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Compra de artículos
SAP Business One
Versión 10.0
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Objetivos
En este tema, llevaremos a cabo los pasos básicos para la compra de artículos. A medida que
avancemos en el proceso, explicaremos las consecuencias de cada paso del proceso en el inventario
y la contabilidad.
Escenario empresarial
En nuestra situación de ejemplo, le solicitamos que imagine que su compañía compra artículos para la
reventa. Conserve un nivel mínimo de inventario para algunos de estos artículos, por ejemplo
impresoras. Cuando el stock es bajo en estos artículos, vuelva a solicitar los artículos utilizando un
proceso de aprovisionamiento en 4 pasos: pedidos, entrada de mercancías de pedido, facturas de
proveedores y pagos efectuados al proveedor.
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Resumen del proceso
Entrada de Pago
Pedido de Factura de
mercancías efectuado
compra proveedores
de pedido
▪ Un inventario mínimo de 15 impresoras es necesario para cumplir las órdenes de los clientes
regulares.
▪ Cuando el stock es demasiado bajo, los pedidos se utilizan para comenzar el proceso de
compra.
▪ Cuando el proveedor entrega las impresoras, se crea una entrada de mercancías de pedido.
▪ Luego de que los artículos se inspeccionen, se puede crear una factura de proveedor.
▪ La factura de proveedor activa un pago efectuado al proveedor.
Observemos los pasos del proceso en nuestra situación de ejemplo con un ejemplo concreto. Un
inventario mínimo de 15 impresoras es necesario para cumplir las órdenes de los clientes regulares de
forma rápida. Cuando el stock es demasiado bajo, los pedidos se utilizan para comenzar el proceso de
compra. Cuando el proveedor entrega las impresoras, se crea una entrada de mercancías de pedido.
Luego de que los artículos se inspeccionen, se puede crear una factura de proveedor. La factura de
proveedor activa un pago efectuado al proveedor.
Pedido (PO)
Entrada de Pago
Pedido de Factura de
mercancías efectuado
compra proveedores
de pedido
Entrada de Pago
Pedido de Factura de
mercancías efectuado
compra proveedores
de pedido
Pedido
Ficha Logística
Se especifican dos direcciones importantes en el pedido, la dirección de envío y la de pago, por eso es
importante comprender cómo se usan en el proceso de pago.
La dirección de envío indica la dirección a la que desea que el proveedor le envíe los productos que
compró. La dirección de envío se puede usar por defecto en dos lugares, dependiendo de sus
parametrizaciones.
Para los documentos de compra tipo artículo, puede definir el sistema para que por defecto aparezca
la dirección de la empresa o la dirección del almacén en la primera línea del documento.
Para definir por defecto la dirección del almacén, debe marcar la casilla “usar dirección de almacén”
en Parametrizaciones de documento. Si la casilla no está marcada, la dirección por defecto será la
dirección de la empresa.
Para las líneas de servicio, no se selecciona almacén. Por lo tanto, la dirección de envío de la
empresa siempre será por defecto algún documento de compra del tipo servicio.
La otra dirección importante en el pedido es la dirección de pago. La dirección de pago se muestra
debajo de la ficha Logística y aparece desde el registro de datos maestros de interlocutor comercial
del proveedor. Asegúrese de que la dirección de pago es la correcta para una compra determinada, ya
que la información se imprime en el cheque cuando se emite el pago.
Desde luego, ambas direcciones pueden sobrescribirse dentro de un documento de compra si fuera
necesario.
Entrada de mercancías de pedido
Entrada de Pago
Pedido de Factura de
mercancías efectuado
compra proveedores
de pedido
Cuando recibe mercancías de un proveedor crea una entrada de mercancías de pedido. En la mayoría
de las empresas, la persona en el almacén o en la oficina responsable de recibir entregas o envíos
realiza la entrada de mercancías de pedido. Si una entrada de mercancías de pedido se utiliza al
comprar servicios, la persona para quién se prestan los servicios generalmente emite el documento.
Se puede crear una entrada de mercancías de pedido al seleccionar directamente el nombre del
documento en el menú del módulo, o se puede crear a partir de un pedido existente. Si basa la
entrada de mercancías de pedido en un pedido existente, puede copiar todos los datos contenidos en
el pedido o usar el asistente de creación de documentos para seleccionar los datos que desea copiar
de uno o más pedidos existentes. Aún si copia todos los datos de un pedido existente, puede modificar
las cantidades y los precios, como también las fechas, proveedor e información del artículo, antes de
contabilizar (añadir) el documento.
