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HALLAZGOS DE AUDITORA

INTRODUCCIN
Como producto de la ejecucin de la auditora interna, el auditor puede
determinar hallazgos de auditora.
Los hallazgos se concretan como resultado de la comparacin entre un criterio
de auditora y la situacin actual encontrada durante el examen especial.
Constituye hallazgo, toda informacin que a juicio del auditor, le permite
identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de los
recursos materiales bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser
comunicados en el informe.
Los hallazgos de auditora estn relacionados con asuntos significativos e
incluyen informacin (evidencia) suficiente, competente y pertinente, que
emerge de la evaluacin practicada. Generalmente los hallazgoscorresponden
a cualquier situacin deficiente que se determina como consecuencia de la
aplicacin de procedimientos de auditora. Sus elementos son: condicin,
criterio, causa y efecto.
Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser
documentados apropiadamente, confirmando que:
Los procedimientos programados han sido llevados a cabosatisfactoriamente;
Los cambios a la programacin inicial estn plenamente identificados y
autorizados;
Estn plenamente identificados las causas y efectos de las condiciones
observadas.

Tratndose

de

hallazgos

negativos,

el

auditor

debe

desarrollar

recomendaciones, sealando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en


cuenta su anlisis de las causas y efectos en las condiciones identificadas. A
este respecto, debe tener en cuenta: la factibilidad y costo de adoptar la
recomendacin (relacin costo-beneficio); cursos alternativos de accin; y,
efectos positivos y negativos que podran resultar de la implementacin de la
recomendacin.

DESARROLLO
Durante el proceso de la auditora que se lleva a cabo en las entidades,
departamentos, unidades, secciones, oficinas entre otras, del Sector Pblico,
se

deben

comunicar

oportunamente

los

hallazgos

las

personas

comprometidas en los mismos, a fin que en un plazo fijado, presenten sus


aclaraciones

comentarios

sustentados

documentadamente,

para

su

evaluacin oportuna y consideracin en el informe correspondiente. Para los


efectos de este trabajo, los hallazgos de auditora se refieren a presuntas
deficiencias o irregularidades, identificadas como resultado de la aplicacin de
los procedimientos de auditora.

QU ES UN HALLAZGO?
La palabra hallazgo tiene muchos significados y connotaciones, adems
transmite una idea diferente a distintas personas. En auditora: se les emplea
en un sentido crtico y se refiere a cualquier situacin deficiente y relevante
que se determine mediante procedimientos de auditora sobre reas crticas.
Surgen de un proceso de comparacin entre lo que debe ser y lo que es. El
trmino hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el anlisis
del significado e importancia de los hechos y otra informacin, y las
recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base
para una o ms conclusiones, recomendaciones y disposiciones pero stas no
constituyen parte del mismo.

REQUISITOS BSICOS EN UN HALLAZGO DE


AUDITORA
Los siguientes constituyen los requisitos bsicos de cualquier hallazgo de
auditora:

Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicacin formal.

Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de

trabajo.

Objetivo, al fundamentarse en hechos reales.

Basado en una labor de auditora suficiente para respaldar las

conclusiones resultantes.

Convincente para una persona que no ha participado en la ejecucin de

la auditora.
Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada. La
cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende
de las circunstancias y el juicio profesional del auditor. Es importante que la
presentacin del hallazgo no conduzca a conclusiones errneas y que su
contenido est plenamente justificado por la labor de auditora efectuada.

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL


DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE
AUDITORA
Los auditores que participen en el equipo de auditora, deben estar capacitados
en las tcnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de
vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones. Los factores que se
deben tener en cuenta son los siguientes:

Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurri el

hecho o se efectu la transaccin bajo examen y no aquellas existentes al


momento de efectuar el examen.

La ndole, complejidad y magnitud de las operaciones que se estn

evaluando.A pesar de que el auditor siempre est interesado en mejorar el

rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es
perfecto. El adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se
informar a la administracin de la entidad sobre asuntos importantes, junto
con las recomendaciones y disposiciones para lograr mejoras.

La necesidad de someter el hallazgo potencial o un anlisis honesto y

crtico.La prctica de hacer el papel de abogado del diablo es muy til para
identificar puntos dbiles en los hallazgos potenciales. Por lo tanto, el auditor
debe observar normas muy altas de objetividad y estar en guardia para evitar
hallazgos que requieren gran inversin de tiempo y esfuerzo al tratar de
desarrollarlos adecuadamente, sin alcanzar buenos resultados.

