Administración y Economía en

Comedores

Manuales de Procedimientos.

Para organizar y sistematizar toda la información que hemos visto hasta aquí, tenemos como
herramienta útil el Manual de Procedimientos

 ¿Qué es un Manual de Procedimiento?

Es aquel que contiene información ordenada y sistemática referida a los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura, funciones, descripción de puestos y objetivos institucionales para el mejor
funcionamiento de una organización.
El Manual de Procedimientos es una descripción lo más precisa posible de cómo deben desarrollarse
las actividades de cada organización.
En cuanto al contenido se refiere a: Historia de la Organización, Política, a Procedimientos u
Organización, otros son de contenidos múltiples y también hay de Servicios al Público. Por su función
están los que se refiere a: ventas, compras, producción, distribución, finanzas, generales, personales,
etc.

Históricamente se lo pensó como una herramienta de gestión, eficaz a la hora de dejar plasmada la
operatoria completa de una empresa o área determinada, y surgió cuando se comprobó la necesidad de
unificar criterios para que la empresa funcionara como un todo y no como la suma de las partes.

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Se los planteó como un documento interno, que luego debía completarse con las instrucciones de
trabajo específicos de cada procedimiento.

En toda organización hay áreas o aspectos del funcionamiento en los que hay que seguir determinados
procesos, y repetirlos. La idea es que estos manuales funcionen como un material disponible para la
consulta permanente, recopilando toda la normativa o conocimiento de la organización sobre ciertos
temas. Por ejemplo, sobre el estímulo al personal, el control de procesos, manual de compras, el
proceso de facturación o el control de cobranzas.

Uno de los ejemplos más clásicos de la utilidad que puede tener un manual de procedimientos es en el
ingreso de nuevos recursos humanos a la organización. Al comenzar cualquier trabajo es cuando más
se necesita recibir información confiable. Y para la organización, cuanto antes se adapte e integre el
ingresado, antes podrá descubrir su potencial.

Con un manual de procedimientos, podrá interiorizarse lo antes posible sobre los aspectos básicos que
hacen al trabajo. Ya desde su confirmación en el cargo, el nuevo empleado podrá recibir material que lo
informe en forma general; cuáles son los horarios para llegar, salir y almorzar; lugares para resolver
determinadas tareas; la forma en que se realizan las cosas; ciertos temas de seguridad; cuestiones
relativas a su contrato laboral e instrucciones para acceder a programas de capacitación.

 Elaboración de los manuales de procedimiento

Cuando se consideran manuales de procedimiento, no siempre hay que pensar en extensos escritos,
complejos, difíciles de entender, sino en normas escritas de cada procedimiento, a los efectos de que
cada persona que deba llevarla a cabo sepa exactamente cómo y cuándo tiene que hacerla. Esto es
de suma importancia, sobre todo en los inicios, donde el personal puede encontrarse desorientado y los
procedimientos escritos son una ayuda valiosísima. El tamaño, detalle y cantidad dependerá de cada
estructura en particular. Es obvio que un comedor o servicio de alimentación con una infraestructura
importante, necesitará algo más completo que uno, con estructura más pequeña y menos personal.

Cualquier actividad produce información que será requerida por los distintos usuarios del sistema. Esa
información debe ser analizada, evaluada y procesada para que le permita al lector del informe su
interpretación acertada.

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Por ello, como se mencionó anteriormente, se destaca la necesidad de la preparación de informes que
reúnan determinadas características, como ser claros, concisos, con la información exacta que necesita
el usuario, y teniendo en cuenta el perfil del usuario que lo va a leer. No es necesario confeccionar
infinidad de informes que luego nadie lee. Lo importante es la calidad, no la cantidad, y que cumplan su
objetivo, es decir, que la información que el mismo contiene sea de utilidad.

 Tratamiento

Los Manuales sirven para explicar al personal de todos los niveles, de una manera clara y en un
lenguaje entendible, las normas generales de la institución, exponer en forma detallada la estructura, los
puestos y la relación existente entre ellos. También se los utiliza para explicar la jerarquía, los grados de
autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los distintos estamentos que componen la
institución u organización.

Del mismo modo permiten ver en forma precisa las funciones encomendadas a cada unidad ejecutiva o
administrativa, para deslindar responsabilidades, detectar errores, contribuir a la correcta ejecución de
las tareas encomendadas al personal y apoyar la unión en el trabajo, permitir el ahorro del tiempo y
esfuerzo en la ejecución de las tareas, proporcionar información básica y precisa para mejorar la
planeación de medidas administrativas, permitir la selección de personal, servir de medio de integración
al personal recién ingresado, proporcionar ideas para el mejor aprovechamiento de los recursos tanto
materiales como humanos y ser un instrumento útil para la orientación e información al público.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios,

máquinas o equipamiento a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.

La cantidad y calidad de información dependerá de la contribución de cada una de las personas que son
parte de la organización desde sus distintos puestos de trabajo.

En resumen los Manuales de Procedimientos tienen las siguientes utilidades:

 Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

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 Auxilian en la sugerencia del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. (comedor)

 Interviene en la consulta de todo el personal.

