INSTITUTO ROSAURA ZAPATA

MATERIA: FUNCIÓN DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

CICLO ESCOLAR 2022-2023

1
PRESENTACIÓN
La materia tiene la duración de un semestre que inicia el 3 de septiembre y
termina el 19 de noviembre del 2022.

Lo primero que deberás hacer es leer con mucho cuidado todas las
indicaciones e instrucciones de cada actividad para evitar confusiones. Es
importante releer una y otra vez hasta que logres la claridad necesaria para empezar
a trabajar.

Encontrarás las lecturas y actividades de cada sesión. Es importante que

organices adecuadamente tu tiempo, para que realices cada una de las actividades
tal como se te indican y sugieren, de eso depende el éxito en cada una de las
semanas. Generalmente las actividades están relacionadas con los temas que se
analizarán en la clase. No dejes todo para el último día, eso te generará presión y
confusión.

Cada mes cuenta con distintos recursos y actividades que te llevarán a la

comprensión y a la adquisición de conocimientos muy valiosos. Toda actividad está
encaminada al cumplimiento de los propósitos de cada uno de los bloques. Cada
elemento presente en cada mes tiene una razón de ser y responde a un objetivo
perfectamente identificado.

El presente documento titulado Antología de autoaprendizaje, representa el

elemento fundamental del curso, y en él encontrarás las actividades fundamentales
del curso, sobre los cuales versarán las distintas evaluaciones. La evaluación del
curso será permanente y deberás entregar las tareas y ejercicios que se marcan en
tu guía.

En cada mes se te indicará que tipo de actividades deberás realizar para

entregar al docente.

Ánimo y adelante.

2
PROGRAMACIÓN
ASIGNATURA Función de un asistente administrativo
OBJETIVO
Al finalizar la asignatura el alumno aprenderá a realizar su trabajo en equipo,
tomando decisiones y resolviendo problemas éticamente, aso como la
excelente atención al cliente.

SEPTIEMBRE-DICIEMBRE
SABATINO FECHA ACTIVIDAD
3 DE SEPTIEMBRE INICIO DE BIENVENIDA
CLASE CHARLA
CURSO DE INDUCCIÒN
DE 8-A 11 AM
INTRODUCCIÒN A LA CLASE
10 DE SEPTIEMBRE PERFIL DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
17 DE SEPTIEMBRE COMUNICACIÓN ASERTIVA Y LA
ATENCIÓN AL PÚBLICO.
24 DE SEPTIEMBRE ARREGLO PERSONAL, AUTOESTIMA Y
AUTOCUIDADO.
1 DE OCTUBRE TOMA DE DECISIONES, MANEJO Y
SOLUCIÓN DE CONFLICTOS.
8 DE OCTUBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
(AGENDA), CÓDIGO DE ÉTICA.
15 DE OCTUBRE REQUISITOS DE CONTRATACIÓN
SOLICITUD DE EMPLEO Y ENTREVISTA
22 DE OCTUBRE REALIZACIÓN DE CV
29 DE OCTUBRE NO HABRÁ CLASE
5 DE NOVIEMBRE CONVIVENCIA DE DÍA DE MUERTOS.
12 DE NOVIEMBRE DEFINICIÓN DE ERGONOMÍA Y
ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE
TRABAJO.
19 DE NOVIEMBRE REGLAMENTOS INTERNOS Y FUNCIÓN
DE LOS ESPACIOS.
26 DE NOVIEMBRE NO HABRÁ CLASE
28 DE ENERO CIERRE DE CURSO
EVENTO ACADÈMICO/EVALUACIÒN
VALOR 80% CIERRE DE CURSO
EVENTO ACADÈMICO/EVALUACIÒN
VALOR 80%
 PASARELA

3
  FESTIVAL
 MATERIAL DE
DIFUSIÒN(SECRETARIAS)
 PRESENTACIÒN DE PROYECCIÒN
FINANCIERA
 EXPOSICIÒN PLATO DEL BUEN
COMER, MENUS LACTANTE E
INFANTE

La asignatura se llevará a cabo como taller, por lo que es importante tu

asistencia en todas las sesiones.
PRIMERA EVALUACIÓN
ASPECTO A EVALUAR PONDERACION
Asistencia 10%
Participación en los ejercicios del taller 60%
Exposiciones 30%
TOTAL 100%
SEGUNDA EVALUACIÓN
ASPECTO A EVALUAR PONDERACION
Asistencia 10%
Participación en los ejercicios del taller 60%
Exposiciones 30%
TOTAL 100%
EVALUACION FINAL
Asistencia con invitados 40%
Presentación proyecto 60%
100%
CALIFICACIÓN FINAL PROYECTO INTEGRADOR
10% PRIMERA EVALUACIÓN
10% SEGUNDA EVALUACIÓN
80% CALFICACIÓN FINAL

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LECTURAS

5
PERFIL DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

6
 INTRODUCCIÓN

En la guía describo la forma que debe optar una secretaria a la hora de atender
a un visitante o cliente, además este material será de mucha ayuda, en
aquellos momentos en los que la secretaria debe improvisar puesto que no
tiene el conocimiento necesario para resolver uno u otro problema suscitado.

Es fundamental tener una actualización constante para poder brindar a las

personas una buena imagen, así la institución irá obteniendo mayor prestigio
debido a que en todo establecimiento no solamente la parte académica es la
que cuenta sino que la parte administrativa también es un componente
esencial a la hora de obtener un mayor adelanto institucional.

Adicional a eso también incluyen tips relacionados con imagen personal, hay
que recordar que bien dice el dicho “como te miro, te trato” y la imagen de una
secretaria debe ser nítida en todo momento y lugar sin excepciones, la
secretaria es el rostro de una empresa o institución, y es por eso que planteo
pequeños consejos para salir de aquellos apuros que se pueden suscitar.

La tecnología en muchas personas es un impedimento por el cual no pueden

lograr concebir un trabajo, pues la secretaria deberá saber manejar todo lo
necesario y relacionado con un computador y ciertos aparatos electrónicos que
en ocasiones se ven obligadas a manipular. Para lo cual esta guía consta con
recomendaciones sencillas y básicas de computación

2
Para finalizar con esta herramienta actualizada, debo decir que constará con
algunas frases de motivación, las cuales pueden ser usadas diariamente al
iniciar su jornada de trabajo, estas servirán como estímulo para recordar en
todo momento que la secretaria tiene ese toquesito que ningún otro trabajador
lo puede igualar.

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PRINCIPALES CUALIDADES QUE DEBE REUNIR UNA BUENA
SECRETARIA.

Capacidad organizativa y conocimiento de idiomas y de informática son

aspectos valorados a la hora de seleccionar a una secretaria. Una profesión
que, además debe reunir otras cualidades como discreción y sobre todo saber
resolver los problemas que se presentan con eficiencia y rapidez.

Muchos trabajadores tienen que hacer frente a los cambios que se introducen
en su profesión y que proceden no solo de nuevos sistemas de trabajo o de
las nuevas tecnologías, sino también de asumir otras funciones o ampliar las
que ya se han de desempeñar. En el caso de la secretaria, el rol que
comprende hoy en día es una gran variedad de tareas y responsabilidades en
que la formación es cada vez más importante.

Asimismo una secretaria debe tener capacidad de organización y ser

metódica, puesto que en ocasiones los jefes no tienen estas dos cualidades y
es preciso que sean las secretarias las que tengan que asumir funciones de
organización.

La discreción es un requisito imprescindible para desarrollar esta profesión,

así como la empatía, que es fundamental y debe existir en la comunicación
entre secretaria y director o rector dado el caso de ser una unidad educativa,
colegio, escuela o centro de estudios, de esta manera podrá interpretar
correctamente lo que no siempre se puede expresar de forma clara y directa.

4
Otros temas como el compaginar la vida laboral y lo profesional; el trato con el
jefe o con otras secretarias, además cómo desenvolverse cuando surgen
problemas de última hora. La comunicación con el jefe es fundamental y debe
existir una buena relación y confianza entre ambas partes para que así el
directivo o jefe delegue responsabilidades.

1. LA SECRETARIA EJECUTIVA

Objetivo:

Proporcionar el significado de la o el secretario, sus actividades, sus

responsabilidades y con ello enfocarse a trabajar para su excelencia

Una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y

redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la
agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina.

El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar

administrativo.

1.1 RELACIÓN JEFE – SECRETARIA

La relación con el jefe se basa en el respeto mutuo, en la confianza, la lealtad

y la superación. La secretaria debe trabajar en equipo y aporta con nuevas
ideas creativas que serán siempre para el beneficio de la organización. Será

5
su eficiencia la que la haga merecedora de la confianza de su jefe, la secretaria
solo así será considerada el brazo derecho.

La secretaria le es leal a su jefe, siempre lo defiende y se expresa de la mejor

manera posible de él. En ocasiones será necesario pedir ayuda, pero no debe
dudar en hacerlo ya que su jefe es la persona más cercana a su oficina.

LA SECRETARIA PERFECTA DEBE SABER:

 Decidir lo más conveniente en las tareas

 Mantenerse en su puesto de trabajo
 Ganar confianza de sus superiores
 Anticiparse al trabajo
 Responsabilizarse del perfecto desarrollo de sus tareas
 Saber sonreír
 Modestia
 Ser puntual
 Cooperar
 Ser dinámica

1.2 COMPORTAMIENTO EN LA OFICINA DE UNA SECRETARIA

Debe ser diferente de lo habitual, ya que no se trata de asumir actitudes

fingidas, sin embargo hay que tener en cuenta que:

6
  Su aspecto debe ser agradable, elegante y ordenado. El vestuario debe
estar de acuerdo con el cargo, edad y aspectos físicos
 Maquillaje natural, agradable y discreto
 Usar los nombres de pila, siempre anteponiendo el tratamiento social,
para visitas, compañeros y directivos; no use apodos ni diminutivos,
tampoco sea melosa o cariñosa
 El arreglo personal no debe realizarse en la oficina
 No se debe fumar en la oficina
 No usar gestos o expresiones de mal gusto o de doble sentido
 Evitar los rumores o los chismes de todo tipo

1.3 NORMAS DE CONDUCTA PROFESIONAL

 No criticar a la gente
 No hablar demasiado
 Sea paciente y ordenada
 Huir del orgullo y de la vanidad
 Hacer una cosa a la vez
 Hacer algo por los demás
 Evite el ocio
 Dominar las situaciones
 Tener sentido del humor

7
ACTIVIDADES

DIEZ CONSEJOS
 Tenga interés por aprender. Un trabajador debe estar en constante
proceso de aprendizaje durante toda su carrera profesional.
 Trabaje en equipo. Las grandes empresas no quieren a tiranos y a
déspotas, solo a gestores en equipo.
 Sea creativo. La única manera de destacarse en una empresa
competitiva es creando valor.
 Mantenga la calma y no sea individualista. Concéntrese en su equipo y
en su proyecto.
 Mire siempre más allá. Crisis es igual a oportunidad, las empresas
modernas consiguieron dar el salto gracias a quienes fueron Capaces
de aprovechar las oportunidades que otros no vieron.
 Establezca su carrera y los objetivos en su trabajo. Es muy importante
establecer tus objetivos tanto a largo como a corto plazo.
 Busque oportunidades para reajustar su trabajo actual. Intercambiar
tareas con compañeros de trabajo que tengan más experiencia.
 Sepa tratar a su jefe. Lo difícil para la gente que quiere llegar a un cargo
superior es saber tratar al jefe.
 Demuestre su compromiso con la empresa. Demuestre total
predisposición, colaboración y valor a la empresa que representa.
 Espere su oportunidad. Este atento de las oportunidades, no suelen
venir dos veces.

8
Manual de
COMUNICACIÓN
ASERTIVA
Una guía práctica para lograr la asertividad dentro del ambiente de tra-
bajo y la vida personal

Cristian Camilo Picón

Contenido:
¿Que es la asertividad?............................................... 1

Ventajas de ser asertivo/a........................................... 2

Recomendaciones para ser asertivo.......................... 3

5 claves del lenguaje no verbal para ser asertivo..... 4

La empatía..................................................................... 5

Beneficios de una comunicación con empatía....... 6

Comunicación pasiva/agresiva/asertiv..................... 7

Fuentes/ cibergrafía...................................................... 8
 ¿Que es la asertividad?
Según el Diccionario de la Real
Academia de la Lengua Espa-
ñola, “una persona asertiva es
aquella que expresa su opinión
de manera firme”, clara, respe-
tando tanto las ideas del otro
como las propias. Esto no quiere
decir que para ser asertivos de-
bamos estar siempre de acuer-
do con los argumentos que se
nos presentan; podemos disen-
tir sin que esto sea motivo de
discusión. Comunicarse aserti-
vamente significa decir lo que
uno quiere decir, sin herir los
sentimientos de los demás.
¿Qué debemos tener
en cuenta en la co-
municación asertiva?
Ser claros y concre-
tos. Decir específica-
mente lo que quere-
mos.
Ser breves. Si argu-
mentamos extensa y
constantemente,
nuestros argumentos
perderán peso.
Disculparse, cuando
es necesario, está
bien.
1
Ventajas de ser asertivo(a)

Utilizar la comunicación asertiva disminuye los niveles de estrés , nos

ayuda a controlar el mal genio, y mejora nuestras habilidades de
afrontamiento, pues nos permite expresarnos efectivamente, defen-
der nuestro punto de vista, a la vez que respetamos el de los demás.

Mejora la autoconfianza y el autoestima.

Podemos identificar nuestros sentimientos.

Cuando respetamos al otro, nos ganamos el res-

peto de los demás.

Mejoramos nuestras habilidades comunicativas.

Podemos tomar mejores decisiones.

Para lograrlo, la comunicación asertiva debe tener presentes

estos tres aspectos:

1. CONFIANZA 2. CLARIDAD 3. CONTROL

2
 Recomendaciones para ser una
persona asertiva

comunicación
- Evalúa la forma en la que te comunicas. ¿Expresas tus
opiniones o te quedas callado?
asertiva
- Exprésate, incluyéndote en lo que dices. Permitirá hacerle
saber a los demás lo que estás pensando o sintiendo.

-Practica decir “no”.

- Ensaya lo que quieres decir.