Independientemente de cómo cree la entrada de mercancías de pedido, no debería haber diferencias
entre los datos de la entrada de mercancías de pedido y el documento de expedición del proveedor
(documento de embalaje) enviado con los artículos, porque los detalles en el documento del proveedor
están vinculados legalmente. Si hay diferencias entre los datos del pedido de base y el documento de
expedición del proveedor, debe solucionarlo con el proveedor antes de contabilizar la entrada de
mercancías de pedido.
Es importante que las cantidades y los precios de la entrada de mercancías de pedido coincidan con
el documento de expedición del proveedor. A diferencia de un pedido, una entrada de mercancías de
pedido no se puede modificar una vez añadida a SAP Business One porque activa transacciones de
inventario y (cuando se utiliza un inventario permanente) de contabilidad. Su única opción para
arreglar una entrada de mercancías de pedido incorrecta es cancelar el documento y crear una
entrada de mercancías de pedido nueva.
Entrada de mercancías de pedido
Entrada de Pago
Pedido de Factura de
mercancías efectuado
compra proveedores
de pedido
Entrada de
Pedido de Factura de
mercancías
compra proveedores
de pedido
Documentos de compra creados en cada uno. Por lo general, un pedido se convierte en un pedido de
entrega de mercancías que registra la entrega del proveedor y finalmente en una factura de
proveedores cuando se recibe la factura del proveedor.
Copiar a / Copiar de
Entrada de
Pedido de Factura de
mercancías
compra proveedores
de pedido
Copiar a
▪ Abra el documento grabado para copiar
▪ Todos los artículos copiados a un documento nuevo
▪ No hay opciones disponibles acerca de cómo se copian
los artículos
▪ Sin embargo, puede eliminar artículos y ajustar
cantidades después de copiar
Entrada de
Pedido de Factura de
mercancías
compra proveedores
de pedido
Copiar a Copiar de
▪ Abra el documento grabado para copiar ▪ Introduzca un interlocutor comercial en un documento
▪ Todos los artículos copiados a un documento nuevo
nuevo ▪ Elija uno o varios documentos de la lista
▪ No hay opciones disponibles acerca de cómo se ▪ El asistente de creación de documentos le permite:
copian los artículos
▪ personalizar las líneas copiadas
▪ Sin embargo, puede eliminar artículos y ajustar
▪ seleccionar el tipo de cambio
cantidades después de copiar
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El otro método para copiar un documento es Copiar de. El pulsador Copiar de le permite seleccionar
un documento base o documentos a partir de los cuales crear un nuevo documento. Al hacer clic en
Copiar de se inicia el asistente de creación de documentos.
Para usar la función Copiar de, abra un nuevo documento e introduzca un interlocutor comercial.
Después de elegir el pulsador Copiar de, puede elegir uno o varios documentos de una lista.
El asistente de creación de documentos le permite personalizar las líneas y cantidades que se copian
en el documento de destino, así también como seleccionar el tipo de cambio que se utilizará.
Independientemente del método que utilice Copiar a o Copiar de, al grabar un documento de destino
que contiene todo lo referente a artículos de documentos base y cantidades, el documento base se
cerrará y no podrá copiarse nuevamente en otro documento.
Lista de partidas abiertas
La Lista de artículos pendientes es un excelente informe para supervisar y gestionar los documentos
de marketing pendientes, como pedidos pendientes, entrada de mercancías de pedidos pendientes,
entre otros.
Solo seleccione el tipo de documento que desea ver. No solo puede seleccionar documentos de
compra y venta pendientes, sino también órdenes de producción pendientes, solicitudes de traslado
de inventario y documentos de recuento de inventario.
Esto. A menudo, el primer paso para crear un documento a partir de otro es localizar el informe, que
puede ser muy útil para buscar documentos para procesar el documento base que desea utilizar. Por
ejemplo, es posible que las mercancías se entreguen a un almacén y se necesite introducir una
entrada de mercancías de pedido. ¿Cómo encuentra el pedido relevante? La lista de artículos
pendientes puede utilizarse para localizar documentos rápidamente.
