1.

Pedidos, entradas, albaranes y facturas

Propuesta de pedido

El pedido es el documento que consolida la operación comercial entre las

partes que intervienen en la misma. Es la solicitud por parte de una empresa de
mercancías o servicios a un proveedor.

Los pedidos pueden ser de dos tipos:

 PEDIDO EN FIRME. Una vez analizados los presupuestos y

consensuados los términos en los que se va a producir la operación
de compra-venta, el cliente realiza el pedido en firme.
 PEDIDO CONDICIONAL. No es un pedido seguro al 100%, sino que
existen condiciones para que este se produzca. Por ejemplo, obtener
un número de unidades de venta para conseguir un determinado
precio.

Como vemos, el pedido condicional es aquel en el que el comprador o el

vendedor exigen unas condiciones a la otra parte. La validez del pedido
condicional esta supeditada a que se cumplan las condiciones que se planteen.

En este caso, el documento que se utiliza es la denominada PROPUESTA DE

PEDIDO, donde se indican las condiciones.

La propuesta de pedido es similar a una hoja de pedido pero que se envía

para su aprobación a la empresa solicitante. A partir de esta hoja de
propuesta aprobada, se efectúa la orden de pedido en firme.

La propuesta de pedido suele incluir una serie de campos que debe cubrir el
cliente con el objetivo de realizar la hoja de pedido con todos los campos
necesarios.

Los datos que debe contener la propuesta de pedido son los relativos al cliente,
a los productos solicitados y a los precios.

La propuesta de pedido puede realizarse a través de una hoja de pedido que

elabora la empresa proveedora o suministradora y que puede rellenar el
comprador.

Ejemplo de Propuesta de pedido

A continuación se muestra un ejemplo de propuesta de pedido:
Pedido

Cuando el acuerdo es firme, se emite la orden de pedido o nota de pedido,

documento que implica un acuerdo de compraventa entre dos partes, la
empresa y el proveedor o el cliente.

Hasta este momento no se produce ningún compromiso, ni con la presentación

de presupuestos ni con la propuesta de pedido, pero en el momento en que se
efectúa el pedido en firme se genera un acuerdo entre el comprador y el
vendedor.

La orden de pedido debe cumplimentarse correctamente, ya que es una

garantía y un justificante del acuerdo alcanzado entre la empresa y su
proveedor o cliente. Puede presentarse como prueba ante posibles
eventualidades.

Es aconsejable formular el pedido por escrito para dejar constancia de que se

ha realizado, aunque no es obligatorio. También son válidos los pedidos
realizados a través de otros canales de comunicación:

 Teléfono. La principal ventaja que ofrece este medio es la rapidez.

Permite realizar el pedido y aclarar dudas en solo unos minutos.
 Fax. Este canal permite la transmisión del documento escrito de forma
instantánea a un coste bajo.
 Correo electrónico. Es muy utilizado porque es rápido y queda
registrado mediante un acuse de recibo que prueba que ha sido
enviado y recibido.
 Carta. El documento que se envía por correo postal suele ser
demasiado lento y en la actualidad pocas empresas lo utilizan.

Cuando el pedido se realiza por escrito, puede hacerse a través de un impreso

con unos apartados definidos que puede estar confeccionado por el proveedor
o por la propia empresa que va a realizar la compra.

En la orden o nota de pedido se enumeran los productos o servicios solicitados

y las condiciones esenciales en las que se va a producir la operación de
intercambio.

No existe un documento oficial ni una normativa legal que establezca unas

pautas para la elaboración de los pedidos, cada empresa es libre de utilizar el
modelo que le resulte más conveniente.

En general, la información que debe contener una hoja de pedido es la

siguiente:

 Nº de orden para identificar el pedido de que se trate.

 Fecha de emisión de la orden de pedido.
 Datos del vendedor:
o Nombre de la empresa.
o Dirección.
o NIF.
o Teléfono.
 Datos del comprador:
o Nombre de la empresa o particular.
o Dirección.
 o NIF.
o Teléfono.
 Descripción de los productos o servicios solicitados.
 Número de unidades solicitadas.
 Importe unitario de los productos o servicios.
 Importe total.
 Descuentos en el caso de que existan.
 Forma de pago.
 Fecha de entrega de los productos.
 Datos relativos al transporte de los productos.
 Firma del comprador como prueba de conformidad.

Hay que tener en cuenta que en la hoja u orden de pedido no es necesario

incluir el IVA correspondiente a los productos o servicios pero en muchas
ocasiones se incluyen para que el cliente conozca el importe total.

Ejemplo de pedido
Registro de entradas y salidas
Una vez que se ha recibido la mercancía y está dentro de la empresa, es
necesario anotar y registrar cada uno de los productos recibidos. Cada
producto suele tener asociado un número de referencia para introducirlo en el
sistema informático para que sea más fácil su localización. Los códigos de
barras facilitan el registro.

Cuando se reciben las mercancías se dan de alta en el programa informático y

se actualiza el número de referencias que se encuentran dentro de la empresa.

Del mismo modo, cuando un producto sale destinado a su venta o utilización se

debe dar de baja en el mismo sistema.

Es necesario contar con la hoja de pedido para preparar la salida de

mercancías de la empresa:

 Se clasifican los productos especificados en el pedido.

 Se empaquetan debidamente.
 Se etiquetan.
 Se realiza un control.

Con este sistema, cualquiera que utilice el programa informático puede saber
cuál es el stock disponible en un momento determinado.

Además de dar de alta y de baja las mercancías, es necesario anotar las

fechas de entrada y salida y los canales a través de los que ha llegado y a los
que fueron destinadas las mercancías.

La valoración de las existencias se realiza a partir de los registros de entradas

y salidas que se almacenan en un sistema informático.

El Plan General de Contabilidad establece una normativa para la

valoración de las existencias y establece que los bienes se valorarán
siempre por el precio de coste. Es decir, el valor de las mercancías se
determina por su coste de entrada, no por su precio de salida.

El precio de coste de un bien, ya sea material o servicio, es su precio de

adquisición o su coste de producción o ambos.

 COSTE DE ADQUISICIÓN:Es el valor de compra de un producto que

se especifica en la factura después de deducir los descuentos y de
añadir los gastos adicionales.
 COSTE DE PRODUCCIÓN:Es el coste correspondiente a las
materias primas y otros materiales consumibles que se atribuyen a un
producto.

Gestión de almacén

PRECIO DE COSTE
 COSTE DE ADQUISICIÓN:

o Importe de la compra
o Menos descuento: por pronto pago, comerciales, rappel etc.
o Más gastos adiccionales: transporte, embalaje, etc.
 COSTE DE PRODUCCIÓN:
o Materias primas
o Materiales empleados en la fabricación
o Otras materias consumibles en el proceso de fabricación

Albarán

El albarán es un documento que acompaña a la mercancía desde que sale

del almacén del vendedor hasta que llega al destinatario. El albarán de
entrega debe ser firmado por el destinatario cuando recibe la mercancía como
muestra de que esta ha sido efectivamente entregada.

