Hallazgos de auditoría: formas de detectarlos y correcto tratamiento

Introducción

La palabra “hallazgo” tiene muchos significados y connotaciones, además,

transmite una idea diferente a distintas personas. Sin embargo, en la auditoría se le emplea

en un sentido crítico y se refiere a cualquier situación deficiente y relevante que se

determine por medio de la aplicación de los procedimientos en las áreas examinadas.

En si los hallazgos son aquellas exposiciones de los hechos detectados por la

auditoría interna en el desarrollo de su trabajo. Una comunicación o informe final

contiene aquellos hallazgos necesarios que la dirección y los responsables de la actividad

operativa, deben conocer y sobre los que deben tomar acciones correctivas y preventivas.

Es así que cuando un auditor realiza una acción de control después de hacer una

visita previa a las instalaciones de entidad empieza su trabajo planificando cada una de

las actividades que desarrollara para determinar si se cumplen o no con cada una de las

normas, reglamentos, leyes y demás disposiciones legales que rigen a la entidad auditada,

después de tener una planificación ejecuta su trabajo a través de cuestionarios y demás

papeles de trabajo en donde reflejara los hallazgos que ha detectado, todo esto lo hace

empleando técnicas de auditoria que le permitirán conocer si se realizan las actividades

de forma eficiente y eficaz para posteriormente realizar recomendaciones y comunicar

los resultados que ha encontrado a los directivos de la entidad.

El presente trabajo de investigación tiene como finalidad presentar una

explicación breve y posiblemente un poco clara sobre los hallazgos de auditoria, las

formas para detectarlo y el tratamiento que se le deben de dar para que así la entidad

auditada cumpla con todas las normas de auditoría, sin lugar a duda el tema es de mucha

importancia ya que permitirá conocer como el auditor realiza un comentario de forma

clara y precisa a cualquier desviación o error producido dentro de una entidad.

Marco teórico

El hallazgo es una narración explicativa y lógica de los hechos detectados en el

examen de auditoría, referente a deficiencias, desviaciones, irregularidades, errores,

debilidades, fortalezas y/o necesidades de cambio. Por lo tanto, abarca los hechos y otras

informaciones obtenidas que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad

auditada y a otras personas interesadas.

Los hallazgos en la auditoría, también se definen como asuntos que llaman la

atención del auditor y que, en su opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que

representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa, su capacidad

para registrar, procesar, resumir y reportar información confiable y consistente, en

relación con las aseveraciones efectuadas por la administración.

De acuerdo al Manual de Auditoria Financiera el hallazgo en la auditoría tiene el

sentido de obtención y síntesis de información específica sobre una operación, actividad,

proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado y que los resultados sean de

interés para los funcionarios de la entidad auditada.

Es así que una vez que se cuenta con la evidencia real obtenida durante la

ejecución de la auditoría, los hallazgos deben ser evaluados en función de cada

procedimiento, de cada componente y de la auditoría en su conjunto, considerando si la

evidencia obtenida es importante y confiable. A base de esta evaluación se deberán

obtener conclusiones a fin de comprobar si los objetivos determinados para cada

componente han sido alcanzados.

La evidencia de los hallazgos de auditoría deberá ser evaluada en términos de

suficiencia, importancia, competencia, confiabilidad y eficacia. Una vez aplicados y

completados los programas específicos de auditoría se evaluará si la evidencia obtenida

satisface las expectativas establecidas en la planificación.

 Cabe mencionar que la parte más trascendente del informe de auditoría está

constituida por los hallazgos, los cuales se refieren a toda aquella información que a juicio

del auditor le permite identificar hechos o circunstancia importantes que inciden en la

gestión de una entidad bajo examen y que merecen ser comunicados en el informe.

Los hallazgos deben estar escritos con orientación al lector, es decir, en tono

constructivo, mostrar objetividad y no emitir juicios, ser claros y simples, concisos y muy

bien fundamentados con sus respectivas evidencias de auditoría.

Cuando sea adecuado los auditores deben proporcionar retroalimentación positiva

a los responsables de la actividad operativa, ya que esta práctica ayuda a desarrollar

buenas relaciones con ellos y mejora su receptividad frente a los hallazgos contenidos en

el informe. Sin perjuicio que se debe tener cuidado de no abusar de excesiva descripción

de situaciones que solo guarden relación con cumplimientos operativos normales.

Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditoría,

no siempre podría ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen juicio y criterio

profesional para decidir cómo informar determinada debilidad importante identificada en

el control interno. La extensión mínima de cada hallazgo de auditoría dependerá de cómo

éste debe ser informado. Por ende para una correcta comunicación, el hallazgo debe

contener los siguientes atributos: condición, criterio, causa y efecto, y relacionarse con la

recomendación que se le proporciona a los servidores responsables del hecho encontrado

para corregir o prevenir las debilidades detectadas.

