CAMPO DE INVESTIGACIÓN SIGO (LOGÍSTICA Y PROCESOS) E INGENIERÍA DE

SOFTWARE

Camila López Villarreal, Ingeniería Industrial

Crisdayan Bravo Niño, Ingeniería Industrial
Luis Felipe Moreno Ágreda, Ingeniería Sistemas

Trabajo de:
Metodología de la investigación

Semestre:
V semestre

Presentado a:
MARÍA MERCEDES SINISTERRA

UNIVERSIDAD LIBRE
FACULTAD DE INGENIERÍAS
Santiago de Cali
2021-1
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 UNIVERSIDAD LIBRE
SECCIONAL CALI

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL E INGENIERÍA DE

SISTEMAS
TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO

TÍTULO

Creación e implementación de un sistema de inventarios en el almacén la Bodega del

peluche en Cali- Colombia

RESUMEN

En las últimas décadas la coyuntura de la economía colombiana ha tenido como

consecuencia una alta tasa de desempleo, ocasionando el crecimiento de empleos
informales o que algunos ciudadanos inicien su proyecto de empresa acorde a sus
conocimientos ya sean empíricos o resultado de sus conocimientos académicos
profesionales.
En este caso el almacén la bodega del peluche nace en 1999, a raíz del desempleo por
parte de sus propietarios, con conocimientos empíricos obtenidos a través de su
trayectoria laboral, convirtiéndose poco a poco en una Pyme famiempresa.
En la actualidad, Colombia tiene 2.540.953 mipymes, que representan el 90% de las
empresas del país, producen el 30% del PIB y emplean más del 65% de la fuerza
laboral nacional.
De acuerdo con Rosmery Quintero, presidenta nacional de la Asociación Colombiana
de Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi), la mitad de las mipymes del país se
quiebra después del primer año y solo 20% sobrevive al tercero, esto se debe a
desconocimiento del manejo administrativo de las mismas sin dejar a un lado la falta de
accesibilidad de préstamos crediticios.
Los propietarios de la bodega del peluche se han logrado mantener en la industria a
pesar de que su manejo administrativo es empírico y manual, en la actualidad no se
sabe exactamente la cantidad real de materia prima que hay en existencia, insumos
para la venta, productos terminados, el control de stock se lleva sólo con los productos
de mayor rotación; esto ha ocasionado que haya sobre stock de algunas referencias y
escasez de otras, donde los clientes se han sentido inconformes cuando van a realizar
sus pedidos ya que en ocasiones la cantidad ofertada está inexistente. Debido a que es
un negocio de telas e insumos para confección de peluches y/o enseres, se debe tener
conocimiento de las referencias que más rotan acorde a las temporadas.
En la actualidad las empresas se ven regidas por un ambiente altamente competitivo y
exige una constante toma de decisiones estratégicas. Uno de los recursos más
fundamentales en la toma de decisiones es el aprovechamiento de la información, las
empresas han decidido abordar mediante la implementación de herramientas de
software, para facilitar el acceso de manera rápida y fiable.
Estamos utilizando la investigación científica descriptiva a través de la técnica de
observación, nuestro objetivo es diseñar e implementar un sistema de gestión de
inventarios a través del desarrollo de una aplicación propia para la Bodega del Peluche,
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 que sea a bajo costo y de fácil manejo junto con la construcción de mapas de procesos
para instruir a los empleados.

Esperamos que la implementación de este sistema disminuya los riesgos de error en el

punto de venta y en el área de compras, ya que teniendo la información al día de la
mercancía y la rotación de la misma, los pedidos son más exactos igualmente la
información de existencias que se brinda a los clientes, la empresa puede incrementar
sus ventas permitiendo crecer más.

Se plantea desarrollar la aplicación de gestión de inventarios en el lenguaje de

programación Java, y como sistema de gestión de bases de datos MySQL, esto con el
fin de crear un software con los módulos necesarios para satisfacer la problemática
planteada, como lo es el registro de un nuevo producto, permite agregar y desagregar
inventarios, permitir la consulta en tiempo real de los productos en stock y la generación
de informes que permitan a la empresa tomar decisiones y proponer planes de mejoras
para el crecimiento de la misma.

INTRODUCCIÓN

El almacén la Bodega del peluche nace en 1999 creada por una pareja de esposos
quienes su conocimiento empírico obtenido en sus lugares de trabajo, les permitió
orientarse en la línea de productos que manejan actualmente, su manejo administrativo
ha sido de la misma forma ya que no han tenido la oportunidad de crecer sus
conocimientos académicos, es por esto que gran parte de la información se maneja de
forma manual y aunque la empresa se ha mantenido a lo largo de estos años, el manejo
administrativo de esta forma genera reprocesos, en nuestra investigación nos
centramos en el área de inventarios ya que es una de las áreas más importantes de la
compañía porque en él podemos tener gran valor del patrimonio, actualmente la
compañía no maneja registro de movimientos de inventario diario, se realiza una vez al
mes un inventario general pero básicamente se toma en cuenta los materiales de mayor
rotación.
Es por esto que se realizó un recorrido en las áreas que maneja el almacén donde
evidenciamos diferentes lugares de almacenamiento en ocasiones de un mismo
producto no hay claridad de la cantidad exacta que hay en bodega para insumos de
producción, área de mostrador, ni productos terminados.
Para resolver esta problemática se ha investigado en diferentes textos y concluimos que
una de las soluciones adecuadas es la implementación de un sistema de control de
inventarios, apoyado con un software que permite tener la información de cantidades
actualizadas en el momento preciso, así brindaremos información adecuada a los
clientes y a la hora de realizar pedidos para reabastecimiento, así no se tendría escasez
ni sobre stock de mercancía.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Antecedentes
Actualmente la empresa no ha tomado medidas sobre el tema, después de haber
hecho nuestro estudio del caso y darles a conocer la incidencia sobre la
problemática están de acuerdo en la necesidad de la implementación del sistema de
gestión de inventarios.
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Reseña del Software Disponible en Colombia Para la Gestión de Inventarios en Cadenas
de Abastecimiento

Valentina gutierrez
Diana Patricia Jaramillo

Estudios Gerenciales
Vol. 25 No.110 (Enero-Marzo, 2009)

La gestión de los diferentes tipos de inventario a lo largo de una cadena de

abastecimiento es un problema complejo que, en la mayoría de los casos de la industria
colombiana e internacional se aborda mediante la implementación de herramientas de
software. Las inversiones de los inventarios pueden representar el 25% de los activos
corrientes de una empresa (Vidal, 2002), esta estrategia de solución presenta
frecuentemente fallas en su implementación debido a que el entorno en el que las
herramientas se utilizan es diferente al entorno para las cuales fueron desarrolladas.