El albarán lo lleva el transportista y se encarga de que se realicen las gestiones

necesarias. Este documento debe emitirse por triplicado para que cada una de
las partes implicadas tenga una copia:

 El comprador.
 El vendedor.
 El transportista.

El albarán firmado es el único documento que acredita la entrega de los

productos o prestación de los servicios. La factura o el pedido no confirman
la entrega de la mercancía o la prestación de un servicio.

En este documento deben especificarse todos los datos referentes a los

productos entregados y a las partes que intervienen en el proceso de
compraventa. Los datos que debe contener son los siguientes:

 Nº de albarán para identificar el pedido de que se trate.

 Nº de pedido o nº de factura con el que se corresponde el albarán, a
fin de agilizar las operaciones administrativas.
 Datos del vendedor:
o Nombre de la empresa.
o Dirección.
o NIF.
 Datos del comprador:
o Nombre de la empresa o particular.
 o Dirección.
o NIF.
 Fecha de emisión.
 Fecha y lugar de entrega.
 Descripción de la mercancía:
o Referencia.
o Número de unidades.
o Concepto.
o Precio unitario.
o Importe total.
 Forma de pago.
 Datos del transporte.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Firma del comprador como prueba de conformidad.

En los albaranes pueden figurar los precios unitarios y el precio total de la

mercancía adquirida, pero no es obligatorio. Cuando figuran los precios se
denomina albarán valorado y se ofrecen todos los detalles económicos de la
operación.

Legalmente, este documento no es obligatorio pero sí muy recomendable. La

empresa podría enviar directamente la factura, pero en el caso de que un
cliente reciba varios envíos de mercancía en un mes, pero se le factura solo
una vez en ese periodo, la forma más eficiente de acreditarlo es mediante el
albarán.

Además, ante la reclamación de un cliente, la inexistencia de un albarán

debidamente firmado y cumplimentado disminuye las posibilidades de éxito
para la empresa.

Ejemplo de Albarán
Facturas

La factura es el documento más importante que manejan las empresas en

las operaciones de compraventa y sirven para demostrar la existencia de
la operación y si se ha efectuado el pago o no. Este documento tiene valor
legal y validez ante las autoridades competentes.

La factura la emite el vendedor que se la envía o entrega al comprador y

ambos deben conservarla.
Algunos tipos de empresas no están obligadas a la emisión de facturas. Es el
caso de:

 Las empresas que puedan acogerse al Régimen Especial del Recargo

de equivalencia de IVA.
 Las operaciones que están exentas de IVA.
 Las empresas que puedan emitir un tique por dedicarse al comercio
minorista.

Las facturas deben contener un mínimo de información obligatoriamente

para ser considerada válida. Los contenidos mínimos que debe reflejar
son:

 Número de factura y, en caso necesario, número de serie. Este

número debe ser correlativo.
 Fecha de emisión de la factura.
 Datos del vendedor o proveedor:
o Nombre y apellidos o denominación social.
o NIF para la Identificación Fiscal.
o Dirección fiscal o domicilio.
 Datos del comprador o destinatario:
o Nombre y apellidos o denominación social.
o NIF para la Identificación Fiscal.
o Dirección fiscal o domicilio.
 Descripción de las operaciones, incluidas las mercancías o servicios,
el importe unitario sin impuestos, descuentos, rebajas, etc.
 Tipo o tipos impositivos de IVA aplicados a las operaciones.
 Importe total de la factura.
 Forma de pago.
 Fecha de vencimiento.

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir facturas en los

siguientes casos:

 Cuando el destinatario sea empresario o profesional.

 Cuando el cliente lo exija.
 En las exportaciones de bienes exentos de IVA.
 En las operaciones intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
 Cuando el destinatario sea una Administración Pública.

El momento de emitir la factura puede acordarse entre comprador y vendedor,

pero lo más usual es que el proveedor la emita una vez que el destinatario
reciba la mercancía.
Ejemplo de un modelo de factura

Como documento sustitutivo de las facturas se pueden utilizar los tiques. No

todas la empresas pueden realizarlo, solamente es posible cuando el importe
de las operaciones es inferior a 3.000€, IVA incluido.

Los tiques de compra son utilizados en las empresas detallistas que venden
directamente al consumidor final.

La factura tiene valor legal y es considerada un justificante de la

operación de compraventa.
Cuando el cliente quiere reclamar en caso de que encuentre algún problema
con los artículos o servicios adquiridos, debe presentar la factura.

Las organizaciones que realicen una actividad económica y estén sujetos a

realizar la declaración de IVA, ya sean personas físicas o empresas, están
obligadas a contar con un libro registro de facturas emitidas y otro de facturas
recibidas. Estos libros pueden ser solicitados en el caso de inspección en la
empresa.

Otro detalle importante es que la factura no debe ser modificada en

ningún caso.

Si se detecta algún fallo una vez emitida la factura, lo que se debe hacer es
emitir una nueva factura rectificativa donde se haga referencia a la factura que
presenta el fallo.

Existen diferentes tipos de facturas. A continuación veremos las peculiaridades

de cada una de ellas:

 FACTURA MÁS RECIBÍ. Este tipo de factura sirve como sustituto del

recibo. Añade un apartado denominado “Recibí” que firma el
vendedor y sirve como justificante de que se ha efectuado el pago.
 FACTURA PROFORMA. Es una factura que se emite antes de la
compra-venta y que no sirve como justificante de que la operación de
compraventa se ha producido.
 FACTURA RECTIFICATIVA. Sirve para modificar una factura emitida
en la que se detecte algún error. Se utiliza en el caso de que un
cliente devuelva los artículos adquiridos por algún problema con los
mismos.
 NOTA DE CARGO. Se emite cuando el importe de la factura es
menor de lo que correspondería. En este caso hay que aumentar el
importe de la factura mediante la nota de cargo. Por ejemplo en el
caso de que el cliente tenga que abonar el transporte y este no se
haya incluido en la factura.

Con frecuencia se denomina facturación a todos los documentos que se

genera a partir de las operaciones de compra-venta. Los programas
informáticos de facturación permiten la creación y registro de facturas, pero
también de pedidos, albaranes, etc.

Los documentos que se generan en las operaciones de compra-venta pueden

ser de compra o entrada y de venta o salida:

 Los documentos de entrada o de compra son aquellos en los que

intervienen la empresa y los proveedores.
 Por otro lado, los documentos de salida o de venta son aquellos en
los que intervienen la empresa y el cliente.
Por tanto, es necesario diferenciar unos de otros y archivarlos en diferentes
carpetas de forma que se facilite el control de las operaciones.

En realidad las empresas proveedoras de una empresa también requieren

artículos de otros proveedores. Del mismo modo, los clientes también pueden
ser empresas que adquieren productos de un proveedor para venderlos a sus
propios clientes.

