PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO Código: FT-DE-004

ESTRATÉGICO Versión: 1

Formato Acta de Reunión Vigencia desde:20/09/2019

1. DATOS GENERALES DE LA REUNION

DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA Oficina de Generación del Conocimiento y de la
REUNIÓN Información - OGCI
TEMA CENTRAL DE LA REUNIÓN Reunión de inicio contrato No. 319 de 2022

FECHA 29 de septiembre de 2022

LUGAR AUNAP – OGCI – (Videoconferencia)

ACTA 06
2. DESARROLLO DE LA REUNIÓN
(TEMAS DESARROLLADOS DE MANERA SECUENCIAL Y CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN)

A. COMPROMISOS DE LA REUNIÓN ANTERIOR: Acta 05 del 22 de septiembre de 2022

COMPROMISO/ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA CUMPLIDO

Enviar el Entregar árbol de incidentes y Luis Carlos Escandón 14/09/2022 Reprograma

requerimientos con sus respectivos ANS 29/09/2022

Informar el apuntamiento de la URL para el Orlando Sanabria 22/09/2022 Si

acceso al GLPI
Entregar Usuario de Consulta al GLPI Luis Carlos Escandón 22/09/2022 Reprograma
29/09/2022
Entregar el nombre de las regionales Juan Carlos Hoyos 22/09/2022 Si

B. TEMAS A TRATAR

1- Se da inicio a la reunión y se realiza la presentación de los asistentes del equipo de trabajo de la

AUNAP y también por parte de los integrantes del equipo de Advantage Microsystems Colombia
Ltda.

2- El contratista Advantage Microsystems realiza la presentación del informe de avance del proyecto con
respecto al cronograma, con corte al 28 de septiembre el proyecto presenta un avance en actividades
de con respecto actividades planeadas. No presenta diferencia de actividades, se encuentra al día en lo
planeado y ejecutado, el cual corresponde a un 83% de lo planeado:

Se presenta el Gant del proyecto con respecto al cronograma del Proyecto.

1 de 3
NOTA: Agregue o elimine las filas que sean necesarias para registrar los asistentes y los compromisos de la reunión.
 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO Código: FT-DE-004
ESTRATÉGICO Versión: 1