Etapas que componen un proceso de selección e implementación de un paquete de

software (Manthou y Vlachopoulou - 2001). En una primera fase de investigación se
deben identificar las necesidades de la empresa; en la siguiente fase es necesario
realizar un análisis para determinar una posible solución informática y sus
requerimientos; en una tercera fase se hace el diseño de la herramienta de acuerdo con
las características de la compañía; luego viene la fase de desarrollo para construir la
herramienta y la documentación requerida; finalmente, en la quinta fase se lleva a cabo
la implementación y evaluación que incluye la capacitación al personal y las pruebas
para asegurar su correcto funcionamiento.

En las Etapas de Implementación de un paquete de software es muy importante a tener

en cuenta en el desarrollo del proyecto, la planeación que conlleva el cambio de cultura
en los empleados es un desafío a tener en cuenta. El artículo también nos muestra que
en su investigación se encontró que el software usado por las empresas que
participaron del proyecto son de carácter privado, elevando sus costos de compra,
instalación y soporte.

El artículo nos recalca la importación de los módulos de gestión que debe tener el
software en el manejo de inventarios, y como los productos existentes en el mercado
los ofrecen:

· Módulo de gestión de demanda

· Módulo de inventario de producto terminado
· Módulo de inventario de producto en proceso
· Módulo de inventario de materia prima
· Módulo de gestión de proveedores
· Módulo de gestión de inventario en la cadena de suministro
· Módulo de gestión de la información.

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 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS DE
MATERIA PRIMA EN UNA EMPRESA DE CONFECCIONES

Sebastian Mendoza Castaño

Daniel Mosquera Maya

Universidad ICESI
Facultad de ingeniería
Proyecto de grado II
Cali 2013

El siguiente proyecto se centra en el mejoramiento del manejo de inventario de la

materia prima en una empresa pyme de más de 11 años de experiencia en el mercado
de industria textil.
La justificación para la este proyecto es la siguiente
“La empresa de confecciones ha sufrido un gran dinamismo en el área de producción,
debido a su penetración en mercados internacionales. Por esta razón, el manejo de
inventario de materia prima ha ascendido a un primer plano, por la necesidad de tener
un control minucioso sobre lo que se tiene, pues en varias ocasiones se han realizado
pedidos de materia prima sin tener necesidad, o en otras ocasiones el conteo manual
de materia prima que se tiene en bodega, desperdicia tiempo fundamental necesario
para el proceso productivo de la empresa”
Durante todo el proyecto puede verse evidenciado principalmente la toma de datos y el
análisis que se realiza en cada uno de los procesos y comparativo constante de cómo
se está realizando la toma de inventarios de materias primas o de saldos de cada uno
de los pedidos anteriores y la pérdida que generan para la empresa y cómo con el
mejoramiento de inventarios ha hecho un impacto positivo.
Las conclusiones y resultados del proyecto fueron las siguientes
“A partir de los resultados obtenidos después de la implementación, se concluye que la
empresa fue optimista en el margen de reducción del tiempo de consolidación de la
existencia de la materia prima. Pese a que, es evidente que la herramienta si tiene un
impacto sobre el número de actividades que eran destinadas para el conteo de esta
materia prima,..., el proceso de implementación como tal se llevó a cabo en paralelo con
el anterior proceso manual y por tanto el resultado obtenido fue de un tiempo de 12
minutos.”
Los aportes que nos da el proyecto realizado son los siguientes
La empresa que fue seleccionada para realizar el mejoramiento del manejo de
inventarios corresponde a una empresa Pyme, la manera de uso de información nos
sirve de guía para ser implementada en nuestro proyecto.

Estrategia de Servicio de Zara/ INDETEX

En 2015, la tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID, por sus siglas en

inglés), que venimos desarrollando en Zara en los últimos años para perfeccionar la
gestión de las prendas en sus tiendas, ha extendido su presencia a más
establecimientos y mercados de la marca. Uno de los frutos de la apuesta por la
innovación de Inditex, que en los últimos cuatro años ha invertido más de 1.000
millones de euros en tecnología, es la Identificación por Radiofrecuencia (RFID, por sus
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 siglas en inglés), que ha desarrollado Zara en los últimos años con el objetivo de dar
respuesta a las necesidades de los clientes en la tienda.
El RFID permite identificar individualmente las prendas desde las plataformas logísticas
hasta su venta. Un salto cualitativo que permite rediseñar todo el flujo de trabajo de la
tienda donde está implantado y que se traduce en una mejora de los niveles de servicio
al cliente.
El proceso RFID arranca con la codificación del alarmado de las prendas en los centros
logísticos, que permite además el control unitario de la mercancía. En este punto del
proceso se abre la opción además de tener información actualizada en todo momento
sobre el proceso de distribución.
Al llegar a la tienda la mercancía, el RFID permite también saber qué prendas hay que
reponer y cuál es la ubicación, lo que reduce a la mitad el tiempo necesario para esta
tarea. En este sentido, la elaboración del inventario es más eficiente y un 80% más
rápida, y la merma queda drásticamente reducida. Todo ello permite a los equipos
consagrar más tiempo a ofrecer un servicio al cliente de mayor calidad.
Gracias a este sistema, la localización de artículos pasa a ser mucho más rápida y
precisa: cuando un cliente busca una prenda concreta, el personal puede consultar la
disponibilidad de ese producto en tiempo real en ese u otro establecimiento cercano o
en Zara. com, lo que facilita el proceso de compra. En este sentido, el propio proceso
de pago en caja también se beneficia, dado que la tecnología RFID está integrada con
la caja.
En el ejercicio 2015, la tecnología RFID ha llegado a 1.542 tiendas y a 63 mercados
diferentes donde Zara tiene presencia. Asimismo, su implantación se ha completado en
47 mercados. A cierre de 2016 está previsto que el RFID esté operativo en todas las
tiendas de Zara del mundo.
Por otra parte, la sostenibilidad del proceso también está garantizada, pues las alarmas
son 100% reutilizables y reciclables.