En esta unidad nos situamos siempre desde el punto de vista de la empresa y

diferenciamos los siguientes documentos:

 DOCUMENTOS DE LA COMPRA A PROVEEDORES:

o Pedido de compra: Una empresa emite un pedido de compra
cuando decide realizar una operación de compra a un
proveedor.
o Albarán de entrada: Cuando el proveedor recibe el pedido
envía los artículos junto con este documento, que contendrá la
información relativa a los artículos que recibe la empresa.
o Factura de compra: Este documento también lo emite el
proveedor y es recibido por la empresa. Contiene los importes
a pagar por la empresa correspondiente a los artículos
señalados en el albarán.
 DOCUMENTOS DE LA VENTA A CLIENTES:
o Pedido de venta: El pedido de venta lo realiza el cliente
solicitando algún artículo y lo recibe la empresa.
o Albarán de salida: Este documento lo emite la empresa junto
con los artículos solicitados en el pedido de venta.
o Factura de venta: Es emitida por la empresa una vez que se
han entregado los artículos al cliente. Es similar a la factura de
compra, pero con los datos del cliente en lugar de los del
proveedor.

Gestión de almacén

Documentos de compra y documentos de venta

 Proveedor
o Pedido de compra
o Albarán de entrada
o Factura de compra
 Empresa
o Pedido de venta
o Albarán de salida
o Factura de venta
 Cliente
 2. Consultas

Para el desarrollo de una actividad empresarial que realiza operaciones de compra-venta

de productos, son necesarias existencias. La obtención de estas existencias se denomina
aprovisionamiento. Las existencias que se pueden necesitar son materias primas,
materiales, artículos terminados, envases, embalajes, etc. En nivel de aprovisionamiento
de estas existencias de denomina STOCK.

Existencias

Las existencias son todos los elementos que se guardan en el almacén. Estas pueden ser:

 Productos o artículos terminados listos para su venta.

 Materias primas necesarias para el proceso de fabricación de artículos y
productos.
 Materiales necesarios para la administración: papel, archivadores, tinta
impresoras, etc.
 Envases para guardar los productos.
 Embalajes para agrupar productos y facilitar su transporte, etc.
En las aplicaciones informáticas deben estar debidamente clasificados, conociendo el
nivel de cada existencia en todo momento.

Los almacenes y las aplicaciones informáticas diferencian los tipos de existencias,

generando ficheros diferentes para cada uno de ellos.

 Los productos terminados están destinados al departamento de ventas y son

custodiados por el almacén hasta que se envían a los clientes.
 Las materias primas van destinadas al departamento de producción.
 Las herramientas también forman parte del aprovisionamiento para atender
las necesidades de los distintos departamentos de producción o
mantenimiento.
 Los productos obsoletos son los que han sido descuidados o han pasado de
moda por falta de ventas o deterioro por haber superado la fecha de
caducidad. Estos productos deben ser identificados para que no resten espacio
a otros productos que tienen más consumo.

Existencias de almacén

 Productos terminados.
 Materias primas.
 Envases y embalajes.
 Herramientas.
 Material administrativo.

Ejemplo
Gracias a las aplicaciones informáticas de gestión de almacén es más fácil su
identificación. Por ejemplo, los productos alimenticios, al estar clasificados por su fecha
de vencimiento es más fácil localizarlos para proceder a su eliminación. Es necesario
realizar una regularización de existencias de forma periódica. Gracias a los programas
de gestión es más fácil identificar aquellos que llevan más tiempo y puedan estar
deteriorados. Se deben comprobar y darlos de bajo si no sirven para su función.

Los almacenes cuentan con tres áreas diferenciadas pero relacionadas entre sí que deben
funcionar correctamente y en las que se debe registrar lo que ocurre.

 RECEPCIÓN.
 ALMACENAMIENTO.
 ENTREGA.

Áreas de un almacén
  Recepción
 Entrega
 Almacenamiento

Un almacén donde se necesita mucho tiempo para preparar las recepciones y sobre todo
las entregas no es funcional. Los documentos relacionados con los pedidos que
proceden de las oficinas, el transporte y la entrega de mercancías deben ser rápidos.

Los campos que se deben completar para cada producto terminado son los siguientes:

 FAMILIA: Código o Categoría a la que pertenece el producto.

 NOMBRE: Denominación del artículo.
 DESCRIPCIÓN. Campo que se utiliza para explicar las características
básicas del producto. Estos campos suelen ser largos, pero limitados. En este
apartado se contemplan todas las características que pueda tener el producto y
que sean de importancia como:
o COLOR.
o TAMAÑO.
o ACABADO.
o TALLA.
 IMAGEN. Los programas de gestión de almacén permiten incorporar
imágenes.
 FECHA. Fecha en la que se da de alta el producto.
 Nº DE REFERENCIAS. Nivel de stock existente en el almacén.
 PROVEEDOR. Empresa que proporciona los artículos. Este campo agiliza la
gestión de pedidos en el caso de que no queden existencia.
 MARCA. Marca del producto. Puede que la empresa trabaje con productos
similares de diferentes marcas.
 PRECIO DE COSTE. Junto con cada material se debe registrar su precio, de
forma que cada persona que acceda a la aplicación informática pueda saber su
coste y se pueda calcular el margen comercial.
 IVA.
 RECARGO.
 PRECIO DE VENTA.
 UBICACIÓN. Codificación que hace referencia al pasillo, estantería, etc.
donde se localizará físicamente.
 NOTAS. Este campo es utilizado para detallar información que no se
contemple en otros apartados. No es obligatorio que esté, pero puede ser útil
en algunas ocasiones.
  ALMACÉN. En el caso de que la empresa disponga de varios almacenes o
establecimientos comerciales, se debe añadir un campo para saber dónde se
encuentra ubicado el producto.

Materias primas

Las materias primas se deben almacenar separadamente de los productos terminados,

con códigos diferentes para identificarlas.

Cada materia prima debe contar con su código y los archivos informáticos deben
contener los siguientes campos:
  CÓDIGO DE MATERIA PRIMA. Este campo está compuesto por una
serie de caracteres alfanuméricos para identificar de forma única el producto
del que se trata. No pueden existir dos elementos diferentes con el mismo
código.
 NOMBRE. Denominación del artículo.
 DESCRIPCIÓN. Campo que se utiliza para explicar las características
básicas del producto. Estos campos suelen ser largos, pero limitados.
 IMAGEN. Los programas de gestión de almacén permiten incorporar
imágenes.
 FECHA.
 Nº DE REFERENCIAS. Nivel de stock existente en el almacén.
 PROVEEDOR. Empresa que proporciona los artículos. Este campo agiliza la
gestión de pedidos en el caso de que no queden existencia.
 MARCA. Marca del producto. Puede que la empresa trabaje con productos
similares de diferentes marcas.
 PRECIO DE COSTE. Junto con cada material se debe registrar su precio, de
forma que cada persona que acceda a la aplicación informática pueda saber su
coste y se pueda calcular el margen comercial.
 UBICACIÓN. Codificación que hace referencia al pasillo, estantería, etc.
donde se localizará físicamente.
 NOTAS. Este campo es utilizado para detallar información que no se
contemple en otros apartados. No es obligatorio que esté, pero puede ser útil
en algunas ocasiones.
 ALMACÉN. En el caso de que la empresa disponga de varios almacenes o
establecimientos comerciales, se debe añadir un campo para saber dónde se
encuentra ubicado el producto.

