AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

SEMANA 7

María Fernanda Morales Salgado

04 de julio 2022
Continuidad en Ingeniería en Administración de Empresas
DESARROLLO
1. Diagnosticar la situación de la organización utilizando herramientas y pruebas,
identificando a lo menos 3 debilidades de control interno que requieren la atención de la
administración.

El poder identificar y conocer las debilidades de la empresa es uno de los primeros pasos para garantizar
la operación adecuada de un control interno en cualquier organización, esto permite estar preparado
para la elaboración de estrategias a largo plazo; es decir, nos muestra dónde están ahora, lo que podría
venir en un futuro cercano y qué acciones pueden implementar para mejorar. Saber transformar las
debilidades facilita la toma de decisiones, permite establecer los ajustes necesarios, ya sea para afrontar
cambios en el mercado o la aparición de riesgos, convirtiendo esas desventajas en oportunidades que
aporten beneficios competitivos para el negocio, Carecer de políticas empresariales o ignorarlas los
llevará a una alta desorganización y no lograrán los objetivos que se propongan. Si los procesos y
responsabilidades están mal planteados al interior del negocio impactan negativamente en el crecimiento
de cualquier empresa. 

En cuestión a las herramientas y pruebas para realizar un diagnóstico se consideró un cuestionario en el

cual se indicaron a lo menos las siguientes falencias dentro de la organización. Cabe señalar que además
existe el método de control preventivo, el cual es a través de la revisión de documentos.

1. El jefe de compras se basa en la experiencia del reponedor, puesto que es el quien trabaja
directamente con los productos, sin embargo, no se da cuenta que esté gana según los pedidos
que se realizan, no por las ventas de estos. Por lo que se deduce la falta de control en los estados
financieros en las compras y ventas, el jefe de compras debería mantener un estado de control de
lo que entra y sale del mercado, además ver el stock existente y la condición en la que se
encuentran los productos.
2. En la recepción del producto el bodeguero realiza órdenes de comprar según factura, y no lo que
el supermercado solicito realmente, esto para evitar realizar notas de crédito, El jefe de
adquisiciones le deja toda la responsabilidad al bodeguero, conteo, e ingreso de orden de compra
como producto activo el cual debe realizar esta labor al terminar de ordenar los productos en
bodega. Es importante también mencionar que una de las pruebas que sirven para identificar la
 falta de control es saber si existe en el inventario de productos, revisar informes, control calidad,
condición de mercadería, saber cuál es la baja de productos, cumplir con los procedimientos y
recuentos físicos a la jefatura
3. El administrador no revisa las facturas una a una, porque requiere de mucho tiempo, y
firma los cheques sin tener la certeza de que dichas compras llegaron realmente y si se
encuentran con un stock suficiente, a demás, las facturas son custodiadas por el

administrativo contable en una bodega de documentos y todas tienen el timbre de

recepción, sin embargo, tampoco son verificadas por el administrativo contable. La
empresa requiere orden en sus procesos y roles, la toma de decisiones por impulso y sin
fundamento es una mala decisión, porque la compañía se vuelve una entidad voluble y
ambivalente que depende del carácter o los deseos una o varias personas. Esto pasa con
frecuencia cuando se trata de una empresa familiar y quienes ocupan los cargos directivos no
cuentan con la formación y experiencia necesaria, sino que asumen el puesto con la idea de
superficial (y fantástica) de que se haga lo que ellos digan, lo cual causa que los
empleados ignoren las instrucciones (por considerarlas absurdas) y se generen vacíos de poder, es
decir, que no haya alguien con la suficiente autoridad para conducir adecuadamente la empresa.

2. Analizar los resultados del diagnóstico identificando los controles existentes e

inexistentes en la organización.

Para lograr detectar o prevenir errores es necesario implementar controles, los cuales pueden ser
preventivos con la finalidad de minimizar o evitar fraudes en el proceso de registros de información como
la realiza la empresa a realizar ordenes de compras, facturas y contar con la revisión, firma y timbre de la
mercadería recepcionada. Los controles para la detección son los que pueden dar a conocer errores,
incorrecciones o desviaciones que pueden ocurrir durante algún proceso dentro de la organización. Como
por ejemplo la comparación de libros contables en el cual los encargados deben realizar supervisión de los
procesos.

