INFORME EJECUTIVO DE CÓDIGO:

Luz Idalid Morales Urrego AUDITORIA FORENSE VERSIÓN: 01

Sofía Marulanda Castrillón FECHA: 15-08-22

INFORME DEL EXAMEN DE UN FRAUDE

FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME

Día: 15 Mes: 08 Año: 2022
EJECUTIVO

Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría Reunión de Cierre

01 08 2022 01-01-2022 31-12-2022 15 08 2022
Día Mes Año Desde Hasta Día Mes Año
D/M/A D/M/A

Empresa Auditada Hermanos Rojas SAS

Tipos de Auditorias Ejecutadas Auditoria forense al área de compras

Líder de Proceso / Responsable: Luz Idalid Morales Urrego – Sofia Marulanda

Castrillón
Ejecutivo a reportar: Sofia Marulanda Castrillón

Equipo Auditor Luz Idalid Morales Urrego – Sofía Marulanda

Castrillón

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA
✓ Verificar y revisar los extractos bancarios y realizar un analisis en el manejo y la información contenida, con el
fin de establecer el debido cumplimiento a las politicas de compras que se tienen en la empresa

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS RELEVENTES ARTICULADOS A LOS HALLAZGOS

✓ Verificar la legalidad y transparencia de las compras realizadas.
✓ Determinar la veracidad de la información plasmada en la planilla de control de compras con los extractos
bancarios y el auxiliar contable
✓ Evaluar los hallazgos encontrados para realizar recomendaciones al proceso de compras que se tiene en la
empresa

3. ALCANCE DE AUDITORÍA

✓ Se evaluará y verificará la revisión de las conciliaciones contables y los movimientos realizados en las cuentas
bancarias, de las cuentas de ahorros No. 91200562355-91200652388

LIMITACION AL ALCANCE: Toda la informaciòn fue entregada sin limitación

4. ANTECEDENTES
Esta es la primera auditoría forense que se realizó al área de compras, por ende no se cuenta con resultados
de auditorías anteriores.
 INFORME EJECUTIVO DE CÓDIGO:
Luz Idalid Morales Urrego AUDITORIA FORENSE VERSIÓN: 01

Sofía Marulanda Castrillón FECHA: 15-08-22

INFORME DEL EXAMEN DE UN FRAUDE

5. RESUMEN DE LAS PRUEBAS PERICIALES EJECUTADAS

Mediante la auditoria se solicito al departamento de contabilidad la siguiente informacion como pruba de peritaje; listado
de compras autorizadas con su respectivo proveedor, cotizaciones para compras debidamente autorizadas, soporte de
pagos autorizados con su debido soporte de aceptacion.

5.1 HECHOS Y RELACION DE EVIDENCIAS

• El dia 15 de marzo del 2021 no se evidencia de pago de soporte de facturas correspondientes a elementos del
hotel continuando como un pasivo pero el dinero si fue autorizado.
• La cifra que contenia el cheque 09623-2 del 02 de Junio de 2022 no corresponde al valor pagado para las
compras de mantenimiento del establecimiento, siendo este valor mucho mas alto.

