TEMA 5

MANUALES

SUMARIO

1. Concepto
2. Objetivos
3. Clasificación de manuales
4. Por su ámbito de ampliación
5. Planeación y elaboración de manuales
6. Procesos de elaboración de manuales

1. CONCEPTO
El autor continuo G. (Dirección y organización del trabajo Administrativo), nos
hace el siguiente comentario. Un manual correspondiente redactado puede ser
un valioso instrumento administrativo. Se puede comprobar esto si
consideramos que, aun siendo unos simples puntos de llegada, los manuales
vienen a ser rutas por los cuales opera todo el aparato organizacional. Es decir,
son la manifestación concreta de una mentalidad directiva orientada hacia la
relación sinemática de las diversas funciones y actividades.

Nosotros por nuestra parte lo definimos como un documento en el que se

encuentra de una manera sinemática, las instrucciones, bases o procedimientos
para ejecutar una actividad. Pero también algo más. Pues ofrece posibilidad de
dar una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa que va
a perder su carácter nebulosa u abstracto. Para tomar cuerpo en una serie de
normas definidas. Los manuales presentan una herramienta de comunicación de
las decisiones de la administración concernientes a objetivos, funciones políticas,
procedimientos, etc.

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En la actualidad el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan
incrementándose. Los organismos progresistas han llegado a considerar que
ciertos "MEDIOS ADMINISTRATIVOS" pueden y deben cambiar tan seguido
como se requiere para capitalizar oportunidades y afrontar a la competencia.

2. OBJETIVIOS
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle los manuales administrativos
permiten cumplir con los siguientes objetivos:

4 Instruir al personal, acerca de aspectos tales como objetivos, funciones,

política, relaciones, procedimientos, normas, etc.
4 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidad, evitar publicidad y detectar omisiones.
4 Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
•4 Servir como medio de interacción y orientación al personal.

Técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para

comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.

3. POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN

GENERAL ESPECÍFICOS
Se refiere a todo el organismo en su Básicamente es el contenido de
conjunto dentro de este tenemos a los información de una unidad orgánica,
siguientes: dentro esto están:
- Manual de organización - Manual especifico de
- Manual general de reclutamiento y selección
procedimientos - Manual de auditoria interna
- Manual general de políticas - Manual especifico de políticas
de personal
- Manual especifico de
procedimientos de tesorería

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GENERAL
Manual general de organización: es un producto de la planeación
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal
y definiendo su estructura funcional.
Manual general de procedimientos: es también el resultado de la
planeación, contiene procedimientos de todas las unidades orgánicas que
conforman en un organismo social a fin de informar la forma de operar.
Manual general de políticas.- Se refiere a presentar por escrito los deseos
y actitud de la dirección superior para toda la empresa, estas políticas
generales establecen lineas de guia del cual todo el personal puede actuar
bajo condicines generales.
ESPECIFICO
Manuales especifico de reclutamiento y selección. — Se refiere a una parte
de una área específica (PERSONAL) contiene la definición uniforme
respecto al reclutamiento y selección de personal de una organización

Manual especifico de auditoria interna.- Consiste en agrupar lineamientos,

instrucciones de aplicación específica a determinados grupos de aplicación
Manual especifico de políticas de personal.- Este se enfoca a definir
"POLÍTICAS" pero de una área específica de la organización, señalando
las guías u orientación respecto a cuestiones tales como, contracción,
permisos, promociones, etc.
Manual especifico de procedimientos de tesorería — Consisten los
procedimientos en el orden de importancia de un área específica a fin de
capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo:
ingreso de caja, pago a proveedores.

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4. PLANEACION Y ELABORACIÓN DE MANUALES
La planeación significa identificar por anticipo por medio y que procedimientos son
necesarios para alcanzar un determinado objetivo, eligiendo entre todas las
alternativas posibles la que determina reducir al mínimo el desgaste de esfuerzos.

La representación del plan está basada por consiguiente en motivos de igual

importancia:

a) El conocimientos de los objetivos que se quieren alcanzar

b) El conocimiento de la situación efectiva de la empresa y en particular de sus
principales componentes.

La necesidad de planearse hace más evidente si no nos convencemos de que sin

una adecuada programación, el trabajo se hace de manera absolutamente
irracional, a continuación se exponen algunos indicadores propuestos por la
autora: S. Diamond (ver "cómo preparar manuales administrativos" Ed.
Interamericana P.) y que lo resumimos de la siguiente manera:

a) Disponga de tiempo suficiente para la planificación. Si no planea

cuidadosamente el trabajo es posible que se enfrente a muchos problemas
que hacen perder tiempo.
b) Haga que otras personas revisen sus planes La revisión no solo incluir a su
supervisor, cuya aprobación puede ser obligatoria sino también a las
personas que participen en la elaboración de manuales.
c) Confirme por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y personal.
Mucha gente hace estimaciones verbales "de momento "y posteriormente
se olvida de ellas.
d) Planes desde ahora las actualizaciones. El mejor manual necesitara
revisiones y actualizaciones dentro de los 6 meses siguientes a su
implantación.

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 e) Anticípese a los problemas. Prepara en los problemas antes que se
presenten da como resultado un gran beneficio.

5, PROCESO DE ELABORACIÓN DE MANUALES

• Métodos para recolectar información
La información que se requiera se obtendrá siguiendo uno o varios
métodos:
- Investigación documental
- Observación
- Cuestionario
- Entrevista
• Procesamiento de información
Después de reunir todos los datos el paso siguiente es organizarlos en
forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el
proyecto manual.

Es importante uniformara los criterios tanto en terminología como en la

presentación de la información, con el propósito de que se mantenga un sentido
de continuidad y uniformidad.
También es importante indicar las contradicciones a medida que se avanza a
fin de poder eliminarlas posteriormente, a través de reuniones de
representantes de área incluidas en el manual.
• Redacción
- En el primer caso es definir la materia que se trata además de hay que
tomar en cuenta a que personas esta dirigido, con el proposito de que el
lenguaje utilizado en los mismos resulte claro, sencillo, preciso ,
comprensible, también se deben tener en cuenta los objetivos del
manual.
Otro paso en la redacción es establecer un programa temporal de trabajo.
De ser posible hay que dejar un periodo considerable para que el proceso
de redacción, si los redactores son presionados el trabajo disminuye.
Elaboración de gráficas
Ciertas técnicas visuales pueden realizar considerablemente el manual
y contribuir a que las personas entiendan mejor su contenido.
Las técnicas más usadas son: Los organigramas Diagramas de Flujo,
Formas, distribución de espacio, etc.
Formato y composición
Ya compilada y organizada la información para el manual, es necesario
analizar con todo el formato con el que se ve presentarse cada manuai
porque de ello dependerá en gran medida la factibilidad de lectura,
consulta, estudio y conservación, además de permitir hacer referencia
rápida y precisa o inspirar confianza por su apariencia y orden.
Revisión y actualización

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la

información que contiene, por lo que se recomienda mantenerlos
permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Si no
actualizamos los manuales se pierde el tiempo y el dinero que se emplea
en su elaboración. A los 6 meses de implantado un manual necesitará una
revisión, a los 2 años el manual no tendrá un valor total.

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