 Aspira a emprender tareas de simplificación del trabajo, tiempos necesarios para realizarlos,
delegación de autoridad, etc.

 Sirve para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

 Se emplea para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.

 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

 Ayuda a la coordinación de actividades y a evitar dualidades.

 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.

 ¿Qué contiene?

Existen manuales que se refieren a la totalidad de la organización, otros son específicos, referidos a una
unidad o área orgánica particular.
Pueden contener los siguientes ítems:

 Identificación de la Organización/Institución:

 Nombre o tipo de organización

 Logo
 Dirección
 Localidad
 Teléfonos
 Directivos o responsables

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 Índice o Contenido

 Introducción donde se pueden explicar:

 tipo de Institución, objetivos y obligaciones del servicio de alimentación

 metas del manual y su función
 responsables de su aplicación

 Funciones del sistema de alimentación

 Estructura Orgánica junto a la descripción de cada puesto

 Derechos y obligaciones de cada asistente

 Políticas de Organización

 Flujograma

 Listas de comidas y menús. El sistema que se utiliza.

 Compras:

 Responsables, Proveedores
 Flujo de compras
 Recepción y Almacenamiento
 INVENTARIOS
 Costos, estructura

 Puntos críticos (costos ocultos)

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 Fichas y formularios:

 Planillas diarias (copa de leche, almuerzo)

 Planillas mensuales rendicionde cuentas (copa de leche, almuerzo)
 Refuerzos nutricionales
 Devolucion
 Recetas
 Menus y mosaicos
 Especificaciones de compra
 Inventarios

 Vocabulario / glosario / términos frecuentes

 Teléfonos útiles.

 Cálculos de la cocina

La base para un sólido cálculo de los costos de cocina son:

 Abastecimiento adecuado
 Supervisión del gasto
 Cálculo del precio de la ración
 Supervisión de pérdidas (pelado, limpiado)

Si estos puntos se cumplen hay garantía de una buena administración de la cocina. Como guía se
puede establecer, no realizar el ahorro en la calidad y cantidad, por lo tanto hay que tener especial
atención en las compras, los cálculos inapropiados, la mala utilización de los sobrantes, mala
supervisión de las cantidades.

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 Conceptos básicos de cálculo en la cocina

En el caso de un comedor escolar, el cálculo de los costos sirve para tener el conocimiento para
comprar la mercadería apropiada, también indica cuándo y dónde se debe lograr un ahorro, poder
aprovechar de mejor manera de los recursos con los que dispone

Con respecto a las compras es importante observar los siguientes puntos:

 Pedidos a tiempo
 Requisitos de calidad
 Cantidad adecuada

Después en la recepción o entrega se debe revisar

 Cantidad pedida y facturada

 Calidad por una persona capacitada

Durante el almacenamiento hay que controlar:

 Lugar y posición correcta

 Frescura diaria
 Primero en entrar, primero en salir (utilización método PÈ/PS)
 Inventarios periódicos

Para obtener resultados óptimos es indispensable un adecuado control de gasto para que el
consumo coincida con los cálculos, para los cuales es necesario:
 Recetas exactas y su distribución
 Que Recortes deben controlarse
 Porciones pre-establecidas
 Cálculo posterior (comparar lo realmente utilizado con los cálculos inicialmente hechos y
eventualmente efectuar los ajustes necesarios).

Finalmente debe hacerse una lista de precios y actualizarla constantemente.

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 Términos frecuentes

Para poder hacer los cálculos adecuados es muy importante que se usen términos uniformes y si es
necesario conocidos por los demás integrantes de la cocina.

Desechos Desperdicio
Es la parte de recorte que no puede usarse posteriormente (cáscaras de frutas y verduras, huesos,
cueros grasas, etc.).

Costo de materia prima

Es la suma del valor de todos los alimentos e ingredientes utilizados para la preparación de una comida.

Peso bruto
Es el peso con el empaque o los productos enteros, en carnes en su forma sin limpiar, etc.

Precio de compra
Es el precio que se paga para adquirir un producto y puede ser bruto en productos frescos o netos en
productos terminados o semielaborados.

Peso Neto
Es el peso obtenido después del alistado de la materia prima (pelado, limpiado, deshuesado, etc.).

Listo para cocinar

Son aquellos productos o semi-productos donde ya no se pierde nada antes de cocinarlos.

Tara
Es el peso del material de empaque

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 CONCLUSIÓN

Para finalizar, hemos visto y evaluado que para realizar cualquier actividad dentro de un Servicio de
Alimentación, es necesario respetar, cumplir e imponer ciertas normas para su correcto funcionamiento.
Desde el aspecto administrativo, completando formularios y presentando comprobantes del uso de las
partidas de dinero o presupuesto destinado `para la compra de insumos (materias prima, equipamiento,
productos de limpieza)

En el caso de los comedores escolares, se debe cumplir con la normativa, y para lograr optimizar los
recursos, además se pueden implementar la estandarización de los procesos y la elaboración de
simples manuales de procedimientos donde que de asentado la forma de realizar las actividades (el
cómo y el por qué), se registren las actividades que se realizan, los controles y verificaciones realizados,
como toda información apropiada y pertinente a cada Comedor según las necesidades de este.