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE DE REGISTRO Y

CONTROL DE INVENTARIOS

CHRISTIAN CAMILO SUAREZ

OSCAR ANDRES CUELLAR

UNIVERSIDAD EAN
CONVENIO UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
NEIVA - HUILA 2012

La información se constituye como uno de los activos más valiosos para toda empresa
puesto que de ella depende la toma de decisiones que puede afectarla o lograr un papel
fundamental en su crecimiento económico. El software a la medida es de gran utilidad
para el desarrollo normal de las actividades de la empresa y lograr mantener un control
continuo sobre las actividades comerciales, financieras y administrativas permitiendo de
esta manera crear un medio estructurado informático que contribuye a su sostenimiento
en el tiempo.
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 Mediante el uso del aplicativo se llevará una coordinación e interacción permanente del
área operativa con el área financiera específicamente con el departamento de
contabilidad, el cual permitirá analizar y controlar las cantidades exactas de mercancías
con las que cuenta la empresa en un periodo de tiempo determinado y a su vez realizar
un proceso de intercambio de información verídica que contribuya al mejoramiento y
dinamismo de la información financiera real.

Lo más importante sobre implementar un sistema de red de información en una

empresa, es la ayuda que proporciona en administrar la información para la toma de
decisiones pertinentes necesarias para el desarrollo del objeto social de la empresa.

Se puede apreciar la importancia de la información en la toma de decisiones de una

empresa, en base a estrategias para proteger sus inversiones, disminuir costos y crear
estrategias para posicionarse ante la competencia.

Al implementar un software se busca la administración de la información de manera

eficiente, competitiva y oportuna, si las empresas manejan toda esta información de
forma manual se vuelve difícil su uso en pro de la organización, al implementar
herramientas tecnológicas que organicen y facilite la consulta de la información, se
puede avanzar en diferentes procesos de la empresa, ya que se cuenta con más tiempo
y la información suficiente para realizar planes de mejoras y proyectos a futuro que
contribuyan en el desarrollo de la empresa.

Descripción de la situación actual

Síntomas

A medida que va creciendo la empresa, su inventario también lo hace, siendo más

complejo la administración del mismo, evidenciando que se debe contar con las
herramientas adecuadas que permitan continuar el crecimiento sin perder el control.
La importancia del control de inventarios de las empresas comerciales radica
precisamente en el eje de éstas, que es la compra y venta de bienes o servicios. Un mal
sistema de inventario puede traer consecuencias terribles en las utilidades del negocio
Actualmente en el almacén la Bodega del Peluche no se cuenta con un sistema de
inventario implementado, permitiendo que no se sepa con exactitud las existencias de
materia prima, referencias, ni productos para la sala de venta, sólo se lleva el control
manual de los productos de mayor rotación y los que se encuentran en exhibición,
semanalmente se realiza un inventario selectivo para identificar los materiales que
requieren reabastecimiento y trimestralmente se realiza un inventario general que
permite ver la rotación de algunas referencias todo esto se realiza manualmente ya que
aún no se encuentra digitalizado todas las referencias que se manejan en el almacén.

Causas

Al realizar un registro manual de inventario no se puede identificar de manera confiable

referencias y cantidades de productos que tienen mayor rotación, cuándo reabastecer,
situación económica en cada periodo, el valor promedio de la mercancía, entre otros.

Esto ha ocasionado que haya sobre stock de algunas referencias y escasez de otras,
donde los clientes se han sentido inconformes al momento de realizar sus pedidos ya
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 que podemos incurrir en brindar una mala información al momento de ofrecer una
cantidad errada de los productos, teniendo en cuenta que es un negocio de telas e
insumos para confección de peluches y/o enseres, existen diversas temporadas en las
cuales se mueven determinadas referencias con mayor frecuencia no siendo
identificados rápidamente al no contar con un inventario sistematizado.
En ocasiones los asesores de venta pueden indicar a los clientes que no hay
existencias de algún producto determinado, pero se encuentran existencias en bodega.
Es aquí donde los propietarios han decidido buscar un sistema de control que les
permita llevar adecuadamente la administración de sus inventarios, teniendo en cuenta
que esta falencia afecta también el valor patrimonial financiero.
En la actualidad se presentan diversos software para el manejo de inventarios pero son
a altos costos y es por esto que no se ha podido implementar en la compañía.

Pronóstico

Acorde a nuestra investigación, los pronósticos que se pueden evidenciar en la

empresa si continúa con el manejo actual son:
Pronóstico corto plazo
1. No va a existir un orden en la ubicación de cada producto y su búsqueda,
adicionalmente no se tendrá conocimiento exacto del movimiento diario de cada
producto tanto en el punto de venta como en las bodegas.
2. No se tendrá claridad al momento de realizar la compra de productos, la necesidad de
cantidad real de cada referencia, ocasionando sobre stock o desabastecimiento antes
de la fecha de nueva compra.
Pronóstico largo plazo

1. No se podrá ver el crecimiento de la empresa, las proyecciones y los enfoques que va

adquiriendo en el mercado.
2. No mejorará el flujo de caja.
3. No se sabe con exactitud el valor del patrimonio

Control de pronóstico

La creación e implementación de un software para la gestión efectiva de los inventarios

permitirá:

1. La generación de informes y estadísticas donde se podrá tener exactitud y coherencia

en las compras, ventas y movimientos en el inventario.
2. Verificación de un mayor orden en el almacenamiento de los insumos y materia prima.

Formulación del problema

La implementación de inventarios no sucede simplemente por deseo, sino que surge de

una necesidad primaria con el fin de poder solventar algunas de las problemáticas que
presenta la empresa Las principales razones por las que existe control de inventarios es
por el abastecimiento de productos, el mantenimiento de máquinas Y la producción y
operación que existen en la empresa.

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 Surge por dos maneras colectiva o de manera individual la implementación de un
control de inventarios para poder solventar la demanda que se puede llegar a tener en
una compañía y ser parte.
Uno de los objetivos del manejo de los inventarios es mantener la fluidez y la
trazabilidad de los procesos que implican los movimientos de los productos mediante la
satisfacción de necesidades, deseos y requerimientos de su demanda en cuanto a la
entrega de ítems requeridos y previstos, tanto en cantidad como en oportunidad.
_”No basta con tener un producto “Ganador” y un precio competitivo, sino prestamos el
mejor servicio al cliente, gerenciando los recursos involucrados en su cadena de
abastecimiento. En este momento, la logística se convierte en una ventaja competitiva
para las empresas, pues de su desarrollo surgen las inmensas oportunidades de
rentabilidad (optimización de niveles de inventario), de eficiencia

(optimización de la red de distribución) y de diferenciación ante el cliente (entregas

completas y a tiempo)” (García, 2016)
La logística es una actividad interdisciplinaria que vincula las diferentes áreas de la
compañía, desde la programación de compras hasta el servicio postventa; pasando por
el aprovisionamiento de materias primas; la planificación y gestión de la producción; el
almacenamiento, manipuleo y gestión de stock, empaques, embalajes, transporte,
distribución física y los flujos de información. Con la logística se determina y coordina en
forma óptima el producto correcto, el cliente correcto y el tiempo correcto.
Recordando que los antecedentes de la Bodega del peluche y su continuidad manual
en cuanto al manejo de sus inventarios y su crecimiento, los propietarios han visto en el
mercado entre eso los almacenes que son su competencia, el manejo de sus
inventarios teniéndolos como su referente.
Actualmente están en búsqueda de un sistema que les permita llevar un mayor control,
a bajo costo y resultados óptimos, para dar respuesta oportuna a sus clientes.

Sistematización
Sistematización del problema.

La sistematización del problema se reducen a las siguientes preguntas

Pregunta general

● ¿Cuál es el impacto que se generaría en la empresa al utilizar un sistema de

inventarios?

Subpreguntas.

● ¿Se puede implementar un sistema de gestión de inventarios apoyado con

herramientas tecnológicas?

● ¿Qué tan eficiente es implementar un sistema de inventarios por medio de herramientas

tecnológicas?

● ¿Bajo qué estándares se debe implementar un sistema de inventarios en una empresa?

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 ● ¿Un sistema de inventarios ayuda a optimizar tiempo y recursos en las diferentes áreas
de la empresa en qué se debe tener en cuenta cantidades de productos?

● ¿Se puede implementar herramientas tecnológicas a bajo costo para el diseño de

sistema de inventarios?

¿La descripción del problema se apoya en argumentación documentada?

Los textos en los que nos hemos basado nos han ayudado a plantear el problema
desde la situación actual de la empresa.
¿Se establecen claramente los elementos que constituyen el problema?
En el área en la que nos vamos a enfocar es importante tener claro los elementos ya
que de acuerdo a ello se configuran los módulos del software.
¿Los antecedentes del trabajo se refieren a las acciones que ha tomado la empresa
antes frente al problema?
La empresa no ha tomado acciones anteriormente frente al problema, por lo que no
presentamos antecedentes de gestión.
¿Se hace referencia a otras experiencias y/o trabajos?
La problemática que actualmente presenta la empresa la viven muchas pymes puesto
que no tienen el conocimiento adecuado para sistemas de gestión, por lo tanto
evidenciamos trabajos de grado que se han enfocado en resolver esta problemática en
algunos sectores empresariales.
¿La formulación establece con precisión un problema y es propio de la carrera?
En la formulación del problema establecemos concretamente la situación de la
empresa, coincide con nuestras carreras ya que nos encontramos estudiantes de
Ingeniería industrial e Ingeniería de sistemas .
¿En la sistematización (subpreguntas) se desagrega con precisión la formulación del
problema?
Consideramos que sí ya que estas nos ayudan a construir los procesos de mejora
puntualmente.

2. OBJETIVOS

2.1. General
Diseñar e implementar un sistema de gestión de inventarios a través del desarrollo de una
aplicación propia para la Bodega del Peluche.

2.2. Específicos

1. Analizar la deficiencia en el proceso de inventarios actualmente a través de la técnica

de observación.
2. Desarrollar un software que contribuya a mejorar la gestión de inventarios.
3. Establecer el sistema de inventario que sea más acorde a la línea de productos de la
empresa.
4. Crear un programa que facilite el acceso directo y rápido a la información de inventarios
y que sea a bajo costo.
5. Construir e ilustrar los procesos de control de inventario que se emplearán en cada
sección del almacén.

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3. JUSTIFICACIÓN

El porqué
Nuestra preocupación por este tema en específico es debido a la gran mortalidad de las
empresas pymes que sucede por falta de conocimientos en manejos administrativos,
por lo tanto es importante establecer modelos de gestión que ayuden al mejoramiento
de las empresas, en nuestro proyecto nos enfocamos en el modelo de gestión de
inventarios ya que este es el pilar de la empresa, permitiendo que la cantidad de
materiales que se encuentran en bodega son acordes a las necesidades de los clientes
y el área de producción.

3.1 Teórica

A medida que va creciendo la empresa, su inventario también lo hace, siendo más

complejo la administración del mismo por eso se hace necesario contar con las
herramientas adecuadas que permitan continuar el crecimiento sin perder el control.

La importancia del control de inventarios de las empresas comerciales radica

precisamente en el eje de éstas, que es la compra y venta de bienes o servicios. Un mal
sistema de inventario puede traer consecuencias terribles en las utilidades del negocio.

3.2 Metodológica

Al permitir la sistematización para el manejo de inventario, ayudará a la empresa saber

de manera confiable cantidades y niveles, los productos que tienen mayor rotación,
cuándo reabastecer, situación económica en cada periodo, el valor promedio de la
mercancía, entre otros.

Mediante el uso de un software de inventarios se puede estimar las ventas con más
exactitud también nos puede ayudar a consolidar datos históricos para evidenciar las
tendencias de temporada y otros datos útiles para tomar decisiones de compra.

