EL ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Las auditorías administrativas comprenden diferentes aspectos que al ser

evaluados y analizados permiten determinar el estado actual de una empresa y
de qué manera mejorar o mantener su funcionamiento y calidad de servicio o
bien.
El alcance de la auditoría administrativa determina lo amplia y profunda que
será la evaluación a desarrollar, ya que puede abarcar un departamento, área,
o incluso, toda la empresa.
Por tanto, se ocupa de aspectos como el nivel jerárquico, desarrollo y uso de
las tecnologías, recursos humanos, número de empleados, sistemas de
comunicación, nivel de desempeño, entorno laboral, trato a clientes, entre
otros.
Básicamente la auditoría administrativa tiene su alcance plasmado en dos
aspectos:
1. Estudiar la organización
Renovar la estructura formal de la organización, las relaciones
personales, las políticas, los procedimientos, los sistemas y flujos de
información y los centros de decisión para determinar lo que la dirección
ha establecido como disposiciones óptimas para dirigir una entidad.
2. Búsqueda de problemas
Descubrir una mala estructuración organizativa y asignación de
responsabilidades, fallos en las operaciones, la programación y el flujo
de trabajo, una comunicación, evaluación y medición inadecuadas e
ineficaces, y la revelación de resultados que están muy por debajo de las
normas establecidas.
Para realizar una auditoria administrativa en cualquier clase de empresa debe
de comenzar por realizar un examen y una evaluación integral de los
problemas, sus causas y la posible solución de los mismos.

HALLAZGOS
El hallazgo es el resultado de la recopilación, análisis, síntesis y evaluación de
la información pertinente a un sistema, unidad, proceso, operación o función, la
cual puede ser desarrollada o reunida de manera lógica, cuyo conocimiento de
considera de interés y utilidad para determinadas personas y de la cual pueden
formularse recomendaciones.
Un hallazgo de auditoria puede incluir, además de errores e irregularidades en
la cuenta, observaciones sobre el funcionamiento del control interno, el sistema
de información y otros asuntos.
El Hallazgo en la auditoria es considerado como el descubrimiento en
documentos, declaraciones, sucesos o eventos. Que básicamente nos ayuda
para evaluar o indagar las posibles tendencias a encontrar irregularidades;
Dentro de la realización de una auditoría.
FACTORES QUE AFECTAN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS
 Condiciones al momento de ocurrir el hecho.
 Complejidad de las operaciones examinadas.
 Análisis crítico de cada hallazgo.
 La labor de auditoria debe ser completa.
 La legislación vigente.
 Diferencias de opinión
 La competencia del auditor.
DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA OPERACIONAL
La actividad más importante de la fase de ejecución es el desarrollo de
hallazgos. Los hallazgos de auditoría fundamentan las observaciones y
recomendaciones, las cuales serán informadas a los funcionarios responsables
y/o titulares del ente auditado.
A la palabra "hallazgo" se le debe dar un sentido de recopilación y síntesis de
información sobre un asunto que se haya analizado y evaluado, el cual se
considera de interés o de utilidad para la auditoría. Por lo tanto, se refiere a
conclusiones negativas (deficiencias o debilidades).
En los pliegos de observaciones y recomendaciones, así como en el informe de
resultados, serán incluidos los hallazgos sobre las deficiencias o aspectos
sobresalientes, encontrados durante la revisión, debiendo narrarse en forma
lógica y clara los asuntos de importancia para que sean comprendidos por sus
lectores.
Por lo anterior, es importante prestar atención a los hallazgos significativos
para garantizar que el trabajo de los auditores sea útil. Los auditores deben
desarrollar los hallazgos de auditoría con elementos necesarios a fin de facilitar
la elaboración del pliego de observaciones y recomendaciones e informe de
resultados.
REQUISITOS
Un hallazgo de auditoría para ser desarrollado deberá reunir los siguientes
requisitos:
1. Importancia, todos los hallazgos encontrados que excedan de la
importancia relativa, así como aquellos que infrinjan la legalidad y normatividad
aplicable, ameritan ser informados, considerando su trascendencia.