Envases

El envase acompaña al producto y debe diseñarse para que proteja al producto hasta su
utilización por parte del cliente, de forma que no sufra daños, contaminación,
alteraciones, etc. Además, deben ayudar a crear una imagen favorable para el producto.
Todos los envases de que disponga una empresa se guardan en el almacén de la misma,
y por tanto, también en la aplicación informática de gestión. Los campos que aparecen
en el programa relacionados con los envases son los siguientes:

 CÓDIGO DEL ENVASE. Este campo está compuesto por una serie de

caracteres alfanuméricos para identificar de forma única el producto del que
se trata. No pueden existir dos elementos diferentes con el mismo código.
 NOMBRE. Denominación del artículo.
 DESCRIPCIÓN. Campo que se utiliza para explicar las características
básicas del producto. Estos campos suelen ser largos, pero limitados.
 IMAGEN. Los programas de gestión de almacén permiten incorporar
imágenes.
 FECHA.
 Nº DE REFERENCIAS. Nivel de stock existente en el almacén.
 PROVEEDOR. Empresa que proporciona los artículos. Este campo agiliza la
gestión de pedidos en el caso de que no queden existencia.
 MARCA. Marca del producto. Puede que la empresa trabaje con productos
similares de diferentes marcas.
 PRECIO DE COSTE. Junto con cada material se debe registrar su precio, de
forma que cada persona que acceda a la aplicación informática pueda saber su
coste y se pueda calcular el margen comercial.
 UBICACIÓN. Codificación que hace referencia al pasillo, estantería, etc.
donde se localizará físicamente.
 NOTAS. Este campo es utilizado para detallar información que no se
contemple en otros apartados. No es obligatorio que esté, pero puede ser útil
en algunas ocasiones.
 ALMACÉN. En el caso de que la empresa disponga de varios almacenes o
establecimientos comerciales, se debe añadir un campo para saber dónde se
encuentra ubicado el producto.
 PRODUCTOS A LOS QUE VA DESTINADOS.

Embalajes y otros

Al igual que los envases, los embalajes también ayudan a proteger el producto. Se
diseñan especialmente para facilitar el transporte y el almacenaje. Todos los elementos
de embalaje que se utilizan en la empresa deben estar registrados.
  CÓDIGO DEL ENVASE. Este campo está compuesto por una serie de
caracteres alfanuméricos para identificar de forma única el producto del que
se trata. No pueden existir dos elementos diferentes con el mismo código.
 NOMBRE. Denominación del artículo.
 DESCRIPCIÓN. Campo que se utiliza para explicar las características
básicas del producto. Estos campos suelen ser largos, pero limitados.
 IMAGEN. Los programas de gestión de almacén permiten incorporar
imágenes.
 FECHA.
 Nº DE REFERENCIAS. Nivel de stock existente en el almacén.
 PROVEEDOR. Empresa que proporciona los artículos. Este campo agiliza la
gestión de pedidos en el caso de que no queden existencia.
 MARCA. Marca del producto. Puede que la empresa trabaje con productos
similares de diferentes marcas.
 PRECIO DE COSTE. Junto con cada material se debe registrar su precio, de
forma que cada persona que acceda a la aplicación informática pueda saber su
coste y se pueda calcular el margen comercial.
 UBICACIÓN. Codificación que hace referencia al pasillo, estantería, etc.
donde se localizará físicamente.
 NOTAS. Este campo es utilizado para detallar información que no se
contemple en otros apartados. No es obligatorio que esté, pero puede ser útil
en algunas ocasiones.
 ALMACÉN. En el caso de que la empresa disponga de varios almacenes o
establecimientos comerciales, se debe añadir un campo para saber dónde se
encuentra ubicado el producto.
 PRODUCTOS A LOS QUE VA DESTINADOS.

Sistemas de gestión informática de almacenes

El sistema informático de gestión de almacén permite controlar el stock de mercancías
que existe en los almacenes de una empresa, controlar la ubicación de cada mercancía,
facilitar su distribución, generar informes de movimiento de mercancías, etc.

Los sistemas de gestión informática de almacén deben estar debidamente estructurados,

con los datos que identifican a todos los almacenes de que dispone la empresa y la
ubicación de cada artículo.

Para identificar los almacenes, es necesario asignar un CÓDIGO DE ALMACÉN a

cada uno de ellos.

Los datos necesarios son los siguientes:

 CÓDIGO DE ALMACÉN.
 UBICACIÓN DEL ALMACÉN.
 NOMBRE.
 DIRECCIÓN.
 TELÉFONO.
 E-MAIL.
 PERSONAS RESPONSABLES.

Una vez que tenemos creados los almacenes virtuales, es necesario crear campos para
cada artículo que se vaya a almacenar.

 CÓDIGO DEL ARTÍCULO.

 DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO.
 DENOMINACIÓN. Nombre que se le da al producto.
 CÓDIGO DE PRODUCTO. Es un campo obligatorio para identificar a cada
tipo de producto de forma única. Generalmente estará constituido por
caracteres alfanuméricos (letras y cifras), donde las letras se pueden
corresponder con la familia y los números con el producto.
 DESCRIPCIÓN. Campo que se utiliza para explicar las características
básicas del producto. Estos campos suelen ser largos, pero limitados. En este
apartado se contemplan todas las características que pueda tener el producto y
que sean de importancia como:
o COLOR.
o TAMAÑO.
o ACABADO.
o TALLA.
 PRECIO DE COSTE. Junto con cada producto se debe registrar su precio,
de forma que cada persona que acceda a la aplicación informática pueda saber
su coste.
 PRECIO DE VENTA. El precio por el que un cliente puede adquirir el
producto o servicio. También se deben registrar los descuentos o las
promociones que afectan al artículo en momento determinado.
  OBSERVACIONES. Este campo es utilizado para detallar información que
no se contemple en otros apartados. No es obligatorio que esté, pero puede ser
útil en algunas ocasiones.
 STOCK. Número de unidades disponibles en el almacén.
 ALMACÉN. En el caso de que la empresa disponga de varios almacenes o
establecimientos comerciales, se debe añadir un campo para saber dónde se
encuentra ubicado el producto.
 PROVEEDOR. Es conveniente añadir el campo de proveedor, de forma que
se acceda a la ficha del proveedor que vende ese artículo. De este modo, de
agiliza la gestión de pedidos.

Con los datos correspondientes a los almacenes y a los artículos se tiene estructurado el
programa informático. Las tareas que se desempeñarán a continuación tienen que ver
con el flujo de mercancías en la gestión de compra-venta.

La aplicación debe permitir gestionar todas las compras que se destinen al almacén, así
como las salidas de mercancía destinadas a los puntos de venta de la empresa o
directamente a los clientes.

Los programas informáticos deben contemplar las siguientes características:

 Ser sistemas multialmacén en el caso de que la empresa disponga de varias

áreas de almacenamiento. De modo que se pueda comprobar la existencia de
mercancías en cualquiera de ellos.
 Tener la opción de realizar pedidos a proveedores.
 Calcular el inventario de forma rápida.
 Ser interactivos.
 Permitir modificar las existencias.