3.3 Práctica

Nuestro proyecto se enfoca en la creación de un programa, fácil de manejar, a bajo

costo, donde las microempresas puedan llevar un control de sus inventarios permitiendo
la optimización de sus recursos y así generar más rentabilidad reflejado en el
crecimiento de estas.

4. ALCANCE Y DELIMITACIÓN DEL PROYECTO

1. Delimitación de Tiempo.
La delimitación del proyecto se limita a 3 años
2. Delimitación de Espacio.
La delimitación del espacio se limita a la empresa pyme Bodega del Peluche y
cristalería LTDA.
3. Delimitación de Recursos
La delimitación de los recursos de este proyecto son de bajo presupuesto.

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5. MARCO DE REFERENCIA

5.1 Teórico
En la actualidad, Colombia tiene 2.540.953 mipymes, que representan el 90% de las
empresas del país, producen solo el 30% del PIB y emplean más del 65% de la fuerza
laboral nacional, de acuerdo al ministerio de trabajo 26.09.2019 basado en cifras del
DANE
De acuerdo con Rosmery Quintero, presidenta nacional de la Asociación Colombiana
de Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi), la mitad de las mipymes del país se
quiebra después del primer año y solo 20% sobrevive al tercero, esto se debe a
desconocimiento del manejo administrativo de las mismas sin dejar a un lado la falta de
accesibilidad de préstamos crediticios.
De acuerdo al ministerio de trabajo, entre los principales retos que enfrentan
actualmente las MiPymes, se destacan: mejorar la productividad, innovar, y ampliar los
mercados para ser sostenibles y competitivas, en sus respectivos sectores. Por esta
razón, explicó que el Ministerio, con la expedición de la Resolución 3710 del 24 de
septiembre de 2019, que actualiza y fortalece las Comisiones Nacionales de Salud y
Seguridad en el Trabajo, se compromete a desarrollar alternativas, que, desde esta
área, propicien el crecimiento, la competitividad y la sostenibilidad de las MiPymes.
Un estudio realizado por la Fundación Bavaria en el 2016 determinó que la quinta gran
causa de deceso de sus emprendimientos de acuerdo a los comentarios de los que se
inician en la vida empresarial al respecto dicen que en un 47% sus problemas se
originaron en el tamaño o capacidad instalada y los requerimientos técnicos con el fin
de responder al mercado, y en un 33% al inadecuado suministro de materias primas.
cortesía el tiempo.
Los inventarios o stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa
mantiene en existencia en un momento determinado. Pero por lo general, el control de
inventarios es un tema poco atendido por muchas PYMEs, la Corporación
Interamericana de Inversiones (CII) detalla la importancia de mantener un registro
detallado de los procedimientos de obtención y recibimiento de las partidas de bienes,
para asegurar que se mantienen niveles adecuados de inventarios, que no se dupliquen
los pedidos, y que la calidad del producto sea consistente.
La CII recomienda que las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) evalúen como
mínimo las operaciones de entrada y salida de los productos utilizando algunas técnicas
básicas de control. Existen varias razones para ejercer un control efectivo de inventarios
ya que el costo de mantenerlos puede ser elevado. Es importante que la empresa
identifique la cantidad ideal de productos a mantener en stock para que la empresa no
genere costos excesivos en este sentido. Así mismo, si no se mantienen niveles
adecuados de insumos, las utilidades se verán afectadas negativamente al perder la
capacidad de producir el bien que se comercializa. Además, si no se utilizan
eficazmente los inventarios con una vida útil corta, su valor puede disminuir o perderse
del todo. Del mismo modo, cuando un cliente encuentra problemas a la hora de obtener
el producto o servicio en forma inmediata, puede surgir su insatisfacción.
La gestión de inventarios es una tarea esencial de la administración empresarial. Sin
embargo, no siempre se le presta la atención necesaria y, en ocasiones, se relega a
una actividad administrativa de segunda categoría. A menudo, se recurre a las tablas
Excel o incluso a papel y bolígrafo para dejar constancia de los activos con los que
cuenta la empresa, lo que termina suponiendo un costo elevado, pues exige tiempo que
podría dedicarse a otras actividades, y dinero, ya sea por la necesidad de contratar a
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 más personal o porque se incurra en errores que solo se pueden subsanar previo pago
de una cantidad. Es por eso que recurrir al software de sistemas de control de
inventario puede convertirse en una inversión a largo plazo que traiga importantes
beneficios a las empresas.

5.2 Conceptual

Los conceptos relevantes que son clave en nuestra investigación, son:

1. Gestión administrativa.
La diversidad de definiciones en torno a lo que es la administración llevó a muchos
autores a preguntarse en qué campo del conocimiento se ubicaba intentando
Definir si la administración es una ciencia, una técnica, un arte o una tecnología. En
este punto, tampoco existe consenso entre los especialistas en la disciplina.

De acuerdo a Stephen Robbins y Mary Coulter la administración “consiste en coordinar

las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con
otras personas y a través de ellas” (Robbins y Coulter, 2005. P7).

Hay 3 maneras de ver la administración. Como ciencia, cómo técnica y como arte. La
primera Identifica las causas y efectos de problemáticas que afectan el funcionamiento
de las organizaciones y establece relaciones entre ellas, hace uso de la observación y
la medición para mejorar la efectividad, cómo Técnica utiliza procedimientos y
herramientas para cumplir con objetivos y metas propuestas, usa técnicas basadas en
conocimientos teóricos y prácticos y cómo arte influye la personalidad, creatividad,
intuición y visión , tienen la habilidad para interactuar con las personas, innovar y tomar
decisiones bajo situaciones de alto riesgo.

La gestión administrativa se sitúa en en la técnica ya que es el conjunto de actividades

que se efectúan para dirigir una organización mediante tareas, esfuerzos y recursos, la
importancia de una gestión administrativa consiste en preparar a la organización y
disponerla para actuar de manera ágil y anticipada.

Las funciones de una gestión administrativa son la planificación, organización, dirección

y control.

Normalmente las gestión administrativa está a cargo del gerente administrativo quien es
el encargado de supervisar las operaciones de la organización y se asegura que la
comunicación sea efectiva para la transmisión de información y direccionamientos, su
equipo de trabajo está conformado por gerentes, analistas y auxiliares administrativos
de gerencia.