2. Precisión, es decir basado en hechos y evidencias precisas que figuran
en los papeles de trabajo.
3. Objetivo, deben fundarse en hechos reales no subjetivos.
4. Suficiente, significa que se agotaron y realizaron las investigaciones y
comprobaciones necesarias para respaldar la observación y recomendación
resultante.
5. Convincente, ya que cualquier persona que no haya participado en la
auditoría lo debe de comprender.
El trabajo necesario para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las
circunstancias y el juicio profesional del auditor. Por lo tanto, deben estar
capacitados en las técnicas para hacer juicios y llegar a conclusiones justas y
reales. Es importante determinar que la presentación del hallazgo no conduzca
a conclusiones erróneas y que su contenido esté plenamente justificado por la
labor efectuada.
FACTORES A CONSIDERAR
Los factores que se deben considerar son los siguientes:
1. Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el
hecho y no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen.
2. Índole, complejidad y magnitud cuantitativa y financiera de las operaciones o
segmentos que se están evaluando. Cualquier evaluación debe reflejar un
juicio maduro y realista de lo que razonablemente se puede esperar según las
circunstancias.
3. Someter el hallazgo a un análisis honesto y crítico para encontrar posibles
fallas y razonamientos ilógicos. La práctica de hacer el papel de "fiscalizado" o
su "defensor" es muy útil para identificar puntos débiles en los hallazgos. Por lo
cual el auditor requiere objetividad. Por lo tanto, se evitará el desarrollo de
hallazgos que impliquen una gran inversión de tiempo y esfuerzo al tratar de
desarrollarlos adecuadamente sin alcanzar buenos resultados.
4. El trabajo de auditoría está obligado a ser lo suficientemente completo a fin
de presentar una base para las observaciones y recomendaciones y para poder
demostrar claramente los hechos a terceras personas en forma convincente.
No se puede asumir que otros aceptarán las observaciones simplemente
porque el auditor las manifiesta. La utilización de servicios de consultores
externos podrá ser requeridos para resolver asuntos técnicos, cuando no se
cuenta con auditores especializados en ciertos campos o personal de apoyo
disponible.
5. Diferencias de opinión. No se debe sustituir el juicio del auditor por el de los
funcionarios de la entidad. En estas circunstancias, las observaciones y
recomendaciones deben basarse en la evidencia que soporte los resultados.
PASOS A SEGUIR
El proceso de desarrollo de un hallazgo implica lo siguiente:
1. Identificación de la condición o asuntos deficientes. - La observación
tendrá que reunir los hechos pertinentes, respondiendo a las siguientes
preguntas qué-cuándo-dónde-cómo. El auditor comparará las operaciones
reales con los criterios o requerimientos establecidos. Dichos criterios son
aquellos establecidos por las leyes, reglamentos o disposiciones de la entidad y
si éstos no han sido establecidos el auditor tiene que desarrollarlos y
enunciarlos con sumo cuidado.
2. Identificación de líneas de autoridad y responsabilidad de la entidad
con respecto a las operaciones implicadas. - El auditor necesita identificar a
las personas directamente responsables e implicadas en las
observaciones para saber con quién dirigirse para discutir o comunicar el
problema, así como para delimitar la responsabilidad en los hechos.
3. Verificación de las causas de la deficiencia. - El auditor averiguará por
qué sucedió el problema u observación, por qué sigue existiendo y si se han
establecido procedimientos internos para evitarlo. Siempre podrá haber varias
causas, lo importante es identificar la debilidad en el control interno que
permitió que ocurriera la deficiencia.
4. Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy
difundida. - El auditor deberá determinar si el hecho observado fue un solo
caso o una situación común y es probable que vuelva a ocurrir, ya que esto
permitirá darle importancia y por ende recomendar medidas correctivas y
comunicarlas como hallazgo. Por otra parte, puede ser un solo hecho individual
el cual de acuerdo a su naturaleza, magnitud, precedente o peligro podría tener
implicaciones y responsabilidades.