Condición: Se refiere a la situación actual encontrada por el auditor al examinar

un área, actividad, función u operación, entendida como “lo que es”. Esta información

servirá para determinar sí:

 Los criterios se están cumpliendo satisfactoriamente

 Los criterios se están cumpliendo parcialmente.

  Los criterios no se cumplen

Es decir, este atributo comunica los hechos que el auditor encontró y que indican

que no se cumplió con las normas requeridas. Los objetivos de la auditoria determinaran

el tipo de evidencia que se recogerá de manera que esta pueda servir de base para afirmar

el hecho. Por ende el auditor debe asegurarse de que la evidencia:

 Sea suficiente, idónea, pertinente y relevante

 Que este sustentada en trabajos completo

 Sea objetiva.

Por ende cuando el auditor va a desarrollar el hallazgo deberá comparar, lo

sucedido o lo que es contra lo que debe de ser.

Criterio: Es la norma con la cual el auditor mide la condición del hecho o

situación. Son las metas que la entidad está tratando de lograr o las normas relacionas con

el logro de las metas. Necesariamente son unidades de medida que permiten la evaluación

de la condición actual. Es decir, comprende la concepción de “lo que debe ser”. Algunos

ejemplos de criterios que sirven de referencia para evaluar son: leyes, reglamentos,

cláusulas de contratos o convenios, instructivos, procedimientos, normas de control

interno, principios de contabilidad, opinión de un experto o el juicio del auditor con base

en sus conocimientos y experiencia. Los criterios varían de acuerdo con la exigencia de

su cumplimiento. Hay dos clases de criterios:

 El Criterio Estándar es el de mayor fuerza. Ejemplos:

 Leyes

 Acuerdos

 Reglamentos

 Normas, principios y guías de aplicación general

 Objetivos
  Políticas

 Otras disposiciones

 Los criterios indirectos o implícitos, son:

 Los conocimientos profesionales

 El medio ambiente

 Las destrezas personales

 Prácticas comerciales prudentes

 Experiencia del auditor y administrativas

 El sentido común

 Los usos y costumbres

Cuando se haga referencia a disposiciones legales, comunicaciones, actas u otros

documentos, es imperativo transcribir íntegramente los artículos, cláusulas contractuales

o normas citadas. Cuando no se han establecido criterios por escrito se podrá emplear el

sentido común y la experiencia del auditor, siempre que éstos hayan sido probados

previamente, sean lógicos y suficientemente convincentes.

Efecto: Es el resultado adverso, que se produce de la comparación entre la

condición y el criterio respectivo. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente

por el EFECTO. Los efectos, deben exponerse, en lo posible, en términos cuantitativos,

tales como unidades monetarias, tiempo, unidades de producción o número de

transacciones, sin embargo los efectos también pueden presentarse en forma cualitativa,

por ejemplo cuando la calidad de un servicio, no es la más adecuada y no guarda relación

con parámetros o estándares definidos, tanto por las normas nacionales como

internacionales.

El efecto es importante para el auditor para persuadir a la administración, que es

necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar los objetivos y metas

institucionales, para lo cual se debe redactar en términos comprensibles para los usuarios

del informe de auditoría.

El efecto puede reflejarse en:

 Uso ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros

 Pérdida de ingresos potenciales.

 Violación de disposiciones legales.

 Inefectividad en el trabajo

 Gastos indebidos.

 Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos.

 Control inadecuado de recursos o actividades.

 Ineficiencia en el trabajo que se esté realizando.

Causa: Es la razón básica (o las razones) por lo cual ocurrió la condición, o

también el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificación requiere

de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una

recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.

La simple aseveración en el informe de que existe la desviación, no proporciona

todos los elementos de juicio para comprender la misma. La determinación de la causa o

causas que originaron las desviaciones, es de primordial importancia, porque sin ubicar e

identificarla claramente sería imposible sugerir la acción correctiva necesaria para

eliminarla. Siendo las características más relevantes de un hallazgo son:

1. Importante o significativo

2. Basado en hechos y evidencias documentadas y sustentadas

3. Objetivo y completo

4. Convincente y fiable

5. Asegura la recolección del mayor número de evidencias

 Las causas pueden originarse por:

 Falta de capacitación.

 Falta de comunicación.

 Falta de conocimiento de los requisitos.

 Negligencia o descuido.

 Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.

 Consciente decisión de desviarse de las normas.

 Falta de recursos humanos, materiales o financieros.

 Falta de buen juicio o sentido común.

 Falta de honestidad.

 Inadvertencia del problema.

 Falta de esfuerzo e interés suficientes

 Falta de supervisión adecuada.

 Falta de voluntad para cambiar

 Organización defectuosa

 Falta de delegación de autoridad

 Auditoría interna deficiente.

