Conceptos básicos de la organización de eventos

Proceso de diseño

Planificación y producción de congresos

Festivales

Ceremonias

Fiestas

Convenciones u otro tipo de reuniones

Perfiles de un coordinador de eventos y sus funciones

 Presidente/a Vicepresidente/a Organizador Coordinador

Gestionar al equipo de Administración del Diseño, producción y

Establecer, comunicar y
eventos para garantizar presupuesto y los recursos realización del evento
Perfiles mantener el timing y las
los plazos establecidos y para la realización del desde la propuesta hasta
prioridades del event.
dentro del presupuesto. evento. el final.
Se encargan de negociar,
Para este se toman en
coordinar y promover
cuenta todas las áreas
cualquier tipo de suceso
funcionales: marketing,
importante programado. En
ventas, compras y
general, la persona
producción. Es decir, se
Es el primer paso, donde encargada de la Se dirige a los grupos
dedica a gestionar y a
se realiza una selección organización y producción funcionales para optimizar
Funciones especificar en cada área
minuciosa de proveedores de eventos gestiona desde
lo más importante los procesos y así cumplir
y servicios que la negociación hasta la
considerando todos los con lo que el cliente pide.
subcontratará. coordinación y promoción
detalles del evento.
de cualquier tipo de reunión,
También crea canales
ya sea social, temática,
de comunicación con el
corporativa, cultural o
cliente y los
deportiva.
proveedores.
Áreas de comité Comité organizador Comité financiero Comité de diseño, Comité de marketing y
Este comité se encarga Este departamento será el escenografía y comunicación
de llevar el proceso en encargado de realizar ambientación Se va a encargar de la
general. Es el que fija y todos los presupuestos, Todos aquellos aspectos gestión comunicativa tanto
reparte cada una de las gestión de facturas con relacionados con el diseño, interna como externa de
tareas entre los otros otras empresas la estética y la ambientación todo lo relacionado con el
comités. La mejor forma subcontratadas, viabilidad del evento serán evento. Además de la
de tenerlo organizado es del evento, etc. En coordinados por este promoción, gestión del
 a través de la
calendarización de las
tareas. De esta forma,
verás claramente el
departamento. Se deberá
progreso de la definitiva, va a ser el
encargar del montaje, o en
organización de tu responsable de todo social media, y todos
su caso contratación de una
evento. Te recomiendo aquello que tenga que ver aquellos aspectos del
empresa de montaje. Como
además que cuentes con las cuentas y la marketing y la
te he dicho más veces, todo
dentro de este comité economía del evento. comunicación que sean
deberá ser acorde al lugar,
con un experto en precisos
mensaje, y temática del
protocolo que pueda
evento.
asesorarte por cada tipo
de evento que
organices.

Organización de Lograr los objetivos

Presentación de informes y Negociación y gestión del Manejo de crisis in situ en
eventos en el establecidos por la
resultados. lugar. el evento.
comité. marca.