Puede entonces seleccionar el pedido relevante, por ejemplo, y crear una entrada de mercancías de
pedido con un solo clic en el pulsador Copiar a. Cuando se crea un documento a partir de otro de esta
manera, toda la información relevante se copia del documento base al nuevo documento, lo que
disminuye tiempo de introducción de datos y la posibilidad de errores.
Efectos de la entrada de mercancías de pedido
+
permanente, la entrada de
mercancías contabiliza un asiento.
▪ La cantidad de stock se actualiza.
+
▪ El precio de compra se actualiza
para artículos FIFO y de medida
variable.
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Una vez creada la entrada de mercancías de pedido en el sistema, se presentan las siguientes
consecuencias:
▪ Los artículos que se han entregado parcialmente o en su totalidad aparecen en gris claro en el
documento de pedido.
▪ El pedido (documento de base) no puede modificarse una vez que el documento se haya copiado
por completo.
▪ Cuando se reciben todos los artículos, el estado del pedido cambia a Cerrado.
▪ Si lleva un inventario permanente, la entrada de mercancías de pedido crea un asiento para
incrementar el valor del inventario.
▪ El sistema actualiza las cantidades de stock en el inventario y el coste unitario se actualiza de
acuerdo con los precios de compra que se usaron en el documento para los artículos controlados
por los métodos de media variable o valoración FIFO.
Modificaciones de stock en compras
EM de pedido + -
Fact. de proveedores
para EM de pedido
+ Indica un aumento en la cantidad
- Indica una disminución en la cantidad
Puede utilizar el informe Estado de inventario para analizar la situación de inventario de uno o más
artículos seleccionados.
También puede visualizar el estado de inventario en la ficha Datos de inventario del registro maestro
de artículo.
− La columna En stock muestra el nivel actual de stock del artículo.
− La columna Comprometido muestra el artículo en stock que está reservado para los clientes y
para uso interno. El stock reservado para uso interno es la cantidad de artículos que se van a
utilizar para generar un producto terminado, esta cantidad se basa en las listas de materiales de
las órdenes de producción existentes.
− La columna Solicitado muestra la cantidad solicitada por proveedores externos más la cantidad
que se está produciendo y que entrará en el almacén en una fecha determinada.
− La cantidad disponible de un artículo representa La cantidad en stock - Comprometida +
Solicitada.
Como puede verse en el gráfico, un pedido aumenta la cantidad solicitada y, por lo tanto, la cantidad
disponible para el cliente.
Cuando se crea una entrada de mercancías de pedido con referencia al pedido, aumenta la cantidad
en stock y reduce la cantidad solicitada.
Siempre y cuando una factura de proveedores haga referencia a un pedido, no afectará a los niveles
de stock.
Factura de proveedor
Entrada de Pago
Pedido de Factura de
mercancías efectuado
compra proveedores
de pedido
Cuando se recibe una factura del proveedor, se introduce una factura de proveedores en SAP
Business One. El documento se utilizará para activar el pago al proveedor.
Puede crear una nueva factura de proveedor seleccionando el nombre del documento en el menú del
módulo o basándola en uno o más pedidos o entradas de mercancías de pedidos. Si basa la factura
de proveedores en uno o varios documentos de compras existentes, puede copiar todos los datos
contenidos en el documento base o usar el asistente de creación de documentos para seleccionar los
datos que desea copiar de uno o varios pedidos o entradas de mercancías de pedidos existentes.
Aunque copie todos los datos de un documento o documentos de compras existentes, puede modificar
las cantidades y los precios, así como cualquier otro dato, antes de contabilizar el documento.
La factura de proveedores contabilizada genera entradas en el libro mayor y actualiza la cuenta del
proveedor con el importe que se le debe al proveedor.
Factura de proveedor
Entrada de Pago
Pedido de Factura de
mercancías efectuado
compra proveedores
de pedido
Ejemplo empresarial:
▪ Recibe una factura del proveedor por 5 impresoras
▪ Introduce una factura de proveedor para reflejar la
factura del proveedor
▪ La factura de proveedores es la base del pago para el
proveedor
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Entrada de
Pedido de Factura de
mercancías
compra proveedores
de pedido
La cantidad aumenta
solamente si no se hace
referencia a una entrada
de mercancías anterior.
