Manual Procedimiento Compras Nacionales - CN 2010 (Reparado)

Procedimiento: Compras Nacionales
Control
Fecha de Ultima Modificación
CN01.10 Aplicación
19 Mayo 2010
Fecha Creación Nivel Empresa
19 Mayo 2010
Departamento / Área
Administración Reviso Autorizo
Elaboro Verónica Hernández Hans Backhoff Guerrero
Oscar López / Alberto Ávila
Responsable: Encargado de Compras.
Objetivo: El proceso de Compras facilita la gestión de la adquisición de insumos con el propósito de

satisfacer las necesidades de todas las áreas de la organización para su total funcionamiento y no
entorpecer sus actividades normales de operación.
Alcance: Nivel Empresa.
Lay Out y Flujo de Procedimiento
No. Área / Responsable Actividad / Paso Datos Requeridos / Información Requerida

Requerimiento de Com-
1 Nivel Empresa Autorización del Jefe de Área / Departamento
pra
Listado de materia prima y materiales

Fecha Requerida
2 Usuario Solicitante Generar Requisición
Cantidades
Almacén
Requisición de compra.
Fecha Requerida
Proveedor
3 Compras Generar Cotizaciones
Condición de pago
Almacén
Costos
4 Compras ¿Cotización aceptada? Autorización
5 Cancelar Cotización
Cotización
Fecha Requerida
Fecha Entrega
Almacén
Proveedor
Generar Orden de Com-
Moneda
6 Compras pra
Condiciones de Pago
Fecha de Vencimiento
Artículos
Cantidades
Costos
Almacén
Compras ¿Orden Compra correc-

7
ta?
8 Compras Generar Compra Recha-
Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 1

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Cancelación de Compra
zada
Recepción de Orden Orden Compra y Factura de Proveedor

9 Almacén
Compra
Sello y Firma de Recepción en almacén

Fecha emisión
Moneda
Concepto
Referencia
Generar Entrada Compra Almacén
10 Compras
totales y parciales Proveedor
Condiciones de Pago
Fecha de Vencimiento
Artículos
Cantidades
Costo unitario
11 Compras ¿Compra incompleta? Recepción de Orden Compra
12 Compras ¿Se recibe restante? Orden Compra
13 Compras Generar Compra Perdida Orden Compra
¿Compra con Gastos Di-

14 Compras Orden Compra
versos?
Gastos
Fecha emisión
Moneda
Generar Entrada con Concepto
15 Compras
Gastos Diversos Referencia
Almacén
Cantidad
Costo unitario
Se genera la Cuenta por

Pagar en automático de
16 Cuentas por Pagar Entrada con Gastos
la, Entrada con Gastos y
Gastos Diversos
Programación de pago
17 Cuentas por Pagar según condiciones del Entrada de Compra y Orden Compra
Proveedor
18 Tesorería Emisión de Cheque o
Transferencia Solicitud de Cheque

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Procedimiento
1. Requerimiento de Compra
1.1 Autorización Previa por Jefe de Área / Departamento.
1.2 Estar en presupuesto de compras según el área solicitante (Producción, Ventas)
2. Generar Requisición de Compra

2.1 Acceso al Modulo de Compras
2.2 Entrada al tablero de Control, hay que hacer click en el botón Nuevo

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2.3 REQUISICIÓN
Este movimiento es generado con el fin de solicitar los insumos que necesiten al área de Compras.
Esta es la pantalla en donde se capturaran los datos .
En el movimiento Requisición, se requiere llenar los siguientes campos:

Movimiento: Requisición
Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos)
Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día.
Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento
Almacén: Almacén en donde se ingresará el artículo
Fecha Requerida: Fecha en la que se requiere del material
En la parte de Detalle se debe de registrar la siguiente información.
Artículo: Es la clave del artículo que se requiere

Cantidad: Cantidad de unidades que se requieran
Observaciones: Descripción extra que se puede utilizar para hacer observaciones
Una vez que se ingreso la información necesaria, se afecta el movimiento para que nos dé un número consecutivo.