- Utiliza el lenguaje corporal. Recuerda que la comunica-

ción no es sólo verbal. Mantén una postura erguida, haz con-

comunicación
tacto visual regular.

- Mantén tus emociones bajo control. El conflicto es difícil

para la mayoría de nosotros. Si estás emocionalmente afec-

asertiva
tado/a, espera un poco. Respira profundo, mantén la calma.

-Hazlo poco a poco. Es importante que practiques estas ha-

bilidades con personas cercanas a ti.

3
4
 La empatía

Es definida por Davis (1996, citado por Fer-

nández, 2008) como “la capacidad de re-
presentarse los pensamientos y motivos del
otro ha sido reconocida en la noción de
adopción de perspectiva cognitiva (...) la
adopción de perspectiva afectiva se refie-
re a la inferencia de los estados emociona-
les ajenos.” Así mismo, este autor propone
que estos dos procesos en relación con los
antecedentes pueden producir diferentes
respuestas, como pueden ser intrapersona-
les, que a su vez pueden manifestarse de
forma afectiva, por ejemplo, una preocu-
pación empática, y no afectivas como los
juicios no atribucionales; e interpersonales,
ocasionando, por ejemplo, la conducta de
ayuda hacia el otro.

5
Beneficios de una comunicación
con empatía.

Las personas empáticas conectan

mejor con los demás.

Trasmite colaboración

Nos describe como personas respe-

tables y respetuosas.

Nos ayuda a ser más objetivos y

justos.

Mejora el autoestima y facilita el

aprendizaje.

Consolida relaciones y las

mantiene en el tiempo.

6
 Comunicación pasiva, agresiva
y asertiva

La comunicación pasiva o inhibida consistiría en

no decir nada, aunque nos haya dado rabia la
situación, provocando un importante sentimien-
to de frustración.

La comunicación agresiva, por el contrario,

haría que gritásemos o hablásemos con malos
modales, surgiendo casi con total seguridad
una situación de conflicto.

Sin embargo, la comunicación asertiva consistiría

en, con total tranquilidad, mirando a los ojos e
incluso con una leve sonrisa y un tono de voz
adecuado, comunicar a la persona que nosotros
estábamos delante.

7
Fuentes / Cibergrafia

González Alonso, M. (2021). La comunicación asertiva, una habili-

dad fundamental para el convivir. Universidad Central.
https://www.ucentral.edu.co/noticentral/comunicacion-asertiva

Servicio Psicológico, Bienestar Institucional. (2020). Comunicación

asertiva y empatía. Universidad de San Buenaventura. https://usb-
med.edu.co/noticias/ampliacion-informacion/artmi-
d/1732/articleid/4674/comunicacion-asertiva-y-empatia

Unade, U. (2020). Comunicación asertiva en nuestra vida | Univer-

sidad UNADE. Universidad Americana de Europa. https://una-
de.edu.mx/que-es-la-comunicacion-asertiva/

Serrano, O. (2021). ¿Qué es el asertividad? Cómo establecer una

comunicación asertiva. Agencia comma. https://agenciacom-
ma.com/formacion-en-comunicacion/cinco-cues-
tiones-imprescindibles-para-comunicar-de-forma-asertiva/

8
1.4 ORGANIZACIÓN DE VISITAS

Papel de la secretaria respecto a las visitas

La recepción y la selección de las visitas son unas de las funciones de la

secretaria por ejemplo:

Es la coordinación y atención a personas o clientes que llegan a empresas,

trabajos u otras entidades.

En las empresas grandes, las visitas o clientes son recibidas por la secretaria
recepcionista, para antes anunciar y permitir el ingreso al departamento u
oficina al que se dirige el visitante

En las empresas pequeñas, despachos o consultorios será la misma secretaria

quien recibirá a las visitas o clientes.

Para que una visita sea atendida correctamente la secretaria deberá seguir
algunas normas tales como:

 Al comenzar su jornada laboral, repasará la lista de las visitas

programadas.

 La primera regla de cortesía es atender a los visitantes cuanto antes.

 El saludo es uno de los aspectos más reveladores sobre los modales de

una secretaria, por lo que deberá poner todo su empeño. Una forma
correcta de saludar pudiera ser: (Buenos días, señor Rodríguez, ¿en qué
puedo atenderlo? A la hora de despedir a la visita, la secretaria también
deberá ofrecer un cordial saludo de despedida.

9
 No deberá dar nunca la impresión de que atender al visitante supone una
molesta interrupción, aunque en ocasiones lo sea.

 Si está hablando por teléfono cuando llega una visita, debe tener en cuenta
que esta persona tiene siempre prioridad sobre la que está al otro lado de
la línea, por lo que es correcto hacer una interrupción breve de la
conversación telefónica para atender al visitante.

 Como regla general la secretaria tratará a todos los visitantes de usted,

aunque ellos mismos la tuteen.

 Deberá familiarizarse cuanto antes con todas aquellas personas que

acuden habitualmente a la oficina y memorizar sus nombres.

 Es frecuente que la secretaria para llenar momentos de espera, o bien por

cortesía, deberá mantener breves conversaciones con las personas que
acuden a la oficina; para esto deberá tener en cuenta lo siguiente:

 La conversación no debe versar nunca sobre temas demasiado

personales o íntimos.

 Tampoco hablará sobre temas importantes de la empresa.

 No prolongará más de lo necesario la conversación.

10
RECOMENDACIONES

La actitud de una secretaria ante una visita cliente o persona particular siempre
deberá ser con respeto, amabilidad y cortesía.

Saber clasificar por prioridad, importancia o asunto es un buen consejo que

debe tener en cuenta una secretaria

Las visitas deben ser tratadas por la secretaria con la máxima corrección. La
actitud positiva y amable es la que da de la empresa.

2. EL VISITANTE

Objetivo:

Conocer, identificar y saber tratar a los diferentes tipos de visitantes que

pueden tener las secretarias

2.1 EL VISITANTE PUNTUAL

Es aquel que llega a la hora acordada anteriormente para dicha cita o reunión

En esta situación la secretaria deberá hacer lo siguiente:

 Recibir al cliente con amabilidad

 E inmediatamente informar a su jefe la presencia de la persona en
cuestión; esto puede ser por el interlocutor o personalmente

11
2.2 UNA VISITA INESPERADA

En estas situaciones la secretaria con tacto y cortesía tendrá que observar si

su jefe puede o no recibir esta visita.

Caso contrario con respeto deberá exponer que para ser atendido tiene que
concertar previamente una cita

2.3 CONCERTAR UNA VISITA

La secretaria debe mostrarse siempre muy atenta con toda persona que se
acerque a la oficina, pero no puede bajo ningún concepto, concertar una
entrevista sin consultarlo previamente a su jefe y mucho menos hacer pasar a
un visitante sin que exista una cita previa.

2.4 UNA CANCELACION SIN AVISO

 Al cancelar una cita es importante saber qué y cómo comunicárselo a

la otra parte. Hay que actuar con la máxima delicadeza si lo que
queremos es no dañar el vínculo que existe entre ambos.
 Una voz firme y siempre mirando a los ojos, es una de las mejores
herramientas para poder cancelar una cita con éxito.

12
2.5 LA VISITA DE UN AMIGO

Un amigo no es lo mismo que la esposa del jefe, por lo tanto en este caso, la
secretaria puede hacer unas preguntas antes de comunicar la presencia de su
amigo a su superior.

Y una vez advertido éste, deberá retirarse con mucha discreción

2.6 LAS REUNIONES

Las reuniones son muy útiles siempre y cuando se tenga claro el objetivo que
se quiere alcanzar.

Es un acercamiento de compañeros en los que se tratan de poner puntos en

común.

El número de personas que debe asistir no deberá exceder en ningún caso de

10, y tampoco menos de 5.

ACTIVIDADES

IMPORTANTE

La sala donde se celebre también es importante, una buena luz, ventilación y

equipamiento (ordenadores, calculadores o todo aquello que sea necesario)
son clave para una buena predisposición a la hora de atenderse los unos a los
otros.

13
Si la reunión fuese muy larga o muy formal, es conveniente disponer de un
servicio de cafetería y algún aperitivo, para reponer energías y no hacerlo
pesado.

COMPORTAMIENTO EN EL AREA LABORAL

La cortesía es indispensable en el ámbito laboral lo que no significa que el trato

hacia los subordinados sea menos cortés, sino que es diferente.

La cortesía se coloca en el tono de voz

En toda empresa siempre existirá un gran respeto por las jerarquías

Entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los

rangos estarán claramente diferenciados.

CONVIVENCIA

Es el grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la

actividad a que se ocupa en la empresa.

Generalmente en las empresas el director es el que marca el estilo, éste puede

ser uniformes, o ropa formal

También será muy importante que, además de seguir las convenciones

sociales tradicionales, seamos naturales y controlados, que sepamos
improvisar para resolver situaciones imprevistas.

14
EVALUACIÓN

TOMAR EN CUENTA

Un buen Curriculum y un comportamiento excelente hará que usted y la

empresa tengan mayor prestigio

A la gente le gusta ser tratados con respeto y buenos modales Es importante

ser siempre cortés en el trabajo y en todo lugar

15
 3. CORTESIA Telefónica

Objetivo:

Brindar cordialidad, saber diferenciar las circunstancias que se pueden

presentar y solucionar de una manera agradable y amable los problemas
existentes con el interlocutor

El teléfono es una herramienta indispensable en todos los negocios y

representa nuevos ingresos, facilidad de acceso, economía de costos y
rapidez.

5 REGLAS DE ORO PARA EL LENGUAJE TELEFÓNICO

1. Sonría, (nombre de la empresa y personal)

2. Articule claramente

3. Hable con lentitud (pero no exagere)

4. Anote,

5. Haga preguntas: reformular y mencionar al interlocutor por su nombre.

16
ACTIVIDADES:

 sonreír siempre obliga al buen trato. Si el asiento es de pasillo, es

obligado ponerse de pie para que el compañero salga.

 Si no se desea conversar con el compañero que está a su lado es mejor

simular estar trabajando y disculparse por no poder atenderlo.

 Al acudir al baño no lo hagamos cuando haya varios esperando entrar

es mejor escoger el momento más oportuno.

 Al llegar, no se apresure a bajar

 En cuanto al equipaje es mejor llevar consigo pocas cosas y una maleta

de mano si fuera necesario un abrigo es adicional

4. EL CLIENTE
Objetivo:

Proporcionar la ayuda pertinente que el cliente necesita y brindar

confiabilidad a la hora de atenderlo así como también saber reconocerlos
e identificarlos para evitar contratiempos

Es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma

voluntaria productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra

17
persona o para una empresa u organización, por lo cual, es el motivo principal
por el que se crea, produce, fabrica y comercializan productos o servicios.

Un cliente.

 Es la persona más importante de nuestro negocio.

 No depende de nosotros, nosotros dependemos de él.

 No está comprando un producto o servicio, sino haciéndonos un favor.

 Es el propósito de nuestro trabajo, no una intervención al mismo.

 Es un ser humano de carne y hueso con sentimientos y emociones

(como uno) y no una fría estadística.

 Es la parte más importante de nuestro negocio y no alguien ajeno al

mismo.

 Es una persona que nos trae sus necesidades y deseos, es nuestra

misión satisfacerlos.

 Es merecedor del trato más cordial y atento que le podemos brindar.

 Es alguien a quien debemos complacer no alguien con quien discutir o

confrontar.

 Es la fuente de vida de este negocio y de cualquier otro

4.1 DECÁLOGO DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE

Cumpliendo a cabalidad con él, se puede lograr altos estándares.

18
1. CONTROL DEL HUMOR: Impedir que los problemas personales
repercutan en el desarrollo del trabajo, controlando el estado de ánimo,
cumpliendo a cabalidad con él.

2. MANTENER IMAGEN PERSONAL: Mantener la imagen correcta, tanto

en el aspecto físico

3. EDUCACIÓN Y CORTESÍA: Debe ser esencial y constante de

comportamiento en cualquier momento y en cualquier situación.

4. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS: Es esencial para no perder clientes.

Ellos deben de percibir que se está interesados en satisfacerlos.

5. PROPONER Y ACONSEJAR: En casos de clientes que soliciten algo

que no les pueda ser facilitado, el profesional intentará aconsejar,
siempre lo mejor para el cliente, o proponer alternativas que puedan ser
también de su agrado.

6. PERSONALIZACIÓN: La persona que acude a un profesional busca

algo más que lo que una máquina le puede ofrecer. Al cliente le agrada
recibir el servicio como algo hecho a su medida.

7. ANTICIPACIÓN: No debe esperarse que un cliente pregunte lo que es

obvio. Hay que adelantarse a sus necesidades siempre que éstas

19
 puedan ser deducidas con anticipación, ofreciendo información que
pueda mejorar su estancia y plantearles cuestiones que ofrezcan la
oportunidad de crearles más servicios.

8. SEGUIMIENTO: No solo hay que satisfacer al cliente sino que es

necesario asegurarse de que se cumplió su objetivo.

9. TRABAJO EN EQUIPO: La satisfacción del cliente solo se consigue

con coordinación, planificación y apoyo mutuo.

10. PREVISIÓN: No debe darse la improvisación porque ello traerá

problemas. Es necesario estar preparado para todas aquellas
situaciones que puedan preverse.

4.2 TIPOS DE CLIENTE O USUARIOS

Si bien no podemos recurrir a un manual que nos enseñe la forma de atender

a un determinado cliente, lo que podemos establecer son algunas
características comunes.