“Conjunto de acciones orientadas al logro de los objetivos de una institución; a través

del cumplimiento y la óptima aplicación del proceso administrativo; planear, organizar,
dirigir, coordinar y controlar”
Distintos documentos y autores llegan a una misma conclusión respecto a la definición
de gestión administrativa muy posiblemente se extienden o
reducen su definición pero mantiene la misma esencia
En el campo práctico la gestión administrativa es un factor fundamental para que una
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 organización presente éxito o presente fracaso. En el caso de las pymes relacionadas
principalmente en Colombia una propuesta estratégica de mejoramiento en la ciudad de
Medellín identificó que las empresas que presentan una planeación estratégica en
donde incorporan innovaciones y realizan toda la gestión administrativa de una manera
correcta y eficiente son aquellas que presentan un éxito mucho mayor en su
crecimiento que las empresas que no
Cómo se puede evidenciar la implementación y gestión inventarios es también un
factor fundamental para el crecimiento de las pymes
Si este es acompañado a su vez de una gestión administrativa o de una plena
implementación de la misma podemos llegar a un alcance mucho mayor para las
empresas pymes en su crecimiento en el mercado y en su duración en el tiempo.

2. Gestión logística
La Logística es una actividad interdisciplinaria que vincula las diferentes áreas de la
compañía, desde la programación de compras hasta el servicio postventa; pasando por
el aprovisionamiento de materias primas; la planificación y gestión de la producción; el
almacenamiento, manipuleo y gestión de stock, empaques, embalajes, transporte,
distribución física y los flujos de información.

Con la logística se determina y coordina en forma óptima el producto correcto, el cliente

correcto, el lugar correcto y el tiempo correcto.
Por lo tanto, la logística no es una actividad funcional sino un modelo, un marco
referencial. No es una función operacional, sino un mecanismo de planificación. Es una
manera de pensar que permitirá incluso reducir la incertidumbre en un futuro
desconocido.

La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio al

cliente, optimizando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible. Algunas
de las actividades que pueden derivarse de la gerencia logística en una empresa son
las siguientes:
Aumento en líneas de producción.

Eficiencia en la producción, es decir, alcanzar niveles altos de manufactura.

Mantenimiento de niveles de inventarios cada vez menores en la cadena de
distribución.

Desarrollo de sistemas de información.

La evolución del concepto de logística tiene que ver con su asimilación a la función de
marketing de la empresa, debido al énfasis en su enfoque de satisfacción de las
necesidades del cliente. La noción fundamental de esta

evolución de la logística es time to market: el tiempo que media entre la concepción de

la idea que dará origen al producto y su distribución física.
Según el Instituto Colombiano de Automatización y Codificación Comercial (GS1
Colombia), ‘logística es el proceso de planear, controlar y administrar la cadena de
abastecimiento y distribución, desde el proveedor hasta el cliente y con un enfoque en
la red de valor y colaboración entre los actores de la red logística interna y externa’. La
definición promulgada por el Council of Logistics Management (CLM, en español
Consejo de Administración Logística), una organización profesional de administradores
logísticos, educadores y profesionales fundada en 1962, con el propósito de su
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 educación continua y el intercambio de ideas, es: ‘La logística es el proceso de planear,
implementar y controlar el flujo y almacenamiento eficiente y a un costo efectivo de las
materias primas, inventarios en proceso, de producto terminado e información
relacionada, desde los puntos de origen hasta los de consumo; con el propósito de
satisfacer las necesidades de los clientes’.

3. Sistemas de información para la gestión de inventarios

Los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar,
almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las
particularidades de cada organización. La importancia de un sistema de información
radica en la eficiencia en que se diseña el procesamiento de una gran cantidad datos
con el objetivo de producir información válida para la posterior toma de decisiones.
Para la gestión y control de los inventarios existe una gran cantidad de softwares de
pago que permiten dicha tarea de forma rápida y eficiente, pero dado sus costos son
inasumibles para muchas empresas que están en crecimiento. Para un proyecto como
el propuesto, se piensa en un crecimiento exponencial, donde se manejan una cantidad
considerable de inventario se requiere una herramienta que sea viable y eficaz, que
permita tener la información disponible para satisfacer las necesidades de la empresa y
todo esto a bajo costo.

4. Sistema de ubicación dinámico o bins

La unidad de espacio más pequeña disponible en un almacén se denomina ubicación

de almacenamiento . Describe la posición en el almacén donde se almacenan o pueden
almacenarse las mercancías.
Se utiliza un sistema de coordenadas para ubicar un contenedor de almacenamiento.
Por esa razón, una ubicación de almacenamiento a menudo se conoce como una
coordenada.
Los tipos de contenedores de almacenamiento ayudan a optimizar la búsqueda
automática de un contenedor de almacenamiento vinculado al tipo de paleta.
Los contenedores de almacenamiento son una parte importante del sistema de gestión
de almacenes (WMS), la parte principal de la cadena de suministro que controla el
movimiento y el almacenamiento de mercancías y / o materiales dentro de un almacén,
mientras procesa las transacciones asociadas, incluido el envío, la recepción y el
almacenamiento. Cuando se ingresan al almacén productos las aplicaciones se quedan
hasta el punto de informar que hay X cantidad de unidades en la bodega, pero no te
dicen o no te permiten decirle en qué parte de la bodega se encuentran. Esto aportaría
a optimizar el tiempo de búsqueda y extracción de un producto así como el control de
stock.

