EL USO DE SOFTWARE LIBRE EN EL CONTROL DE INVENTARIOS: CASO DE ESTUDIO

(Free software in Inventory control: Case Study)

Sandra E. Delgado-Soto*, Lidilia Cruz-Rivero**, Ernesto Lince-Olguín***

Fecha de recepción: Fecha de aceptación:

RESUMEN

Hoy en día las organizaciones tienen que establecer un buen control en todos sus departamentos o áreas
para obtener una mayor efectividad y eficiencia en el funcionamiento de la misma. Para poder realizar un
inventario de mercancías dentro del almacén se necesita un método eficiente para evitar errores que lleven a
registrar dos veces el mismo producto, como también no incluir a otros, permitiendo así un mejor control
detectando robos o extravíos. La presente investigación está centrada en el control de inventarios de
artículos de almacén de una empresa dedicada a la venta de combustibles y lubricantes mediante el uso de
tecnologías de información para el mejoramiento de sus procesos de pequeñas empresas con el fin de
garantizar su eficaz funcionamiento. Es por ello que se desarrolla el control de inventarios de artículos de
almacén mediante la aplicación de un software libre que permita a través de este mejorar el proceso de las
entradas y salidas del almacén, además de disminuir las fallas detectadas en cuanto al mal control de
inventarios de artículos de almacén, pues este software ayuda a registrar los movimientos de la mercancía y
en automático arrojara lo que hay en existencia disminuyendo costos.

Palabras clave: Control de Inventarios, Tecnologías de la Información, Entradas y Salidas de

Almacén, Procesos.

ABSTRACT

Currently organizations need to establish good control in all departments or areas for greater effectiveness and
efficiency in the operation thereof. To make a stocktaking of goods in the warehouse an efficient method is
needed to avoid errors that lead to register the same product twice, as also include other, allowing better control
detecting theft or loss. The present research is focused on controlling inventory items store dedicated to the sale
of fuels and lubricants by using information technology to improve its processes of small businesses in order to
ensure their effective functioning. That's why inventory control store items through a free software application that
allows through this process to improve the entrances and exits of the store, besides reducing develops faults
detected in terms of poor control warehouse inventory items, then this software helps to record the movements of
goods and automatically throw what is in existence decreasing costs.

Key words: Inventory Control, Information Technology, Inputs and Warehouse, Process

Classification JEL: M, M0, M1

I. INTRODUCCIÓN Un área de importancia dentro de las empresa es

Los inventarios en las empresas, forman parte de
una de las partidas más importantes de las
mismas, donde se invierte gran cantidad de
recursos financieros, es por ello que es
indispensable analizar la rotación y el ciclo de
consumo de los inventarios fundamentales,
(Pereda-Quiroga et al., 2015).
el almacén ya que en éste se controlan los
inventarios de mercancías, este inventario está
presente en cualquiera de sus tipos en toda
empresa sin importar la rama a la cual
pertenezcan, ya sea industrial comercial o de
servicios, este caso de estudio se analizará el
control de inventarios del ramo comercial el cual
se presenta como inventario de mercancías.

