HALLAZGO DE AUDITORA

1. DEFINICIN:
Se denomina hallazgo de auditora al resultado de la comparacin que se realiza entre un
criterio y la situacin actual encontrada durante el examen a un rea, actividad u
operacin. Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o
circunstancias importantes que inciden en la gestin de recursos en la entidad, que
merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y
efecto.
2. REQUISITOS:
Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditora son:
Importancia relativa que amerite ser comunicado.
Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.
Objetivo.
Convincente para una persona que no ha participado en la auditora.
3. FACTORES QUE AFECTAN EL DESARROLLO DE HALLAZGOS
El auditor debe estar capacitado en las tcnicas para desarrollar hallazgos en forma
objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:
a. Condiciones al momento de ocurrir el hecho.
b. Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas.
c. Anlisis crtico de cada hallazgo importante.
d. Integralidad del trabajo de auditora.
e. Autoridad legal.
f. Diferencias de opinin.
a. Condiciones al momento de ocurrir el hecho.
El auditor debe tener en cuenta al realizar su trabajo las circunstancias que rodearon al
hecho o transaccin analizada, mas no aquellas existentes en el momento de efectuar el
examen. Para obrar con objetividad y equidad y realismo, el auditor debe evitar emitir
juicios sobre el desempeo de la entidad, soportado en percepciones tardas; as como
asumir el peso de la prueba si su evaluacin le conduce a plantear que la decisin
adoptada por la entidad, fue incorrecta o inapropiada, de acuerdo con la situacin
examinada.
b. Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas.
El auditor siempre debe estar interesado en mejorar la eficiencia y el desempeo de la
entidad en el desarrollo de sus actividades; sin embargo, es inconveniente criticar
cualquier asunto que no es perfecto. El informar a la entidad acerca de asuntos
importantes, debe obligar a una evaluacin seria de los asuntos, de manera que la
informacin que se comunica refleje un juicio maduro y realista, de lo que en trminos
razonables es posible esperar, de acuerdo con las circunstancias.
c. Anlisis crtico de cada hallazgo importante.
Es necesario que el auditor someta todo hallazgo potencial a un anlisis crtico, con el
objeto de localizar fallas posibles o un razonamiento ilgico al relacionar los hechos y
situaciones encontradas con el criterio que se desea comparar. La aplicacin de las
tcnicas para mejorar la toma de decisiones y contrarrestar el pensamiento de grupo y
predisposiciones del conocimiento conocidas como: el abogado del diablo puede ser til
para la identificacin de puntos dbiles en la estructura de los hallazgos y observaciones.
El abogado del diablo involucra la generacin de un plan, como el anlisis crtico de uno
mismo; un miembro del grupo acta como tal y presenta todos los argumentos que
podran hacer inaceptable la propuesta del hallazgo. Este ejercicio permite al auditor estar
alerta contra la tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos y
situaciones anlogas, dejando de considerar la informacin contraria.
d. Integralidad del trabajo de auditora.
Si las tareas que desarrollan el auditor y la obtencin de evidencia se realiza en forma
suficiente y completa, ello permitir, no slo soportar adecuadamente las observaciones,
conclusiones y recomendaciones, sino tambin demostrar ante terceros su propiedad y
racionalidad en trminos convincentes. No obstante, que la labor de auditora puede
realizarse en reas en las cuales los auditores no son especialistas, a menudo es de utilidad
solicitar los servicios de consultores expertos para resolver temas tcnicos, sobre todo
cuando no se cuenta con auditores especialistas en ciertos campos.
e. Autoridad legal.
La legislacin vigente confiere un grado de discrecionalidad a las operaciones de una
entidad, con la cual el auditor no puede ni debe interferir. Es responsabilidad del auditor
interno o externo informar sobre los casos en que la entidad no est cumpliendo con las
leyes o normas reglamentarias, as como tambin recomendar las medidas necesarias para
evitar la ocurrencia de tales datos.
f. Diferencias de opinin.
En el ejercicio de su facultad discrecionalidad, los funcionarios de la entidad pueden
adoptar decisiones con las cuales el auditor no est de acuerdo.