5.3 HALLAZGOS
✓ Al hacer una revisión plena de todos los soportes de las compras realizadas en el año 2.021, se encontró que
un 15% de las compras realizadas a no responsables de IVA no cuentan con el respectivo documento
equivalente, como consecuencia estos documentos no pudieron ser deducibles del impueto de renta presentado
este año 2022.
✓ Al determinar si se han seguido las politicas y procedimientos que se tienen para el area de compras, no se está
cumpliendo a cabalidad el punto donde se aclara que las transacciones con un valor mayor a 3 SMMLV
(3.000.000) deben tener previa autorización de la directora financiera, si bien estas se dan por aprobadas con
un sello de identificación de Luisa Fernanda Pelaez, no todas las facturas con valor mayor a 3.000.000 cuentan
con dicho sello.
✓ Al hacer revisión de la pagina de la DIAN, donde se revisan las facturas electronicas recibidas por la empresa,
se evidencia que dichas facturas no están siendo aceptadas al momento de recibirlas, siendo este proceso
importante con el fin de dar aviso al proveedor con que se está conforme con la informaciòn contenida en la
factura
✓ Al hacer revisión de los archivos del area, se evidencia que no cuentan con un archivo organizado donde se
encuentren las facturas con su respectiva cotización y orden de compra.
✓ Al indagar a la auxiliar con respecto al proceso que lleva cuando le llega una requisiòn para realizar una compra,
se evidencia que muchas veces hacen compras sin su debido proceso unicamente con el fin de apagar
incendios, es decir con el fin de hacer la compra rápida porque se necesita urgente, realizan compras impulsivas
sin su debida cotización, con valores altos que otros proveedores pueden tener con un valor mas bajo.
✓ La empresa no cuenta con un sistema o una plataforma de compras, es por esto que todo se realiza en excel,
aunque es un excel bien elaborado, con diferentes formulas que facilita los procesos.
 INFORME EJECUTIVO DE CÓDIGO:
Luz Idalid Morales Urrego AUDITORIA FORENSE VERSIÓN: 01

Sofía Marulanda Castrillón FECHA: 15-08-22

INFORME DEL EXAMEN DE UN FRAUDE

5.4 RECOMENDACIONES

✓ Implementar filtros donde se pueda asegurar que los documentos que emiten los no responsables a facturar,
cuenten con su respectivo soporte. Asi como realizar un filtro al tema de la aceptación de las facturas
electrónicas.
✓ Implementar un software de compras puede facilitar la automatización de diferentes tareas, tales como
generar la orden de compra, asentar las cotizaciones y así hacer analisis de los productos y los proveedores.
Esto puede ser gran ayuda para el area, ya que de esta manera cada factura de compra contará con su orden
de compra y sus debidas cotizaciones, así se tendrá un archivo completo y organizado.
✓ Con el fin de no realizar compras impulsivas, se recomienda establecer un tiempo de pedido y de entrega para
las areas que solicitan productos. Por ejemplo, que las requisiciones se realicen los lunes y los viernes y el
tiempo estmado de entrega sean 3 dìas despues de la requisición. De esta manera se puede hacer el proceso
de compra más organizado, con una negociación adecuada, con precios estables y eficientes.
✓ Se debe aclarar al area de tesoreria que si las facturas que tienen valor mayor a $3.000.000, no cuentan con
el sello de aprobación de la directora financiera, estas facturas no debe ser pagas hasta que se tenga el sello.

6. RELACION CAUSANTES DE LOS HECHOS

• Inconsistencia en movimientos de los estractos bancarios.

• Pasivos que no deberiar existir ya que su autorizacion de pago fue efectuado conforme al vencimiento de la
factura.
• Cheques girados por mayor valor.

7. RESPONSABLES DE LA AUDITORÍA
ROLES Y
Nombre Firma Proceso
RESPONSABILIDADES

Compras Revisor Fiscal

Luz Idalid Morales Urrego

Sofìa Marulanda Castrillón Compras Auditor Forense

 INFORME EJECUTIVO DE CÓDIGO:
Luz Idalid Morales Urrego AUDITORIA FORENSE VERSIÓN: 01

Sofía Marulanda Castrillón FECHA: 15-08-22

INFORME DEL EXAMEN DE UN FRAUDE

ANEXOS

ANEXO 1: EVIDENCIAS

Fecha de
FECHA REF -PT DETALLE OBSERVACION
elaboracion
Se encuentran
08-08-
PT-6 Conciliacion bancaria inconsistencias sin 14-08-2022
2022
doliente.
La contabilizacion de
facturas esta en
08-08- Contabilizacion de
PT-7 desorden y no cuentan 14-08-2022
2022 facturas y sus pagos
con relacion de
soportes de pago.
Cheques girados sin
08-08-
PT-8 Cheques girados autorizacion para cubrir 14-08-2022
2022
otros gastos si soporte.