* Docente de Asignatura de la División de Contador Público del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca
sandra_0272@hotmail.com
** Profesor Titular A Departamento Posgrado e Investigación del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca
lidilia.cruz@itsta.edu.mx
*** Profesor Titular A División de Gestión Empresarial del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca
ernesto_lince@hotmail.com
Gran parte de las empresas comerciales,
industriales o de servicios invierten un porcentaje
importante de sus recursos en este activo, debido a
que este le permite la realización de su actividad
económica, razón por la cual muchos autores
clasifican a los inventarios como una de los más
importantes en el área de control interno, todo esto
por la gran inversión que se requiere, por el
volumen que este representa y lo complicado que
es controlarlo.
Ross et al (2013) menciona que los inventarios
representan, una inversión considerable para
muchas empresas. En el control de inventarios
intervienen los departamentos de compras, ventas
y marketing, debido a que comparten la autoridad
respecto de la toma de decisiones sobre los
mismos. Fundamentando que el control de los
inventarios es uno de los aspectos importantes
que se debe de llevar en la administración de una
empresa y es pocas veces atendido, ya que se
carecen registros de entradas y salidas de
productos del almacén, no se cuenta con una
persona responsable de dicho almacén, con
políticas o procedimientos que le ayuden al control
y a la administración de los mismos.
En la página web, aempresarial.com en su boletín
tomado del diario peruano página 10 (S/f),
menciona que el objetivo del control de inventarios
es tener a la mano información suficiente y útil
para minimizar costos, aumentar la liquidez,
mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar
a utilizar la tecnología con la consecuente
disminución de gastos operativos. Las tecnologías
de la información son herramientas capaces de
cambiar la forma en que las empresas compiten en
el mercado y agilizar sus procesos. Con la
aplicación de un software libre se busca mejorar y
optimizar el control de inventarios, llevar una
buena administración de ellos.
I. El control de inventarios
Ciertamente este tema merece la atención de la
alta dirección de una empresa; especialmente
cuando se encuentra está en una etapa de
crecimiento y de expansión de sus actividades en
el mercado. Un eficiente sistema de control de
inventario no tratará por igual a todos los
renglones en existencia, sino que aplicará
métodos de control y análisis en correspondencia
con la importancia económica relativa de cada
producto. Es generalizada la tendencia de
diferenciar la gestión de inventario en dependencia
de las características de los artículos que lo
componen. La misma generalización presenta la
literatura revisada sobre la recomendación de
aplicar como método de clasificación el método
ABC a partir del empleo de una variable o
parámetro base cuantificable (Gutiérrez, 2009).
Clavero et al., (2008) menciona que el software libre
es aquel que otorga al usuario los siguientes
derechos para:
• Ejecutarlo para cualquier propósito.
• Estudiar cómo funciona y adaptarlo a sus
necesidades.
• Redistribuirlo.
Actualmente las empresas usan la tecnología de
punta para apoyar sus procesos comerciales, sin
embargo en el ámbito local podemos darnos cuenta
que existen muchas empresas que no tienen
conocimiento de la existencia de herramientas
informáticas (software) que les ayuden en sus
labores empresariales. Algunos empresarios por
desconocimiento adquieren aplicaciones de software
que son muy costosas y las cuales usan en un
porcentaje muy bajo de sus verdaderas
funcionalidades. Entonces hacen una gran inversión
que no es redimible en el futuro porque necesitan
demasiadas asesorías y consultorías de estas
empresas que comercializan la herramienta. Una
opción para este problema es la adopción de
programas que no tienen costo o su costo es
relativamente bajo, estos programas están
enmarcados en el movimiento conocido como
“Software Libre” (Henríquez, 2009).
II. Estudio de Caso
El presente estudio se lleva a cabo en una empresa
ubicada en la ciudad de Tantoyuca, Veracruz,
dedicada a la venta de combustibles y lubricantes,
dentro de su estructura organizacional cuenta con
un gerente general, un jefe de almacén, un jefe de
ventas, un jefe de compras, dos auxiliares
administrativos y seis despachadores de bombas.
Se elabora un diagnóstico en el departamento de
almacén a través de una encuesta aplicada al
encargado del mismo, detectando la necesidad de
aplicar técnicas de administración de inventarios,
técnicas para el diseño de una estructura
organizacional y el uso de un software para el
control de inventarios, así mismo herramientas de
control interno. Se elaboran los manuales de
políticas y procedimientos administrativos para los
departamentos de almacén, compras y ventas, en
base a la teoría de diseño organizacional que
ayuden a mejorar el nivel de servicio de los
departamentos.
Se implementa también el uso de técnicas de
administración de inventarios, como la cantidad
óptima de pedido e inventarios de seguridad,
mismos que permiten a la empresa satisfacer la
demanda de sus clientes manteniendo una especificaciones solicitadas y
mínima inversión. Se propone que la empresa (7) Llevar el control del inventario de la mercancía
controle las entradas y salidas de los productos existente en el almacén. La figura 1 Detalla el
del almacén mediante el uso de un software procedimiento de entrada de los lubricantes al
libre, para este caso de estudio el software almacén.
utilizado es Alvendi versión 2.2.7 todo ello para
llevar un mejor control y disminuir costos, para el
presente caso de estudio se trabaja
exclusivamente con los productos de lubricantes
en sus diferentes marcas y presentaciones.
Según la página WEB Sistemas de Información
Páez (2017), Alvendi es un programa gratuito, sin
límites de registros ni caducidad para la gestión
de inventarios, ventas y compras. Permite emitir
reportes impresos o en vista previa. Incluyendo
varios reportes exportados a MS Excel, funciona
con el sistema operativo Windows.