Tales decisiones no deben criticarse si fueron tomadas en base a una consideracin
adecuada de los hechos en el momento oportuno. El auditor no debe criticar las
decisiones tomadas por los funcionarios, por el solo hecho de tener una opinin distinta
acerca de su naturaleza y circunstancias en que debi ser adoptada. Al elaborar los
hallazgos el auditor no debe sustituir el juicio de los funcionarios de la entidad examinada
por el suyo.
Al elaborar los hallazgos de auditora debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Estar referidos a asuntos significativos e incluyen informacin suficiente y
competente relacionada con la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad
examinada, as como respecto del uso de los recursos pblicos, en trminos de
efectividad, eficiencia y economa.
Incluir la informacin necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su
comprensin.
Estar referidos a cualquier situacin deficiente y relevante que se determine de la
aplicacin de procedimientos de auditora.
4. ELEMENTOS
- Los elementos del hallazgo de auditora son los siguientes:
Condicin
Criterio
Causa
Efecto
A. Condicin:
Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una rea, actividad u
transaccin. La condicin, entendida como lo que es, refleja la manera en que el criterio
est siendo logrado. Es importante que la condicin haga referencia directa al criterio, en
vista que su propsito es describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro
de las metas /expresadas como criterios. La condicin puede adoptar tres formas:
Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria;
Los criterios no se logran;
Los criterios se estn logrando parcialmente.
Las pruebas de auditora deben ser suficientes como para evidenciar si la
"condicin' se encuentra muy difundida y es probable que vuelva a ocurrir. En tal caso, el
auditor debe recomendar que la propia entidad adopte las acciones correctivas
correspondientes para establecer la dimensin total de la deficiencia; despus de lo cual la
labor de auditora consistir en verificar en forma sucesiva si los esfuerzos desarrollados
han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma apropiada.
Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia especfica que no est muy
difundida, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza, magnitud o
riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe de auditora.
Una condicin negativa detectada en un programa o actividad que recin inicia sus
operaciones, puede no estar muy difundida; sin embargo, podra tener implicancias
mayores si no se corrige oportunamente.
B. Criterio:
Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin. Es tambin la meta que la
entidad est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la
evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma
transgredida de carcter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad
examinada. El plan de auditora debe sealar los criterios que se van a utilizar. El auditor
tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean razonables, factibles y aplicables
a las cuestiones sometidas a examen. Si alguno de los criterios fijados durante la fase de
planeamiento ha sido reformulado, el auditor debe efectuar las coordinaciones del caso
con la administracin de la entidad, antes de utilizarlo en el examen.
El desarrollo del criterio en la presentacin de la observacin debe citar especficamente la
normativa pertinente y el texto aplicable. Los criterios pueden ser los siguientes:
Disposiciones aplicables a la entidad
Leyes.
Reglamentos.
Polticas internas.
Planes: objetivos y metas mensuales.
Normas.
Manuales de organizaciones y funciones.
Directivas, procedimientos.
Otras disposiciones.
Desarrollados por el auditor
Sentido comn, lgico y convincente.
Experiencia del auditor.
Desempeo de entidades similares.
Prcticas prudentes.
En ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y debe ser desarrollado por el
auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios efectivos con que evaluar y
comparar la condicin, el auditor puede considerar los aspectos siguientes:
Anlisis comparativo.
Uso de estadsticas o normas tcnicas apropiadas; y,
Opinin de expertos independientes.
El anlisis comparativo constituye la tcnica que puede emplearse, cuando no existen
normas especficas para llevar a cabo la comparacin de las circunstancias auditadas con
situaciones similares. Esto puede lograrse de dos formas:

a) comparando el desempeo actual con el pasado, lo cual tiene la ventaja de revelar las
tendencias obtenidas en la evaluacin del desempeo; y,

b) el desempeo actual puede compararse con el obtenido por una entidad similar, lo cual
ofrece la oportunidad de evaluar desde distintos puntos de vista, las operaciones
ejecutadas por la administracin.

Las estadsticas o normas uniformes que sean comparables, son factibles de utilizar para
evaluar el desempeo de entidades similares. Aunque ello puede permitir una evaluacin
rpida del desempeo, la desventaja de utilizar indicadores basados en estadsticas, es
que ellas difcilmente se relacionan con situaciones especficas y, por lo tanto, no pueden
ser usadas como medidas precisas para la evaluacin. Cuando no existen normas internas
y las comparaciones entre entidades no sea posible o las estadsticas no estn disponibles,
el auditor puede evaluar el desempeo, aplicando la prueba de racionalidad que no es
otra cosa que, la experiencia adquirida por quienes se han familiarizado con la forma
como es efectuado el trabajo para que sea efectivo, eficiente y econmico en otras
entidades
Comparacin de la condicin con el criterio
La mayora de hallazgos de auditora son originados como resultado de la comparacin de
la Condicin y el Criterio. Cuando el auditor identifica una diferencia entre los dos, ha
dado el primer paso para el desarrollo de un hallazgo. Un hallazgo especfico denota la
existencia de un problema y, resulta ser necesario para convencer al funcionario de la
entidad auditada sobre la necesidad de adoptar una accin correctiva. El hecho de que no
exista alguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe ser", muestra la presencia de un
hallazgo positivo, en especial, cuando se evala e informa en torno a la efectividad de un
programa o actividad.
C. Efecto:
Constituye el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada.
Generalmente, representa la prdida en trminos monetarios originada por el
incumplimiento en el logro de la meta. La identificacin del efecto es un factor importante
al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar
una accin correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea posible, el
auditor debe incluir en cada observacin, su efecto cuantificado en dinero u otra unidad
de medida. El efecto puede tener dos significados que guardan relacin con los objetivos
de la auditora, los que se describen seguidamente:

RELACIN EFECTO/OBJETIVOS DE LA AUDITORA

Cuando los objetivos de la auditora El efecto mide las consecuencias.
incluyen la identificacin de las
consecuencias reales de una condicin.