Existen varios tipos de clientes estos son:

20
4.2.1 CLIENTE POLÉMICO
Rasgos y Situaciones Tratamientos
características
Provoca la discusión Cuando no les Escuchar sus quejas con
entendemos de manera atención y sin
comprensiva interrupciones

Pretende llevar Cuando hacemos perder No discutir, adoptar una

siempre la razón su tiempo con esperas o actitud amable y serena
retrasos
Desconfía de las Si discutimos con ellos Tratar de aclarar sus
soluciones que se le dudas
ofrece

Necesita una atención Si perciben que estamos Prestarles atención y

preferente inseguros que así lo perciban

4.2.2 EL CLIENTE MINUCIOSO

Rasgos y Situaciones Tratamientos

características
Sabe lo que quiere y Situaciones que se Demostrar seriedad e interés
busca escapan de su control

Es concreto y conciso Cuando la información Trato correcto y amable

que recibe es escasa o
deficiente

Utiliza pocas palabras Ante problemas que Dar respuestas concisas y

falta de calidad concretas

21
Exige respuestas Demostrar eficacia y
concretas e seguridad
información exacta

4.2.3 CLIENTE HABLADOR

Rasgos y Situaciones Tratamientos

características
Amistoso, hablador Cuando se les atiende
sonriente de los que con mucha preferencia Mantener sobre ellos la
se extienden en sus puede hacernos perder iniciativa y el liderazgo
explicaciones. más tiempo del
necesario en una visita

Seguridad aparente
Necesita que se esté
pendiente de él

Puede llegar a ser

pesado

4.2.4 EL CLIENTE INDESISO

Rasgos y Situaciones Tratamientos
características
Tímido e inseguro Cuando no nos Necesita más dedicación
relacionamos de forma
amistosa

Teme planear su Inspirarle confianza y

petición o problema seguridad

Le cuesta decidirse Aceptar su punto de vista

22
Responde con Guiarle con preguntas
evasivas abiertas y ayudarle a que
se explique

Intenta aplazar Ofrecerle pocas

decisiones alternativas

Pide opiniones

4.2.5 EL CLIENTE IMPULSIVO

Rasgos y Situaciones Tratamientos

características
Cambia Ante situaciones que le Demostrar firmeza
continuamente de hacen pensar
opinión

Es impaciente Cuando tienen varias Actuar con rapidez

superficial y emotivo opciones

No se concentra y es
fácil que dé marcha
atrás cuando parecía
estar dispuesto a
cerrar la compra

4.2.6 EL CLIENTE DESCONFIADO

Rasgos y Situaciones Tratamientos

características
Duda de todo y Cuando cree que se le Conserva la calma y
todos ha dado información respeta sus ideas
incompleta

23
Rechaza hasta los Cuando piensa que no Hacerle preguntas
argumentos más se confía en él
lógicos

Es intransigente Ante el incumplimiento Buscar puntos comunes

de acuerdos que le dé confianza en
nosotros

Trata de dominar al Cuando muestra No mostrarse insistente ni

interlocutor debilidad discutir

No reflexiona Cuando siente que es No afirmar nada que no

tratado de forma injusta. podamos demostrar

Es susceptible y le
pone faltas a todo

ACTIVIDADES:

SABER TRATAR LO DIFERENTES TIPOS DE CLIENTES

Clientes silenciosos:
 Hablan muy poco.

 Prestan gran atención a lo que dice el profesional.

 No dejan traslucir su inquietud fácilmente.

La forma más adecuada para tratarlos es:

24
 LA APARIENCIA PERSONAL DE LA SECRETARIA

La apariencia personal de una secretaria es tan importante como los conocimientos

que ésta debe poseer. Si usted posee un sin fin de conocimientos y no lo aparenta
o los demuestra, no valen de nada. Cuando hablamos del cuidado personal de una
secretaria no significa que ésta deba andar al último “way” de la moda, si no, que
toda secretaria debe tener armonía y cuidado en su vestuario, maquillaje, peinado,
calzado y accesorios.

El oficio de secretaria conlleva a que ésta esté en contacto con todo tipo de
personas, tiene que salir de la oficina a realizar algunas diligencias, y debe
representar a su jefe en diversas situaciones, por ello y porque representa a la
empresa donde trabaja debe la secretaria tener sumo cuidado en su apariencia.

Cuando hablamos de apariencia personal no nos referimos al físico, sino también

aspectos como los modales, cortesía, posturas, entre otros.

Empezaremos analizando la apariencia personal que debe tener la secretaria por

esta parte:

Los Modales:
Los modales son las acciones externas que caracterizan a cada persona y están
conformadas por las actitudes corporales que determinan el comportamiento
humano y que son aplicables a la apariencia personal a través de la forma de
conducirse, de hablar y de vestir. En cualquier nivel de trabajo que la secretaria se
encuentre debe educar sus maneras, cuidar su tono de voz y aprender a pedir las
cosas.

Los buenos modales no solo describen la forma de ser de la secretaria, sino también
describen la imagen que la empresa proyecta hacia fuera.

La Postura del Cuerpo:

Toda secretaria debe cuidar su postura corporal, debe caminar con el rostro erguido,
pasos firmes y seguros y el vientre un tanto encogido. Aunque parezca gracioso, la
secretaria debe caminar como si estuviese en una pasarela.

También debe cuidar su forma de sentarse y de ponerse en pie, su forma de hablar,

debe utilizar tonos correctos para la oficina. La secretaria no debe ni puede utilizar
tonos chillones ni palabras obscenas.

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Es muy importante, también, cuidar los gestos, debe evitar aquellos ademanes que
denotan nerviosismo o mala educación como retorcerse los dedos, darle vueltas al
anillo, morderse las uñas, entrarse los dedos en la nariz, limpiarse los oídos con los
dedos, etc.

El Vestuario:
La forma de vestir de la secretaria transmite un mensaje a sus compañeros, si lleva
un traje clásico y formal, la tratarán con formalidad; si viste con faldas cortas y blusas
descotadas, la tratarán con frivolidad; y si lleva un vestido discreto, la tratarán con
respeto.

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente

laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y
que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o
código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina: Ropas de brillo, Sandalias
demasiados altos, Faldas cortas y muy ajustadas, Ropas transparentes, Escotes,
Zapatos dorados o plateados, Maquillaje recargado, Accesorios grandes y muy
llamativos.

Al vestir la secretaria debe tener en cuenta factores como:

* Código de vestimenta corporativa. Debe vestir de acuerdo a las políticas de la
empresa.

* Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas,

pantalón, blusa y falda. No debe utilizar piezas extravagantes ni festivas, ya que
caería en lo vulgar. Su vestido a de ser formal. Casi siempre con tela fina, evitando
jeans y ropas muy estampadas.

* Telas lavables, suaves y sin arrugas. La ropa debe estar planchada ser una tela
flexible y duradera.

* Combinación de zapatos y carteras. La combinación es la clave para el buen vestir.

La secretaria debe saber combinar su ropa con los zapatos y la cartera para así
destacar aún más su personalidad.

* Colores básicos. Debe llevar colores básicos, nada de tonos chillones ni atrevidos.
Los zapatos por ejemplo, siempre deben ser colores oscuros, nada de brillos ni
medias de colores.

* Coordinación de accesorios. Los accesorios deben ser sencillos y delicados,

tampoco pueden tener exceso de brillo ni ser muy grandes, las secretarias no deben
llevar mas de una pulsera y un reloj, juego de aretes y collar muy sencillo.

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Maquillaje y Peinado:
El maquillaje bien aplicado hace milagros. Toda secretaria debe maquillarse con
naturalidad y discreción, no es necesario parecer una máscara, sino aplicarse los
productos que nos favorezcan y nos resalten nuestros atributos.

El peinado de la secretaria debe ser también sencillo, nada de pajones ni pelo

envuelto locamente. Debe lucir un pelo bien tratado. La secretaria puede llevar un
pelo suelto, una cola de caballo, o un recogido y si no tiene el cabello limpio puede
hacerse un recogido delicado sin mostrar las puntas.

Estos son solo algunos consejitos sobre la apariencia personal que debe tener toda
secretaria. Espero que les guste para que así sigamos siendo “Secretarias A Color”.

Fuente: https://mujeracolor.wordpress.com/2012/01/12/la-apariencia-
personal-de-la-secretaria/

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 ¿QUÉ ES EL AUTOCUIDADO Y POR QUÉ ES
IMPORTANTE?

¿Te tomas el tiempo para cuidar de tu bienestar?, ¿cuidas tu salud y bienestar social,
emocional, físico, mental, financiero intelectual y espiritual? Si lo haces, ¡felicitaciones! Si
no es así, tal vez es hora de practicar un poco de autocuidado.
No importa quién eres, qué has hecho o en cuál etapa de la vida te encuentras, hay una
cosa que debes incorporar inmediatamente a tu vida: el autocuidado.
Cuando de productividad se trata, la mayoría de las personas pensamos que la clave del
éxito es hacer siempre más… más trabajo, más proyectos, más clientes, más tiempo. El
problema es que cuando esta mentalidad nos atrapa, es casi imposible salir de ella sin
encontrar tiempo para nosotros mismos.

Pero, si dejamos un espacio para nosotros y hacemos de esto una prioridad, creando
una rutina de cuidado personal constante, no solo evitamos estar agotados, estresados
y cansados, sino que aumentamos, irónicamente, nuestra productividad.

¿Qué es el autocuidado?

Cuidarse a sí mismo significa preguntarse qué necesito y responder honestamente, esto

puede ser tan simple como acostarse temprano después de un largo día de trabajo, o tan
difícil como cuestionar los hábitos que hemos creado y sus efectos a largo plazo.

Cuidarse a sí mismo significa identificar y tomar mejores decisiones sobre nuestras

necesidades físicas, emocionales, mentales, financieras y espirituales. Para hacer esto,
se debe comenzar con el reconocimiento de la responsabilidad que tenemos sobre
nuestro bienestar y, también, de las acciones que podemos realizar para estar saludables.

Ahora, hemos construido una definición: El autocuidado es el conjunto de acciones

que se toman para proporcionarnos salud mental, física y emocional.

Teniendo esto en cuenta, mientras que un masaje puede ser una forma de autocuidado
(¡al menos para mí!), también puede ser salir a caminar, llamar a un amigo para conversar
después de un día difícil en la oficina o simplemente no ir a una fiesta para meterse entre
las cobijas, leer un poco y dormir. Recuerda, el autocuidado es relativo: así como cada ser
humano es único, el autocuidado es diferente para cada uno de nosotros.

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¿Qué no es el autocuidado?

No es un acto egoísta, no se trata de cuidar la imagen que las personas o la sociedad

tienen sobre nosotros, no consiste en realizar dietas o de estirarse como una serpiente
para hacer una postura de yoga extrema. Se trata de hacer lo que se siente bien para ti,
de realizar y disfrutar esas actividades saludables o benéficas fundamentales para cada
uno.

El autocuidado es una opción

Solo tú puedes decidir cómo cuidarte a ti mismo, nadie puede hacerlo por ti, pues depender
de alguien para promover el cuidado de ti mismo no es una opción saludable, en esto
consiste el autocuidado, en responsabilizarte de ti, hacerte cargo de tu salud, de tus
emociones, de tus ideas y de tus proyectos.

Esto no quiere decir que tengas que excluir a los demás, puedes sentirte inspirado o
influenciado por quienes te rodean, las personas que sigues en Instagram, las revistas, tu
dietista, tu terapeuta…etc. Pero solo tú puedes ir un paso más allá y comenzar a cuidar
de ti mismo.

El autocuidado es cuestión de balance

Cualquiera que sea la forma en que te cuidas o decidas hacerlo, debes tener algo muy
claro: menos es más. Para encontrar equilibrio no necesitas exagerar o hacer
demasiadas cosas. Por esto, lo ideal sería encontrar ese lugar indicado entre el aguacero
y la sequía. Porque en el primero corremos el peligro de ahogarnos y en el segundo
podríamos desfallecer por la sed

Tomarse el tiempo para meditar es bueno para nuestra alma, pero si paso todo el tiempo
libre meditando, ¿Cuándo veré a mis amigos o familiares? Igualmente, tener una dieta
saludable es bueno para nuestro cuerpo, pero privarnos del placer del chocolate o un
helado ocasional puede ser frustrante.

Beneficios del autocuidado

Mejorar mi productividad: Con el autocuidado, aprendes a decir “no” a las cosas que se
extienden demasiado y comienzas a hacer tiempo para las cosas que son más
importantes. Si quieres dedicar el tiempo justo a los compromisos y tener más tiempo para
las pasiones, entonces te recomiendo la lectura de nuestro artículo sobre autocuidado en
el trabajo.

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Mejorar mi autoestima: Cuando tenemos tiempo para nosotros mismos, tiempo en el
que nos tratamos bien y satisfacemos nuestras propias necesidades, enviamos un
mensaje positivo a nuestro subconsciente.

Conocerme mejor: Practicar el autocuidado requiere pensar en lo que realmente nos

gusta hacer y necesitamos, descubrir qué es lo que realmente nos apasiona e inspira, para
entendernos mejor.

Tener más para dar: Cuando eres bueno contigo mismo, puedes pensar que eres
egoísta, pero en realidad te brinda los recursos que necesitas para ser compasivo con los
demás.

Tipos de autocuidado

Una de las principales excusas que nos decimos para no persistir en el autocuidado es:
simplemente no tengo tiempo. Afortunadamente hay un gran número de cosas que
podemos hacer por nosotros y ninguna de ellas es especialmente difícil o requiere mucha
planificación, el truco es encontrar algo que realmente disfrutemos y que se ajuste a
nuestra vida y valores.

1. Autocuidado Emocional: Cuando se trata de nuestra salud emocional, uno de los

mejores consejos es asegurarte de que estamos conectados completamente con nuestras
emociones. Recuerda que las emociones no son “buenas” o “malas”. No eres culpable por
las emociones que sientes; solo cómo te comportas frente a ellas.

Ideas de autocuidado emocional

 Mantener un diario y ser totalmente honesto acerca de tus sentimientos.

 Darse tiempo para reflexionar y reconocer lo que realmente no está funcionando.
 Consultar a un terapeuta o doctor cuando sintamos que no podemos solucionar
nuestros problemas solos.
 Tomarse el tiempo para estar con un amigo o familiar que realmente nos entienda.
 Aceptar las emociones sin juzgarlas.
 Meditar.
 Reír, viendo una película o videos.
 Permitirse llorar.
 Encuentra canales para expresar tus sentimientos: pintar, bailar, escribir.

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2. Autocuidado físico: El autocuidado físico se trata de atender a nuestro cuerpo, aquí
nos encargamos de la salud puesto que la actividad física es vital para nuestro bienestar
corporal, que además contribuye a desahogarnos y a liberar el estrés. Algunas de las
actividades que puedes realizar:

 Cocinar una comida nutritiva.