La labor de auditora debe ser lo suficientemente completa para presentar

una base slida para las conclusiones, disposiciones y recomendaciones y


para poder demostrar claramente su propiedad y racionalidad a terceras
personas en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarn las
conclusiones, disposiciones y recomendaciones simplemente porque el auditor
las manifiesta.

Diferencias de opininAl ejercer las facultades discrecionales, los

funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no


est de acuerdo. No deben criticarse tales decisiones si parecen estar basadas
en consideraciones adecuadas de los hechos disponibles en el momento.
Tampoco debe criticrselas solamente porque el auditor tiene una opinin
distinta acerca de la naturaleza de la decisin que deba haber sido tomada.

No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los funcionarios de la

entidad.En

estas

circunstancias,

las

conclusiones,

disposiciones

recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisin en


cuanto al programa, operaciones, gastos, entre otros, de la entidad.

PASOS A SEGUIRSE EN EL DESARROLLO DE LOS


HALLAZGOS DE AUDITORA INTERNA
El proceso de desarrollo de un hallazgo implica por lo regular, los siguientes
pasos:
1)

Identificar la condicin o asuntos deficientes, segn se les mida en

comparacin

con

criterios

aceptables,

que

generalmente

son

formas

demostradas de hacer mejor las cosas. Algunos criterios aceptables pueden


ser los establecidos por las directivas o polticas de la empresa, y si stos no
han sido establecidos por el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con
sumo cuidado.
2)

Identificar las lneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las

operaciones implicadas.
3)

Determinar las causas de la deficiencia.

4)

Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin muy

difundida.
5)

Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.

6)

Obtener comentarios de las personas u organismos directamente

interesados, que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.


7)

Determinar las conclusiones de auditora, con base en la evidencia

acumulada.
8)

Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones que

permitan introducir mejoras. La labor efectuada, la informacin obtenida y las


conclusiones alcanzadas en el desarrollo de los hallazgos deben estar
ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo, conforme
se va efectuando la labor.
Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de preparacin del informe
est en proceso. El desarrollo total de un hallazgo exige que se informe al
titular o mxima autoridad de la entidad. Todo el proceso de desarrollo de un
hallazgo requiere la acumulacin de informacin apropiada para informar
adecuadamente de acuerdo con las normas, caractersticas y requerimientos
bsicos de la auditora.
1)

Identificar la condicin deficiente y su comparacin con los criterios

establecidos. Este paso incluye la comparacin de operaciones reales con los


criterios o requerimientos establecidos, ya sea en forma de reglamentos,
normas tcnicas, normas de rendimiento, presupuestos operativos, polticas o
directivas del nivel superior de la entidad.
2)

Identificacin de las lneas de autoridad y de responsabilidad en la entidad

con respecto a los asuntos deficientes. Es necesario identificar a las personas


directamente responsables de las condiciones deficientes y los niveles ms

altos de responsabilidad para saber con quin debe discutirse el problema y a


quin debe dirigirse las comunicaciones pertinentes.
3)

Determinar las causas de la deficiencia. Resulta de vital inters identificar y

comprender las causas de una deficiencia si se pretende revisarla en forma


imparcial y eficazmente, para sugerir acciones correctivas efectivas. Debe
averiguarse por qu tuvo lugar la situacin adversa, por qu sigue existiendo y
si han establecido procedimientos internos para evitarla o si aquellos
establecidos han sido ineficaces o mal implantados. En oportunidades al
comprender la causa de la deficiencia, se pueden identificar otros problemas
que requerirn ser revisados durante la auditora.
4)

Determinar si la deficiencia es aislada o muy difundida. Esta determinacin

es necesaria para:

Llegar a las conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de

la deficiencia. Esto es esencial en el esfuerzo por alentar a los funcionarios de


la empresa a tomar medidas correctivas. Tambin para decidir sobre el nivel
jerrquico apropiado para comunicar el hallazgo.

