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Curso de capacitación: Proceso de compras

Microsoft Dynamics GP 2010

Flores Arteaga, Jimmy H.


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Cronograma de capacitación
Compras
• Maestro y clase de proveedores
• Documentos del proceso de compra.
• Estados de los documentos del proceso de
compras.
• Transacciones de compra
• Ordenes de compra
• Recepciones/ Facturación y contabilización
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Cronograma de capacitación
• Devoluciones
• Consultas y Reportes
Cuentas por pagar
• Transacciones de cuentas por pagar
• Aplicaciones de cuentas por pagar
• Anulaciones de cuentas por pagar
• Consultas y Reportes
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Maestro y clases de proveedores
Tarjetas >> Compras >> Proveedor
Utilice la ventana Mantenimiento de proveedores para completar los procedimientos de mantenimiento de
registros de proveedor. Puede crear, eliminar e inactivar registros de proveedor y colocar suspensiones de
proveedor.

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Maestro y clases de proveedores
Menú Microsoft Dynamics GP >> Herramientas >> Configuración >> Compras >> Clase
de proveedor
Las clases de proveedores ofrecen valores predeterminados para los datos que utilizan los grupos de proveedores .
También puede realizar cambios a grupos de proveedores rápidamente modificando el registro de clase y
propagando el cambio a todos los proveedores de una clase. Si configura clases de proveedores, puede asignar con
facilidad proveedores nuevos a clases específicas, y le resultará más rápido y fácil configurar un nuevo registro de
proveedor.

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Transacciones de compra
DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA (Transacciones/Compras/Entrada de Ordenes de Compra): Es un documento donde se


plasman las condiciones de compra, el precio, la cantidad, la fecha de entrega, etc. No genera movimientos
contables, ni afecta la cuenta corriente del proveedor.

RECEPCIÓN (Transacciones/Compras/Entrada de recepciones): Es un documento en el cual queda reflejado el


ingreso de stock. En este paso se actualizan los costos, el inventario y genera el respectivo asiento contable.

FACTURA (Transacciones/Compras/Entrada de Ordenes de Compra): Es el documento legal del proveedor en el


cual deben quedar plasmadas todas las condiciones impositivas correctas. Tiene efecto tanto en la cuenta
corriente del proveedor como en la contabilidad.

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Transacciones de compra
ESTADO DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRA

Documento Estado Acción


ORDEN DE COMPRA Nuevo Cuando se guarda por primera vez, antes de que emita al proveedor.
Liberado Cuando la OC se imprime ó contabiliza el envió
Recibido Cuando no hay cantidades pendientes de recibir, pero hay cantidades pendientes
para facturar.
Cambiar pedido Cuando realiza cambios en una línea de artículos definida como emitido.
Cancelado Cuando la OC no se va a procesar más.
Cerrado(a) Cuando se ha cerrado todas las líneas de artículos ( es decir, no queda ninguna
cantidad para recibir ni asociar a facturas)
ENVIO Sin contabilizar Cuando el documento se guarda en un lote.
Histórico Cuando se contabilizo el documento.
- ENVIO/ FACTURA Trabajo Cuando el documento se guarda en un lote.
- FACTURA
- DEVOLUCION Abierto Cuando se contabilizo el documento.
Histórico Cuando el documento esta totalmente aplicado.

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Transacciones de compra
Transacciones >> Compras >> Entrada de orden de compra
Transacciones >> Compras >> Entrada trans. Recepciones
Transacciones >> Compras >> Insertar/asociar facturas

Circuito Alternativa #1: Se trabaja con las tres ventanas en el caso de que estén separadas las funciones de
ingresar la recepción de mercadería y la recepción de facturas. Es para artículos que llevan stock.

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Transacciones de compra
Transacciones >> Compras >> Entrada de orden de compra
Transacciones >> Compras >> Entrada trans. recepciones

Circuito Alternativa #2: Se puede transaccionar con solo dos ventanas cuando no están separadas las funciones
de recepción de mercadería y de ingreso de facturas. Se puede utilizar tanto para artículos de gastos como para
artículos que llevan stock.

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Transacciones de compra
Transacciones >> Compras >> Entrada de trans. recepciones

Circuito Alternativa #3: Se puede hacer en forma directa el envío / factura para los casos que no se requiera la
orden de compra.

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Transacciones de compra
Transacciones >> Compras >> Entrada de transacción de devoluciones

Utilice la ventana Entrada de transacción de devoluciones para especificar una transacción de devoluciones.
El tipo de Devolución con crédito, se utiliza cuando el proveedor nos emite una nota de crédito por devolución
de productos.

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Transacciones de compra
Transacciones >> Compras >> Editar órdenes de compra

Utilice la ventana Editar estado de orden de compra para cambiar el estado de una orden de compra ó el
estado de las líneas de artículos de una orden de compra.

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Consultas y Reportes .

Consulta de Compras Reportes de Compras


•Proveedor •Históricos
•Documentos de Ordenes de
Compra
•Artículos de Ordenes de Compra SmartList
•Proveedores
•Ordenes de Compra
•Líneas de Ordenes de Compra
•Transacción de Recepciones
•Línea de recepciones
Consultas
Consultas >> Compras >> Proveedor

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Consultas
Consultas >> Compras >> Documentos de orden de compra

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Consultas
Consultas >> Compras >> Artículos orden de compra

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Reportes
Reportes >> Compras >> Histórico

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Transacciones de cuentas por pagar
Transacciones >> Compras >> Entrada de transacciones

Utilice la ventana Entrada transacciones cuentas a pagar para insertar saldos iniciales y para ingresar y pagar
facturas sin detalle.

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Transacciones de cuentas por pagar
Transacciones >> Compras >> Pagos manuales

Utilice la ventana Entrada de pagos manuales de cuentas por pagar para especificar pagos de transferencias
bancarias manuales. Las transferencias bancarias se contabilizarán en Conciliación bancaria como un cheque.

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Aplicaciones de cuentas por pagar
Transacciones >> Compras >> Aplicar documentos de cuentas por pagar

Utilice la ventana Aplicar documentos de ctas. a pagar para aplicar pagos a las facturas. Puede aplicar pagos
parciales a las facturas.
Puede aplicar un pago a varios documentos.

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Anulaciones de cuentas por pagar
Anular transacciones históricas de cuentas por pagar
Transacciones >> Compras >> Anular transacciones históricas
Utilice la ventana Anular transacciones a pagar contabilizadas en histórico para anular transacciones en
histórico. Puede anular pagos en efectivo, cheque o tarjeta de crédito completamente aplicados. Una
transacción debe de estar completamente pagada y aplicada antes de que se muestre en la ventana
desplazable. También puede anular notas de crédito y devoluciones en histórico.

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Anulaciones de cuentas por pagar
Anular transacciones ctas. Por pagar abiertas
Transacciones >> Compras >> Anular transacciones abiertas
Utilice la ventana Anular transacciones a pagar abiertas para anular transacciones abiertas. Sólo puede anular
documentos que estén contabilizados y no totalmente aplicados. (Si un comprobante esta totalmente aplicado o
pagado, no aparecerá en la ventana desplazable y no lo podrá anular).

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Consultas y Reportes .

Consulta de Cuentas por pagar Reportes de Cuentas por pagar


•Transacción por proveedor •Balance de comprobación
•Transacción por documento •Balance de comprobación histórico
•Resumen de cuentas por pagar •Saldo de proveedor
•Crédito del proveedor
•Resumen anual del proveedor
•Periodo del proveedor SmartList
•Cuentas por pagar
Consultas .

Consultas >> Compras >> Transacción por proveedor


Consultas .

Consultas >> Compras >> Transacción por documento


Consultas .

Consultas >> Compras >> Resumen cuentas a pagar


Reportes
Reportes >> Compras >> Balance de comprobación

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Reportes
Reportes >> Compras >> Reporte de saldos de proveedor

30
Gracias por su tiempo!