 Ir a la cama un poco más temprano.
 Prepararse para la mañana desde la noche anterior para que puedas dormir un
poco más.
 Hacer yoga. Incluso si nunca lo has probado, hay posturas que son perfectas para
los principiantes.
 Unirse a una clase y practicar un nuevo deporte.
 ¡Ir a correr con tu perro (o el de un amigo)!
 Dar una simple caminata.

3. Autocuidado intelectual: El autocuidado intelectual consiste en ejercitar nuestra

mente, estimular el pensamiento crítico y la creatividad, a través de acciones como:

 Leer un libro.
 Hacer un rompecabezas o crucigrama.
 Ser creativos: escribir, dibujar o tocar un instrumento musical.
 Mezclar la rutina: tomar una ruta diferente para ir al trabajo, ir a un nuevo
restaurante o tienda, o terminar nuestra lista de tareas pendientes en un orden
diferente.
 Comenzar un proyecto que use las manos como tejido, costura o manualidades.
 Aprende a hacer algo nuevo, como usar un programa de computador o tomar
mejores fotos.
 Escuchar un podcast educativo sobre algo novedoso y de interés para ti.

4. Autocuidado espiritual: El autocuidado espiritual consiste en conectar con tus valores

y lo que realmente te importa. Se relaciona con quién eres en tu interior, por medio de:

 Mantener una práctica diaria de meditación o atención plena.

 Asistir a un servicio, ya sea religioso o humanístico.
 Pasar tiempo en la naturaleza y reflexionar sobre la belleza que te rodea.
 Llevar un diario de gratitud.
 Decir afirmaciones que fundamenten el sentido de ti mismo y tú propósito.

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  Hacer un viaje con el único propósito de fotografiar cosas que te inspiren.

5. Autocuidado social: La conexión con otras personas es necesaria para nuestra

felicidad; esta nos ayuda a entender que no estamos solos y que el contexto social también
contribuye a nuestro bienestar. ¿Qué hacer aquí?

 Hacer una cita para almorzar o cenar con un gran amigo.

 Escribir un correo electrónico a alguien que viva lejos, pero a quien extrañas.
 Unirse a un grupo de personas que comparten tus intereses.
 Dejar de socializar con aquellos que no te hacen bien.
 Iniciar una conversación con alguien interesante.
 Inscribirse en una clase para aprender algo y conocer gente nueva al mismo
tiempo.
 Llamar a un amigo.
 Salir solo para estar alrededor de la gente. ¡La energía puede ser contagiosa!

Conclusión

Tenemos la idea de que el autocuidado es algo en el que tenemos que gastar dinero, pero
no, la definición inherente de autocuidado significa detenerse, reconocer nuestras
necesidades y hacer algo por nosotros mismos que nos beneficie. El autocuidado es un
hábito y una cultura de por vida y, esto hay que tenerlo en cuenta, por eso, debe adaptarse
a tus necesidades.

Por último, ¿Qué significa el autocuidado para ti? Esperamos que puedas aplicar alguno
de estos consejos y que tengas presente que cuidar de ti mismo es la mejor manera de
alcanzar las metas mientras haces todo lo posible por vivir con plenitud el recorrido. Todas
las decisiones que tomes podrás afrontarlas de una mejor manera, ya sea disfrutar de una
nueva actividad, ser más consciente de lo que te hace feliz.

Fuente: https://grupogeard.com/blog/autocuidado-importancia/

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 AUTOESTIMA LABORAL: QUÉ ES, POR QUÉ ES
IMPORTANTE, CÓMO AFECTA Y CÓMO
REFORZARLA + 3 TÉCNICAS PARA REALIZAR EN
EL TRABAJO.

6/5/19
La autoestima nos afecta en todos los ámbitos de nuestra vida trabajo, familia, ocio,
relaciones, etc. Tener una buena autoestima nos ayuda a tener más confianza en
nosotros mismos, estar más seguros de nuestras decisiones y valorarnos más frente
a los demás.
En el ámbito laboral, hay factores como el entorno, opiniones y actitudes de otros
compañeros que nos pueden hacer sentir poco valorados y afectar a nuestra
autoestima. Sin embargo, la autoestima no viene relacionada con la opinión que
otros tienen de nosotros, sino por la que nosotros tenemos de nosotros mismos.

¿Qué es la autoestima en el ámbito laboral?

La autoestima en el ámbito laboral es la percepción que cada uno tiene del
desempeño de su trabajo y se suele medir en base a lo que una persona cree que
hace y lo que debería hacer. No está relacionado con los conocimientos o
capacidades, sino con el sentimiento que uno mismo tiene sobre su propio trabajo.
Una persona que considera que desarrolla su trabajo con éxito tendrá una
autoestima alta, sin embargo, si considera que su trabajo no es lo suficientemente
bueno disminuirá la confianza en sí mismo, generando una autoestima baja que
terminará afectando a la calidad y cantidad de trabajo.

¿Por qué es importante tener una autoestima alta?

Tener una autoestima alta en el trabajo nos permite tener confianza en nosotros
mismos y sentirnos seguros, lo que se traduce en tener una actitud más positiva y
estar más dispuesto a afrontar nuevos retos y decisiones. Si confiamos en nosotros
mismos, los miedos y las inseguridades disminuyen, esto permite dejar de ver a
otros miembros del equipo como amenazas y valorar los puntos fuertes que cada
uno aporta al equipo
Para las empresas es fundamental fomentar la autoestima de sus
trabajadores porque tener un equipo motivado, con una alta percepción de sí

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mismos, hará que aumente la productividad, se consigan mejores resultados y haya
ganas de querer seguir dando lo mejor de cada uno.

¿Cómo afecta a los trabajadores y al trabajo?

Un entorno laboral seguro hace que la autoestima crezca y haya mayor calidad
en el trabajo realizado por los trabajadores. Un ambiente laboral en el que los
trabajadores no están cómodos hace que aumenten las inseguridades, haya menor
compromiso con la empresa y el proyecto, y finalmente los trabajadores opten por
buscar otro trabajo con mejor ambiente laboral donde se sientan más valorados.

5 pasos para reforzar y estimular la autoestima

Reforzar la autoestima es un trabajo que, tanto responsables como compañeros,
deben realizar y fomentar.
Valoración del trabajo realizado. Si un trabajador o compañero ha realizado un
buen trabajo es importante felicitarlo. Dar reconocimiento al trabajo realizado
refuerza la autoestima de las personas.
Potenciar la colaboración entre compañeros. Formar equipos menos
competitivos entre ellos y afrontar los retos conjuntamente. A muchos responsables
les gusta que haya una competencia negativa entre sus trabajadores porque
piensan que de esta manera rinden más, sin embargo, está demostrado que si se
trabaja en un equipo que se apoya y confían los unos en los otros, se obtienen
mayores beneficios.
Creer en las capacidades de los compañeros. Conocer el potencial de los
miembros del equipo y apoyarlos desde la escucha, el respeto y la confianza. Si
nuestro equipo confía en nosotros, aunque no seamos expertos o tengamos mucha
experiencia, nos sentiremos con confianza y tendremos menos miedo a cometer
errores.
Son opiniones no verdades. En ocasiones los compañeros de trabajo opinan de
forma negativa sobre el trabajo de una manera inadecuada por su tono, lenguaje
verbal y/o corporal, actitud, etc. Esto hace que dudemos de nuestras capacidades
y el valor de nuestro trabajo. Debemos ser conscientes que ese mensaje es una
opinión sobre cierto trabajo y, antes de dejar que afecte a la autoestima, hay que
saber enfrentar el problema de una forma madura y adecuada.
Orgullo de pertenencia. Para aumentar nuestra autoestima debemos también
retroalimentar la de los demás. Por eso, si valoramos y admiramos el trabajo de
nuestros compañeros los veremos como ejemplos a seguir en el mundo laboral. A
todo el mundo le gusta codearse de “los mejores”, si tenemos esa percepción de
nuestros compañeros sentiremos satisfacción por ser parte de su equipo, porque

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eso significa que también somos parte de los mejores. Esto generará el orgullo de
pertenencia que refuerza el compromiso con el equipo y la empresa.

3 técnicas para mejorar la autoestima en el trabajo

En algunos entornos laborales se realizan actividades que sirven para reforzar la
autoestima de sus trabajadores, algunas de las técnicas más comunes son:

El Regalo
Cada cierto periodo de tiempo se reúne todo el equipo y dice una capacidad o
cualidad positiva que defina a cada compañero.

After work
Una o dos veces al año, se realiza una salida con los compañeros del trabajo para
comer o tomar algo después del trabajo. Estar fuera del entorno laboral fomenta una
comunicación distendida, hace que las personas se conozcan mejor y descubran
otras facetas de sus compañeros.
Fuentes: https://planfija.ceoearagon.es/blog/autoestima-laboral-que-es-por-
que-es-importante-como-afecta-y-como-reforzarla-3-tecnicas-para-realizar-
en-el-trabajo/

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 TOMA DE DECISIONES

¿Qué es la toma de decisiones?

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre
alternativas o formas de resolver diferentes situaciones de la vida. Ciertos factores pueden
influir en las decisiones que tomamos diariamente, a través de algunas técnicas y actividades
prácticas.

Puedes mejorar la toma de decisiones.

El proceso de toma de decisiones:

1. Reconoce el problema: el proceso de toma de decisiones comienza reconociendo que
existe un problema: algo tiene que ser cambiado en la situación actual y hay
posibilidades de mejorarla.
2. Analiza el problema: una vez que el problema ha sido identificado, se hace necesario
el estudio cuidadoso del mismo con la finalidad de encontrar la causa.
3. Considera tus metas: considera la o las metas que desees alcanzar. Las metas que
escoges están influidas por los valores que tienes – lo que es importante para ti.
4. Busca alternativas: piensa y busca tantas alternativas prácticas como sea posible. Sin
embargo, busca más alternativas o posibilidades que las obvias o las habituales.
5. Analiza los recursos que requiere cada curso de acción alternativo.
 ¿Cuánto tiempo, dinero, destrezas, energía u otros recursos necesarios
poseo para llevar a cabo la decisión?
6. Selecciona la mejor alternativa: después de ver cuidadosamente cada alternativa,
selecciona la mejor. Ten en mente los valores que son importantes para ti, las metas
para las cuales estas trabajando y los recursos con los que tienes que trabajar.
7. Pon tu decisión en acción: la toma de decisiones no termina con la selección de la
mejor alternativa.
8. Muchas de las decisiones, quizá la mayoría, no resuelven directamente un problema,
sino que te ponen en la posición de tener que tomar decisiones adicionales que te
acercan a tu meta.
9. Acepta la responsabilidad: después que tomas una decisión, necesitas aceptar la
responsabilidad y las consecuencias de haberla tomado.
10. Evalúa los resultados: el producto o resultado de tu decisión debe ser evaluado
regularmente para determinar su efectividad.
11. Usa hábitos para reducir el tiempo en el proceso de toma de decisiones.
Conceptos relacionados con la toma de decisiones.

- -Sistema de toma de decisiones reflejo: lo que hacemos automáticamente y no

tiene por qué ver con las emociones, cosas que suceden automáticamente y el
cerebro no analiza demasiado.
- -Sistema de toma de decisiones deliberativo o planificación deliberada: lo usamos
para tomar decisiones que implican un mayor nivel de complejidad, donde nos
marcamos objetivos a medio y largo plazo.
- -Locus de Control: se refiere a la dimensión en la que los individuos se creen
responsables de los hechos de su vida.
- -Memoria en la toma de decisiones: La memoria es la capacidad mental que
posibilita a un sujeto registrar, conservar y evocar las experiencias (ideas,
imágenes, acontecimientos, sentimientos, etc.).

A continuación podrás resolver un cuestionario de autoevaluación con el cual podrás

identificar como es tú toma de decisiones en estos momentos.

Al final se te darán algunas recomendaciones para trabajar la toma de decisiones.

 Cuestionario de Autoevaluación

A continuación, se presentan una serie de preguntas relacionadas con la toma de decisiones.

Señala la opción que más se corresponda con tu forma de actuar en estos momentos,
teniendo en cuenta las siguientes opciones:

NO: 0 A VECES: 1 HABITUALMENTE: 2 SIEMPRE: 3

AUTOINFORME SOBRE COMO AFRONTAR LA TOMA DE DECISIONES 0 1 2 3

Cuando reconoces que existe un problema,
¿Identificas las alternativas que existen para resolverlo? 0 1 2 3
Reflexiono por escrito sobre las causas de origen del problema 0 1 2 3
Tengo claras mis metas y objetivos, cuando tomo una decisión 0 1 2 3
Pienso y busco tantas alternativas como sea posible. 0 1 2 3
Crees que pones todos los recursos disponibles a tú alcance
para desarrollar las acciones planteadas 0 1 2 3

¿Te planteas cuales son los posibles riesgos y beneficios

que acompañan a cada alternativa? 0 1 2 3

¿Conozco todo lo que debo saber sobre la situación? 0 1 2 3

¿Sé dónde debo buscar dicha información? 0 1 2 3
¿Piensas que todo lo que te pasa ha sido ocasionado debido a tus acciones? 0 1 2 3
Evalúas los resultados de tus acciones para comprobar su efectividad. 0 1 2 3
¿Analizas o estudias las consecuencias de cada alternativa? 0 1 2 3
¿Estudias los costes de cada alternativa? 0 1 2 3
¿Estudias beneficios de cada alternativa? 0 1 2 3
¿Continúas con las tareas, aunque te resultan demasiado pesadas
y/o complicadas? 0 1 2 3

¿Empleo algún tiempo semanalmente a reflexionar sobre las decisiones

tomadas en la realización de una tarea? 0 1 2 3

¿Usar la creatividad me podría ayudar a encontrar nuevas soluciones? 0 1 2 3

¿Te sientes responsable de las decisiones que tomas? 0 1 2 3
¿Sientes que tienes influencia sobre los acontecimientos que te suceden? 0 1 2 3

PUNTUACIÓN TOTAL ACTUAL

INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
La necesidad de mejorar en la toma de decisiones será tanto mayor cuanto menor sea la
puntuación que has obtenido.
 Menos de 15 puntos indica que hay muchos e importantes aspectos que mejorar en tu
toma de decisiones.
 Entre 15 y 30 puntos muestra que hay algunos aspectos que mejorar en la toma de
decisiones.
 Más de 30 puntos muestra una toma de decisiones adecuada.
 Puntuaciones cercanas al 54 son características de las personas que llevan a cabo un
proceso en la toma de decisiones elaborado.