Si bien la empresa de Félix, existen controles en su sistema de calidad, cabe señalar que existen falencias
en su control interno. Entre ella se mencionan las siguientes
Controles existentes:

 Solicitud, recepción y confirmación de orden de compra

 Revisión, registro y firma de ingreso de mercadería
 Timbre y firma de factura
 Ingreso de facturas al sistema
 Control en cuenta bancaria para el pago de proveedores
 Programación y planificación para la generación de pagos y registros
 Archivo de ingreso, egresos de productos y pagos a proveedores que se deben cancelar
 Uso de tecnología para la confección de cheques de acuerdo al proveedor, productos y
cantidad.

Controles inexistentes:

Control de existencia y estado de productos al realizar una solicitud de compra, falta la revisión
previa antes de solicitar una orden de compra y no confiar en la experiencia del reponedor, más
aún, considerando que esté gana por las compras de productos hacia los proveedores.
Falta de personal (ayudantes de bodega destinados al orden, conteo y revisión de los productos)
para que existan una supervisión adecuada en la recepción de las compras y actualización de los
activos, así la carga de los nuevos productos no tenga una demora de 1 día en el sistema de la
empresa y los productos puedan ser llevados al supermercado de forma inmediata, es necesario
que el reponedor solo realice su labor y que no tenga que ayudar al bodeguero en el orden de los
productos.
Falta de responsabilidades, es necesario que cada encargado de área, jefe de compras,
administrador, administrativo contable, bodeguero, autorice las solicitudes de compras, así como
también la recepción de los productos a la empresa.
Falta de procedimiento de trabajo para que el personal cumpla con sus funciones y así se puedan
optimizar los tiempos de compras y ventas.
Falta de control de responsabilidades, cada documento que se genere debe contar con la revisión,
ya sea timbre y firmar de todos los involucrados en las ordenes de compras y recepción de
productos.
Exceso de confianza puede determinar una pérdida importante en la ganancia del negocio, puesto
que al dejar que el reponedor realice las solicitudes de órdenes de compras, esté lo estará
realizando para que su ganancia sea mayor y no será beneficioso para la empresa, puesto que
puede existir stock suficiente y con fecha de vencimiento próxima, o puede suceder que los
productos solicitados no satisfagan a los clientes.
Falta de flujograma de procesos, en donde el personal encargado de cada área deba saber cómo
actuar en los procesos de Compras y ventas, cobros y pagos, clientes y proveedores, existencias y
producción. activos inmovilizados. nóminas., cajas y bancos desde las necesidades reales de la
organización en base a los requerimientos de los clientes.
Falta de conocimiento en las compras y ventas de un negocio hacia todos los encargados del área
de compras y ventas, es necesario capacitar a los involucrados para dar a conocer las necesidades
de la empresa y así poder mejorar la rentabilidad del negocio.
Según (Iacc, 2022) para la efectividad de un control interno en la empresa de Don Félix se debe
considerar la siguiente
 Es necesario evaluar el entorno de la empresa, capacitar a los involucrados del sistema de
control para que la organización y los involucrados tengan confianza y logren identificar la
eficacia del sistema de control
 Según el caso (Iacc, Instrucciónes tarea semana 7, 2022) se puede concluir que los errores
significativos sobre los estados financieros provocaran variaciones en las compras y ventas
de la empresa
 Existe una designación de funciones, sin embargo, no se cumplen acorde al sistema de
control para una mejora continua en la empresa de Don Félix
 Existen grados de supervisión los cuales no tienen designadas sus labores para llevar a
cabo un control interno efectivo para la organización
3. Generar informe de auditoría del control interno en base al análisis realizado
previamente.