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El movimiento queda en estatus “Pendiente”.
El usuario correspondiente puede acceder al movimiento para darle seguimiento .
Con este movimiento generaremos las cotizaciones correspondientes.

En el movimiento Requisición podemos indicar si se cotizará únicamente la cantidad que se estableció o una mayor o menor,
por lo que la cantidad de artículos que necesitemos cotizar se especificará en el campo “a Afectar”.
Hay que hacer click en el botón de afectar y en el cuadro de dialogo seleccionar “Cotización” y en el siguiente cuadro de
dialogo seleccionar por la “Cantidad Indicada” si se cambio la cantidad o “Cantidad Pendiente” si es la misma.

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2.4 Esto generara el Movimiento Cotización, en estatus Sin Afectar
COTIZACIÓN
Este movimiento es generado por el área de Compras a partir de la Requisición para proveer de
información sobre los costos y condiciones de entrega por parte de los proveedores.

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En el movimiento Cotización, se requiere llenar los siguientes campos:

Movimiento: Cotización
Proveedor: Es la clave del Proveedor con el que se está cotizando el artículo
Fecha Requerida : Le damos un margen de un día

Costo Unitario: Costo unitario pactado con el proveedor
Se afecta el movimiento para que nos dé un número consecutivo.

El movimiento queda en estatus “Por Confirmar

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Al tener las cotizaciones correspondientes se elige a la que se le dará continuidad, hay que hacer click en el botón de afectar
y en el cuadro de dialogo seleccionar “Generar Orden Compra ”
Esto generara el borrador del Movimiento Orden de Compra.

NOTA. Las cotizaciones en estatus por Confirmar y Requisiciones en estatus Pendiente que ya no serán
ocupadas es necesario concluirlas, por lo que se cancelan con el icono “Cancelar”

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2.5 GENERA ORDEN COMPRA
Este movimiento es generado por el área de Compras a partir de la Cotización (opcional). Tiene como propósito formalizar
con el proveedor la solicitud de los artículos.
En el movimiento Orden Compra, se requiere llenar los siguientes campos:

Pestaña Datos Generales:
Movimiento: Orden Compra
Fecha de Requerida: Fecha en la que se requiere la mercancía
Fecha de Entrega: Fecha en la que se debe entregar lo solicitado
Agente: Persona que solicita la compra
Condición Pago: Condiciones de crédito con el proveedor seleccionado
Vencimiento: Fecha de vencimiento para el pago dependiendo de la Condición de Pago
Referencia: Referencia informativa
Observaciones: Campo de Texto para capturar las observaciones que sean necesarias

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Pestaña Información adicional:

Atención: Nombre del vendedor
Instrucciones: Quien autoriza la Orden Compra
Observaciones: Campo para las Instrucciones Especificas.
Una vez confirmados los datos se afecta el movimiento para que nos dé un número consecutivo.
El movimiento queda en estatus “Pendiente” y requiere de la Autorización para poder emitir la Orden de Compra

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Con esta información se puede emitir la Orden de Compra.

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A partir de este movimiento se pueden realizar Entrada Compra, Entrada Compra (Con Gastos Div.), Entrada
Importación y Compra Perdida.
2.6 ENTRADA COMPRA
Este movimiento podrá ser generado a partir de una Orden Compra. Este movimiento generara la entrada al Inventario de los
artículos, la respectiva Cuenta por Pagar y la póliza de diario.
Las Compras generadas a partir de la Orden Compra pueden realizarse de forma parcial o en su totalidad.
En caso de generar entradas parciales, hay que capturar la cantidad de artículos en las partidas que se quieran dar entrada, en el
campo “a Afectar”.
Una vez que se capturen las partidas con las cantidades que queremos afectar, afectamos el movimiento.
Del dialogo que se nos muestra seleccionaos la opción de “Generar Entrada Compra”, y del siguiente dialogo seleccionamos
la opción de “Cantidad Indicada”.

