Sabemos lo complejo que puede ser el proceso de coordinar un evento y los mltiples detalles que impactan su xito. Para contribuir a facilitar este proceso, a continuacin encontrar recursos que lo ayudarn en hacer de la participacin de nuestro conferencista, un xito para usted y su gente. 1. Requerimientos Logsticos 2. Cmo presentar a Nuestro Conferencista. Para una presentacin exitosa, es importante contar con lo siguiente: Equipos Audiovisuales
Micrfono inalmbrico preferiblemente tipo headset de no haber la opcin
de un headset, puede usarse un micrfono tipo balita (tambin llamado de solapa o lavalier); es muy importante que el micrfono permita tener las manos libres. Sistema de audio de buena calidad para garantizar una buena proyeccin de la voz y la msica en sala. Este equipo debe permitir la conexin de un iPod (reproductor de MP3) que el conferencista llevar para musicalizar la conferencia. Salida de audio desde la laptop del conferencista: preveer un cable para sacar sonido de la computadora ya que los conferencistas podrn emplear videos y otros elementos en la presentacin que requieran sonido. Proyector LCD/Video-beam para conectar la laptop del conferencista, con su respectiva pantalla de proyeccin.
En el Saln de Audio Visual
Una mesa pequea para colocar la computadora laptop y materiales del
conferencista. Es importante que el conferencista pueda tener su computadora cerca de l en la tarima o el rea de presentacin. Abundante agua (con hielo o bien fra) para el conferencista, preferiblemente en botellas plsticas. Idealmente, para contar con el espacio suficiente para el desarrollo de dinmicas, el saln debe tener una capacidad mxima que sea el doble del nmero de asistentes estimados. Arreglar la distribucin del saln segn se les recomiende personalmente o por escrito. Decoracin de la Audio Visual Todo arreglo o decoracin ha de ser sencillo. De ninguna manera ha de ser tan llamativo que distraiga la atencin de los ojos excesivamente. Los factores de distraccin compiten contra el xito de una conferencia. El contenido de las conferencias ha de recibir toda la atencin de los oyentes. El orden y la limpieza deben reflejar la personalidad del organizador.
Las lmparas han de distribuirse con armona y segn donde se requiera
iluminacin, sobre todo, si los asistentes han de leer algn material. Si la iluminacin sobre el atril es pobre, aburrir la vista., debe contribuir a la motivacin.
En el escenario se requerir una mesa grande solo en caso de que varios
oradores formen un equipo de trabajo y presenten sus discursos sentados, o se pongan de pie por turno para exponer desde el atril. Tal vez un mantel discreto podra servir para cubrir el movimiento nervioso de sus piernas. Si se trata de una sola persona sentada, como la que evala las exposiciones, podra utilizar una mesa pequea, ubicada a un extremo del escenario. Iluminacin
Para los Participantes
Hojas en blanco, block o carpeta con material para hacer anotaciones.
Bolgrafo.
I. Requerimientos para la inauguracin
Listn, tijeras, micrfono inalmbrico Presidium/tarima para presidium Personalizadores para presidium/iluminacin Equipo de sonido Iluminacin de podium Confirmar invitados importantes Fotgrafo/video Discurso II. Equipo Oficial Equipo audiovisual Iluminacin Decoracin Tarimas Escenografa Mobiliario especial Sonido Requisitos de telfonos/faxes y larga distancia Servicio de copiado Circuito cerrado Traduccin simultnea Tablero para recados de los participantes III. Instalaciones Area de registro: gafetes de preregistro, material a entregar, telfono Sala de organizadores: telfono, sala, circuito cerrado Sala VIP de conferencista: sala, telfono/fax, servicio de caf, circuito cerrado
Sala de prensa: telfono/faxes, mquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito
cerrado, sala, servicio de caf, rea de informacin, estacionamiento, lugares especiales para el expositor, sealizacin. IV. Promocin/Memorias Impresos/publicidad Atenciones a visitantes Reconocimientos Fotografas Filmacin Gafetes de VIPs organizadores. Grabacin de videos y memorias del evento V. Personal Anfitriones de conferencistas e invitados especiales Edecanes Programa de edecanes Traduccin simultnea Programa de traduccin simultnea Fotografas y video Operadores de equipo Variedad musical Vigilancia Limpieza
Cmo Presentar a Los conferencistas de Accin para el xito. (Ejemplo)
A continuacin se muestra un texto que puede imprimirse y emplearse para presentar a Elio Ocando, Conferencista de la firma consultora, antes de una conferencia
Por ms de diez aos como Conferencista, Consultor en Gerencia y Desarrollo
Humano, Elio Ocando ha encendido el poder para lograr mejores resultados, en decenas de miles de personas en cada una de sus conferencias. Ha compartido su transformador mensaje, ante audiencias de hasta miles de personas en Venezuela y otros pases de Amrica Latina. Es considerado un experimentado lder de pensamiento y uno de los conferencistas latinoamericanos con mayor dinamismo, profundidad y capacidad para motivar y potenciar a individuos y equipos de trabajo para el xito total. Es Coach Certificado con amplia experiencia en Programacin Neurolingstica; adems es experto en Gerencia Pblica, Desarrollo Humano, Diseo de Modelos Gerenciales de Gestin y Evaluacin de procesos organizacionales; Ha sido catedrtico universitario en Gerencia y Recursos Humanos, por veinte aos. Con innumerables contribuciones y aportes para el Diseo e implementacin de nuevos paradigmas gerenciales y desarrollo de procesos humanos en los distintos niveles de gobierno.
Sus clientes a nivel regional, nacional e internacional, incluyen empresas de talla
mundial; quienes regularmente lo contratan para motivar el xito, potenciar el desarrollo personal e impulsar el logro de mejores resultados. Squenle el mayor provecho posible a esta exclusiva oportunidad de estar con Elio, quien nos acompaa en esta oportunidad, para compartir con nosotros su especial Conferencia [NOMBRE DE LA CONFERENCIA]. Por favor aydennos a darle una calurosa bienvenida al conferencista!