Es sumamente sencillo de manejar al tener una

interfaz totalmente intuitiva, pero eso no impide
que sea un poderoso programa de control de
ventas y compras con muchas funciones y, sobre
todo, reportes de productos, clientes, proveedores
y de movimientos de venta o compra, resumidos y
en detalle. Se analizaron los manuales de
funciones, políticas y procedimientos
administrativos ya que según Chiavenato (2007)
los manuales de funciones son documentos
importantes para toda empresa que contienen en
forma ordenada, sistemática y accesible,
información relevante e instrucciones con el fin de Figura 1. Diagrama de flujo de entrada y salida de
asistir a los miembros de una organización o a mercancía del almacén al mostrador
terceros que se relacionan con ella en su Fuente: elaboración propia
actuación con respeto a dicha organización. Los
hallazgos fueron los siguientes:
a) Departamento de almacén
Dentro de sus principales funciones están el
supervisar los procesos de almacenamiento y el
despacho de materiales y equipos adquiridos,
revisando, organizando y distribuyendo los
mismos; a fin de mantener los niveles de
inventarios necesarios y garantizar un servicio
eficiente a la organización
Dentro de las principales funciones se
encuentran:
(1) Formular la solicitud de compra al área de
correspondiente,
(2) Controlar que el área de almacenamiento
estén bien ubicada, limpia y ordenada,
(3) Organizar, coordinar y dirigir las actividades
del almacén,
(4) Verificar que la mercancía recibida sea
conforme a la orden de compra,
(5) Verificar que la mercancía despachada hacia
los vendedores se ajuste según la orden de
despacho,
(6) Realizar la programación de las actividades
para recepción y despacho de mercancía
 Figura 2. Diagrama de flujo de entrada y salida de
mercancía del almacén al mostrador
Fuente: elaboración propia

III. RESULTADOS Y DISCUSIÓN

Para poder llevar a cabo el control de inventarios

se hace uso del método ABC, este método, es
un enfoque simple de la administración de
inventarios en el cual la idea básica consiste en
dividir en tres o más grupos. La lógica en
que se basa en que una pequeña parte del
inventario en función de cantidad podría
representar una parte grande en función del
valor inventario (Jordan, 2010).
 responden. Siendo éstos los que se muestran en
la tabla 2:
Tabla 2.
Valores que todo servidor público debe anteponer en el
desempeño de su empleo, cargo, comisión o función

Fuente: elaboración propia con información del Código

de Ética de los Servidores Públicos del Gobierno
Federal.

Por otra parte, el Código de Ética de los

Servidores Públicos del Gobierno Federal
especifica los principios fundamentales que todo
servidor público debe salvaguardar en el
desempeño de su función. Los cuales, es
menester señalar, son necesarios observen pero
primordialmente que en realidad comulguen con
ellos, para que su proceder sea intachable. En la
tabla 1 se presentan estos principios:

Además de estos principios, la misma disposición

normativa hace mención de una serie de valores
que los servidores públicos han de anteponer en el
desempeño de su función, a fin de dar un trato
justo y equitativo a los integrantes de la sociedad a
la que
 Los servidores públicos son
guía, ejemplo y promotores del
9. Liderazgo
Código de Ética y las Reglas
de Integridad.
Los servidores públicos
protegen los datos personales
que estén bajo su custodia;
privilegian el principio de
10. Transparencia
máxima publicidad de la
información pública y difunden
de manera proactiva
información gubernamental.
Los servidores públicos
informan, explican y justifican
sus decisiones y acciones, y
11. Rendición de se sujetan a un sistema
cuentas de
sanciones, así como a la
evaluación y al escrutinio
público de sus funciones por
parte
Fuente: elaboración propia condeinformación
la ciudadanía.
del Código
de Ética de los Servidores Públicos del Gobierno
Federal.

V. IMPORTANCIA DE LA ÉTICA PÚBLICA

más corruptos en los últimos lugares.

130
1301
 Sur, Sudán, Afganistán, Corea del Norte y
Tabla 3. Somalia,
Índice de Percepción de la Corrupción en México
(2000 – 2016)
Fecha Índice de Ranking de la
Percepción corrupción
de la
Corrupción

2016 30 123º

2015 35 95º

2014 35 103º

2013 34 106º

2012 34 105º

2011 30 100º

2010 31 98º

2009 33 89º

2008 30 72º

2007 35 72º

2006 33 70º

2005 35 65º

2004 30 64º

2003 36 64º

2002 36 57º

2001 37 51º

2000 33 59º

Fuente: Transparencia Internacional (2016)