Una vez creada la factura de proveedores en el sistema, se presentan las siguientes consecuencias:
1) La entrada de mercancías de pedido incrementó el valor de stock anteriormente. Solamente si no
hay entradas de mercancías de pedido se actualizan los valores de stock cuando se introduce una
factura de proveedores.
2) La factura de proveedores crea un asiento para actualizar el saldo del proveedor para visualizar el
importe a pagar.
3) No puede modificar nada de la factura de proveedores que pueda afectar el asiento una vez que se
añade la factura al sistema.
4) En la entrada de mercancías de pedido, los artículos que ya se han facturado parcial o totalmente
aparecen en gris claro. Si la factura es por la cantidad total de la entrada de mercancías de pedido,
entonces el estado de la entrada de mercancías de pedido cambia a Cerrado.
Procesamiento de pagos
Entrada de Pago
Factura de
Pedido mercancías efectuado
proveedores
de pedido
Después de haber introducido una factura de proveedores, el paso final del proceso Compras es
iniciar el pago al proveedor.
El documento de pago efectuado se puede crear mediante los siguientes medios de pago: efectivo,
cheques, tarjeta de crédito, transferencia bancaria y (en algunas localizaciones) letra de cambio.
Una vez añadido el pago, se crea un asiento correspondiente. El asiento reduce el saldo del
proveedor.
Cuando crea un pago para compensar completa o parcialmente un documento específico o
transacción, se produce una reconciliación interna automáticamente.
Se pueden crear varios pagos juntos con el asistente de pago. Las ejecuciones del asistente de pago
procesan transacciones y documentos de clientes y proveedores que no están pagados por completo,
abonados ni reconciliados, así como los pagos a cuenta asignados/sin reconciliar.
Cuando se crean pagos efectuados, individualmente o con el asistente de pagos, también puede
pagar parcialmente las facturas.
La gestión de pagos se considera parte del módulo de gestión de bancos de SAP Business One.
Procesamiento de pagos
Entrada de Pago
Factura de
Pedido mercancías efectuado
proveedores
de pedido
Entrada de
Pedido de Factura de
mercancías
compra proveedores
de pedido
Ahora revisaremos el efecto de los tres primeros pasos del proceso de aprovisionamiento de artículos
Ahora que hemos finalizado con los tres primeros pasos del proceso de aprovisionamiento de
artículos, revisaremos lo que sucede cuando se añade cada documento.
Revisión de compras
Entrada de
Pedido de Factura de
mercancías
compra proveedores
de pedido
Almacenes
*
Entrada de
Pedido de Factura de
mercancías
compra proveedores
de pedido
Almacenes
*
Libro mayor
Entrada de
Pedido de Factura de
mercancías
compra proveedores
de pedido
Almacenes
*
Libro mayor
3) Factura de proveedores: cuando se contabiliza una factura recibida, la cuenta del proveedor se
actualiza en la contabilidad. Si una factura del proveedor no hace referencia a la entrada de
mercancías de pedido, los stocks también aumentan cuando se contabiliza la factura.
Resumen
▪ El pedido (PO) especifica al proveedor cuáles artículos o servicios desea comprar, incluidas las
cantidades y precios acordados. Representa su compromiso con el proveedor para comprar los
artículos.
▪ No se contabilizan los cambios en base al valor en contabilidad para un pedido. Sin embargo, las
cantidades de los pedidos se enumeran en la gestión de stocks. Puede ver las cantidades
solicitadas en los informes y en los datos maestros de artículos.
▪ La entrada de mercancías de pedido denota la entrega de mercancías de un proveedor a una
compañía. Se usa para actualizar las cantidades y los valores del inventario.
▪ Al introducir una entrada de mercancías de pedido, el almacén acepta las mercancías y se
actualizan las cantidades. Si su empresa utiliza un sistema de inventario permanente, SAP
Business One crea las contabilizaciones correspondientes para actualizar los valores del stock.
▪ La factura de proveedor contiene la información de facturación del proveedor y establece el pago.
Cuando se contabiliza una factura recibida, la cuenta del proveedor se actualiza en la contabilidad.
▪ El paso final del proceso de compra es el pago efectuado. Esta función se finaliza en el módulo de
contabilidad.
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