Informe auditoria control interno

Empresa Don Félix

Periodo auditado 2021-2022
Nombre auditor María Fernanda Morales Salgado
Responsable Gerente General de compras
Fecha Informe 03 julio 2021

Según lo establecido en las (Normas Internacionales de Auditoria , 2017) generalmente

aceptadas, se ha auditado a la empresa de Don Félix en el proceso de compras de productos
congelados, revisando los subprocesos; emisión de órdenes de compra, recepción de mercaderías
y pago de proveedores se puede concluir que en nuestra existe un control interno en el área
mencionada.

Sin embargo, se pudo visualizar que en cada subproceso existen desviaciones que se pueden ver
reflejadas en el área de finanzas, así mismo se demuestra déficit de información en la importancia
de un eficaz control interno, tanto como en documentación, responsabilidades y confianza en el
correcto funcionamiento de los procesos. Es de gran importancia que se elaboren medidas de
control para las desviaciones encontradas.

En las emisiones de órdenes de compra debe existir un analisis previo de acuerdo al stock
existencial de productos activos, estado y egresos de productos, y de este modo se genere una
orden de compra de acuerdo a las necesidades del cliente y según lo que la empresa requiera,
además es importante que el encargado de realizar las ordenes de compras también tenga un
supervisor, el cual apruebe las solicitudes según precios y proveedores para dar una mejor
rentabilidad al negocio. Y para esclarecer que hacer en caso que el proceso de recepción de
productos ocurra una desviación, tales como, por ejemplo: Cambio de producto, marca y precios,
el personal debe ser capacitado en un diagrama de flujo, para saber cómo actuar frente a estos
casos, ya sea para generar una orden de compra, nota de crédito, o rechazo de productos.

En la recepción de mercadería el bodeguero debe tener claro cuáles son sus responsabilidades y
funciones en el cargo en el cual, es primordial que el lleve en control de ingreso y egresos de
productos congelados de forma rápida, para que estos sean trasladados al lugar de venta lo antes
posible agilizando la salida del producto y aumentar los ingresos al negocio, así mismo, como
también es primordial que mantenga personal capacitado encargado para la descarga y orden de
productos dentro de bodega, además es importante que el bodeguero tenga un superior que
también respalde y revise su trabajo, por ejemplo el profesional cantable debe asegurar el ingreso
de la mercadería revisando en el momento de la recepción de productos, dejando firmado y
timbrado la orden de compra.

En el pago de proveedores el gerente debe asegurarse que la persona que ingreso los productos
al sistema haya tenido un control en el ingreso de productos, para eso es necesario que el gerente
pueda evidencia la firma de la persona que cuenta, el bodeguero y el administrativo contable que
lleva el sistema actualizado con los ingresos y los pagos que se deben generar.

Con el fin de trabajar en una mejora continua para la organización se sugiere implementar y
generar un cuestionario de cumplimiento a los procesos de control interno, en el cual se puedan
encontrar, desviaciones, errores, incumplimientos, etc. Además, la elaboración de un programa
de capacitaciones anuales dirigidas a todo el personal con respecto a la política de control y los
procedimientos de trabajo para dar cumplimiento a los objetivos basado en la mejora continua.
Así mismo es importante planificar revisiones de sistema de control con gerencia en las cuales se
den a conocer las no conformidades y/o para que se realice un analisis y se tomen decisiones en
base a la problemática, con el fin de mejorar los procesos y /o acciones de los colaboradores.

Se concluye que la empresa presenta controles preventivos, sin embargo, es importante detectar
fallas por lo cual se sugiere implementar y establecer nuevas medidas de control para evitar y/o
 minimizar el riesgo de pérdida de productos, disminución en sus ganancias y desconocimiento de
las acciones obligatorias como la supervisión de cada proceso dentro de la organización.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
(Iacc, Contenido semana /, 2022)

(Iacc, Instrucciónes tarea semana 7, 2022)

(Normas Internacionales de Auditoria , 2017)

https://www.youtube.com/watch?v=kGT9Bmb9sgQ

(www.iacc.cl, S7 Infografía: Evaluación e Implementación de Sistemas de Control Interno., s.f.)