5. MICROEMPRESA-pymes

“Las empresas familiares son organizaciones sociales (formadas por individuos)

fundadas por un emprendedor y que tienen fines específicos (de lucro o sin lucro)
aplicados al contexto social “

“La globalización de la economía obliga a la pequeña y mediana empresa a adaptarse

a los conceptos de competencia y planificación de sus procesos productivos así como
precisar el Nicho del mercado en el que decide participar”

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 Las microempresas en Colombia corresponden a un porcentaje bastante grande de
generación de empleo y a un porcentaje importante en el pib de la economía nacional.
Ese factor bastante grande nos justifica la razón del porqué se necesita implementar
proyectos y avances para las empresas pymes. La implementación de un sistema de
inventarios es bastante importante para que una empresa pueda llegar a conocer Qué
productos ya no están gustando en el mercado Qué productos están gustando Y qué
productos podemos implementar

6. Gestión de inventarios
El inventario es el conjunto de artículos o materiales que un negocio tiene la intención
de vender a los clientes con fines lucrativos. La gestión de inventario, un elemento
crítico de la cadena de suministro, es el seguimiento del inventario desde los
fabricantes hasta los almacenes y desde estas instalaciones hasta el punto de la venta.
El objetivo de la gestión de inventario es tener el producto adecuado en el lugar
correcto en el momento oportuno. Esto requiere visibilidad de inventario: saber cuándo
se debe hacer los pedidos, cuánto se debe pedir y dónde almacenar las existencias.
Los pasos básicos de la gestión de inventario incluyen:
Inventario de compras, almacenamiento de inventario y obtención de beneficios del
inventario.

El inventario puede ser el activo más importante de una empresa. La gestión de

inventario es donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro.
Demasiado poco inventario cuando y donde se necesita puede crear clientes
descontentos. Pero un inventario grande también tiene sus propias desventajas: el
costo de almacenarlo y asegurarlo, y el riesgo de deterioro, robo y daños. Las
empresas con cadenas de suministro y procesos de fabricación complejos deben
encontrar el equilibrio adecuado entre tener demasiado inventario disponible o no tener
suficiente.

Las hojas de cálculo, los niveles de existencias contados a mano y la realización

manual de pedidos han sido reemplazados en gran medida por un software avanzado
de seguimiento de inventario. Un sistema de gestión de inventario puede simplificar el
proceso de pedido, almacenamiento y uso del inventario al automatizar la producción
de toda la producción, la gestión empresarial, la previsión de la demanda y la
contabilidad.
La globalización, la tecnología y los consumidores empoderados están cambiando la
forma en que las empresas gestionan el inventario. Los operadores de la cadena de
suministro utilizarán tecnologías que ofrecerán insights significativos sobre cómo se
puede mejorar el rendimiento de la cadena de suministro. Anticiparon anomalías en los
costos de logística y el rendimiento antes de que ocurran y tendrán una idea de dónde
la automatización puede ofrecer ventajas de escala significativas.² En el futuro, estas
tecnologías continuarán transformando la gestión de inventario:
Inteligencia artificial, Internet de las cosas, Blockchain, Gestión inteligente de pedidos y
Computación cuántica.

5.3 Contextual

El campo de investigación es la bodega del peluche ubicada en la ciudad de cali, es una

famiempresa, fundada por Tito Alexander Lopez Gómez junto a su esposa,

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 dedicándose principal a la distribución al mayor y detal de peluches, así como de
textiles y todo lo relacionado con muñequería.

La cual cuenta con un local principal, que cumple las funciones de establecimiento
comercial, fábrica y bodega, y un segundo local que funciona principalmente como
bodega de materia prima, ambos ubicados en el centro de la ciudad.

Cuenta con 14 empleados de planta (fijos) y 10 empleados externos (prestadores de

servicios)
Actualmente se comercializan tres grandes tipos de productos, como son accesorios,
textiles y algodón; estos a su vez se subdividen en varios grupos como tipos de
accesorios, tipos de textiles y tipos de algodón que dependiendo del uso que se vaya a
dar a este.

En la actualidad el inventario de los productos se realiza de manera manual y empírica,

sin controles periódicos del mismo, solo se realiza cuando alguno de los 3 grandes
productos se ve en escasez.

Sala de ventas.

Bodega, segundo piso.

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 Bodega, primer piso.

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 5.4 Legal

Aún no incorporamos al proyecto normativas legales para su iniciación.

Otros marcos (geográfico, tecnológico, etc.)

MARCO ANTROPOLÓGICO FILOSÓFICO

"La Antropología es, con seguridad, la más ambiciosa de las ciencias sociales, no
solamente porque considera a las culturas de todos los lugares y las épocas como su
campo legítimo, sino porque comprende tópicos como el parentesco, la organización
social, la política, la tecnología, la economía, la religión y el arte, para citar sólo algunos
de los temas de la antropología que vienen rápido a la mente. Y además, es la única de
las ciencias sociales que intenta hablar sobre los dos aspectos de la naturaleza humana,
tanto biológica como cultural" (Kaplan y Manners 1981:7).

Durante los años ’60 del siglo XX se comienza a considerar el comportamiento humano
como un importante factor para el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas
(PYMES), así como el espíritu empresarial (OIT,1986), sin embargo, no fue hasta la
década de los ’70 cuando el análisis del estudio de la PYME tomó relevancia (Julien,
1998). A nivel mundial, las pequeñas y medianas empresas conforman la mayor parte del
entramado empresarial de los países (INEGI, 2006; OCDE, 2000, 2002 y 2005; OIT, 1986
y 1997), destacándose este tipo de empresas por su gran aportación a la economía
como impulsoras de fuentes de empleo y generadoras de riqueza (INEGI, 2006; OCDE,
2000, 2002 y 2005; OIT, 1986 y 1997; Rueda, 1999).
Las Pymes son importantes en el campo laboral de una sociedad, ya que son más
cercanas las relaciones entre empleador y empleado, permitiendo las conexiones
laborales y en algunos casos sus orígenes son unidades familiares. Debido a que
desarrollan un menor volumen de actividad, las Pymes poseen mayor flexibilidad para
adaptarse a los cambios del mercado y emprender proyectos innovadores que resultan
una buena fuente generadora de empleo, sobre todo profesionales y demás personal
calificado.