Cuando los objetivos de la auditora El efecto mide el grado de cambio
comprenden la estimacin del impacto provocado por el programa o
provocado por el programa o actividad actividad.
en las condiciones sociales o econmicas
de los beneficiarios.
Los efectos pueden tener la caracterstica siguiente:
Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros;
Prdida de ingresos potenciales;
Transgresin de disposiciones aplicables a la entidad;
Gastos indebidos;
Control deficiente de actividades o recursos
Informes financieros inexactos o sin significacin.
Cuando el informe del auditor no incluye informacin sobre el efecto potencial de la observacin,
el usuario del Informe puede concluir de que la aparente falta de preocupacin del auditor,
determina que la observacin no sea realmente importante.
Si el efecto de la observacin es insignificante, el auditor no debe incluir en el Informe la
observacin correspondiente.
D. Causa:
Representa la razn bsica (o las razones) por la cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del
incumplimiento del criterio o norma. La simple expresin en el informe de que el problema existe,
porque alguien no cumpli apropiadamente con las normas, es insuficiente para convencer al
usuario del informe. Su identificacin requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es
indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia
de la condicin.
Puesto que pueden surgir problemas debido a una serie de factores, la recomendacin ser ms
persuasiva si el auditor puede demostrar y explicar con evidencia y razonamiento, la conexin
entre los problemas y el factor o factores identificados como causa.
En algunos casos, puede ser necesario que el auditor explique la forma en que aisl la causa o
causas de otros factores posibles; esto no es un requisito para demostrar la existencia de una
relacin causal, sino una condicin para que los argumentos planteados resulten razonables y
convincentes.
Dentro de las causas posibles identificadas pueden referirse las siguientes:
Inadecuada segregacin de funciones.
Normas internas inadecuadas, inexistentes u obsoletas.
Carencia de personal o de recursos financieros o materiales.
Falta de honestidad en los empleados.
Insuficiente capacitacin de personal clave.
Falta de conocimiento de las normas.
Decisin consciente de desviarse de las normas.
Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas.
Insuficiente supervisin del trabajo.
Funcionamiento deficiente del rgano de auditora interna.
5. EVALUACIN DE LA IMPORTANCIA DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA.
La atencin que la administracin de la entidad auditada preste a un hallazgo, depende de la
demostracin que efecte el auditor acerca de su importancia. Un aspecto a considerar es la
indicacin sobre si la situacin negativa detectada es un caso aislado o se encuentra
extendido, as como tambin su proporcin y la frecuencia con que ocurre. La importancia de
un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos sean actuales o potenciales
en el futuro, en la medida de lo posible, deben exponerse en trminos monetarios o en
nmero de transacciones.
El auditor debe identificar y explicar las razones por las cuales existe una desviacin en el
control interno gerencial. Cuando se tiene una idea clara respecto de porque sucedi el
problema, puede ser ms fcil identificar la causa y prevenir su reiteracin en el futuro. Es
importante tambin que, en todos los casos exista una relacin lgica entre la causa detectada
y la recomendacin que formule el auditor.
A continuacin se presentan ejemplos de los atributos de una Observacin:
Ejemplo N 1
-Condicin: La Oficina de abastecimientos ha adquirido bienes durante el perodo 2010, sin
realizar una efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales.
-Criterio: La Oficina de abastecimientos tiene la responsabilidad de realizar el proceso de
compra de bienes que requieren los rganos de lnea de la entidad, para lo cual debe
seleccionar a proveedores representativos, a fin de obtener la cantidad requerida, al nivel
razonable de calidad, al menor costo y en la oportunidad debida.
-Causa: La entidad no dispone de un Reglamento de Adquisiciones que regule, entre otros
aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economa en su
ejecucin.
-Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los ofertados
por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en
S/.625,000
Ejemplo N 2
-Condicin: Se ha detectado en los meses de enero, junio y setiembre de 2010 errores en la
aplicacin de descuentos en las remuneraciones del personal de la entidad.
-Criterio: Segn las normas internas de la entidad, los especialistas que tienen bajo su
responsabilidad el desarrollo de las actividades en el rea de Personal, deben reunir los
conocimientos y experiencia acreditada para el cumplimiento de las funciones encomendadas.
-Causa: El personal que reemplaza a los empleados que elaboran la planilla de
remuneraciones cuando stos salen de vacaciones, no tiene suficiente conocimiento ni
experiencia en la aplicacin de los procedimientos administrativos establecidos en el rea de
Personal.
-Efecto: Se efectuaron descuentos no justificados en las remuneraciones de los empleados por
un monto total ascendente a S/. 60,080.
6. PRESENTACIN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA
Un adecuado desarrollo de los hallazgos, no slo debe incluir cada uno de los atributos
tratados con anterioridad, sino que tambin deben redactarse para que cada uno de sea
distinguido de los dems. El usuario del informe no debe tener dificultad para entender lo que
se ha encontrado, el criterio establecido, el porqu sucedi y que es lo que debe hacerse para
corregir el problema. El enfoque en su presentacin en el informe puede variar, dependiendo
ello de los factores siguientes:
Objetivo especfico del informe;
Complejidad de los asuntos evaluados;
Comentarios inciales y reacciones de los funcionarios involucrados en las
observaciones;
Magnitud de las desviaciones detectadas; y,
Usuarios a quien va dirigido el informe.
En el grfico N 01 se describe la forma de presentacin de los hallazgos de auditora.
























GRAFICO N 01
USO DE LOS TERMINOS: HALLAZGOS, OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

ACTIVIDAD A DESARROLLAR RESULTA EN: LO QUE SE DENOMINA:
1. Descripcin y anlisis de hechos:
Que es Vs. Que debe hacer

Hallazgo de
Auditora


2. Evaluacin de variaciones:
Entonces que



Conclusiones de
Auditora


3. Solucin: Que mejorar
Descripcin del hecho
observado: Que es.
Comparacin con el
criterio: Que debe ser.
Descripcin del hecho
observado: Que es.
Comparacin con el
criterio: Que debe ser.





OBSERVACIONES
Evaluacin de las
variaciones.
Identificacin de causas y
efectos.
Discusin de resultados
con entidad auditada.
Importancia de incluir los
resultados en el informe
Identificacin de cmo
alternativa para
recomendaciones preventivas