Recomendaciones

Decálogo para vivir mejor.

1. Plantéate hipótesis alternativas.

2. Reformula la pregunta.
3. La correlación no implica causalidad.
4. Anticípate a tu propia impulsividad.
5. Haz planes para prevenir cualquier eventualidad.
6. No tomes decisiones importantes cuando estés cansado
7. Toma distancia de las cosas.
8. Intenta ser racional.
9. Prioriza.
10. La felicidad se encuentra en la sala de espera de la felicidad.

Kit de las decisiones pequeñas:

- La próxima vez que te sientas tentado (placer inmediato, relacionado con la parte más
interna del cerebro) de hacer algo como tomar dulces, fumar, etc., que hayas decidido de
antemano no hacer, decide actuar contra ello, a través de una medida que tú mismo debes
inventar.
- Se sabe ahora que cuando una persona está estresada es muy malo que tome decisiones,
cuando estamos estresados disminuye el hipocampo, una parte del cerebro fundamental
para la memoria.
No decidas:
- -Cuando estés cansado (si no tus impulsos decidirán por ti)
- -Cuando estés sensible (tus sentimientos se interpondrán a tu cerebro racional)

Así, evitaras influir negativamente en tu nivel de felicidad.

Técnicas de creatividad

El Brainstorming
Su objetivo principal es: llevarnos a romper las limitaciones habituales del pensamiento y
producir un conjunto de ideas entre las que podamos escoger para resolver un problema.

Reglas básicas:
1. Suspender el juicio. Eliminar toda crítica. Cuando brotan las ideas no se permite ningún
comentario crítico.
2. Pensar libremente. Es muy importante la libertad de emisión. Las ideas imposibles o
inimaginables están bien.
3. La cantidad es importante. Hace falta concentrarse en generar un gran número de ideas
que posteriormente se puedan revisar.
4. El efecto multiplicador. Se busca la combinación de ideaciones y sus mejoras.

Recuerda

 Colabora en las actividades del grupo.

 Comunícate con los demás miembros del equipo.
 Respeta los diferentes puntos de vista que se presenten.
 Ten en cuenta que todas las actividades se dirigen hacia el mismo objetivo.
 Acepta la responsabilidad compartida.
 RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS LABORALES:
CÓMO MANEJAR LOS PROBLEMAS INTERNOS DE
UN EQUIPO DE TRABAJO

¿Qué son los conflictos laborales y por qué surgen en el trabajo?

Un conflicto laboral es cualquier tipo de problema que surge dentro de un entorno

profesional y está estrictamente relacionado con directrices laborales. Por esta
razón, es importante no confundir un conflicto real con lo que puede ser una
reacción personal o temperamental.
Considerando que suelen surgir problemas laborales en todos los entornos de
trabajo, disponer de habilidades que capaciten al trabajador para la resolución
de conflictos laborales está muy bien valorado por las empresas. De esta forma,
los empleados podrán trabajar en equipo de una forma más eficiente, ya que serán
capaces de encontrar soluciones rápidas a los problemas que se vayan
presentando. De hecho, existen diversos motivos por los que pueden surgir los
conflictos laborales:

 La falta de recursos, tiempo o material: los recursos de las empresas son

limitados y se distribuyen entre los empleados en función de diferentes criterios
puramente estratégicos. Sin embargo, si un trabajador no dispone de los mismos
medios que sus compañeros, puede sentirse menospreciado.
 La presión y el estrés laboral: de acuerdo con el estudio de Cigna, COVID-19
Global Impact, el 45% de los trabajadores españoles sufren de estrés laboral a
causa de cuestiones salariales, la gran presión a la que están sometidos o a la falta
de conciliación entre su vida personal y laboral.
 Un reparto de tareas poco equitativo: a veces se produce una sobrecarga de
trabajo y, cada vez, son más los empleados que sufren el denominado síndrome de
burnout o síndrome de desgaste profesional. Los trabajadores se sienten poco
valorados y “quemados”, lo que les provoca un gran malestar y propicia que
aparezcan conflictos laborales.
 Diferencias entre los valores de los trabajadores y de la empresa: contratar
empleados que no comparten los mismos valores que la empresa puede generar

19
 diferencias de juicio y favorecer los conflictos laborales. Asimismo, cada trabajador
tiene una percepción de la realidad y un estilo de trabajo propio, algo que también
puede causar problemas.
 La falta de políticas de resolución de conflictos laborales: detectar los
problemas a tiempo y no cuando ha adquirido mayores dimensiones es fundamental
para resolverlos. Para que esto suceda, las empresas deben implementar políticas
que permitan detectar y actuar rápidamente. Por el contrario, si estas no existen,
son los mismos empleados quienes deben buscar una solución, pero resultará muy
complicado si no son capaces de entenderse.

20
21
 Prevención de conflictos laborales

Aunque no existe ninguna fórmula que evite todos los conflictos laborales, es cierto
que existen algunas medidas para prevenirlos. Entre las medidas más destacadas
se encuentran:

 Disponer de una buena comunicación interna: es muy importante dejar bien

claras las funciones y tareas de cada empleado, sus plazos y cómo hay que
desempeñarlas. Además, se debe propiciar una comunicación interna basada en la
educación y el respeto hacia las propuestas de los demás.
 Definir la política de empresa: sin un organigrama claro sobre quién desempeña
los cargos, cuáles son las responsabilidades de cada trabajador o qué objetivos se
deben cumplir, es muy fácil que aparezcan conflictos laborales.
 Tener empatía: un 77% de los empleados estaría dispuesto a trabajar más horas
en un entorno laboral más empático, mientras que el 60% aceptaría un salario más
bajo a cambio de una mayor empatía. Si los trabajadores de un mismo equipo
tuvieran esta habilidad y se esforzaron por ponerse en el lugar del otro, se podrían
evitar la mayor parte de los problemas laborales.
 Establecer un espacio de diálogo y negociación: fomentar espacios de diálogo,
aprender a negociar y favorecer el bien común sobre el bien individual para llegar a
acuerdos son técnicas muy eficaces.

Cómo manejar la resolución de conflictos laborales

Muchos conflictos laborales se pueden prever si se aplican las medidas correctas.

Sin embargo, también pueden surgir otros de forma inesperada, por lo que es
muy complicado actuar con tiempo. De este modo, solo queda la opción de
solucionar el problema lo antes posible. Para ello, es esencial tener en cuenta los
siguientes pasos:

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1. Detectar el conflicto: el primer paso es detectar y conocer cuál es el problema, por
qué ha surgido y en qué estado se encuentra. Las herramientas de prevención
pueden ayudar a detectarlos de forma más rápida.
2. Identificar a las personas: una vez conocemos todos los detalles del conflicto,
deberemos identificar qué personas están involucradas directa e indirectamente.
3. Mediación imparcial: antes de intentar dar con una solución, es necesario
escuchar de forma imparcial las diferentes versiones de las personas implicadas.
Para ello, es esencial que un cargo superior actúe como mediador.
4. Negociación: hay que crear un espacio de negociación en el que todos aporten sus
versiones, pero siempre desde el respeto y fomentando una visión más amplia de
las cosas.
5. Solución: el objetivo siempre debe ser encontrar qué alternativas existen para
resolver el problema y llegar un consenso en el que las partes se muestren
conformes. Encontrar una solución de manera eficaz evitará que el problema se
enquiste y que aumente la desconfianza o la frustración.
6. Evaluación: tras encontrar una solución, será necesario realizar un seguimiento y
una evaluación del proceso para saber si el problema se ha resuelto
completamente.

La resolución de conflictos laborales se ha convertido en un tema capital para las

empresas que ven como las estadísticas indican que un mejor clima laboral
aumenta la felicidad y la productividad de sus empleados. La prevención, la
mediación, pero sobre todo, la formación, son sin duda las armas más poderosas
para tratar de evitar los problemas en entornos de trabajo.

Fuente: https://www.becas-santander.com/es/blog/resolucion-de-conflictos-
laborales.html

23
 4. DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS DURANTE LA
JORNADA
4.1. Horas de alto y bajo rendimiento

No es fácil distribuir las tareas a lo largo de las 24 horas que tiene el día. Y
no lo es porque unas tareas son sencillas (mecánicas o casi automáticas) y otras
más complejas Tampoco son iguales todos los momentos del día para organismo
humano, en unos está muy activo y en otros momentos parece un poco dormido.
Es lo que se llaman horas altas y horas de bajo rendimiento.
Cada persona tiene su particular ritmo biológico. Hay quien se levanta a pleno
rendimiento y otros se toman su tiempo para ir desperezándose. Igual ocurre al
comenzar la jornada en la oficina: existen personas que desarrollan su máxima
actividad a primeras horas; algunas, después del almuerzo; y otras, por la tarde. En
este sentido, es imprescindible que cada uno conozca su propio ritmo biológico para
poder distribuir con criterio las tareas. Se presenta a continuación la curva biológica
tipo de una secretaria/o, correspondiente a su jornada laboral

24
Se puede observar que el nivel máximo de rendimiento en el turno de mañana lo alcanza
después del descanso de media mañana, pero no logra pasar de un 75%. La cosa cambia
en el turno de tarde, donde desarrolla su máxima actividad, rondando el 100% entre las
cinco de la tarde y las seis. Se debe subrayar que se ha representado la gráfica de una
secretaria/o tipo. Cada secretaria/o ha de encontrar sus horas de respuesta activa alta y
aquellas otras en las que su rendimiento es menor.

Es conveniente, pues, intercalar tareas difíciles con tareas sencillas o

meramente mecánicas que no exijan esfuerzo mental. En las horas valle, la
secretaria/o puede planificar las tareas de tipo rutinario que no necesitan esfuerzo
mental ni concentración. En las horas altas se planificarán las tareas difíciles o
aquellas que necesitan mayor concentración. Siguiendo con la gráfica personal de
la secretaria/o, se puede observar fácilmente que el rendimiento óptimo se obtiene
a partir de las cuatro y cuarto de la tarde, después de haber hecho la digestión. La
secretaria/o está preparada para tareas de alta concentración, iniciativa e
imaginación.
Cada persona tiene su propia gráfica de esfuerzo para realizar una tarea.
Existe un tiempo de "precalentamiento" antes de entrar en la fase de ejecución, que
puede durar más o menos en función de las características personales. Tras esta
segunda fase aparece el cansancio. Al comparar distintas gráficas, no se debe
pensar que una es mejor que otra, sino que suponen distintos ritmos de abordar una
tarea. Lo importante es conocer la gráfica personal para poder planificar las tareas
difíciles y las fáciles.

4.2. Clasificación de las tareas según el rendimiento

Para poder clasificar las tareas a lo largo de la jornada, primero habrá que
saber cuáles hay que realizar. Nos ayudará poder disponer de una lista de tareas
que registraremos con la siguiente cabecera:

R (realizar cuanto antes)

E (esperar turno correspondiente)
D (delegar)
P (posponer sin fecha concreta)

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 Vamos a determinar el contenido de cada parte de la tabla:
a) La variable importancia. Los criterios para considerar que una tarea es
importante pueden ser varios: repercusión económica para la empresa, su
realización permite desbloquear asuntos de iniciación complicada. Se aplicará el
que convenga en cada tarea.
b) La variable de urgencia. Para poder precisar el concepto de urgencia,
habrá que preguntarse si la tarea puede esperar o no. La secretaria/o no puede
perder la iniciativa y considerar como urgente toda aquella tarea que como tal se le
manda realizar. Son urgentes las tareas que le manda su jefe/a realizar de forma
inmediata, pero no las que le mandan otros departamentos o vienen de la calle
. En un mundo de prisas y exigencias, todas las personas desean que les
resuelvan su problema de manera muy urgente Es la secretaria/o quien decide la
urgencia de una tarea.

El concepto de prioridad viene determinado por la relación entre importancia

y urgencia conforme al siguiente cuadrante:

Tanto la variable de urgencia como la de importancia se han de considerar

en una dimensión relativa, porque la experiencia dice que en la mayoría de las
ocasiones se presenta con dos ópticas diferentes:
 Desde el punto de vista de quien demanda un servicio. La experiencia
constata que quien demanda un servicio lo pretende con la mayor de las
urgencias. Los problemas y asuntos propios siempre se consideran más
urgentes que los ajenos (porque no se conocen).

26
 Desde el punto de vista de quien tiene que realizar el servicio. En este caso es la
secretaria/o la que ha de establecer prioridades de tareas en función de su
importancia y urgencia. No ha de consentir, bajo ningún concepto, "que le marquen
el paso" personas que no son su jefe/a directo. Ha de tener en cuenta que las
personas que demandan los servicios lo exigen con la mayor de las presiones, tanto
verbales |como con el lenguaje corporal para que se les atienda cuanto antes. La
secretaria/o ha de priorizar, es su responsabilidad. Las frases con las que se puede
presionar a la secretaria/o son:

 Perdona, tienes un segundo para ver...

 Hola, bonita, me podrías resolver..., es muy urgente porque me
están esperando y...
 Perdona que te molesto, sólo es un minuto..., mira, es que no sé a
quién recurrir y como tú eres tan eficiente...

Ante estos casos tiene que aprender a decir no. Tiene todo el derecho del
mundo para negarse a ser interrumpida y no está obligada a pedir disculpas por
ello. Si así lo hace, conseguirá:

 Tener la iniciativa de su trabajo. Demuestra que sólo acepta

trabajos que le competen y que le ordena su jefe/a.
 No dejarse manipular por una frase bonita o de halago, sobre todo
cuando detrás de ella se esconde una exigencia de
contraprestación.
 No aceptar que le prioricen tareas, salvo su jefe/a (y no siempre).

c) La variable de dificultad. Aporta un dato de suma importancia. Conocer

el grado de dificultad que permitirá distribuir las tareas en horas altas (hill) o bajas
(valle), pues cuanto más difícil es la tarea, más concentración y potencia mental se
necesitan para realizarla.