Formato Acta de Reunión Vigencia desde:20/09/2019

Proyecto: Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca

Nombre Asignado a Inicio Finalización % completa…

Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca - A-‐-

1 NAP 12/8/2022 10/10/2022 83

2 UAFS E- 1eLantaviento mnIorvación 12/8/2022 23/8/2022 100

3 Establecer Roles y dependencias regionales Luis Escandon 12/8/2022 12/8/2022 100

4 Gestionar Manuales Andres Orbegozo 15/8/2022 17/8/2022 100

5 Definir Accesos Germán Páez Beltrán 16/8/2022 17/8/2022 100

6 Establecer servidor Prueba / Producción Germán Páez Beltrán 19/8/2022 22/8/2022 100

7 Consolidación Inventarios AO LE 23/8/2022 23/8/2022 100

8 UAFS ó- mnstalación y 2onIiguración 23/8/2022 13/9/2022 94

9 Pruebas de Instalación Germán Páez Beltrán 23/8/2022 24/8/2022 100

10 I nstalación y configuración GLPI GB AO 25/8/2022 31/8/2022 100

11 Apuntamiento Dominio a Máquina (Aunap(﴾ Germán Páez Beltrán 1/9/2022 2/9/2022 100

12 )olicitar nombre Dominio Andres Orbegozo 5/9/2022 6/9/2022 100

13 Configuración BD My )QL Germán Páez Beltrán 7/9/2022 9/9/2022 100

14 Instalación Definitiva Germán Páez Beltrán 12/9/2022 13/9/2022 50

15 UAFS C- Paravetri3ación zelH pesD 13/9/2022 3/10/2022 77

16 Parametrización de )ervicios Andres Orbegozo 13/9/2022 22/9/2022 75

17 Parametrización de Bases de Datos Germán Páez Beltrán 23/9/2022 29/9/2022 100

18 Ejecución de Pruebas Funcionales 30/9/2022 3/10/2022 25

19 UAFS k- Fociali3ación y 2aHacitación 4/10/2022 6/10/2022 19

20 Capacitación a usuario final 4 Qrs Andres Orbegozo 4/10/2022 4/10/2022 0

21 Configuraciones 4 Qrs Germán Páez Beltrán 5/10/2022 5/10/2022 0

22 Alistamiento y actualización de BD 4 Qrs Germán Páez Beltrán 5/10/2022 5/10/2022 0

23 Capacitación IjILh)crum 4 Qoras Luis Escandon 6/10/2022 6/10/2022 75

24 UAFS 4- pocuventación 6/10/2022 10/10/2022 94

25 Manual de Tsuario final Andres Orbegozo 6/10/2022 6/10/2022 75

Exportado desde Microsoft Project el 29/9/2022 Página 1 de 4

El documento de avance se adjunta a la presente acta.

3- El contratista Advantage Microsystems realiza la presentación del avance en las obligaciones

específicas y del anexo técnico. Se observa un avance en la documentación de las evidencias de un
71%.

El documento del avance en las obligaciones específicas y del anexo técnico, se adjunta a la presente
acta

4- El contratista Advantage Microsystems realizó la presentación del avance en el servidor de pruebas,

en el cual se puede observar que esta el avance en el manejo de los tickets para el manejo de
incidentes y requerimientos.

La presentación de avance sobre el GLPI se adjunta a la presente acta.

5- La AUNAP solicita información al Contratista Advantage Microsystems sobre la generación de

reportes del GLPI, cuales están predefinidos y cuales se recomiendan. El contratista informa que los

2 de 3
NOTA: Agregue o elimine las filas que sean necesarias para registrar los asistentes y los compromisos de la reunión.
 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO Código: FT-DE-004
ESTRATÉGICO Versión: 1

Formato Acta de Reunión Vigencia desde:20/09/2019

presentará en la capacitación del día de hoy.

6- La AUNAP informa que sigue pendiente la entrega del árbol de incidentes y requerimientos con sus
respectivos ANS, el contratista Advantage Microsystems informa que lo enviará de acuerdo con lo
informado en los compromisos.

7- La AUNAP solicita al contratista Advantage Microsystems información sobre el avance en el ajuste de

los manuales técnicos. El contratista informa que el técnico ya está listo, falta ajustar el manual de
usuario.

8- La ANUP informa que se inició la campaña de sensibilización de los usuarios sobre la mesa de ayuda.

Las imágenes de la campaña se adjuntan a la presente acta.

9- Se realizó el ajuste en la programación de la capacitación, iniciando con 4 horas de Mejores prácticas

de ITIL.

3. ASISTENTES

NOMBRE CARGO/ENTIDAD CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONO FIRMA

Luis Escandón Gerente de proyecto luis.escandon@advantage.com.co 3163082493

Martha Sanabria Supervisor - AUNAP martha.sanabria@aunap.gov.co 3005787659

Juan Carlos Hoyos Supervisor - AUNAP juan.hoyos@aunap.gov.co 3118486670

Murillo
Jaime Orlando Contratista - AUNAP Jaime.sanabria@aunap.gov.co 3185662207
Sanabria Rodríguez
Javier Giraldo Contratista - AUNAP Javier.giraldo@aunap.gov.co 3502357166
Freddy Orlando Contratista - AUNAP freddy.mora@aunap.gov.co 3105679765
Mora

4. COMPROMISOS DE LA REUNIÓN

COMPROMISO/ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

Elaborada por: Freddy Orlando Mora Granados – Contratista OGCI

3 de 3
NOTA: Agregue o elimine las filas que sean necesarias para registrar los asistentes y los compromisos de la reunión.
 Nombre del proyecto Proyecto: Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca
Gerente de proyectos Luis Carlos Escandón
Fecha en que se inició el proyecto 10/08/2022
Fecha en que se finalizó el proyecto 10/10/2022
Duración 42 días
% completado 83%
Exportado el 29/09/2022

Nú Núme Nombre Depende de Duración Inicio Finalización Asignado a Observac ID Contrato Estado Fecha de Arranqu Fecha de Eje % completad Depó Depe Esfuerzo Esfuerzo com Esfuerzo rest Hito Notas Completed Checklist Items Labels Prioridad
1 1 Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca - AUNAP 42 días 12/08/2022 10/10/2022 319 de 2022 Firmado 11/10/2022 83% 416 horas 364 horas 52 horas No Media
2 1.1 FASE 1- Levantamiento Información 8 días 12/08/2022 23/08/2022 En Ejecución 100% 80 horas 80 horas 0 horas No 0/5 Establecer Roles y dependencias reg Importante
3 1.1.1 Establecer Roles y dependencias regional 1 día 12/08/2022 12/08/2022 Luis Escandon Firmado 100% Proy 4 - G 8 horas 8 horas 0 horas No 2/2 Tipo de Usuarios;Roles Media
4 1.1.2 Gestionar Manuales 3 - Establecer 3 días 15/08/2022 17/08/2022 Andres Orbegozo Firmado 100% Proy 24 horas 24 horas 0 horas No 2/2 Manual de administración;Manual de Importante
5 1.1.3 Definir Accesos 2 días 16/08/2022 17/08/2022 Germán Páez Beltrán Firmado 100% Proy 16 horas 16 horas 0 horas No 2/2 Características servidor;VPN Media
6 1.1.4 Establecer servidor Prueba / Producción 2 días 19/08/2022 22/08/2022 Germán Páez Beltrán Firmado 100% Proy 16 horas 16 horas 0 horas No 2/2 Asegurar Características Servidor Pro Media
7 1.1.5 Consolidación Inventarios 1 día 23/08/2022 23/08/2022 Andres Orbegozo, Luis Esca Firmado 100% Proy 16 horas 16 horas 0 horas No 3/3 Recibir Inventarios de equipos;Defini Media
8 1.2 FASE 2- Instalación y Configuración 16 días 23/08/2022 13/09/2022 94% 168 horas 160 horas 8 horas No 0/6 Pruebas de Instalación;Instalación y Importante
9 1.2.1 Pruebas de Instalación 2 días 23/08/2022 24/08/2022 Germán Páez Beltrán Firmado 100% Proy 10 - I 16 horas 16 horas 0 horas No 2/2 Generar evidencia de pruebas;Ejecut Media
10 1.2.2 Instalación y configuración GLPI 9 - Pruebas d 5 días 25/08/2022 31/08/2022 Germán Páez Beltrán, Andr Firmado 100% Proy 11 - A 80 horas 80 horas 0 horas No 2/2 Instalación de GLPI;Disponer configu Media
11 1.2.3 Apuntamiento Dominio a Máquina (Auna 10 - Instalació 2 días 01/09/2022 02/09/2022 Germán Páez Beltrán Firmado 100% Proy 12 - S 16 horas 16 horas 0 horas No 1/1 AUNAP ejecuta apuntamiento Media
12 1.2.4 Solicitar nombre Dominio 11 - Apuntam 2 días 05/09/2022 06/09/2022 Andres Orbegozo Firmado 100% Proy 13 - C 16 horas 16 horas 0 horas No 1/1 Solicitar a AUNAP nombre de Domini Media
13 1.2.5 Configuración BD My SQL 12 - Solicitar 3 días 07/09/2022 09/09/2022 Germán Páez Beltrán Firmado 100% Proy 14 - I 24 horas 24 horas 0 horas No 1/1 Configurar Docker Proxy Media
14 1.2.6 Instalación Definitiva 13 - Configura 2 días 12/09/2022 13/09/2022 Germán Páez Beltrán En Ejecución 50% Proy 16 horas 8 horas 8 horas No 1/1 Instalar GLPI Media
15 1.3 FASE 3- Parametrización Help Desk 15 días 13/09/2022 03/10/2022 77% 104 horas 88 horas 16 horas No 0/2 Parametrización de Servicios;Param Importante
16 1.3.1 Parametrización de Servicios 8 días 13/09/2022 22/09/2022 Andres Orbegozo En Ejecución 75% Proy 17 - P 64 horas 48 horas 16 horas No 5/6 Parametrización de Activos, soporte, Media
17 1.3.2 Parametrización de Bases de Datos 16 - Parametr 5 días 23/09/2022 29/09/2022 Germán Páez Beltrán Firmado 100% Proy 18 - E 40 horas 40 horas 0 horas No 3/3 BD de sistema;BD de Activos;BD de u Media
18 1.3.3 Ejecución de Pruebas Funcionales 17 - Parametr 2 días 30/09/2022 03/10/2022 25% Proy No 1/3 Corrección defectos;Detección defec Media
19 1.4 FASE 4- Socialización y Capacitación 3 días 04/10/2022 06/10/2022 19% 32 horas 6 horas 26 horas No 0/7 Reportes de sistema;Cierre de Ticket Baja
20 1.4.1 Capacitación a usuario final 4 hrs 1 día 04/10/2022 04/10/2022 Andres Orbegozo 0% Proy 8 horas 0 horas 8 horas No 0/3 Reportes;Seguimiento y cierre de tick Media
21 1.4.2 Configuraciones 4 hrs 1 día 05/10/2022 05/10/2022 Germán Páez Beltrán 0% Proy 8 horas 0 horas 8 horas No Media
22 1.4.3 Alistamiento y actualización de BD 4 hrs 1 día 05/10/2022 05/10/2022 Germán Páez Beltrán 0% Proy 8 horas 0 horas 8 horas No Media
23 1.4.4 Capacitación ITIL-Scrum 4 horas 1 día 06/10/2022 06/10/2022 Luis Escandon Firmado 75% Proy 8 horas 6 horas 2 horas No Media
24 1.5 FASE 5- Documentación 3 días 06/10/2022 10/10/2022 94% 32 horas 30 horas 2 horas No 0/2 Generación de vídeos cortos;Entrega Media
25 1.5.1 Manual de Usuario final 1 día 06/10/2022 06/10/2022 Andres Orbegozo En Ejecución 75% Proy 8 horas 6 horas 2 horas No Media
26 1.5.2 Manual Funcional 3 días 06/10/2022 10/10/2022 Andres Orbegozo Firmado 100% Proy 24 horas 24 horas 0 horas No Media
27 1.6 FASE 6- Soporte Técnico (año) 0 días 10/10/2022 10/10/2022 0% Proy Sí 12 mes 0/12 Soporte mes 12;Soporte mes 11;Sopo Baja
Proyecto: Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca
Nombre Asignado a Inicio Finalización % completa…

Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca - AU-

1 NAP 12/8/2022 10/10/2022 83

2 UAFS E- 1eLantaviento mnIorvación 12/8/2022 23/8/2022 100

3 Establecer Roles y dependencias regionales Luis Escandon 12/8/2022 12/8/2022 100

4 Gestionar Manuales Andres Orbegozo 15/8/2022 17/8/2022 100

5 Definir Accesos Germán Páez Beltrán 16/8/2022 17/8/2022 100

6 Establecer servidor Prueba / Producción Germán Páez Beltrán 19/8/2022 22/8/2022 100

7 Consolidación Inventarios AO LE 23/8/2022 23/8/2022 100

8 UAFS ó- mnstalación y 2onIiguración 23/8/2022 13/9/2022 94

9 Pruebas de Instalación Germán Páez Beltrán 23/8/2022 24/8/2022 100

10 Instalación y configuración GLPI GB AO 25/8/2022 31/8/2022 100

11 Apuntamiento Dominio a Máquina (Aunap(( Germán Páez Beltrán 1/9/2022 2/9/2022 100

12 )olicitar nombre Dominio Andres Orbegozo 5/9/2022 6/9/2022 100

13 Configuración BD My )QL Germán Páez Beltrán 7/9/2022 9/9/2022 100

14 Instalación Definitiva Germán Páez Beltrán 12/9/2022 13/9/2022 50

15 UAFS C- Paravetri3ación zelH pesD 13/9/2022 3/10/2022 77

16 Parametrización de )ervicios Andres Orbegozo 13/9/2022 22/9/2022 75

17 Parametrización de Bases de Datos Germán Páez Beltrán 23/9/2022 29/9/2022 100

18 Ejecución de Pruebas Funcionales 30/9/2022 3/10/2022 25

19 UAFS k- Fociali3ación y 2aHacitación 4/10/2022 6/10/2022 19

20 Capacitación a usuario final 4 Qrs Andres Orbegozo 4/10/2022 4/10/2022 0

21 Configuraciones 4 Qrs Germán Páez Beltrán 5/10/2022 5/10/2022 0

22 Alistamiento y actualización de BD 4 Qrs Germán Páez Beltrán 5/10/2022 5/10/2022 0

23 Capacitación IjILh)crum 4 Qoras Luis Escandon 6/10/2022 6/10/2022 75

24 UAFS 4- pocuventación 6/10/2022 10/10/2022 94

25 Manual de Tsuario final Andres Orbegozo 6/10/2022 6/10/2022 75

Exportado desde Microsoft Project el 29/9/2022 Página 1 de 4

Proyecto: Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca
Nombre

Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca - AU-

1 NAP

UAFS E- 1eLantaviento mnIorvación

2
Establecer Roles y dependencias regionales
3
Gestionar Manuales
4
Definir Accesos
5
Establecer servidor Prueba / Producción
6
Consolidación Inventarios
7
UAFS ó- mnstalación y 2onIiguración
8
Pruebas de Instalación
9
Instalación y configuración GLPI
10
Apuntamiento Dominio a Máquina (Aunap((
11
)olicitar nombre Dominio
12
Configuración BD My )QL
13
Instalación Definitiva
14
UAFS C- Paravetri3ación zelH pesD
15
Parametrización de )ervicios
16
Parametrización de Bases de Datos
17
Ejecución de Pruebas Funcionales
18
UAFS k- Fociali3ación y 2aHacitación
19
Capacitación a usuario final 4 Qrs
20
Configuraciones 4 Qrs
21
Alistamiento y actualización de BD 4 Qrs
22
Capacitación IjILh)crum 4 Qoras
23
UAFS 4- pocuventación
24
Manual de Tsuario final
25

Exportado desde Microsoft Project el 29/9/2022 Página 2 de 4

Proyecto: Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca
Nombre Asignado a Inicio Finalización % completa…

26 Manual Funcional Andres Orbegozo 6/10/2022 10/10/2022 100

27 FA)E 6h )oporte j--cnico (año(( 10/10/2022 10/10/2022 0

Exportado desde Microsoft Project el 29/9/2022 Página 3 de 4

Proyecto: Autoridad Nacional de Agricultura y Pesca
Nombre

26 Manual Funcional

27 FA)E 6h )oporte j--cnico (año((

Exportado desde Microsoft Project el 29/9/2022 Página 4 de 4

 LISTA DE CHEQUEO DE OBLIGACIONES ESPECÍFICAS FECHA ACTUALIZACIÓN 22/09/2022
n° ITEM DESEMPEÑO SOPORTE

1. Presentar al supervisor del contrato de la AUNAP, el plan de instalación, además del cronograma
1 detallado, por lo menos de cada una de las siguientes fases: 100% Cronograma
1.1. • Fase 1 Levantamiento de la información 100% Cronograma
1.2. • Fase 2 Instalación y configuración 100% Cronograma
1.3. • Fase 3 Parametrización 100% Cronograma
1.4. • Fase 4 Socialización y Capacitación 100% Cronograma
1.5. • Fase 5 Documentación 100% Cronograma
1.6. • Fase 6 Soporte técnico posterior a entrega a satisfacción 100% Cronograma
2. Presentar un plan de trabajo, En el cual debe incluir el cual incluya el manejo de riesgos y el
2 procedimiento de administración de cambios. 100% Correo
Realizar la instalación, configuración y parametrización del software de mesa de ayuda, en un el tiempo
establecido de ejecución no superior a sesenta (60) días calendario, contados a partir de la orden de
3 inicio, incluyendo la configuración del servidor web destinado para el aplicativo de mesa de ayuda. 100% Correo

Brindar a apoyo a la entidad en la configuración del árbol de incidentes, requerimientos y problemas y

4 establecimiento de los ANS. 60% Correo
El contratista deberá realizar la trasferencia de conocimiento al personal de la AUNAP en el horario de 8
am a 5 pm de lunes a viernes de manera presencial en Bogotá yo remota para las regionales y demás
oficinas a nivel nacional, sin causar costos adicionales para la AUNAP, según las condiciones de la
5 siguiente manera: 33%
Curso práctico de mínimo 4 horas sobre: Mejores prácticas de ITIL para los procesos contratados en la
5.1. solución. 100%
Curso práctico de mínimo 16 horas sobre: Alistamiento, parametrización y operación de una muestra
representativa de Ítems de Configuración (CI) del inventario TICs de la AUNAP/  Conferencia general
5.2. para los usuarios, sobre uso de la herramienta sobre registro y seguimiento de tickets. 0%
 Curso práctico de la administración de la herramienta de mínimo 6 horas sobre: Realizar la transferencia
de conocimiento en Administración incluyendo: Administración, Inventario, Seguimiento mesa de
5.3. ayuda, Estadísticas, Reportes, Informes. 0%

La instalación del software y la trasferencia de conocimiento, debe ser realizada por personal que
6 cuente con los conocimientos de la herramienta de mesa ayuda propuesto por la empresa. 100%

Entregar un documento digital en USB que contenga todas las configuraciones realizadas a la
implementación de la solución ofertada, con videos e imágenes de pantalla de las diferentes actividades
realizadas, manuales (Software Libre) y demás documentación que se considere pertinente. Las
7 imágenes deberán ser de buena resolución y completamente legibles, manuales y demás.. 75%
Para todos ítems detallados en el documento del anexo técnico, el servicio de instalación del software
de uso libre para la mesa de ayuda es a todo costo, el contratista se obliga a diseñar, desarrollar,
parametrizar e implementar todos los objetos, campos, formularios, reportes, procedimientos,
funciones, paquetes, triggers, tablas, librerías, vistas, data base links, ventanas y demás componentes
necesarios para poner en funcionamiento el software de uso libre solicitado en el presente anexo
8 técnico. 75%

El proveedor debe suministrar el licenciamiento de software libre necesario requerido configurar y

colocar en funcionamiento la solución de mesa de ayuda ofrecida, durante la instalación y durante el
9 período de garantía. 50%
Responder por la garantía de la instalación y soporte para atención de incidentes por doce (12) meses
contados a partir de la fecha del acta de salida en producción del sistema implementado. Durante los
doce (12) meses posteriores a la fecha del acta de salida en producción, se debe ofrecer un servicio de
soporte los días hábiles de lunes a viernes en el horario comprendido entre las 8:00 am y las 6:00 pm, Certificado
con tiempos de respuesta no superior a dos (2) horas para la atención de incidentes que sean de periodo
10 reportados y que estén relacionados con la implementación del software libre de mesa de ayuda. 0% de garantía

La implementación del software libre de mesa de ayuda será para los usuarios de la sede central
11 ubicada en la ciudad de Bogotá, 7 oficinas regionales y oficinas satélites a nivel nacional 75%
 Mantener en forma confidencial todas las configuraciones, los incidentes e información a los cuales
tuviere acceso durante la ejecución del contrato, extensiva a todo el personal que participe en el
proyecto; esta confidencialidad será continua y no vence por terminación del contrato. La violación de
esta obligación dará lugar a las acciones legales que correspondan para el contrato que se celebre entre Correo y pdf
12 el proponente seleccionado y la Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca. 100% firmados
El contratista debe presentar en reunión semanal de seguimiento durante la ejecución del contrato, un
informe de avance en el cual demuestre las actividades adelantadas del software libre de mesa de
ayuda, requeridas en el presente estudio previo, a los supervisores del contrato y a los usuarios
13 funcionales. 75% Actas
El contratista se obliga a realizar la reunión de inicio de contrato, coordinado previamente con los
supervisores del contrato designados por la AUNAP, en un máximo de 05 días calendario, contados a
partir de la fecha de inicio del contrato. El contratista debe presentar en la reunión de inicio del
contrato, el cronograma de desarrollo y ejecución del mismo, utilizando mejores prácticas para el
14 desarrollo del proyecto. 100%
La información presentada en el anexo técnico es una referencia para que el proponente presente su
propuesta, el detalle final del requerimiento será levantado por el proponente ganador en la fase I.
15 Planeación y diagnóstico y será realizado en la Fase IV Implementación. 100%

Presentar planes de mejora de acuerdo con la experiencia del contratista en caso de ser necesario
durante la implementación del software libre de mesa de ayuda. En caso de ser aprobados, se debe
16 informar los resultados de estos a los supervisores del contrato. 0%
Avance Compromisos 71%
 MEJORES
PRÁCTICAS
ITIL

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COLOMBIALTDA
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Advantage Microsystems Colombia Ltd. nace en

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portafolio de soluciones Quick.
CONTEXTO:- Information Technology Infraestructure Library

Biblioteca Física sobre adm TI

Gestión de Servicios TI V2

5 libros ITIL V3

Transformación Digital V4

Generar valor de Servicio

Mejora Continua
LA INSPIRACIÓN

• ISO/IEC 20.000:2005 (Adaptación de ITIL a los requerimientos de la norma

internacional ISO).
• ISO/IEC 27001:2005 (Gestión de la Seguridad de la Información).
• ISO 9001:2008 (Gestión de la Calidad; base de la gestión por procesos).
• EFQM Fundación Europea para la Gestión de la Calidad.
ITIL COMO SOLUCIÓN

ITIL pasa a ser de una simple biblioteca física a

un fenómeno de gestión de servicios (ITSM) que
facilita las transformaciones digitales en
cualquier tipo de empresas.

Se consideran un conjunto de buenas prácticas

para la gestión de los servicios de tecnología
informática.

Se consideran unas etapas básicas de ITIL

soportados en unos principios.
BENEFICIOS DE ITIL

FORTALECE LA COMUNICACIÓN
REDUCIR COSTOS / REPROCESOS

GOBERNABILIDAD
MEJORA DE LA CALIDAD
ENFOQUE EN EL SERVICIO

Libro de ITIL que proporciona la estabilidad y flexibilidad

de los servicios diseñados y configurados para generar el
SERVICE SUPPORT valor necesario a las necesidades del usuario
considerando los incidentes, los problemas y los cambios
necesarios:

• Mesa de servicio (Service Desk).

• Admon de Incidentes (incident management).
• Admon de Problemas (Problem Management).
• Admon de Cambios (Chance Management).
• Admon de Liberaciones (Release Management).
• Admon de la Configuración (Configuration
Mngment)
ENFOQUE EN EL SERVICIO

Libro de ITIL que permite desarrollar los procesos necesarios

para la entrega de los servicios con costos y calidades
estipulados:

• Admon de la Disponibilidad (Avaliability).

• Admon de la Capacidad (Capacity Management).
• Admon de Continuidad (IT Service Continuity).
• Admon de Niveles de Servicio (Service LEVELs).
• Admon Financiera(Financial Management).

SERVICE DELIVERY
SECURITY MANAGEMENT

Gestión de los Riesgos OFICIAL DE SEGURIDAD.

Infraestructura ISO 27001

Protocolos y Procedimientos Mecanismos y herramientas

PERSPECTIVA DEL NEGOCIO X3

INFRAESTRUCTURA TI

ADMINISTRACIÓN APLICACIONES

PLANEAR LA IMPLEMENTACIÓN
PRINCIPIOS GUIA ITIL V4

 Enfocarse en el valor. Visión que tiene como foco el valor.

 Empezar desde donde ya estamos. Basado en el principio de la

reutilización, explora la organización buscando lo que existe y funciona
adecuadamente para apoyarse en ello.

 Avanzar iterativamente y retroalimentarse. Al mejor estilo de Scrum, se

enfoca en pequeñas iteraciones, focalizando en la retroalimentación.

 Colaborar y promover la visibilidad. Al igual que dictan los principios

ágiles, aportar colaboración y visibilidad en toda la organización, ayuda a
garantizar un mejor resultado.
PRINCIPIOS GUIA ITIL V4

• Visión holística. No es planteable que la organización trabaje en silos.

Ningún servicio trabaja sólo y la visión conjunta de todas las partes acerca
nuestros pasos al éxito.

• Mantenerlo simple y práctico. Eliminar el desperdicio es la clave. Todo

aquello que no aporte o produzca resultados que enfoquen hacia el valor,
debe ser eliminado de la ecuación.

• Optimizar y automatizar. Todo recurso, incluidos los humanos, deben estar

optimizados y aparecer en la ecuación, sólo allá donde aporten valor.
CADENA DE VALOR
POR TRABAJAR DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

• Incrementar la satisfacción del cliente con los servicios

de TI.
• Reducir el riesgo de no cumplir los requerimientos del
negocio para los servicios de TI.
• Reducción de costos en el desarrollo de procedimientos
y de prácticas al interior de la organización.
• Mejorar el flujo de comunicación entre el personal de TI
y los clientes.
• Estándares y orientación para el personal de TI.
• Mayor productividad y mejor uso de las habilidades y la
experiencia.
• Un enfoque de calidad hacia los servicios de TI
POR TRABAJAR DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
POR TRABAJAR DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTOS Y EVIDENCIAS

PRESUPUESTOS / COSTOS / GASTOS PERSONAL

Analice y mejore su proceso. Gestión del soporte documental

Generar reportes e indicadores. Interacciones de proceso en

tiempo real.
MEJORAMIENTO CONTINUO

 Paso 1: Identificar el problema.

 Paso 2: Cuantificar y clarificar el problema.
 Paso 3: Análisis de causas raíces.
 Paso 4: Establecimiento de metas.
 Paso 5: Diseño de soluciones.
 Paso 6: Implantación de soluciones y evaluación de resultados.
 Paso 7: acciones de garantía.
CREACIÓN DE VALOR Y SUS DIMENSIONES V4

 Organización y Personas.
 Información y Tecnología.
 Socios y Proveedores.
 Flujos de Valor y Procesos.
MÉTRICAS

Una manera de establecer métricas para controlar algunos

elementos y aspectos vinculados a la implementación de buenas
prácticas de ITIL en una organización sería la siguiente:

1. Comparar resultados obtenidos respecto de los objetivos de

servicio definido.
2. Medir la satisfacción del cliente.
3. Medir la utilización de recursos .
4. Verificar y estudiar Tendencias.
5. Analizar las no conformidades.
BENEFICIOS PARA EL CLIENTE

 Certeza en que los servicios de TI son proporcionados de

acuerdo con procedimientos documentados que pueden ser
auditados.
 La habilidad para depender de los servicios de TI, permitiendo
que el cliente logre los objetivos del negocio.
 La identificación de puntos de contacto para hacer consultas o
para llevar a cabo discusiones sobre requerimientos de
cambios.
 El conocimiento de que la información se produce con la
finalidad de justificar los cargos delos servicios de TI, y
proporcionar retroalimentación proveniente del monitoreo de
los acuerdos de nivel de servicio.
SOLUCIÓN TECNOLÓGICA

Una plataforma para controlar los activos fijos,

Inventarios y mantenimientos.
 EXPOSITORES

GRACIAS A
NUESTROS
CLIENTES

CONTACTENOS: luis.escandon@advantage.com.co
 esa de Ayuda
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