De acuerdo al estudio realizado por la revista de investigación “se puede afirmar que el
nacimiento de las Pymes en Colombia se está originando en mayor medida por
factores como la falta de oportunidades laborales y la informalidad del mercado
laboral. Aunque la política Nacional de Emprendimiento adoptada por el gobierno
en el último tiempo ha sido un factor positivo, sigue siendo insuficiente para combatir
el mercado informal”. Cuevas Oviedo, M. F. (2013).
La tecnología es un aspecto muy sensible para las Pymes. Es evidente que existe un
desconocimiento y limitaciones de acceso a las soluciones tecnológicas. Los
empresarios Pyme no saben por dónde empezar ni qué herramientas utilizar en cuanto a
tecnología se refiere. Prueba de ello son los resultados de un estudio realizado por la
Agenda de Conectividad y el Dane que revela que sólo 39 por ciento de las 431.000
empresas nacionales catalogadas como Pymes cuenta con un computador, sólo 23 por
ciento de esos equipos tiene acceso a Internet y, más grave aún, sólo 17 por ciento de
las empresas cuenta con un sistema contable. Cortesía el Tiempo
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 Al ser las Pymes creadas en algunas ocasiones con conocimientos empíricos,
evidenciamos que sus propietarios pueden continuar con el manejo de éstas de la misma
forma en la que iniciaron transmitiendo la información de generación en generación, en
estos casos nos encontramos con el manejo de

paradigmas que no han permitido ir más allá, para mejorar el sistema de manejo
administrativo.
Las ideas de los primeros tratadistas de la Administración estaban dirigidas hacia el
diseño de métodos de producción que garantizaran para las empresas, las mayores
ganancias a través de los más eficientes sistemas de medición de tiempos y movimientos
y el mayor aprovechamiento de la energía humana en sincronía con la maquinaria y las
herramientas. Gilbreth, Taylor y Ford son ejemplos harto conocidos de este enfoque.
Koontz y Weihrich (1993) argumentan que la administración es una ciencia y un arte, y
afirman que la práctica de la administración es un arte en función de que su ejercicio
requiere un conjunto de cualidades personales determinantes del éxito, teniendo en
cuenta que estas cualidades personales se deben desarrollar sobre un cuerpo teórico
organizado y validado por medio del método científico. A su vez, a fin de contribuir al
desempeño eficiente de la práctica organizacional, se ha desarrollado un conjunto de
técnicas administrativas.
La gestión de inventarios se ha manejado desde los años egipcios donde debían guardar
provisiones para varios meses, ahí debieron aprender a manejar estas provisiones
debidamente, como lo hemos mencionado anteriormente las Pymes juegan un papel muy
importante en la economía de un país, pero desafortunadamente la gestión de
inventarios es el área más desatendidas en este sector.

6. METODOLOGÍA

6.1 Tipo de estudio

El tipo de estudio se orienta hacia la investigación científica (explicativa o causal) ya

que analizamos las causas y efectos de la relación entre variables.

6.2 Diseño metodológico

El proceso para poder realizar toma de decisiones se inicia a través de el diagnostico

realizado por método de observación y las entrevistas con los gerentes y los
funcionarios.

6.3 Población objeto

La población de objeto en este caso son los empleados de la bodega, el área de

producción y la fuerza de ventas.

6.4 Muestra

La muestra se tomaría con 2 colaboradores de cada área, a través del muestreo

aleatorio simple.

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 6.5 Técnicas y herramientas de Recolección de Información

La información es recolectada inicialmente por una entrevista realizada al propietario de

el almacén, posteriormente un recorrido en las áreas, entrevista a los empleados y
finalizamos con la validación de la documentación

6.6. Fuentes de consulta (primarias, secundarias)

Las primarias son las entrevistas realizadas a los empleados y sus directivos.

6.7. Pasos a seguir para lograr los objetivos específicos

Primero al identificar los objetivos, estos deben estar establecidos en con un límite de
tiempo en el que se llevará a cabo.

Debemos tener en cuenta el presupuesto con el que contamos para el desarrollo de

estos objetivos y sobre este trabajar.

Seguir el orden en que se deben ejecutar para que el proyecto tenga armonía y futuro.

Evaluar los resultados concretos a medida que vamos ejecutando las actividades.

6.8. Estrategia de comunicación

Teniendo en cuenta que la comunicación es una prioridad en el desarrollo de un

proyecto, esta debe ser efectiva entre los gerentes de la empresa y quienes lo
desarrollamos.

Identificar con quienes debemos establecer la comunicación directa para la toma de

decisiones.

Tener claridad del mensaje que se va a transmitir y que es lo que queremos lograr.

Establecer los medios de comunicación con los directivos de la empresa, llamadas,

mensajes de texto, whatsApp, Email, etc.

6.9. Cronograma de actividades

https://www.canva.com/design/DAEfX7MCf9k/56Vg_slJBzetfu61o9ta0Q/view?utm_c
ontent=DAEfX7MCf9k&utm_campaign=designshare&utm_medium=link&utm_
source=sharebutton

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 6.10 Presupuesto

El presupuesto es limitado puesto que estamos tratando con una Pyme, por lo tanto
inicialmente los recursos con los que trabajaremos son propios, más adelante si se
requiere un presupuesto por licencias de software se validará con la gerencia y el monto
aprobado.

22 de 25
8. CONCLUSIONES

Podemos concluir que algunas empresas Pymes, se confían de que se han mantenido
activas a lo largo de los años realizando su manejo administrativo empíricamente,
descuidando la importancia de establecer modelos de gestión, nuestra investigación
está enfocada en el área de inventarios ya que esta es de gran importancia porque en
ella encontramos parte del valor activo de la compañía, esto conlleva a que haya una
amplia existencia de materiales de baja rotación, insatisfacción de clientes por la no
información oportuna de referencias que requieren ya que puede presentarse escasez
de las que tienen mayor rotación, esta situación también afecta al momento de realizar
los pedidos de reabastecimiento porque se pueden realizar compras innecesarias y
presentarse sobre stock en bodega.

9. RECOMENDACIONES

● Al momento de crear una empresa, debemos apoyarnos con personas que tengan
conocimientos teórico - profesionales para iniciar con los modelos de gestión desde
base.
● Identificar el enfoque de la empresa para establecer los procesos adecuados acorde a
la línea de producción y venta.
● Adquirir un software de inventarios que permita tener información al día del stock de
materiales.
● La toma física de inventarios se debe realizar de todos los materiales, no sólo de unos
cuantos ya que se debe tener claridad.
● Al momento de establecer los requerimientos para la creación del software, se debe
identificar las necesidades para así mismo crear los módulos correspondientes.

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