Las causas señaladas a manera de ejemplo, al momento de ser incluidas en los

informes, se las deberá redactar en un lenguaje apropiado y cuidando de no emitir juicio

de valor. Es importante que el auditor revele con mayor énfasis las causas de las

desviaciones relacionadas con asuntos financieros, con el propósito de contribuir a

mejorar la administración financiera.

Los hallazgos, deben ser redactados claramente a fin de facilitar la identificación

de cada uno de los atributos. A base del desarrollo de los atributos del hallazgo, el auditor
redacta la conclusión, que conduce a la formulación de una o varias recomendaciones,

orientadas a corregir las deficiencias encontradas.

Factores que afectan el desarrollo de los hallazgos

 Condiciones al momento de ocurrir el hecho

 Complejidad de las operaciones examinadas

 Análisis crítico de cada hallazgo

 La labor de auditoría debe ser completa

 La legislación vigente

 Diferencias de opinión

Requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoría

 Importancia relativa que amerite ser comunicado

 Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo

 Análisis a sus efectos inmediatos y potenciales

 Objetivo, debidamente argumentado y sin afirmaciones inequívocas.

 Basado en labor de auditoría suficiente para respaldar las conclusiones resultantes

 Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

 El hallazgo debe ser útil. Mejoramiento de la organización

Identificación de la importancia de los hallazgos

 La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente por su efecto.

 Los efectos pueden ser actuales o potenciales.

 Casos aislados o frecuentes.

 La necesidad de corregirlo.

 Se debe analizar desde otra óptica el hallazgo cuando las causas son externas, sin

control del auditado.

Comunicación de los Hallazgos de Auditoría

La comunicación de hallazgos de auditoría es el proceso mediante el cual, el

auditor jefe de equipo da a conocer a los funcionarios responsables de la entidad auditada,

a fin de que en un plazo previamente fijado presenten sus comentarios o aclaraciones

debidamente documentadas, para su evaluación oportuna y consideración en el informe.

Su propósito es proporcionar información útil y oportuna, en torno a asuntos

importantes que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras

en las operaciones y en el sistema de control interno de la entidad.

Los hallazgos se refieren a deficiencias o irregularidades identificadas, como

consecuencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Tan pronto como sea

desarrollado un hallazgo de auditoría, el auditor jefe de equipo debe comunicar a los

funcionarios responsables de la entidad examinada, con el objeto de:

 Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados;

 Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas.

Una vez evaluada la información proporcionada y tan pronto reúna los elementos

suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor jefe de

equipo procederá a formular los hallazgos de auditoría. A base de ellos, cursará los

respectivos oficios de comunicación, teniendo en consideración lo siguiente: a) reserva

b) materialidad o importancia, c) hallazgos vinculados a la participación y competencia

personal de su destinatario, d) recepción acreditada y e) plazo para la recepción de

comentarios de la entidad.

Ejemplo de hallazgos más comunes

 Existencia de Documentos Obsoletos

 Procedimientos que no se cumplen o desactualizados

 Controles operacionales que no se cumplen o que no se han implementado.

 Registros incompletos o sin implementar

 Legajos de personal incompletos

 Contratos que no se cumplen en todas sus cláusulas

 No se evalúan a los subcontratistas.

 Criterios no homogéneos de control

 Fechas de Calibración vencidas

 Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de Cliente

 No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme

 Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas

 Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los indicadores

 No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas

 Acciones Correctivas inadecuadas

Conclusiones

Una vez terminada la investigación acerca de los hallazgos de auditoria puedo

concluir diciendo que:

 Los hallazgos de auditoria son aquellos que permiten detectar cualquier tipo

de desviación o error que se ha dado dentro de una empresa y que el auditor

detecta cuando realiza una actividad de control a cualquier área, rubro,

actividad, proyecto, contrato, proceso o procedimiento, en el cual se ha

incumplido con lo que debía de ser.

 También concluyo que el tema de los hallazgos de auditoria es de suma

relevancia dado a que permite conocer el estado actual de una empresa, por

ende con los hallazgos encontrados en auditoria se pueden conocer los

aspectos positivos o negativos que tiene la entidad y de esta manera mejorar o

tratarlos con más cautelas, ya que de esta forma las empresas tendrían un punto

de referencia para no volver a cometer los mismos errores en caso de haberlos

y de mantenerse o superar aquellos aspectos realizados correctamente.

 Todo hallazgo debe de poseer de cuatro atributos que son condición, criterio,

causa y efecto que permitirán conocer de una forma detallada el error en el

cual se ha incumplido.

 Para poder tratar un hallazgo de la forma más eficiente y eficaz posible se debe

de realizar una comunicación a los servidores que han incumplido cualquier

disposición legal a la que está sujeta la entidad a fin de que estos presenten sus

opiniones y o pruebas de descargo.

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