Fuente: https://www.juntadeandalucia.es/averroes/centros-
tic/29011941/helvia/sitio/upload/a_OBJETIVOS_PROPIOS_PARA_LA_MEJORA_
DEL_RENDIMIENTO_ESCOLAR.pdf

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 MANEJO DE UNA AGENDA PARA SECRETARIAS

P O RL A E DU. DI G ITA L E N20 JUL I O, 2 02 1

Contenidos temáticos

1. Introducción
2. Contenido y formato de la agenda
3. Agenda de trabajo
4. Importancia de llevar una agenda
5. Tipos de agendas
6. Consejos para un mejor desempeño

Desarrollo del tema

1. Introducción

La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un término latino para

denotar las acciones a ser acometidas. Lo que hoy se conoce por una agenda es
una lista de renglones individuales, cada uno de estos referidos originalmente como
agendum. Hoy día, sin embargo, es común referirse a la lista en su totalidad como
la agenda para la reunión. Esta palabra es tratada como singular y tiene su plural
en agendas. Significa hacer cosas o tener cosas planeadas para hacerlas.

2. Contenido y formato de la agenda

En reuniones de negocio y de muchas instituciones públicas y privadas, la agenda

de la reunión se conoce también como orden del día. La agenda se distribuye
generalmente a los participantes de una reunión antes de la misma, de modo que
los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse
consecuentemente para la reunión.

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 En el procedimiento parlamentario, el orden del día no es vinculante para la
asamblea a menos que sus propias reglas así lo exijan, o haya sido adoptado como
el programa de la reunión por mayoría de votos al inicio de la sesión. De lo contrario,
es simplemente una orientación para el presidente de la asamblea.

Si un orden del día es obligatorio para una asamblea, y aparece una hora específica
en la convocatoria de la reunión, ese elemento no puede ser iniciado antes de esa
hora, y se debe empezar cuando llegue ese momento, incluso si otro asunto se
encuentra pendiente de finalizar. Si se desea hacer otra cosa, las reglas pueden ser
suspendidas con ese propósito.

En reuniones de tipo científico o académico, se prefiere el uso de la palabra

programa. Generalmente la agenda u orden del día tiene como encabezado la
fecha, la hora y el lugar de la reunión, y le siguen una serie de puntos que conforman
el contenido de la reunión.

3. Agenda de trabajo

Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier

profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario tener unas
buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información que
afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante:
datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar,
eventos, reuniones, planificaciones, etc.

Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será suficiente,

es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, debemos tener en cuenta los
siguientes consejos:

 Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos guardar:
agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es
conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).
 La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una recomendación
es que aquello que se anote siempre responda a preguntas como: ¿Qué se anota?
¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y vence?, etc.
 La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello, es conveniente
fechar las notas o codificarlas.
 No es recomendable usar la agenda física para anotar información confidencial,
pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con
las medidas de seguridad oportunas.

¿Qué información debe contener?

Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la información

que deberá contener es:

29
 Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.
 Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde poder
planificar.
 Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante un
cierto período de tiempo.
 Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo largo de
un día de trabajo.
 Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para
identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más rápidamente.

4. Importancia de llevar una agenda

 Prepara y clarifica tus objetivos: Cuidadosamente reconsidera tus objetivos antes

de una reunión importante, prestando precisa atención en cuáles son tus metas y
que preguntas necesitas decir.
 Se siempre puntual: Hazlo una prioridad el estar a tiempo y busca convertirlo en
una reputación. Pocas cosas van a hablar mejor de ti y de tu profesionalismo que tu
manejo del tiempo.
 Se realista: El tiempo es el factor últimamente así que hacer una suposición
surrealista de un evento puede desestructurar la agenda de todo un día. Aprende a
agendar de manera realista no idealista.
 Manda confirmaciones: Un cronograma que incluye reuniones con otras personas
puede desestabilizar tu agenda un poco. Un buen paso para rentabilizar el control
es mandar un e-mail para reconfirmar tu reunión con la gente involucrada. También
te ayudara a reprogramar en caso de cancelaciones.
 Considera los tiempos entre actividades: En un papel, en un PDA o en la
computadora un cronograma puede lucir lindo y eficiente. La realidad es diferente.
Vas a tener que calcular el tiempo de traslado para reuniones fuera de la oficina o
puede que se encuentre con la persona indicada el día equivocado y trates de
resolver los asuntos entonces.
 Toma las riendas: No importa con quien tengas una reunión hace tu parte de
mantener un perfil profesional a través de un cronograma efectivo. En otras palabras
no seas el que inicia una de esas conversaciones banales que desperdician tu
tiempo.

5. Tipos de agendas

a. Agenda de papel: Representa la agenda tradicional que podemos encontrar en

cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fácil y
rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad de
disponer de ninguna infraestructura.

b. Pero presenta también presenta inconvenientes: se agota y por tanto hay que
renovarla, no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la información

30
 es difícil de explotar, no dispone de medidas de protección frente a la
confidencialidad de los datos que porta, etc.

c. Agenda tradicional de papel:

 Agenda electrónica: La evolución de la agenda electrónica ha pasado a las

denominadas PDAs, ya explicadas con anterioridad. Estos dispositivos disfrutan de
enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.
 Miniordenador: Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones y un mínimo
espesor, pero con las funcionalidades de los equipos grandes de sobremesa. En
ello, podremos llevar la documentación que necesitemos, portar herramientas
ofimáticas e incluir software que nos permita llevar la agenda del día a día. Tres de
las herramientas más utilizadas y que todo profesional de secretariado debería
conocer: Lotus notes, Outlook y project.

Según el ámbito de la agenda podemos encontrar:

 Agenda personal: De uso estrictamente personal.

 Agenda de trabajo: De uso profesional, en ella se anotará todo aquello que afecte
al día a día de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa y fechada.
 Agenda de su superior: Es donde se anotan las actividades, tareas, citas,
reuniones, viajes, etc. que su superior tiene planificadas.

6. Consejos para un mejor desempeño

Tomar muy en cuenta por ejemplo, lo que señala. El Club de las Secretarias, en
relación al perfil de la secretaria emprendedora:

 Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento

 Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de
técnicas y principios de gestión.
 Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento
organizacional.
 Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.
 Con capacidad de crear, innovar e implementar
 Con visión global del negocio de la empresa
 Hablar a lo menos inglés
 Manejar la tecnología informática moderna para obtener información y conocimiento
de valor agregado.
 Carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar profesional.

Fuente: https://laedu.digital/2021/07/20/manejo-de-una-agenda-para-secretarias/

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 CÓDIGO DE ÉTICA PARA SECRETARIAS Y
ASISTENTES EJECUTIVAS
El diciembre 04, 2017
Este código de ética para las secretarias y asistentes ejecutivas se basa en
principios morales referidos a la tarea a realizar. Este código se asume
automáticamente al aceptar el puesto de secretaria o de asistente ejecutiva y se
deben tener presente en todo momento los siguientes puntos:

1. Confidencialidad. La información sobre la empresa y sus clientes es

siempre confidencial y privada. No se debe repetir nunca la información
confidencial, aunque todos quieran saber qué está sucediendo y tu la sepas.
Debes ser siempre confiable.
2. Honestidad. No permitas que te feliciten por algo que no has hecho y no
dejes que otro se lleve los laureles por algo que sí has hecho. Siempre hay
que decir la verdad. Serás más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo.
3. Lealtad. Siempre debes ser leal a tu empresa y a tu jefe. No los vendas a
ningún costo. Sin embargo, después de haber dicho esto, recuerda que tu
jefe también tiene que probar que es digno de tu lealtad. No te involucres con
los chismes de la oficina. Si demuestras ser leal a la empresa y a tu jefe,
también serán leales a ti.
4. Confiabilidad. Demuestra que eres confiable. Llega puntualmente al trabajo
y a las reuniones y recuerda que siempre debes llevar los documentos
necesarios para la reunión. No utilices las licencias por enfermedad de
manera irresponsable. Nunca se sabe cómo estará tu salud en el
futuro. Asegúrate de terminar a tiempo cada tarea que te asignan y hazla de
la mejor manera posible. No uses el teléfono o internet de la oficina para
llamadas o asuntos personales y tampoco cites amigos en el lugar de trabajo.
5. Responsabilidad. Demuestra tu responsabilidad estableciendo prioridades
y termina las tareas en los tiempos establecidos. Tu jefe te tiene
confianza. Prepara una lista de cosas para hacer - a pesar de que sus
prioridades cambien 10 veces por día. No delegues una tarea que te han
asignado, a menos que la persona a quien se la delegas la pueda hacer de
manera tan eficiente y precisa como tu. Si delegas una tarea, debes realizar
el seguimiento del proyecto para ver que esté lista a tiempo. No te
despreocupes de la tarea solamente porque otra persona lo está realizando.
6. Flexibilidad - Si son las 6 de la tarde y tu jefe necesita que prepares y envíes
un informe importante - hazlo. Los mejores trabajos son aquellos en hay un
acuerdo de "dar y tomar". Nunca se sabe cuándo podrías necesitar tomarte
una hora sin previo aviso para atender a una emergencia.

32
 7. Respeto. Implica respetar la línea jerárquica de la empresa al momento de
hacer saber un asunto o problemática a un superior. Por otra parte, se debe
respetar la vida privada de los demás empleados así como su trabajo.s
8. Cordialidad. Refiere ser amable y paciente con clientes y compañeros de
trabajo. Dirigirse en todo momento con cortesía. No llamar a colaboradores
y jefes por su nombre propio frente a terceros. No masticar chicle, comer
golosinas o caramelos en le lugar de trabajo, ni, de ninguna manera fumar
dentro de la oficina. Y también saludar y despedirse al llegar y concluir las
labores diarias.
9. Asertividad. Implica comunicarse con los jefes y compañeros de trabajo de
manera, clara y honesta, pedir lo que quieres y decir NO a lo que no quieres.
Una persona asertiva trata con amabilidad, sinceridad y consideración.

Fuentes: http://personalidadejecutivaconross.blogspot.com/2017/12/codigo-de-
etica-para-secretarias-y.html

33
 EL PRIMER CONTACTO CON LA EMPRESA: LA
CARTA DE PRESENTACIÓN, EL CURRÍCULUM
VITAE Y LA ENTREVISTA PERSONAL.
El acceso al mundo laboral no es una tarea fácil. Por eso, a continuación te
ofrecemos algunas pautas que te serán útiles para que sepas cómo comenzar a
buscar trabajo, adónde dirigirte, ¿qué hacer? Principalmente son tres los pasos
en los que tendrás que prestar una especial atención: la carta de presentación, tu
currículum vitae y la entrevista personal.

La carta de presentación

Es la carta de introducción al Currículum Vitae y es la que ofrece a la empresa la

primera impresión del solicitante. Por eso, conviene prepararla con una atención
especial. Y no olvides que siempre debe ir acompañada del currículum.

La carta de presentación debe tener de extensión un folio como máximo, es decir,

no más de tres o cuatro párrafos. En la carta debes explicar el motivo de la misma,
destacar los puntos fuertes de tu currículum, remarcar la idoneidad de tu
candidatura, solicitar una entrevista y, por supuesto, despedirte cordialmente.

Es conveniente demostrar que conoces bien cuál es la actividad que desarrolla la

empresa a la que realizas la solicitud. Elogia su actividad, sin exagerar demasiado.
Recuerda también que no debes mentir a la hora destacar tus aptitudes, aunque
puedes ocultar los aspectos que consideras que son débiles.

Aquí tienes algunos consejos que te van a ser útiles a la hora de redactar tu carta
de presentación:

 Cuida los márgenes y la separación entre los párrafos.

 Escribe frases cortas.
 Evita las expresiones negativas.
 Ten cuidado con la ortografía.
 Envía siempre los originales firmados y quédate con una copia.

34
El Currículum Vitae

Es tu tarjeta de presentación, por lo que debes cuidar todos los detalles. Recuerda
que debes renovarlo y actualizarlo para cada solicitud de empleo. Si consigues
causar una buena impresión puedes estar seguro de que tu candidatura seguirá
adelante en el proceso de selección. De lo contrario, todo habrá terminado.

El Currículum Vitae debe reflejar los principales aspectos de la trayectoria

personal y profesional de una persona. Por lo tanto, debe incluir los siguientes
datos:

 Datos personales.
 Trayectoria académica: estudios realizados, titulación, centros en los que
has cursado, fechas de inicio y finalización?
 Formación complementaria: cursos, diplomas, asistencia a congresos,
seminarios, jornadas?
Idiomas: especificar el nivel de dominio.
 Experiencia profesional: empresas donde has trabajado, ocupaciones que
has desempeñado, fechas y duración.
 Informes o referencias.
 Anexos: fotocopias de documentos que justifiquen los datos de tu Currículum
Vitae.

Hay muchos tipos de Currículum Vitae, pero para que te sirvan de orientación te
vamos ha indicar tres de ellos. Elige el modelo que más te guste o que más te
convenga:

 Cronológico: Consiste en ordenar el Currículum Vitae del dato más antiguo

al más reciente. No es recomendable cuando se ha cambiado de trabajo con
frecuencia.
 Inverso: Se utiliza para destacar la experiencia laboral más reciente.
Recomendable si ésta tiene relación con el puesto de trabajo al que
aspiramos.
 Temático: Se ordena el Currículum Vitae por bloques temáticos.
Recomendable cuando la experiencia es muy dispersa.

A la hora de redactar debes hacerlo con claridad y utilizar un lenguaje preciso y

correcto. Realiza una exposición honesta y sincera. Eso sí, si hay algún aspecto
que crees que no te va a favorecer, no lo incluyas. Cuida la presentación. Detalla
todos los datos que consideres interesantes y no dejes nada para una entrevista
posterior, ya que es posible que ésta no llegue a celebrarse.

35
Videocurrículum

A la hora de encontrar trabajo presentar nuestra candidatura colgando un

vídeocurriculum en Internet puede ser otra opción. Estas vídeo presentaciones
buscan la originalidad e intentan llamar la atención de las empresas para que los
candidatos/as sean elegidos/as. Hay muchas posibilidades a la hora de realizar un
vídeocurriculum, pero hay que tener en cuenta a quién nos dirigimos y qué es lo que
queremos lograr con nuestra presentación. Además no es conveniente mostrar
demasiados datos personales, ya que si el vídeo es público está abierto a todo el
mundo.