Emitir recomendaciones o deposiciones apropiadas para que se tomen

acciones correctivas. Si el auditor est convencido de que la condicin est


muy difundida y es probable que vuelva a ocurrir, debe recomendar a la entidad
que tome las medidas necesarias para impedir errores similares en el futuro,
tanto como identificar y, si es posible, remediar los errores anteriores. Las
pruebas de auditora deben ser suficientes como para mostrar si la condicin
est muy difundida. Sin embargo, debe recomendarse que la entidad tome las
acciones

necesarias

para

determinar

la

extensin

total

de

la

deficiencia. Aunque un tipo especfico de deficiencias o irregularidades no sea


frecuente o no est muy difundido, los casos individuales pueden ser en
ocasiones lo suficientemente importantes, por su naturaleza, magnitud, o
peligro potencial como para requerir su desarrollo total. As, una condicin
adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no estar muy
difundida an, pero podra tener implicaciones o posibilidades importantes si no
se le elimina oportunamente.
5)

Establecer la importancia del hallazgo identificando los efectos negativos

que genera la deficiencia. Deben considerarse completamente los efectos o


importancia del hallazgo. El auditor debe considerar no slo el resultado

inmediato, sino los efectos colaterales, intangibles u otros, tanto reales como
potenciales. Cuando sea posible, debe determinarse los efectos financieros o la
prdida causada por una deficiencia identificada.
6)

Obtener opiniones de los funcionarios y entidades directamente

relacionadas. Una realidad de los resultados de la labor de auditora es la


imparcialidad de la que debe estar revestida, la cual se logra mediante el
anlisis objetivo de las operaciones, y principalmente de la discusin de las
deficiencias con los funcionarios encargados, para obtener sus comentarios u
opiniones, de ser posible debidamente documentados. Al obtener las opiniones
de los funcionarios se acumula informacin importante difcil de conseguir
directamente de los archivos de la entidad; adems, se logran validar los
resultados de la auditora durante el proceso de ejecucin y permite presentar
el informe del estudio bajo una perspectiva equitativa e imparcial.
7)

Determinar las conclusiones de auditora con base en la evidencia

acumulada. Con base en toda la evidencia de auditora desarrollada a travs


de condiciones, criterios, causas, efectos, comentarios de los funcionarios de la
entidad y otra informacin, el auditor debe llegar a conclusiones concretas
sobre cada componente calificado como rea crtica a ser incluida en el informe
de auditora.
8)

Determinar

las

acciones

correctivas,

disposiciones

recomendaciones. Los hallazgos y conclusiones normalmente deben estar


seguidos con recomendaciones y disposiciones a los funcionarios responsables
para corregir las deficiencias determinadas o evitar su reaparicin. No siempre
se puede recomendar especficamente las acciones que eliminarn un defecto.
La funcin bsica de auditora es identificar las deficiencias y prcticas a ser
corregidas o fortalecidas. La administracin de la entidad es responsable de
tomar las medidas pertinentes. Por otra parte, el estudio del problema por el
auditor generalmente ser lo suficientemente amplio como para permitir hacer
sugerencias constructivas acerca de las medidas correctivas apropiadas que se
deben tomar. Dichas recomendaciones o disposiciones deben dar como
resultado un fortalecimiento de los procedimientos o prcticas seguidas para
evitar la reaparicin de la deficiencia. Debe considerarse siempre, sin embargo,
el costo de la aplicacin de las medidas recomendadas en relacin con los
beneficios. Es conveniente traer a colacin lo que se establece en el Artculo 92

de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema


Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela, N 37.347 de fecha, lunes 17 de diciembre de 2001,
y que reza entre otros aspectos, que las mximas autoridades, los niveles
directivos, y gerenciales de los organismos pblicos que no acaten las
recomendaciones que contengan los informes de auditora o de cualquier
actividad de control, comprometen su responsabilidad administrativa.

ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA


INTERNA
Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las
oportunidades de mejoramiento, para poder informar completa y claramente
sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de
un hallazgo de auditora, que son los siguientes:
CONDICIN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO CONDICIN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es.Este


trmino se refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor
interno, cuyo grado de desviacin debe ser demostrada y sustentada con
evidencias.
CRITERIO: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser.Es la
norma o estndar tcnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que
permiten al auditor tener la conviccin de que es necesario superar una
determinada accin u omisin de la entidad, en procura de mejorar la gestin.
CAUSA: Razones de desviacin. Por qu sucedi?Es la razn fundamental
por la cual ocurri la condicin, o el motivo por el que no se cumpli el criterio o
norma. Su identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor
y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que
prevenga la ocurrencia de la condicin. Las causas deben recogerse de la
administracin activa, de las personas o actores responsables de las

operaciones que originaron la condicin, y estas deben ser por escrito, a los
efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusin del informe, en
el sentido de que despus puedan ser negadas por los responsables, o se diga
que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un
conocimiento claro y exacto de lo ocurrido.
EFECTO: Importancia relativa del asunto, preferible en trminos monetarios. La
diferencia entre lo que es y lo que debe ser.Es la consecuencia real o potencial
cuantitativa o cualitativa, que ocasiona la observacin, indispensable para
establecer su importancia y recomendar a la administracin activa que tome las
acciones requeridas para corregir la condicin. Siempre y cuando sea posible,
el auditor debe revelar en su informe la cuantificacin del efecto.

ANLISIS SOBRE PREMISAS BSICAS DE LOS


ATRIBUTOS
El siguiente esquema es aplicable al considerar las premisas bsicas en las
que se basan los hallazgos de auditora:
a)

Si CRITERIO es igual a CONDICIN no hay CAUSA ni EFECTO

b)

Si CRITERIO difiere de CONDICIN si hay CAUSA y EFECTO

c)

Si hay CAUSA deber existir RECOMENDACIN y deber existir

cuantificacin del EFECTO si es posible.


CONDICIONES MS COMUNES
1)

Los criterios no se aplican o logran.

2)

Los criterios se estn aplicando o logrando parcialmente.

CRITERIOS TPICOS
a)

Disposiciones por escrito:

Leyes y reglamentos.

Instrucciones en forma de planes estratgicos, manuales, directivas,

procedimientos, acuerdos, circulares y otros similares. Objetivos, polticas y


metas.
b)

Sentido comn.

c)

Experiencia del auditor sobre la materia de estudio.

d)

Opiniones independientes de expertos.

e)

Prcticas comerciales prudentes.

f)

Instrucciones escritas.

g)

Experiencias administrativas.

h)

Prcticas generalmente observadas.

i)

Indicadores de gestin.

j)

ndices de desempeo de aos anteriores o de entidades comparables

bajo circunstancias iguales.

CAUSAS TPICAS
a)

Falta de capacitacin.

b)

Falta de comunicacin (sistema de informacin deficiente).

c)

Falta de conocimiento de los requisitos.

d)

Negligencia o descuido.

e)

Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas.

f)

Consciente decisin o instruccin de desviarse de las normas.

g)

Falta de recursos humanos, materiales o financieros.

h)

Falta de buen juicio o sentido comn.

i)

Falta de honestidad.

j)

Inadvertencia de beneficios potenciales.

k)

Falta de esfuerzo e inters suficiente.

l)

Falta de supervisin adecuada.

m)

Falta de voluntad para cambiar.

n)

Institucin defectuosa o desactualizada.

o)

Falta de delegacin de autoridad.

p)

Auditora interna deficiente.

q)

Acentuada concentracin de autoridad.

Aqu, es conveniente aclarar que no es que las causas deben ser escritas tal
como se estn exponiendo en causas tpicas, lo cual sera ya agregar juicios de
valores por parte de los auditores, y realmente esto es trabajo ya de los
abogados en materia de procedimientos administrativos. No obstante, tales
causas le permitirn al auditor situarse en las posibles respuestas a ser dadas
por la administracin activa.

EFECTOS TPICOS
a)

Prdida de ingresos potenciales.

b)

Gastos indebidos.

c)

Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos.

d)

Control inadecuado de recursos o de actividades.

e)

Inseguridad en el cumplimiento del trabajo.

f)

Desmotivacin del personal.

TABULACIN DE LOS HALLAZGOS


La tabulacin de los hallazgos es para identificar aquellos que se relacionan
con el mismo tema, con el fin de agruparlos o, de ser el caso, integrarlos en
uno solo.

SELECCIN DE HALLAZGOS IMPORTANTES


Cuando se han tabulado los hallazgos, es decir, integrado por temas similares,
se procede a identificar los que tienen mayor importancia para la parte
auditada.

REDACCIN DE HALLAZGOS FINALES


Tomando en consideracin los atributos antes mencionados (condicin, criterio,
causa, efecto), se procede a la redaccin de los hallazgos. Para efectos de una
presentacin ms detallada de cmo deben ser redactados los hallazgos de
auditora, seguidamente presentar unos cuadros que ayudarn a la
comprensin y orientacin de la redaccin de cada uno de los atributos que
deben contener stos, de manera tal que sea entendible por el usuario del
informe.