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En caso de querer realizar la Compra en su totalidad (de todo el pendiente) no es necesario capturar la cantidad de las partidas
que deseamos afectar, solo afectamos el movimiento, seleccionamos “Generar Compra” y del siguiente cuadro de dialogo
seleccionamos “Cantidad Pendiente”.
Cualquiera de las dos opciones nos generara un movimiento de Entrada Compra en estatus sin Afectar.

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En el movimiento Compra, se requiere llenar los siguientes campos:

Movimiento: Orden Compra
Condición Pago: Condiciones de crédito con el proveedor seleccionado
Vencimiento: Fecha de vencimiento para el pago dependiendo de la Condición de Pago
Referencia: Referencia informativa, por lo general aquí se registra el numero de Factura del Proveedor
Observaciones: Campo de Texto para capturar las observaciones que sean necesarias

Teniendo este movimiento, hay que verificar la información, como costos y cantidades. Y de tratarse de un artículo tipo lote o
serie, es necesario indicar el lote en el icono de series/lotes este icono abre la pantalla siguiente, en la cual es necesario
indicar el lote y la cantidad correspondiente a ese lote ( importante meter el número de pedimento )

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AUDITORIA
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Procedimiento: Compras Nacionales

Responsable: Encargado de Compras.

Objetivo: El proceso de Compras facilita la gestión de la adquisición de insumos con el propósito de

Alcance: Nivel Empresa.

Lay Out y Flujo de Procedimiento

No. Área / Responsable Actividad / Paso Datos Requeridos / Información Requerida

Listado de materia prima y materiales

4 Compras ¿Cotización aceptada? Autorización

Compras ¿Orden Compra correc-

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 1

No. Área / Responsable Actividad / Paso Datos Requeridos / Información Requerida

Recepción de Orden Orden Compra y Factura de Proveedor

Sello y Firma de Recepción en almacén

11 Compras ¿Compra incompleta? Recepción de Orden Compra

12 Compras ¿Se recibe restante? Orden Compra

13 Compras Generar Compra Perdida Orden Compra

¿Compra con Gastos Di-

Se genera la Cuenta por

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 2

No. Área / Responsable Actividad / Paso Datos Requeridos / Información Requerida

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2. Generar Requisición de Compra

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En el movimiento Requisición, se requiere llenar los siguientes campos:

En la parte de Detalle se debe de registrar la siguiente información.

Artículo: Es la clave del artículo que se requiere

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 6

El movimiento queda en estatus “Pendiente”.

El usuario correspondiente puede acceder al movimiento para darle seguimiento .

Con este movimiento generaremos las cotizaciones correspondientes.

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2.4 Esto generara el Movimiento Cotización, en estatus Sin Afectar

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En el movimiento Cotización, se requiere llenar los siguientes campos:

En la parte de Detalle se debe de registrar la siguiente información.

Artículo: Es la clave del artículo que se requiere

Se afecta el movimiento para que nos dé un número consecutivo.

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 9

Esto generara el borrador del Movimiento Orden de Compra.

ocupadas es necesario concluirlas, por lo que se cancelan con el icono “Cancelar”

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 10

2.5 GENERA ORDEN COMPRA

En el movimiento Orden Compra, se requiere llenar los siguientes campos:

En la parte de Detalle se debe de registrar la siguiente información.

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 11

Artículo: Es la clave del artículo que se requiere

Cantidad: Cantidad de unidades que se requieran

Pestaña Información adicional:

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 12

Con esta información se puede emitir la Orden de Compra.

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 13

2.6 ENTRADA COMPRA

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 14

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 15

En el movimiento Compra, se requiere llenar los siguientes campos:

En la parte de Detalle se debe de registrar la siguiente información.

Artículo: Es la clave del artículo que se requiere

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 16

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 17

Monte Xanic S. de R.L. de C.V. 18

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