La entrevista personal

Es el momento más importante de la selección, es el momento clave. Las

entrevistas de trabajo son diferentes en función del tipo o el tamaño de cada
empresa.

Debes preparar de antemano la entrevista: detecta tus puntos fuertes y tus puntos
débiles e infórmate bien de las características de la empresa que va a seleccionarte.
Procura también saber, si es posible, quién va a hacerte la entrevista.

Cuida tu aspecto físico. Recuerda que quieres vender un producto, y ese producto
eres tú mismo. Es importante presentar un aspecto aseado y arreglado y tratar de
vestir de acuerdo con la costumbre de la empresa.

Cuando llegue la hora de la verdad, es decir, la entrevista, lo principal es que estés

tranquilo. Evita el estrés y las situaciones de tensión, ya que únicamente te traerán
inseguridad, y eso irá en tu contra.

Por lo tanto, estas son las reglas de oro que debes tener en cuenta para que la
entrevista de trabajo salga bien:

 No llegues tarde.
 Cuida tu imagen e intenta lucirte.
 No interrumpas a la persona que te entrevista.
 No infles tu currículum.
 No critiques.
 Véndete bien.
 Cuida tu lenguaje, no estás de charla con tus amigos.
 Confía en ti.
 Muestra una actitud abierta.
 Prepárate con tiempo.
 Escucha. Atiende lo que te dicen y deja ver que estás atendiendo mediante
gestos asertivos y respondiendo a lo que te preguntan.

36
La persona que te está entrevistando debe percibir que estamos muy interesados
en conseguir ese puesto de trabajo. Debemos hacerle creer que somos la persona
que necesita.

Dependiendo de las características de la empresa o del trabajo que se

oferta, existen varios tipos de entrevistas personales: colectivas, individuales,
de preselección, de simulación, de choque?

Por lo tanto, todas las entrevistas de trabajo son distintas. Pero, a pesar de ello, hay
una serie de fases que se repiten en la mayoría de ellas. Nosotros hemos
recogido una serie de consejos para que puedas preparar correctamente la
entrevista y puedas acceder así al puesto de trabajo que deseas. Si sigues nuestros
consejos, lograrás que tu entrevista de trabajo sea todo un éxito.

 Saludo. Procura mostrarte con naturalidad, pero sin pasarte. Lo más

correcto es que dejes que sea la persona que te va a entrevistar quien tome
la iniciativa.
 Introducción. Puedes comenzar hablando sobre temas superficiales. Esto
te ayudará a crear un ambiente cordial entre el representante de la empresa y
tú. Si no te viene a la mente ningún tema, puedes echar mano de tópicos
como el tiempo o el tráfico.
 Datos sobre la empresa y el puesto de trabajo. Te darán explicaciones
acerca del puesto de trabajo al que aspiras y la empresa en la que estarás
contratada. Este es un buen momento para quedar bien ante la empresa y
mostrar tu interés por la labor que desempeñan. Recopila datos sobre la
empresa y demuestra que tienes información sobre ellos.
 Recopilación de datos. Caso con toda seguridad te harán preguntas sobre
tu educación, experiencia, familia y hobbies. No infles demasiado tu
curriculum, porque puede que en el transcurso de la entrevista acabe
aflorando la verdad.
 Final de la entrevista. Es el momento adecuado para realizar preguntas.
Aprovecha este momento para preguntar acerca de los puntos que no te han
quedado claros. No te avergüences, te arrepentirás si no aprovechas este
momento para realizar preguntas.

Fuente: https://www.gazteaukera.euskadi.eus/informate-sobre/empleo/-
/busqueda/carta-personal-curriculum-y-entrevista/

37
 LA SOLICITUD DE EMPLEO:
Concepto: La solicitud de empleo es un documento que permite a un aspirante
postularse a un puesto de trabajo en una empresa. Esta solicitud puede presentarse
en dos formas: como un formulario de postulación estándar suministrado por el
departamento de recursos humanos de la empresa, o como una carta de solicitud
de empleo o de postulación.
¿Qué debe contener la carta de solicitud de empleo?
La carta de solicitud de empleo es como una carta de presentación donde el
aspirante debe escribir una presentación resumida sobre sus intereses,
competencias, que crean que pueden ser compatibles con el puesto de trabajo en
cuestión. Esta carta puede ser entregada junto al currículum vitae.

Asimismo, la carta de solicitud de empleo se diferencia del formulario de

postulación en que este último es diseñado por el departamento de recursos
humanos de la empresa, en el cual el postulante deberá rellenar y responder:

o Datos personales, dirección y número de contacto.

o Referencias personales.
o Habilidades, conocimientos y destrezas.
o Experiencia relacionada con el puesto de trabajo.

Tips para la redacción de una carta de solicitud de empleo

En cuanto a la redacción el postulante debe estar pendiente de desarrollar
las características siguientes:

o Buena ortografía.
o Lenguaje adecuado. A la hora de redactar una carta de presentación o
solicitud, es muy importante que sepas a quién te estás dirigiendo.
o Estilo formal.
o Debe contener la siguiente información: datos personales, experiencia
laboral, educación, las referencias personales, intereses, habilidades
aprendidas.

Siguiendo estos puntos de recomendación podrás elaborar una carta de solicitud

de empleo excelente y que expresa bien tus intenciones de postulación.

Fuente: https://www.euroinnova.mx/blog/definicion-de-solicitud-de-empleo

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ERGONOMÍA

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 Servicio de Prevención de Riesgos Laborales

ERGONOMIA DE LA OFICINA
 Servicio de Prevención de Riesgos Laborales

Posturas inadecuadas más frecuentes en el trabajo de oficina:

1 Giro de la cabeza

2 Falta de apoyo en la espalda

3 Elevación de hombros debido al mal

ajuste de la altura mesa-asiento

4 Falta de apoyo para las muñecas y

antebrazos

5 Extensión y desviación de la muñeca al

teclear.

¿Reconoce algunas como propias?

Si es así siga estos consejos para mejorar su puesto de trabajo.

¿COMO MEJORAR MI PUESTO DE TRABAJO?.

En el entorno de trabajo se debe disponer del espacio necesario para poder

moverse con comodidad.

1. UBICACIÓN DE LA PANTALLA EN LA MESA

En primer lugar debe valorar la importancia relativa que para Ud. tienen las
diferentes tareas que realiza (trabajar con el ordenador, atender visitas,
manejar papeles o estudiar información sobre documentos, etc.). Distribuya los
elementos de trabajo de manera que las tareas más frecuentes se realicen en las
posturas más cómodas.

„ Si su trabajo es esencialmente informático, el ordenador debe ocupar la

posición principal, es decir, en la mesa de trabajo y frente a usted. No
obstante, debe disponer de espacio a los lados para los documentos o para
poder recibir visitas ocasionales. No coloque el ordenador sobre el ala, salvo
que sus dimensiones sean lo bastante grandes para permitirle apoyar las
muñecas y los antebrazos y para mantener una distancia adecuada a la
pantalla. No utilice mesas informáticas de pequeñas dimensiones para
trabajos informáticos intensivos.
 Servicio de Prevención de Riesgos Laborales

„ Si su trabajo implica varias tareas (ordenador + manejo de documentación

+ visitas) puede colocar el ordenador a un lado, pero asegurándose de que
es posible manejarlo sin giros del tronco o del cuello.

„ Si en su trabajo debe mantener reuniones frecuentes, estudie la posibilidad

de poder disponer de una mesa de reuniones o de un suplemento para tal
fin en su mesa de trabajo.

Además debe atender a las siguientes recomendaciones:

„ Una vez que ha decidido la posición que le resulte más cómoda para
desarrollar su trabajo con eficacia, si aprecia reflejos en la pantalla o le
molestan determinadas fuentes de luz, tiene varias opciones:

„ Regular las lamas, persianas o

cortinas para reducir los reflejos.

„ Disponer de pantallas difusoras

en los puntos de luz del techo.

„ Si es posible, también puede

cambiar la orientación de la
mesa.

De ninguna manera coloque el ordenador en un sitio que le obligue a adoptar

posturas forzadas: a largo plazo le provocarán molestias en la espalda o en el
cuello.

„ Ubíquelo de tal manera que sea posible sentarse de frente a la pantalla,

evitando giros del cuello.

„ Retrase la pantalla todo lo que pueda. La

distancia mínima debe ser de 40 cm. Quizás
sea necesario separar su mesa de la pared (o
de la mesa del frente).

„ Una vez ajustada la altura de la mesa,

compruebe que el borde superior de la
pantalla queda a la altura de sus ojos o algo
por debajo.

„ Si ha apoyado la pantalla encima de la CPU, es posible que esté demasiado

alta. Quite la CPU y colócala directamente en la mesa. Si considera que la
pantalla está demasiado baja, coloque un soporte firme debajo.
 Servicio de Prevención de Riesgos Laborales

2. COLOCACIÓN DE LOS ACCESORIOS

Arregle su superficie de trabajo para optimizar el uso del espacio disponible.

Evite que se acumulen demasiados papeles sobre la mesa.

Si su mesa es menor de 160x80 cm. es posible que no encuentre el sitio

adecuado para colocar el ordenador y realizar otro tipo de tareas. Si sus cajones
son móviles no los situé bajo la mesa, puede colocarlos fuera del perímetro de
la mesa, aprovechando su tapa para colocar los elementos que suelen estorbar
más. También puede mejorar el aprovechamiento de su mesa con una base
giratoria para el monitor.

TECLADO Y RATON

Coloque el teclado de forma que no esté justo en el

borde de la mesa. Entre el teclado y el borde de la mesa
debe quedar un espacio de al menos 10 cm. para apoyar
las muñecas.

„ Los equipos nuevos no suelen presentar problemas con relación a la altura

del teclado. Si considera que su teclado es demasiado alto, solicite una
almohadilla de apoyo para mejorar la posición de las muñecas.

„ Si es zurdo, coloque el ratón a la izquierda y cambie el

accionamiento de los botones en el menú de configuración de
su ordenador. Use el ratón tan cerca del teclado como le sea
posible.

„ Asegúrese de que dispone de sitio suficiente para manejar el ratón con

comodidad.

ELEMENTOS ACCESORIOS

„ Coloque los elementos accesorios en función de su uso:

¾ Procure reservar las zonas más accesibles de la mesa para colocar el

ordenador y el atril, o para dejar espacio libre para trabajar.

¾ Las herramientas de uso constante - como el teléfono - deben estar

accesibles con facilidad, sin necesidad de torcerse o estirarse.
 Servicio de Prevención de Riesgos Laborales

¾ Los elementos accesorios (fax, impresoras, bandeja para documentos,

etc.) deben colocarse en la zona de cajones y en las partes que no resultan
útiles para trabajar.

„ Procure utilizar un atril o un soporte de documentos cuando

esté introduciendo de forma continua datos en el ordenador.
Así evitará giros y flexiones del cuello. Si usted necesita mirar
su teclado mientras escribe, lo mejor es ubicar el documento
que copia entre el monitor y el teclado. Usar el atril es una
práctica recomendable también para leer documentos o estudiar.

AJUSTE DE LA SILLA DE TRABAJO

Una silla de altas prestaciones puede resultar incómoda si no está bien ajustada
a las características del trabajador y de la tarea que se realiza.

„ Dedique un tiempo a estudiar las posibilidades de ajuste de su silla. Use de

forma correcta las regulaciones de su silla.

„ Las regulaciones más frecuentes de una silla para trabajo de oficina son:

Altura del asiento

Se acciona mediante una palanca que suele estar

colocada debajo del asiento, normalmente a la
derecha.
„
„ Siéntese en la silla echándose hacia atrás hasta
que la zona lumbar de la espalda se apoye
firmemente en el respaldo.

„ Acerque su silla a la mesa y ajuste la altura del

asiento hasta que los brazos le queden a una
altura cómoda para trabajar sobre la mesa
(estando los brazos cayendo verticales a los lados
del cuerpo – la mesa quede a la altura de los
codos o algo más alta).

En ningún caso ajuste la altura de la silla teniendo en cuenta el suelo, sino la

altura cómoda con respecto al plano de la mesa .
 Servicio de Prevención de Riesgos Laborales

Si al ajustar la altura de la silla respecto a la mesa no puede

apoyar los pies firmemente en el suelo, o nota presión del borde
delantero del asiento sobre las corvas o los muslos,

„ se recomienda el uso de un reposapiés (solicitud

al Servicio de Prevención mediante relación de
necesidades).

Altura e inclinación del respaldo

Estos ajustes son necesarios en aquellas tareas en las que se usa el ordenador de
manera intensiva (más de 4 horas de trabajo con ordenador al día o más de 20
a la semana).

La altura del respaldo debe llegar como

mínimo hasta la parte media de la espalda
(debajo de los omóplatos).

Los trabajadores informáticos prefieren una

posición con el respaldo ligeramente
inclinado hacia atrás, mientras que para
trabajar sobre la mesa o atender visitas es
preferible que el respaldo esté más vertical.

Elija la postura más cómoda, que se adapte a sus necesidades.

Compruebe que, una vez efectuado los ajustes, su apoyo lumbar resulta cómodo
y efectivo.

Contacto permanente
Es un mecanismo que permite liberar el respaldo, de manera
que éste se mueve acompañando a los movimientos de la
espalda del usuario.

Para que sea efectivo se debe regular adecuadamente la fuerza

de los muelles que controlan el respaldo. Como la fuerza
necesaria depende del peso del usuario, cada persona deberá
regular dicha tensión de acuerdo con sus preferencias.

Localice debajo del asiento el tornillo de regulación (generalmente situado

debajo del asiento, en su parte delantera). Libere el respaldo y apriete o afloje
dicho tornillo.
 Servicio de Prevención de Riesgos Laborales

Postura adecuada en el trabajo de oficina

Una buena postura de trabajo requiere:

- Cabeza levantada y mentón paralelo al suelo.

