión de este PCGE. Sin
embargo, para el cabal entendimiento de este último, se reproducen diversos
conceptos de la normativa mencionada, la que contempla, sin limitarse, las
Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF.

Los conceptos que se mencionan a continuación han sido tomados de la edición

de las NIIF publicada por el Consejo de Normas Internaciones de Contabilidad2
vigente internacionalmente. En todos los casos, las prescripciones de las NIIF
prevalecen sobre las disposiciones contenidas en el decreto 2649 de 1993.
Además, toma en consideración los estándares contables de vigencia
internacional.

Establecen los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e

información a revelar, respecto de hechos y estimaciones de carácter económico,
los que de forma resumida y estructurada se presentan en los estados financieros
con propósito general. Las NIIF se construyen tomando en cuenta el Marco
Conceptual, que tiene como objetivo facilitar la formulación coherente y lógica de
las NIIF, sobre la base de una estructura teórica única, para resolver las
cuestiones de tratamiento contable.

Con la aparición de las computadoras la vida se ha transformado y todas las

profesiones se han visto afectadas. Siendo considerada la computación ya como
una necesidad básica como leer o escribir. Para la parte contable, los programas

Yaned Victoria Vélez Tutora AVA – Regional Antioquia

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de contabilidad han venido a revolucionar la vida del contador, ya que lo que antes
se hacía en forma manual, ahora se hace en forma automática, maximizando
recursos y minimizando el grado de error. Sin embargo, antes de poder ocuparlos
debe tenerse una planeación adecuada dentro de la contabilidad, armando un
catálogo de cuentas acorde a las necesidades de la empresa, compatible a los
programas contables.

Es importante tener un Catálogo de Cuentas que ofrezca flexibilidad para poder

crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle. Recordemos que la
Contabilidad, a través de un proceso de captación de operaciones, mide, clasifica,
registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un
Catálogo adecuado a la operación del negocio, con flexibilidad para irse
adecuando ordenadamente según las necesidades del negocio. Para el registro de
las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de datos, esto es
indispensable, ya que de no contar con un Catálogo y un código, la computadora
no puede procesar las operaciones ni producir la información que se le programe.
En sistemas de Registro Directo (máquinas de contabilidad) o manuales, también
es necesario porque facilita el trabajo por tener un orden y una identificación
numérica de las cuentas. Un Catálogo de Cuentas debe tener un orden y es
preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza: cuentas de Activo, cuentas
de Pasivo, cuentas de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos, cuentas
de Gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al hacer el registro
y el resumen.

Diseño Y Definición Del Catálogo De Cuentas

Las cuentas son el conjunto de registros donde se va a describir en forma

detallada y ordenada la historia de cada uno de los conceptos que integran el
estado de situación financiera y el estado de resultados. También puede definir
como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos

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individuales que integran los estados de situación financiera y el estado de

resultados.

El catálogo de cuentas es una lista de todas las cuentas que integran el activo,
pasivo, capital, ingresos y egresos de la empresa. “Un catálogo de cuentas debe
tener un orden y las cuentas se agrupan por su naturaleza en cuentas de activo,
cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, cuentas de costos y
cuentas de gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al hacer
el registro y el resumen.

El catálogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:

• Facilita la elaboración de los estados financieros (Balance General, Estado de

Resultados, etc)
• Permite detallar la información contable de la empresa, acorde a los diferentes
departamentos, centros de costos, áreas, etc.
• Agrupa operaciones similares, facilitando su registro.
• Facilita la revisión de las operaciones y el análisis de las cuentas contables.
• Agiliza el manejo de las cuentas, inclusive la memorización de los códigos
contables de cada una de las cuentas, facilita la captura de las mismas dentro del
programa contable.

 Constituye una Norma escrita de carácter permanente que limita errores de

clasificación.
 Es Estructura del Sistema Contable, porque nos sirve para el registro,
clasificación y aplicación de las operaciones en las actividades
correspondientes.
  Es la base para el análisis y registro uniforme de las operaciones.
 Constituye una guía, su manejo no requiere personal de alta especialización
contable.
 Sirve de guía en la preparación de Estados Financieros.
 Sirve de guía en la preparación de Presupuestos.
 Es imprescindible, cuando la Contabilidad se lleva por computadora.

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Un catálogo de cuentas debe ser flexible, es decir, debe permitir ir anexando

las cuentas que vayan surgiendo dentro de las operaciones de la empresa. “Para
el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de
datos, estos es indispensable ya que de no contar con un catálogo y un código, la
computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información que se
le programe.”

Códigos En El Catalogo De Cuentas

ARTÍCULO PRIMERO: La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada

sobre la base de los siguientes niveles:
Clase: El primer dígito.
Grupo: Los dos primeros dígitos.
Cuenta: Los cuatro primeros dígitos.
Subcuenta: Los seis primeros dígitos.
Las clases que identifica el primer dígito son:
Clase 1: Activo.
Clase 2: Pasivo.
Clase 3: Patrimonio.
Clase 4: Ingresos.
Clase 5: Gastos.
Clase 6: Costos de Ventas.
Clase 7: Costos de Producción o de Operación.
Clase 8: Cuentas de Orden Deudoras.
Clase 9: Cuentas de Orden Acreedoras.

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General;

las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias o
Pérdidas o Estado de Resultados y las clases 8 y 9 detallan las Cuentas de Orden.

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El catálogo de cuentas es una parte fundamental de la empresa. La estructura y el

nivel de detalle del mismo permitirá el tipo de información que la gerencia puede
accesar y analizar. Debe buscarse un equilibrio de las cuentas que deben incluirse
en el mismo, ya que si es demasiado concentrado no proporcionará el nivel de
detalle de la información financiera para el comportamiento de los diferentes
grupos de cuentas, sin embargo, un catálogo de cuentas demasiado largo implica
el manejo de muchas cuentas produciendo poco control de las mismas y
aumentando el grado de error en su aplicación contable. El Catálogo de Cuentas
es una lista ordenada y pormenorizada de cada una de las cuentas que integran el
Activo, el Pasivo, el Capital Contable, los Ingresos y los Egresos de una entidad;
esto es, es un listado de las cuentas que en un momento determinado son las
requeridas para el control de operaciones de una entidad quedando sujeto, por
ende, a una permanente actualización.

Algunas entidades o empresas utilizan un Catálogo de Cuentas y, por separado,

un instrumento para su manejo; el primero se limita a una clasificación de las
cuentas de mayor y el segundo consiste en un documento explicativo que describe
las operaciones que se cargarán y acreditarán a cada cuenta

Bibliografía

Tomado de:
 http://html.rincondelvago.com/plan-unico-de-cuentas-en-colombia.html
 http://www.aliatuniversidades.com.mx/bibliotecasdigitales/pdf/economico_a
dministrativo/Aplicaciones_contables_informaticas_I/Aplicaciones_contable
s_informaticas_I-Parte2.pdf
 http://franciscolovos.blogspot.com/2012/07/el-catalogo-de-cuentas.html

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