Al tener todos los datos disponibles en una misma aplicación, es más fácil
tomar decisiones estratégicas como:
  Identificar los productos con mayor rotación o venta, es decir aquellos que
conviene tener en el almacén y proporcionan mayores beneficios a la
empresa.
 Calcular la cantidad de cada producto que se debe tener.
 Establecer plazos para realizar los pedidos.
 Elegir el modo de suministro.
 Decidir el modo de almacenamiento.

Se utilizan las aplicaciones de gestión de almacén para:

 Grabar todos los movimientos de entradas y salidas.

 Vigilar el nivel de stock.
 Conocer el estado del stock en todo momento.
 Comprobar el estado de los pedidos.
 Reservar productos para clientes.
 Consultar envíos pendientes de recibir o enviar.
 Reducir el número de proveedores.

En el almacén se realizan operaciones de entrada y salida. Los procesos que se siguen

son los siguientes:

OPERACIONES DE ENTRADA

 Se detecta la escasez de alguna mercancía.

 Se elabora el pedido por medio de la aplicación informática.
 Se envía al proveedor.
 Se recibe el pedido en el almacén acompañado del albarán.
 Se dan de alta las mercancías en el programa.
 Se almacena el producto.

OPERACIONES DE SALIDA

 Se recibe el pedido de un cliente.

 Se comprueba en el programa la existencia de todos los artículos.
 Si no queda alguno se solicita.
 Se elabora el albarán de salida con los datos de todos los productos que
aparecen en el pedido.
 Se registra en el sistema la baja de los productos.
 Se localizan en el almacén.
 Se preparan para su envío con los correspondientes envases y embalajes.
 Se gestiona el transporte.
El proceso de aprovisionamiento del almacén comienza cuando se detecta que faltan
existencias de un producto o quedan pocas unidades. El primer paso es la elaboración
del pedido.

La empresa debe utilizar el programa para elaborar el pedido, de forma que si otra
persona accede al mismo sepa que este ya ha sido realizado. Se envía al proveedor para
que envíe las existencias.

 Se registran los datos del pedido:

 Fecha.
 Número de pedido.
 Proveedor.
 Código de Artículos solicitados.
 Número de referencias de cada artículo.
 Almacén al que debe destinarse.

Cuando el cliente hace un pedido a la empresa, se prepara un albarán o nota de entrega,

que es el justificante de que la mercancía es enviada y recibida, donde se detallan todos
los artículos que salen del almacén.

El programa informático debe registrar los datos del albarán:

 Fecha.
 Número de albarán.
 Cliente.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Modo de transporte.
 Código de Artículos solicitados.
 Breve descripción de los productos.
 Cantidad solicitada de cada artículo.

Importante
Para agilizar las operaciones de entrada y salida de los almacenes, es necesario codificar
el espacio de almacenaje. De este modo se puede localizar el producto fácilmente. Se
estudia el diseño del almacén, los pasillos, las estanterías, los armarios, contenedores,
vitrinas, etc. donde se mantienen los productos y se asigna un código a cada ubicación.

Ejemplo
Así, si una empresa que vende ordenadores tiene que localizar el artículo PC300, el
programa informático le indica donde está. Por ejemplo: Pasillo 03 – Estantería 02.

3. Informes, impresos
Como hemos visto a lo largo del apartado anterior, la documentación
administrativa de las operaciones de compraventa sirve como un justificante de
que estas se han realizado.

La elaboración de documentos, la cumplimentación y el registro de las

operaciones de compraventa deben ser realizadas con mucha atención para no
cometer errores.

El personal encargado de la gestión administrativa de las empresas debe

conocer la normativa mercantil y fiscal vigente y estar constantemente
actualizándose, ya que las normativas cambian con frecuencia.

Los documentos deben ser fácilmente comprensibles e identificables para no

llevar a error. Algunas pautas que se deben tener en cuenta a la hora de
confeccionar y cumplimentar la documentación son las siguientes:

 Especificar el tipo de documento. En la parte superior del

documento debe aparecer el nombre, por ejemplo: FACTURA,
ORDEN DE PEDIDO, PRESUPUESTO, ALBARÁN, etc. De este
modo en un primer vistazo se identifica el documento.
 Incluir el número de documento visible. Estos números deben ser
correlativos.
 Colocar la fecha de emisión en todos los documentos.
 Contener los datos fiscales del vendedor y del comprador (nombre o
razón fiscal, dirección, NIF o dirección).
 Describir las operaciones a las que hace referencia el documento de
forma clara.
 Especificar los precios desglosados en los documentos que lo
requieran.
 Calcular y especificar los tipos impositivos.

Uno de los datos más importantes que debe figurar de forma obligatoria en las
facturas y de forma conveniente en cualquier otro documento administrativo es
el N.I.F. El uso del NIF desde el 1 de Enero de 2008 se encuentra regulado por
el Real Decreto 1065/2007, de 27 de Julio. Antes de esta fecha era el CIF el
que realizaba estas funciones seg�n Real Decreto 2423/1975.

 N.I.F. corresponde a las siglas de Número de Identificación Fiscal. Es

un código que asigna el Ministerio de Hacienda a los sujetos
particulares para identificarlos. El N.I.F. español está formado por una
 serie de números seguidos por una letra. Dos personas no pueden
poseer el mismo N.I.F.
o EJEMPLO: 99.999.999-Z

El N.I.F identifica a empresas o particulares de forma inequívoca, por

tanto este dato debe ser correcto y estar debidamente cumplimentado en
todos los documentos oficiales.

Además del contenido, también es importante la forma en la que son

presentados los documentos administrativos, el nivel de lenguaje y la
estructura. Aunque no existen unas normas obligatorias, los documentos
administrativos se parecen y siguen una estructura similar, lo que favorece la
comprensión de los mismos.

Algunos aspectos a tener en cuenta son los siguientes:

 Al ser documentos formales, se debe evitar todo tipo de recursos

literarios, utilizando un lenguaje formal y claro.
 En todo momento se debe transmitir un tono educado y de cortesía.
También en los casos en los que se gestiona una reclamación o
queja.
 La redacción debe ser correcta, sin faltas de ortografía.
 Los saludos, despedidas y fórmulas de cortesía están fuera de lugar
en los documentos administrativos. En caso de que se considere
relevante añadir información a mayores se puede adjuntar una carta
acompañando al documento administrativo.
 El tamaño y el tipo de letra debe ser muy legible y de un color que
destaque sobre el fondo. Lo más habitual es presentarlos en tinta
negra sobre fondo blanco.
 Se puede incluir el logotipo de la empresa emisora, con el fin de
facilitar la identificación y crear imagen de marca.
 La estructura que siguen consta de una cabecera, en la que se
incluyen los principales datos, el cuerpo o descripción de la operación
y la firma a modo de cierre.
 El documento debe ser lo más breve posible. Las empresas valoran
mucho el tiempo y los textos no deben ser más largos de lo
estrictamente necesario para que se entiendan.
 Si la información es compleja, se pueden añadir anexos con el fin de
que el documento administrativo sea lo más limpio posible.
En cuanto a la estructura, en la mayoría de documentos se pueden
distinguir tres partes fundamentales:

 La CABECERA: Es la parte superior del documento donde figura el

tipo de documento, el nº de documento, los datos de las partes que
intervienen y la fecha. También es el lugar en el que debe figurar el
logotipo de la empresa que emite el documento en caso de que se
incluya.
 El CUERPO: Es la parte central donde se describen las acciones que
dan lugar a la operación de compraventa o donde se plantea una
exposición de los hechos que originan el documento.
 El PIE: Es la parte inferior donde se detalla la información económica.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de factura donde se identifican

la cabecera, el cuerpo y el pie:
En el caso de que no estemos hablando de un documento que tiene una forma
estructurada como una factura o un albarán, pueden incluirse saludo y
despedida. Algunos ejemplos son:

 Petición de ofertas.
 Reclamaciones.
 Etc.

En el caso de que se acompañe un documento anexo como una carta, es

importante que el saludo y la despedida sean correctos y formalmente
aceptados en el lenguaje empresarial. Vamos a ver a continuación algunos
ejemplos comunes:

 Saludo para comenzar la comunicación o presentación:

o Si se conoce el nombre de la persona a la que se dirige la
comunicación:
 Estimado señor/señora (Apellido de la persona a la que
se dirige).
 Apreciado señor/señora (Apellido de la persona a la que
se dirige).
 Estimado cliente.
 Estimado proveedor.
o Si no se conoce a la persona a la que se dirige:
 Estimados señores.
 Distinguidos señores.
 Despedida para finalizar la conversación:
o Un cordial saludo.
o Les saluda atentamente, (nombre de la persona que emite el
documento).
o Atentamente, (nombre de la persona que emite el documento).
o Esperando sus noticias, les saludamos atentamente (en
nombre de toda la compañía).
o Quedamos a su entera disposición para lo que necesite.

Informes relacionados

Existe la posibilidad de generar informes en los que se mostrarán los datos

seleccionados. Se pueden generar distintos tipos de informes:

 Informes de almacén.
 Informes de gestión.
 Informes de producción.
 Etc.

Existen informes prediseñados en las aplicaciones informáticas. Existe la

posibilidad de añadir más, pero los disponibles suelen ser suficientes.

Para acceder a un informe solo es necesario hacer doble clic sobre el mismo.
Los ejemplos a continuaci�n pertenecen al programa inform�tico facturaplus.
FacturaPlus es un software de gesti�n de empresas desarrollado por la
empresa Grupo SP(Sage.es).

FacturaPlus est� orientado a las PYMES (peque�a y mediana empresa) y

microempresas, y contempla las necesidades en la gesti�n integral de
empresas, por ejemplo, datos de clientes, gesti�n de proveedores, control de
almac�n, productos de la empresa, generaci�n de informes, etc.

Para la generación de informes se abrirá una ventana en la que se pueden

seleccionar los campos que se quieren mostrar en el informe.

Si se selecciona por ejemplo gestión de facturación, aparecerá una pantalla

para configura los datos que se quieren reflejar en el informe:

 Fecha inicial.
 Fecha final.
 Tipos.
 Etc.
Una vez introducidos los datos queda parametrizado el informe y aparece la
pantalla de impresión de informes, a partir de la cual se selecciona el destino:

 Imprimir.
 Guardar en un fichero.
 Enviar por e-mail.
Se puede visualizar el informe en la pantalla. En nuestro ejemplo se extrae el
informe diario de facturación.
 4. Contabilidad de compras
En las operaciones administrativas es necesaria la realización de cuentas y cálculos
comerciales con el fin de llevar una contabilidad real que refleje la situación económica
y financiera de la empresa.

Las cuentas de la empresa deben ser claras para evitar problemas con la Administración
Pública y los Organismos Oficiales.

A lo largo de los siguientes apartados veremos los cálculos más habituales que se tienen
en cuenta en las operaciones de compra y venta.

IVA

El consumidor final paga el IVA, pero las empresas son las responsables de recaudarlo y declararlo.

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un tributo de naturaleza indirecta

que grava el consumo y recae sobre las adquisiciones de bienes y servicios.

El consumidor final es el sujeto que paga el IVA, pero son las empresas y los
profesionales quienes se encargan de su recaudación.
Toda la normativa referente al IVA se describe en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, y
el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.

El IVA se calcula aplicando un porcentaje sobre el precio neto de un producto o servicio

o base imponible.

Los porcentajes de IVA aplicables se denominan tipos impositivos y se aplican en

función del tipo de producto o servicio.

Los distintos tipos impositivos que existen en la actualidad son:

 21%: Tipo general.

 10%: Tipo reducido.
 4%: Tipo supe reducido.

Las empresas son las responsables de declarar el IVA y realizar las gestiones con la
Hacienda Pública. Para realizar los cálculos relativos al IVA es necesario tener en
cuenta dos conceptos que son el IVA soportado y el IVA repercutido.

 El IVA soportado por una empresa es aquel que paga al realizar

compras a proveedores.
 El IVA repercutido por una empresa es aquel que percibe al realizar
ventas a clientes.

Ejemplo
Una empresa de construcción realiza un muro de piedra para un cliente por valor de
2.000€, que incluye materiales y mano de obra. Para la realización del muro necesita
adquirir piedra por valor de 500€ (sin IVA).

En este caso, la empresa soporta el IVA asociado a la compra de la piedra. 500€ x 21%
= 105€

El IVA repercutido es el que percibe por el trabajo realizado. 2.000€ x 21% = 420€

La empresa o profesional debe hacer la liquidación de IVA cada tres meses ante la
Hacienda Pública. El cálculo de la cantidad que debe ingresar se calcula como sigue:

DECLARACIÓN / LIQUIDACIÓN DE IVA = IVA REPERCUTIDO - IVA

SOPORTADO

Ejemplo
Continuando con el ejemplo anterior, la empresa tendría que ingresar la siguiente
cantidad:

IVA REPERCUTIDO – IVA SOPORTADO = 420 – 105 = 315€

El IVA que corresponde a una operación de compra-venta debe aparecer siempre
en la Factura.

Reflexiona y opina
¿A qué productos se aplica cada uno de los tipos de IVA que existen?

Comparte tu opinión en el foro.

Precio de coste y venta

Vamos a ver con más detalle estos costes: el precio de coste y precio de venta.

Para una empresa, el precio de coste de un elemento proporcionado por un proveedor

es el importe bruto que supone la compra de un material sin tener en cuenta el IVA, ya
que la empresa es simplemente una recaudadora y no se considera un gasto, ya que se
va a deducir. En cambio, si se tienen en cuenta los descuentos que hay que restar y los
gastos adicionales (transporte, embalaje, intermediarios) que hay que sumar al importe
total.

PRECIO DE COSTE = IMPORTE BRUTO (SIN IVA) + GASTOS

ADICIONALES - DESCUENTOS

El precio de coste de un determinado producto es lo que le cuesta a la empresa

conseguir ese producto terminado. Incluye:

 Las materias primas.

 Los salarios de la mano de obra.
 Los gastos de fabricación.
 Etc.