5. Identificación de asuntos legales. - El equipo de auditoría ante cualquier
observación que implique situaciones legales o bien trascienda en
responsabilidades del personal de la entidad y daños a su patrimonio, deberá
obtener la asesoría jurídica para el desarrollo del hallazgo para considerar
adecuadamente los aspectos legales. Es necesario desarrollar o informar sobre
hallazgos importantes que impliquen desperdicio, derroche, imprudencia u otra
falta en la protección del patrimonio del sujeto de fiscalización. Una práctica
puede ser legal pero no efectiva, eficiente y/ o económica, sin embargo, pese a
su legalidad el auditor tiene el deber de comunicarla.
6. Determinación de los efectos o importancia de la deficiencia. - El auditor
en la medida de lo posible, determinará los efectos financieros o pérdida
causada por una deficiencia identificada. Tal vez en ocasiones no es práctico ni
posible calcular una pérdida financiera, real o futura, sin embargo, no es una
razón válida para no informar acerca de los hallazgos importantes. Una de las
funciones del auditor es señalar las condiciones que podrían ocasionar
pérdidas de un tipo o de otro. Invariablemente cuando una deficiencia tenga
efectos económicos deberá señalarse claramente el daño en el informe de
resultados.
7. Obtención de comentarios del personal que pueda estar afectados e
implicados en el hallazgo. - El auditor hará cuestionamientos, requerirá
explicaciones, entre otros, al personal de la entidad que esté o podría estar
implicado en el hallazgo a efecto de reunir comentarios e información adicional
a fin de presentarlo de una manera completa y objetiva. Asimismo, esta
actividad sirve para proteger a los auditores contra la posibilidad de que se
esconda alguna documentación pertinente para contradecir su contenido en los
pliegos de observaciones y recomendaciones e informes finales.
8. Determinación de las conclusiones. - El auditor determinará sus hallazgos
de auditoría (observaciones) con base en toda la evidencia de auditoría reunida
a través de condiciones, criterios, causas, efectos, comentarios de la entidad u
otra información.
9. Determinación de recomendaciones. - Los hallazgos deben estar
seguidos, cuando sea posible, por recomendaciones viables y/o prácticas. Un
objetivo de la auditoría es identificar las deficiencias y prácticas que deben ser
corregidas o fortalecidas. Si la deficiencia bajo estudio es un incumplimiento de
los requerimientos, la recomendación debe ser más constructiva que el
limitarse a sugerir a la entidad que cumpla con ellos. Asimismo, es necesario
considerar el costo de la aplicación de las medidas recomendadas en relación
a los beneficios.
Para estos pasos, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en el
proceso de desarrollo del hallazgo deben estar ampliamente respaldadas y
documentadas en los papeles de trabajo conforme se va efectuando la labor
debiendo incluso determinar el responsable del error e irregularidad, por lo que
no deben diferirse hasta la fase de preparación del pliego de observaciones y
recomendaciones e informe de resultados.
Evidencia suficiente y competente
La evidencia de auditoría es la información y documentación que obtiene el
auditor para hacer conclusiones con las cuales determina sus observaciones.
La evidencia de auditora comprende los documentos y los registros contables
que soportan la información financiera y presupuestal que proviene tanto de
fuente internas (sujeto de fiscalización) y externas (otras fuentes), y se obtiene
mediante la apropiada combinación de pruebas de controles y procedimientos
sustantivos.
Comunicación del Hallazgo
Una vez determinado la observación del hallazgo en la carencia de la
aplicación de la norma. Es necesario notificar o anunciar a los usuarios que
fueron auditados, para que tengan la opción de exponer sus descargos o su
defensa; Mediante pruebas o argumentos convincentes que puedan presentar
ante lo sucedido.
Este proceso de comunicación es de total importancia, para la identificación y
observación del hallazgo. Para así asegurarse de forma clara y oportuna que
en verdad se han incumplido los elementos encontrados en el hallazgo de la
auditoría: