Patient Recruitment, Retention

and Leadership
Mitzy González Moyeno
Training and HIPAA Privacy Officer

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Objetivos

DESARROLLAR DESARROLLAR
ESTRATEGIAS DESTREZAS Y PROCESOS
ADECUADAS Y EFECTIVAS FAVORABLES PARA LA
DE RECLUTAMIENTO. RETENCIÓN DE
PACIENTES.

IDENTIFICAR A TIEMPO OPTIMIZAR EL

FACTORES QUE AFECTAN LIDERAZGO
EL RECLUTAMIENTO Y PROFESIONAL
RETENCIÓN.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Reclutamiento
• Establecer confianza y
transmitir mensaje significativo
e informativo.
• Empoderar a las personas en
su búsqueda de tratamiento o
formas de mejorar su salud.
• Entendiendo La Audiencia y
los desafíos de salud que
enfrentan.
• Información fácilmente
accessible y comprensible.
• Material proporcionado del
sponsor con traducción
certificada.
All Rights Reserved by PRCCI, 2021
Marketing and Advertising
Periódicos

Radio

Televisión

Bulletin Boards, Posters, Flyers

Cartas de información del paciente

Websites, Social Media, Ferias de Salud

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Ejemplos de Promoción

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Ejemplos de Promoción

Recuerde que el material

promocional deberá tener el
sello de aprobación del IRB
con fecha de aprobación de
protocolo.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Directrices para la investigación utilizando
las redes sociales
• Comunicaciones en redes sociales (se deben revisar anuncios, diarios/encuestas en línea,
mensajes de texto, información sobre el progreso del estudio)
• Asegúrese de estar utilizando una herramienta o un sitio aprobado por Marketing
• Evite el uso de las redes sociales para recopilar información protegida de salud (siglas en
inglés PHI).
• Deben tomarse medidas para garantizar la privacidad.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

 Social Media Pro

Conveniente Los sujetos a menudo Puede fomentar la

quieren hablar de sus inscripción y la retención.
experiencias.

Hace que los sujetos se Bueno para reclutar

sientan parte de una poblaciones que son
comunidad y se reconocen difíciles de alcanzar.
sus contribuciones.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Social Media Cons
• La información se puede
reenviar a personas que no
están dirigidas.
• Las personas pueden estar
dispuestas a decir cosas de
forma anónima que no dirían
en persona.
• Podrían confundir un estudio si
los participantes del estudio
comparten información en
línea.
• Intentos de desenmascarar las
asignaciones de tratamiento.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Social Media Cons
• Fomentar el uso de pruebas de
laboratorio fuera del estudio
• Alentar la no adherencia al
régimen de estudio
• Falsificación del estado de
elegibilidad
• Información errónea sobre los
perfiles de eventos adversos
• Proporcionar asesoramiento
médico, desalentando la
presentación de informes a los
investigadores.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Participación de la Comunidad
• La participación de la comunidad es esencial para
aumentar la diversidad en la participación en la
investigación para determinar tratamientos efectivos y
estrategias de prevención para las poblaciones más
afectadas por las desigualdades en salud.
• Conecta a los investigadores con coaliciones locales y
organizaciones comunitarias
• Comience temprano en el proceso de investigación
• Participar en asociaciones comunitarias
• Recuerde, se trata de construir relaciones

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Participación de la Comunidad
• Hacer "Con la" - No "Para la" o "Por la"
• Sea receptivo a las prioridades y perspectivas
de los socios de la comunidad.
• Plan, si es posible, para un compromiso a
largo plazo.
• Beneficio mutuo y respeto.
• Comparta los hallazgos con los grupos que
ayudan.
• Colaborativo de principio a fin.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Materiales de Reclutamiento y Pago

• La compensación es importante para un reclutamiento

exitoso.
• Los investigadores deben describir adecuadamente
todos los métodos de reclutamiento y los planes para
el pago de los sujetos.
• Los materiales de reclutamiento y los métodos de pago
deben cumplir con los estándares descritos en las
pautas del IRB de su institución.
• Los investigadores deben enviar al IRB cualquier
revisión del material o plan de reclutamiento antes de
la implementación.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Sobre el Reclutamiento
Materiales de Reclutamiento y
Pago Sujeto:
Incluya en su solicitud de IRB
Información del anuncio
Modo de comunicación claro
Copias finales de materiales impresos
Guiones finales de audio o video
All Rights Reserved by PRCCI, 2021
Asegúrese de que los
materiales NO:
• Implica un resultado favorable.
• Usa lenguaje exculpatorio.
• Enfatiza el pago.
• No prometas el pago gratis.
• No utilice términos como: nuevo
tratamiento, medicamento o
droga.
• No haga afirmaciones que no
estén en línea con las etiquetas
de la FDA.
 Retención
• El enfoque en la retención debe comenzar
temprano.
• Evaluar el protocolo para las dificultades.
• Mire los puntos de presión para las brechas
en el horario.
• Identifique lugares en el programa de
estudio donde los participantes pueden
experimentar más estrés, perder interés,
necesitar información adicional, aliento o
apoyo.
• Consolidar visitas.
• No haga que ninguna visita sea demasiado
pesada.
• Evite grandes espacios entre los contactos
del estudio.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

 El lugar donde se involucran los participantes.

• Mire las necesidades del personal/instalaciones

• Qué se puede hacer en el sitio o fuera del sitio.
• Crea un ambiente confortable; clínica físicamente
atractiva con mucho estacionamiento
• Proporcione un mapa.
• Dígale que traiga un libro si habrá tiempo de
inactividad; aclarar los tiempos de espera
esperados.
• Hielera, Wi-Fi, revistas.
• Cree un patrón claro y consistente de citas
(misma sala, mismas horas de inicio y
finalización)
• Si los participantes vienen para las extracciones
de sangre en ayunas, no tome café frente a ellos
y tenga bocadillos para después.
• Mantenga la comunicación abierta (línea directa,
correo electrónico, sitio web, redes sociales).
All Rights Reserved by PRCCI, 2021
Metodos para Mejorar
Retención
• Ofrezca acceso físico conveniente y horarios de citas.
• Considere las vacaciones, las vacaciones escolares, los días
festivos.
• Tenga comunicación frecuente
• Enviar boletín.
• Proporcionar contactos escritos y/o telefónicos entre visitas.
• Recuerda las ocasiones especiales.
• Ayudar con el transporte.
• Compensación, Bonos en momentos clave
• Simpatizar con los problemas.
• Responder a las quejas.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Reconozca a tiempo

• Cuándo los sujetos pueden estar listos

para huir:

• Citas perdidas
• Llamadas telefónicas no devueltas
• Reclamaciones sobre trámites
• Demasiado ocupado para programar citas
• Falta de entusiasmo

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Encontrar participantes perdidos
durante el seguimiento
• Pida a cada participante que proporcione el nombre y la
dirección de una persona que no viva con ellos, pero que
probablemente conozca su paradero.
• Obtener múltiples correos electrónicos
• Obtener varios números de teléfono
• Utilice el servicio postal para obtener el cambio de dirección
• Use cartas certificadas
• Realice un seguimiento de por qué las personas abandonan
para que pueda mejorar el reclutamiento y la retención para
el próximo estudio o realizar cambios en el estudio actual.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

 Ejemplo de la estrategia de
retención de un estudio

• Se solicitaron números de contacto

alternativos en la evaluación inicial y se
volvieron a verificar a lo largo del estudio.

• El protocolo del estudio requería que se

hicieran al menos 10 intentos de llamada por
participante por contacto en diferentes
momentos del día y días de la semana,
incluidas las noches y los fines de semana.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Ejemplo de la estrategia de
retención de un estudio
• El personal del estudio revisó repetidamente la
base de datos de la clínica y los expedientes de los
pacientes en busca de números de teléfono
actualizados para reemplazar los números
desconectados o incorrectos e intentó
repetidamente volver a contactar a los participantes
que abandonaron el país durante meses.
• Para aliviar las dificultades de transporte de
los pacientes que llegan a la clínica para las visitas
de intervención, y para aquellos que "no se
presentaron" varias veces, se realizaron visitas
domiciliarias.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Ejemplo de la estrategia de
retención de un estudio
• Se instituyeron amplias ventanas de
tiempo de 4 a 6 semanas alrededor de cada
punto de contacto para permitir la mayor
posibilidad de llegar a los participantes.
• Los participantes aún no contactados
después de estos esfuerzos fueron discutidos
en reuniones del equipo de estudio, caso por
caso, para garantizar que se hayan explorado
todas las vías posibles para llegar a ellos.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Compromiso con el Paciente

Escuchar el Paciente

Educar el Paciente

Lograr comprensión
del Paciente
All Rights Reserved by PRCCI, 2021
Reclutamiento y Retención

✓Coordinar la cita de manera que el paciente sea atendido con puntualidad y

no tenga que esperar mucho tiempo para ser atendido.
✓En el caso de por circunstancias imprevistas, se atrase la hora de la visita,
explicarle al paciente cuál es la situación y no dejarlo esperando sin que
conozca el porqué del retraso.
✓Tomarse el tiempo de explicar todo procedimiento en detalle y siempre
preguntar si tiene alguna duda con relación al procedimiento o al estudio.
✓Tener disponible agua o algún detalle de comer por si el paciente debe
esperar o por si el paciente es diabético.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Reclutamiento y Retención
✓Ofrecerle al paciente la opción de comunicarse en cualquier momento (número de
teléfono que no sea del centro, por si es fuera de horas laborables) si tiene alguna
preocupación o si presenta algún síntoma antes de la próxima visita.
✓Mantener brochures de los estudios activos en el counter cerca de donde los
pacientes se atienden para que puedan verlos y tomarlos para su información se
interesen en participar.
✓Colocar posters, si hay disponibles, en la sala de espera con la información de los
estudios.
✓Repartir brochures a posibles candidatos previamente escogidos que llenen los
requisitos de inclusión del estudio.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

 Liderazgo Profesional

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Identificando el Líder

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Liderazgo
• El liderazgo se puede definir como las habilidades
que pueden tener las personas y que influyen en
las relaciones humanas de los individuos que
participan en la relación. En aspectos
organizacionales pueden generar cambios positivos
que ayuden a alcanzar las metas de una empresa.

• El liderazgo en una organización es parte de la

conexión de la personalidad individual y su entorno.
(Bejarno, Camacho, Salas y Córdova, 2018)

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

 Liderazgo

• El Éxito Organizacional está directamente

relacionado con la forma en que se lidera un
grupo, un equipo. Los miembros de un equipo
se verán influenciados de tal manera hasta
alcanzar los objetivos deseados.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

 Liderazgo

• Ser líder no es sólo para los ejecutivos

de una empresa.
• Todo el mundo puede ser un líder
simplemente interactuando con otras
personas.
• El buen líder agrega valor diariamente.
• ¿Qué oportunidades tengo hoy para
ayudar a otros?

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

 Casos Reales del Liderazgo
Profesional

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

La Buena Comunicación

Lenguaje Escuchar No Verbal Decir y Hacer

Lenguaje sencillo Escuchar y evaluar El tono y el Transmitir
en primera persona dentro del contexto. lenguaje no verbal confianza, ser
con palabras también es constante.
positivas. comunicación y
parte del mensaje.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Aspectos a no pasar por alto
Ejemplos del 2022:
• Pobre protección de privacidad
y seguridad de información de
Paciente.
• No atender al Paciente, por
pobre contacto visual, uso de
celular, atender llamada
personal, criticar otro
empleado frente a Paciente.
• Empleado haciendo otros
roles.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

La Importancia
de la Conexión

• Contacto visual
• Sonríe desde
adentro
• Momento presente
• Sin distracciones
• Calidad del tiempo
• Organizado
• A tiempo
• Respeto

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Compartan ejemplos de Reclutamiento que aplicarían
desde el liderazgo profesional.
• Los mismos pacientes son promotores.
• El paciente recomienda a un amigo, familiar.
• Satisfacción y buen trato.
Reclutamiento
All Rights Reserved by PRCCI, 2021
 Retención
• Decir la verdad
• Tener respeto
• Ser empático
• Pensar en el estado de
salud

Compartan ejemplos de Retención que aplicarían desde el liderazgo profesional.

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

Eres Líder
El éxito y liderazgo te pertenecen por
derecho.

Cada miembro asume responsabilidad

con liderazgo conviertiendose en el
director ejecutivo de su propio puesto. 4 Poderes Naturales:
No son las ventajas materiales, eres • Dar lo mejor
líder por la excelencia de tu trabajo y • Inspirar e Influir
por tu comportamiento. • Crear cambios positivos
• Elevar la cultura de la organización con:
respeto, aprecio y bondad
TRE: Trabajo Realmente Excepcional
Robin Sharma

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

References
• Empowering the Clinical Research Coordinator in
Academic Medical Centers:
https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC8105545/
• Points to Consider about Recruitment and Retention
While Preparing a Clinical Research Study:
https://www.nimh.nih.gov/funding/grant-writing-and-
application-process/points-to-consider-about-recruitment-
and-retention-while-preparing-a-clinical-research-study
• 7 características de un liderazgo servicial:
https://www.forbes.com.mx/7-caracteristicas-de-
un-liderazgo-servicial/
• Sharma Robin. (2019). El líder que no tenia cargo.
Penguin Random House Grupo Editorial

All Rights Reserved by PRCCI, 2021

 Thank You

All Rights Reserved by PRCCI, 2021