Si la empresa no produce y su actividad es la venta de productos que compra a

proveedores solamente se tendrá en cuenta el precio de compra de los productos.

Por otra parte, el precio de venta es el valor de un producto en el mercado.

Las empresas deben obtener un beneficio con la venta de sus productos en el mercado.
Este beneficio se calcula como la diferencia entre el precio de venta y el precio de coste.

BENEFICIO = PRECIO DE VENTA - PRECIO DE COSTE

Para determinar el precio de venta que un producto tendrá en el mercado, las
empresas pueden recurrir a distintos métodos:

 DETERMINACIÓN DEL PRECIO DE VENTA EN FUNCIÓN DEL

MARGEN. En este caso la empresa suma un margen de beneficio al precio
de coste del producto. Es el método más utilizado.
 DETERMINACIÓN DEL PRECIO DE VENTA EN FUNCIÓN DE LA
COMPETENCIA. Las empresas que siguen este método establecen el precio
en función del de sus competidores. En función de la estrategia que deseen
seguir y del público al que se dirijan puede fijarse un precio mayor, menor o
similar. Por ejemplo, una marca líder que siga esta estrategia podría fijar un
precio de venta inferior y una marca que está en fase de lanzamiento un
precio menor que el de la competencia.
 DETERMINACIÓN DEL PRECIO DE VENTA EN FUNCIÓN DEL
MERCADO. Este método de fijación de los precios tiene en cuenta el
mercado en el que opera la empresa y las condiciones que se producen en
este, dependiendo de si hay muchos competidores o no, de la coyuntura
económica y social, etc. En un mercado empobrecido, una estrategia sería
fijar precios bajos para conseguir un mayor número de unidades vendidas y
alcanzar beneficios por volumen de ventas. La estrategia contraria también
puede funcionar bien. Es decir, fijar precios altos de forma que el beneficio
por unidad compense el bajo número de unidades vendidas.
 DETERMINACIÓN DEL PRECIO DE VENTA EN FUNCIÓN DE
VARIABLES PSICOLÓGICAS. Los clientes interpretan el precio en su
mente y pueden ser afectados por variables psicológicas. Promociones,
agrupaciones de productos, descuentos, etc. influyen en la percepción
emocional del cliente.

La forma más común a la hora de fijar el precio de venta de los productos es la

aplicación de un margen de beneficio.

Para ello se debe tener en cuenta el precio de coste del producto y el porcentaje o
margen de ganancia que la empresa quiere obtener.

PRECIO DE VENTA = PRECIO DE COSTE / (1 - %MARGEN)

Esta es la forma correcta de calcular el precio de venta y la más efectiva. Otra que se
utiliza en muchas ocasiones es sumarle el porcentaje correspondiente al precio de coste.

PRECIO DE VENTA = PRECIO DE COSTE + (PRECIO DE COSTE x

%MARGEN)

Con esta fórmula se pueden alcanzar valores negativos de beneficio al aplicar

descuentos o promociones, por lo tanto, la forma más útil de realizar el cálculo es la
anterior.

Ejemplo
Una empresa comercializa videocámaras que tienen un coste unitario de 200€ y se
quieren vender con un 10% de margen de beneficio.

PRECIO DE COSTE: 200€

MARGEN DE BENEFICIO: 10%

PRECIO DE VENTA = PRECIO DE COSTE / (1 - %MARGEN) = 200 / (1-0.10) =

222,22€

Portes

Los portes constituyen el importe del transporte de las mercancías. Cuando las
operaciones de compraventa se realizan entre empresas y el volumen de ventas es
grande, se hace necesario contratar un servicio de transporte de las mercancías.

En función del medio de transporte elegido para realizar el traslado de la mercancía se

distingue entre portes y fletes. Vamos a ver la diferencia que existe entre ellos:

 PORTES. Cuando la mercancía se traslada por transporte terrestre, ya sea

carretera o ferrocarril.
 FLETES. Cuando la mercancía se traslada por transporte fluvial (barco) o
aéreo (avión).

El transporte incide en la rapidez de respuesta a los consumidores y en el precio

final del producto.

Para realizar el transporte se puede recurrir a un servicio externo, contratar a un

transportista o servicio de paquetería, o puede estar integrado en la propia empresa
proveedora.

Se diferencia las siguientes modalidades del pago de los portes:

 PORTES PAGADOS: A cuenta del vendedor. El pago lo efectúa el

proveedor o remitente. El cliente no tendrá que pagar cuando reciba la
mercancía.
  PORTES DEBIDOS: A cuenta del comprador. El pago debe realizarlo el
destinatario en un plazo establecido.

Embalajes y envases

Los envases y embalajes incrementan el precio o el coste de los productos.

Se denomina envase al recipiente que contiene la mercancía y está en contacto directo

con la misma. Por ejemplo, en el caso de una lata de gasolina el recipiente es la lata y el
producto la gasolina.

El embalaje se sitúa fuera del envase, es el continente que se utiliza para agrupar
productos o para protegerlos durante el transporte o almacenaje.

Tanto el precio de los envases y de los embalajes repercuten en el precio de coste y, por
tanto, en el precio de venta, ya que este último suele ser calculado en función del
anterior.

Los envases y embalajes son un elemento de atracción hacia el producto. Se

denomina Packaging al empaquetado de un producto y es objeto de estudio para
mejorar el nivel de atractivo de un producto.

El Packaging recubre al producto y es un elemento diferenciador. Además de identificar

al producto y a la marca, transmite otras características en función de sus atributos
como:

 El color.
 Los materiales empleados.
 El tamaño.
 Etc.

El envase y/o embalaje, además de ser llamativo para estimular la venta, debe ser
funcional, de modo que sea cómodo de utilizar, fácil de abrir, etc.

Corretajes
El corretaje hace referencia a una actividad profesional mediante la cual se trata de
acercar la oferta a la demanda. La persona que se dedica a esta actividad se
denomina corredor y actúa como intermediario en una operación de compraventa.

Los corretajes son comisiones o porcentajes que recibe el corredor que interviene en una
operación mercantil.

Esta figura es habitual en la bolsa.

Recuerda
En los libros contables de una compañía deben reflejarse los corretajes, por lo tanto los
agentes intermediarios deben presentar las facturas correspondientes a los servicios
prestados, con la aplicación de IVA correspondiente.

Descuento comercial y otros

Una práctica habitual de las empresas es ofrecer descuentos comerciales a sus

clientes con el objetivo de maximizar las ventas.

Los descuentos son rebajas en el precio de venta de los productos. Estos descuentos
pueden aplicarse a todos los clientes o solamente a aquellos que cumplan una serie de
condiciones previamente establecidas.

Los descuentos que se realizan para todos los clientes son descuentos comerciales o
promocionales. Pueden ser tenidos en cuenta cuando existe un elevado stock de un
producto que conviene eliminar, cuando se está lanzando un producto al mercado, etc.