Si observamos detenidamente podemos apreciar

que, en materia de corrupción México ha
reprobado durante todo este lapso de tiempo,
puesto que no ha alcanzado ni siquiera la mitad de
la puntuación (50 puntos) en el citado índice,
siendo para el año más reciente (2016) de 30
puntos, lo que lo ubica en la posición 123 de un
total de 176 países a nivel mundial. Y en 2015 se
ubicó en la posición 11 de
22 países de América Latina, según un estudio
publicado por Transparencia Internacional.
Además, de acuerdo con Transparencia
Mexicana,
nuestro país se ubicó en el mismo año en el último
puesto (34/34) entre los países que conforman la
Organización para la Cooperación y el Desarrollo
Económico (OCDE).
http://www.cnnexpansion.com/economia/2016/01/
27/mexico-se-estanca-como-el-pais-mas-corrupto-
de-la-ocde

A diferencia de Dinamarca, Finlandia, Suecia,

Nueva Zelanda, Países Bajos y Noruega, que se
encuentran a la cabeza como los países menos
corruptos del mundo y, por el contrario, Sudán del
131
1311
quienes se ubican en las últimas posiciones cuando existan los mecanismos que procuren
como los países más corruptos a nivel guiar su
internacional.
http://www.animalpolitico.com/2016/01/mexico -el-
mas-corrupto-de-los-34-miembros-de-la-ocde-
indice-de-percepcion-de-la-corrupcion/

VII. CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

Para finalizar, desde la percepción de las autoras,

quienes como ciudadanas hemos presenciado
este mal que nos aqueja como nación, podemos
puntualizar que no es suficiente con que exista
todo un marco regulatorio que pretenda guiar el
comportamiento de los servidores públicos, si
dentro de las personas que se encargan de aplicar
la justicia en nuestro país no existe tal intención.
Es indignante que surjan iniciativas desde los
más altos niveles de gobierno para coadyuvar a
combatir la corrupción, si quienes están al frente
de dichos puestos no comienzan con predicar con
un ejemplo de rectitud y honorabilidad. No basta
que exista toda una serie de lineamientos para
propiciar la integridad de los servidores públicos y
que favorezcan su comportamiento ético, si éstos
no tienen una plena convicción de lo que implica
servir a la nación, ya que siempre buscarán la
manera de evadir las leyes y de anteponer sus
intereses personales a los intereses colectivos.

Y es que el problema debe ser analizado desde

su raíz, es decir, a partir de la formación del ser
humano en su seno familiar. Puesto que la
ausencia de valores que hoy en día predomina,
tiene su origen desde el hogar, en donde se le
han dejado de infundir con tanto fervor y
vehemencia aquellos principios y valores que
rigen su comportamiento en todo ámbito –
personal, familiar, social, profesional-.

Además, dentro del sector educativo ha faltado

reforzar la parte de la ética y valores dentro de los
planes y programas de estudio. Ya que, si bien es
cierto que se contemplan dentro de éstos, se
requeriría que hubiera una mayor transversalidad
para que permeara en todas las dimensiones del
currículum. Claro está, que habría que comenzar
con garantizar que toda la población en nuestro
país tuviera acceso a la educación, y que los
docentes sean más aptos y los más indicados
para conducir el proceso de enseñanza –
aprendizaje y para asegurar la calidad de la
educación. Puesto que la educación es la base
del desarrollo y del progreso de los pueblos; la
que puede lograr que se dé una transformación
social con valores.

Por ello, cuando una persona llega a ocupar

cualquier empleo, sea público o privado, si dentro
de la formación y enseñanza que ha recibido a lo
largo de su vida no ha habido una sólida
formación en valores, será muy difícil que ésta
pueda conducirse con una verdadera ética, aun

132
1321
correcto actuar dentro de la institución en la que
se desempeñen.
REFERENCIAS

Chiavenato, I (2007) Administración de Recursos Humanos, McGraw-Hill/Interamericana

Clavero, J. Formentí, E. Prieto, T (2008) Software libre en las bibliotecas de la UPC. El profesional de la
Información 17(1), 56-63
Gutiérrez, Ó. P. (2009). Un enfoque multicriterio para la toma de decisiones en la gestión de inventarios.
Cuadernos De Administración (01203592), 22(38), 169-187.
Henríquez C. N. Uso de software libre en las empresas colombianas. Corunia Americana Vol. 2, núm. 2
(2009).
Jordan, R. W. (2010). Fundamentos de finanzas corporativas. México, DF: Mc Graw Hill.
Pereda-Quiroga, M. A., Jiménez, F. P., & Gómez, M. S. (2016). La administración de los inventarios en las
empresas estatales cubanas. Métodos a utilizar en la gestión de inventario. Universidad&Ciencia,
4(3), 75-89.Esper, Maricarmen (2008). Cómo educar en valores éticos, México. 2ª. ed. Trillas.

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1331