Por otro lado, están los descuentos a un grupo de clientes que cumplen unas condiciones
para beneficiarse del descuento. Estos descuentos son habituales en las relaciones entre
empresas, una que actúa como proveedora y otra como cliente.
Los descuentos más habituales que se producen en el comercio son:

 Descuento por volumen o Rappel de ventas. El descuento condicional más

recurrido es el denominado RAPPEL que consiste en realizar un descuento
por la adquisición de un determinado volumen de productos en un periodo de
tiempo concreto. Es frecuente fijar franjas de descuento en función del
tamaño del pedido.
Por ejemplo, un proveedor de sillas puede ofrecer descuentos en función del
volumen de compra en un mismo pedido y establecer los siguientes rangos:

o De 0 a 100 unidades: 0% de descuento.

o De 100 a 500 unidades: 5% de descuento.
o De 500 a 1.000 unidades: 15% de descuento.
o Más de 1.000 unidades: 20% de descuento.
De este modo, el comprador se anima a realizar pedidos más grandes.
Los descuentos suponen una disminución del margen unitario por producto,
pero se compensa con el aumento de las compras.

 Descuento por pronto pago. Es el descuento que se produce al pagar los

artículos al contado o dentro de un plazo de tiempo determinado, por ejemplo
un mes. También se puede establecer un rango de descuentos:
o Pago al contado: 10% de descuento.
o Pago a 30 días: 5% de descuento.
o Pago a 60 días: 3% de descuento.
o Pago a más de 60 días: 0% de descuento.
 Descuento de temporada. Este tipo de descuentos se ofrecen en productos
propios de una determinada época del año cuando se compran fuera de
estación. Es decir, en el caso de aparatos de calefacción, si estos se adquieren
en verano se obtiene un descuento. Muchos comerciantes abastecen sus
almacenes con antelación para beneficiarse de estos descuentos. Un ejemplo
clásico es de las agencias de viajes. Cuanto antes se reserve el viaje más
económico resulta.
 Descuento de promoción. Son productos que el fabricante quiere destacar y
se ofrece un descuento en precio, muestras gratis, etc. En caso de que la
empresa sea un proveedor que venda a un detallista, este normalmente debe
colocar material publicitario de la promoción para beneficiarse del descuento.

Tipos de descuento:

 Rappel de ventas
 Descuento por pronto pago
 Descuento por temporada
 Descuento por promoción
En las operaciones de compraventa es necesario conocer los márgenes que se obtienen
con la actividad de la empresa para tener conocimiento del beneficio que proporciona el
negocio.

Se define el margen como la diferencia entre el precio de venta y el precio de coste.

MARGEN = PRECIO VENTA - PRECIO COSTE

Los valores que se necesitan para el cálculo del beneficio se pueden expresar en función
de distintas variables. Vamos a ver los márgenes más comunes que se utilizan:

MARGEN BRUTO: es la diferencia entre el importe de los ingresos


derivados de las ventas y el importe de los precios de coste o producción.
MARGEN BRUTO = INGRESOS - COSTES

MARGEN BRUTO UNITARIO: es el margen obtenido por cada unidad de


producto.
MARGEN BRUTO UNITARIO = MARGEN BRUTO / Nº DE PRODUCTOS
VENDIDOS

MARGEN COMERCIAL: para el cálculo de este margen se tienen en


cuenta los gastos de comercialización además de los gastos de producción. El
margen comercial se calcula como la diferencia entre el margen bruto y los
gastos de comercialización del mismo.
MARGEN COMERCIAL = MARGEN BRUTO - COSTES DE
COMERCIALIZACIÓN

Para extraer conclusiones y hacer comparaciones entre diferentes periodos o ejercicios,

es conveniente expresar el margen como un porcentaje sobre el precio de venta o sobre
el precio de coste:

MARGEN BRUTO % SOBRE VENTA = [(PRECIO DE VENTA - PRECIO DE

COSTE)/PRECIO DE VENTA] x 100
MARGEN BRUTO % SOBRE COSTE = [(PRECIO DE VENTA - PRECIO DE
COSTE] x 100

Contabilidad
Los programas de gestión de facturación utilizan los mismos datos que los programas
contables. Para poder realizar el enlace de forma directa, de modo que todos los datos
introducidos en un programa estén presentes en el otro, las aplicaciones deben
pertenecer al mismo fabricante.

En el caso de FacturaPlus (aplicación de gestión de la facturación), se permite el enlace

con ContaPlus (aplicación de gestión contable) a través de un botón/icono situado en
ambos programas. Para realizar el enlace, las versiones de ambas aplicaciones deben ser
idénticas. Es decir, no se podrá enlazar una versión de gestión de la facturación actual
con una de contabilidad anterior.

Para realizar este enlace, es necesario configurar la aplicación antes de dar de alta a
clientes, proveedores y artículos.

Cuando los programas están enlazados, cada cliente o proveedor que se dé de alta en la
aplicación FacturaPlus, generará la cuenta correspondiente en la aplicación ContaPlus.
Cualquier modificación que se produzca de los datos se reflejará en las dos aplicaciones.

Gestión de datos u otras

Los enlaces o el intercambio de información entre aplicaciones ahorran tiempo de

gestión para la empresa.

Todos los programas informáticos de gestión utilizan bases de datos para almacenar la
información relativa a clientes, proveedores y artículos, de modo que es posible
importar y exportar estas bases de datos para ser utilizadas en otra aplicación.

Un programa muy utilizado para la gestión de datos es EXCEL. Es posible extraer los
datos de una aplicación de gestión de facturación y exportarlos a Excel para trabajar con
este programa, gestionar datos, crear tablas, elaborar gráficos, etc.

Del mismo modo, al estar organizados en bases de datos, se pueden exportar los campos
necesarios de los registros para utilizarlos de envío de correo electrónico u otros. Por
ejemplo, si desde el programa Outlook se quiere enviar un e-mail a un grupo de clientes,
se pueden obtener el campo nombre correo electrónico de programas como EXCEL o
ACCESS, entre otros.

5. Conexión con la T.P.V.

El terminal de punto de venta (TPV) es un conjunto de hardware y software que se
instala en el punto de venta y tiene como fin poder gestionar todas las operaciones
relativas al proceso de venta en mostrador.

En cuanto al hardware podemos encontrar los siguientes elementos en un TPV:

 CPU.
 Monitor.
 Teclado.
 Caja para el dinero.
 Datáfono para los pagos con tarjetas de crédito.
 Lector de banda magnética.
 Impresora para tickets.
 Pantalla de visualización de datos para el cliente.

En cuanto al software resaltaremos que existen numerosas aplicaciones distintas.

Normalmente, dependiendo del tipo de negocio (textil, alimentario, etc.) se crean unas
aplicaciones similares. Aunque hay empresas que desarrollan aplicaciones para TPV
bajo demanda.

Con un TPV se pueden realizar numerosas tareas como imprimir un ticket o una factura,
cobrar con tarjeta de crédito o, incluso, llevar un control de los inventarios al poder leer
el código de barras del producto. Esto permite no equivocar el precio del mismo que ya
está codificado de antemano, dando una mayor seguridad al cliente, y además llevar un
control de las existencias y lanzar estadísticas al estar cada uno de los productos de la
tienda registrado.

Los TPV son cada vez más sofisticados y útiles, a la vez que sencillos de usar.