- Columna erguida apoyada en el respaldo
- Pies apoyados en el suelo con tobillos en ángulo recto.
- Rodillas en ángulo recto más elevadas que la pelvis.
- Brazos apoyados en el asiento o en la mesa.
 1. ELEMENTOSDE LA OFICINA Y SU
ORGANIZACIÓN
1.1 El despacho
Es el lugar o habitación donde el personal realiza las tareas habituales del
asistente ejecutivo. El despacho es el «territorio privado», al que no se puede
acceder sin permiso, excepto el jefe/a (directivo/a), ya que el asistente
ejecutivo trabaja para él.
El despacho debe tener unas condiciones mínimas de habitabilidad y confort.
Destacamos, entre otras, las siguientes:
 Sin ruidos o sonidos estridentes. Si se dispone de una radio, se
puede sintonizar música suave. Pero es preferible conectar el hilo
musical si la empresa está abonada a un servidor, ya que garantiza una
música suave y relajante. En ningún caso se levantará el volumen,
pues puede molestar a los departamentos anexos, entre ellos el del
jefe/a.
 Que facilite la concentración. Se ha de tener en cuenta que una
persona no puede realizar dos acciones simultáneamente cuando una
de ellas es mecánica. No es conveniente que las fuentes de
información se abran todas simultáneamente: timbre del teléfono,
llamada del director, llamada a la puerta, noticias de la radio si está
puesta, ruidos exteriores, personas que están esperando en el
despacho, puertas de los armarios abiertas, etc. Se evitará, en lo
posible, la información no útil, que sin duda desconcentra.
 Iluminación suficiente. Especialmente en la mesa de trabajo. El
documento sobre el que estamos trabajando ha de estar bien iluminado
sin que haya reflejos. La iluminación entrará por la izquierda si se es
diestro, y por la derecha si el operario es zurdo. Siempre que sea
posible, se trabajará con luz natural pro- cedente de una ventana
amplia que nunca estará a nuestra espalda.
 Temperatura adecuada. Es difícil trabajar con mucho calor o con frío.
Se debe llevar una ropa cómoda, que no dé mucho calor y que evite el
frío.
 Decoración adecuada. Es un lugar de trabajo, no un muestrario de
plantas o una pinacoteca. El color de las paredes debe ser discreto y
relajante.
 Ventilación suficiente: Si el despacho es pequeño y está cerrado, se

40
 puede cargar la atmósfera y perjudicar la concentración y la
sensibilidad de los visitantes. Además, el despacho debe estar siempre
limpio y libre de malos olores.

1.2 EL MOBILIARIO DE OFICINA

El mobiliario del despacho del asistente ejecutivo puede ser variado y

personalizado. Como mínimo, dispondrá de una mesa-escritorio amplia, silla
giratoria con espaldero, mesa auxiliar (para ordenador y teclado),
archivadores y estanterías.
Dependiendo de las funciones que se hayan asignado al asistente ejecutivo,
se incorporará al despacho otro mobiliario, como mesa de reuniones,
fotocopiadora, etc.
La distribución espacial del mobiliario se hará de tal manera que no dé la
sensación de estar agobiados entre tanto mueble.
Los criterios para ordenar
el mobiliario
especialmente en el
despacho pueden ser
variados: estéticos,
funcionales, de
protección personal, etc.
Se suele tener en cuenta
el con- cepto de
«territorio personal»; éste
es aquel espacio próximo
a la persona, por donde
habitualmente se mueve
y que
incluye el mobiliario, y que es como una prolongación de su cuerpo. Este
territorio con sus objetos lo protegerá de cualquier intrusión. Por eso, los
elementos de uso cotidiano (teléfono, calculadora, escritorio, ordenador,
agenda, bolígrafo, apuntes, etc.) se ubicarán en la proximidad de la persona
y los elementos de menor uso o aquellos que se comparten con otras

41
personas (fotocopiadora, archivo permanente, butaca de espera, etc.) se
situarán un poco más alejados.
Bajo este criterio de territorialidad personal, se pueden hacer los siguientes
comentarios sobre los elementos del despacho:
 El archivo de tareas diarias estará en las cajoneras auxiliares integrado
con el escritorio.
 El archivo de uso poco frecuente se colocará retirado del escritorio.
 Debe situarse de manera que pueda ver y controlar quién entra por la
puerta de acceso y cuándo llama o entra el jefe/a por la puerta que
comunica su despacho con el asistente ejecutivo.
 La ventana deberá estar situada a la izquierda del escritorio (desde la
posición del asistente ejecutivo). En el lado contrario si la asistente
ejecutiva es zurda.
 Sobre la pared es conveniente que esté bien visible un reloj.
 La espalda de la asistente ejecutiva debe estar «protegida» por la
pared.
 El escritorio marca la barrera de la zona íntima de la asistente ejecutiva,
que no ha de ser traspasada por nadie. Es imprescindible que el
escritorio tenga cubierta toda la parte baja donde se encajan los
archivos de cajonera, la papelera, reposapiés, etc.
 La papelera estará oculta en los bajos del escritorio y si no hay sitio, se
ubicará discretamente al lado del escritorio o se puede camuflar con un
elemento deco- rativo.
La pantalla del ordenador se situará en la mesa siguiendo los criterios
siguientes:
 Que pueda verse de frente, sin necesidad de girar la cabeza.
 Que no refleje la luz que entra por la ventana.
 Que sea una barrera entre la asistente ejecutiva y la persona que entra
por la puerta de visitas. El visitante no puede ver la pantalla del
ordenador (puede haber un escrito que verse sobre su empresa).
Nunca deberá ser una barrera con el director.
El territorio permitido al visitante se puede delimitar poniendo una mesilla con

42
 un sofá pequeño al lado de la puerta. Si en la empresa existe una sala de
espera, se le invitará amablemente. Si el visitante es muy importante,
permanecerá en el despacho.

Tomado de: https://pacoalvarezfp.files.wordpress.com/2012/11/apuntes-otse-tema-

32.pdf

43
REGLAMENTO INTERIOR DE TRABAJO: ¿QUÉ ES Y
PARA QUÉ SIRVE?

Como en toda relación interpersonal, la laboral también requiere del establecimiento

de reglas y especificaciones que regulen las actividades y el comportamiento de
quienes la conforman.

La Ley Federal del Trabajo contempla un instrumento para ello: el Reglamento

Interior de Trabajo (RIT), también conocido como Reglamento Interno de Trabajo.

A continuación, haremos un repaso sobre son sus objetivos, qué dice la ley al
respecto y tips para que puedes hacer el de tu empresa.

¿Qué es el Reglamento Interno de Trabajo de una empresa?

El Reglamento Interior de Trabajo es un conjunto de reglas que se deben cumplir

en un centro de trabajo, el cual debe incluir tanto las normas delimitadas para los
colaboradores, como para los empleadores.

El Reglamento Interior de Trabajo es el conjunto de disposiciones obligatorias para

trabajadores y patrones, en el desarrollo de los trabajos en una empresa o
establecimiento.

Artículo 422 de la LFT

¿Cuál es el objetivo del reglamento laboral?

El objetivo de un reglamento al interior de las empresas es mantener una relación

laboral cordial, estructurada y ordenada que facilite las relaciones y el trabajo en
equipo, evite malentendidos y por ende, procure la productividad y el logro de los
objetivos de la empresa.

¿Qué información debe contener el reglamento interior?

Este documento enlista los acuerdos y reglas a seguir mientras se labora para una
empresa, exceptuando las normas de orden técnico y administrativo para la
ejecución de los trabajos.

44
 Si bien cada reglamento interior es redactado en función de las actividades que se
desarrollen, el giro de la empresa o el ámbito en el que esta se desempeñe, de
acuerdo con el art. 423 de la LFT, el Reglamento Interno de Trabajo, debe incluir
un mínimo de especificaciones que enlistamos a continuación.

 Horas de entrada y salida, horario de comida y periodos de reposo durante la

jornada.
 Lugar y momento en que deben comenzar y terminar las jornadas de trabajo.
 Días y horas fijados para hacer la limpieza de los establecimientos, maquinaria,
útiles, etc.
 Días y lugares de pago.
 Normas para el uso de los asientos o sillas.
 Normas para prevenir los riesgos de trabajo e instrucciones para prestar los
primeros auxilios.
 Labores insalubres y peligrosas que no deben desempeñar los menores y medidas
de protección para las trabajadoras embarazadas.
 Tiempo y forma en que los trabajadores deben someterse a los exámenes médicos,
previos o periódicos, y a las medidas profilácticas que dicten las autoridades.
 Permisos y licencias.
 Disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación. Considerando que
la suspensión, no podrá exceder de ocho días y que el trabajador tendrá derecho a
ser escuchado, antes de que se aplique la sanción.
Adicionalmente deberá incluir las normas necesarias y convenientes de acuerdo
con la naturaleza de cada empresa o establecimiento, para conseguir la mayor
seguridad y regularidad en el desarrollo del trabajo.

Por ejemplo, puede comprender cláusulas de confiencialidad, especificaciones

técnicas, políticas de trabajo flexible, cultura empresarial, código de vestimenta,
relación con la competencia, entre otros.

¿Por qué es importante contar con un reglamento interno?

En primer lugar, es importante contar con él porque así lo señala la Ley Federal de
Trabajo, pero independientemente de ello, porque:

 Da mayor claridad al personal acerca de su proceder dentro de la organización.

 Regula las relaciones internas en las empresas.
 Permite un mayor control sobre la organización.
 Previene riesgos y procura un ambiente seguro.
 Evita posibles conflictos legales y laborales.

¿Quién se encarga de realizarlo?

45
Tal y como lo señala el Art. 424 de la LFT, el reglamento se formulará por una
comisión mixta de representantes de los trabajadores y del patrón.

¿Cómo se formaliza el RIT?

Una vez formulado y estando ambas partes de acuerdo, cualquiera de ellas, dentro
de los ocho días siguientes a su firma, lo depositará ante la Junta de Conciliación y
Arbitraje

El reglamento surtirá efectos a partir de la fecha de su depósito. Deberá imprimirse,

repartirse entre los trabajadores y fijarse en los lugares más visibles del centro de
trabajo.

Si buscas eficientar la gestión de tu plantilla y controlar algunos de los

aspectos incluidos en el reglamento interno, en HolmesHR tenemos la
solución: gestión de vacaciones y ausencias; control horario; gestor de
activos y salas corporativas; comunicación interna y muchos otros, ¡todo en
una misma plataforma!

Fuente: https://www.holmeshr.com/blog/reglamento-interno-de-
trabajo/#:~:text=El%20Reglamento%20Interior%20de%20Trabajo%20es%20u
n%20conjunto%20de%20reglas,colaboradores%2C%20como%20para%20los
%20empleadores.

46
 1. ELEMENTOS DE LA OFICINA Y SU
ORGANIZACIÓN

1.3 El escritorio.

La mesa donde se trabaja ha de tener tamaño

suficiente, no puede ser una mesa de reuniones
ni una mesa camilla para tomar el té. La mesa-
escritorio es una «prolongación» de la
personalidad de la secretaria/o. Cada
secretario/a puede dar su toque personal a la
organización de su escritorio, pero podemos
repasar una seriede normas de aplicación bastante generalizada:

 La mesa debe estar despejada porque no es un archivo ni un

almacénde papeles. Si la mente humana sólo puede atender a una
tarea, no esrazonable que sobre la mesa se estén realizando siete
tareas simultáneamente. Por ello, sólo se tendrán sobre el escritorio
la documentación y las herramientas necesarias para esa tarea, nada
más, el resto estará archivado (en los archivos) o colocado en los
cajones de la mesa. Un despacho desorganizado, una mesa
atiborrada de papeles, carpetas, archivadores, grapadora, etc.,
indican una mentedesordenada. Es muy difícil pensar que detrás de
una mesa desordenada existe una personalidad muy ordenada.
 Una vez terminada la tarea, se procede a retirar la documentación
resuelta:
o Entregar la documentación resuelta a quien la solicitó.
o Depositar en la papelera los papeles inútiles: borrador,
apuntes,notas, etc. Si la materia es confidencial se tendrá la
precaución de pasar los papeles por un destructor (rodillo que
convierte en pedazos los folios).
o La documentación importante de la tarea se archivará donde
proceda. El proceso de archivar no debe dejarse para el día
siguiente. La mesa debe estar limpia de papeles cuando
comencemos la tarea siguiente.

 Sobre la mesa puede haber dos bandejas:

o La primera se puede utilizar para contener la documentación

47
 queentra.
o La segunda podrá contener la documentación ya resuelta que
espera destino: archivar, entregar al departamento
correspondiente, enviar al correo, etc. Todos los días hay que
dedicar un tiempo para archivar la documentación de la tarea
realizada y de la que se están realizando.
 El archivador de cajones con ruedas que se coloca debajo de la
mesaen un lateral normalmente dispone de dos módulos:
o El módulo archivador se ordenará por temas o con otro criterio
que se considere oportuno, teniendo en cuenta que no es un
archivo definitivo. Es sobre todo un archivo de documentación
habitual y útil para la realización de las tareas.
o En el módulo más pequeño se colocarán, ayudado de la
bandejadistribuidora, los bolígrafos, lapiceros, típex, grapas,
grapadora,sellos de caucho, etcétera.
 La papelera. Los papeles que no sirven o están repetidos se rompen
previamente y a la papelera. El mismo destino tienen los bolígrafos y
rotuladores gastados, los sobres de las cartas. La correspondencia
querecibimos y que no interesa, etcétera.

Tomado de: : https://pacoalvarezfp.files.wordpress.com/2012/11/apuntes-

otse-tema-32.pdf

48
EJERCICIOS

49
EJERCICIO

Nombre del Alumno

No. de Lista

Escribe tu conclusión sobre el tema “perfil de un asistente administrativo” en el

siguiente recuadro y participa en la lluvia de ideas que se llevará a cabo en clase.
IDEAS

Valor: 1 punto

50
EJERCICIO

Nombre del Alumno

No. de Lista

Escribe las ventajas de la comunicación asertiva y los beneficios de la comunicación

con empatía en el espacio que se te pide.
VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN BENEFICIOS DE LA COMUNICACIÓN
ASERTIVA CON EMPATÍA.

Valor: 1 punto

51
EJERCICIO
Nombre del Alumno
No. de Lista

Exposición individual sobre el tema:” la tensión al público: personal, virtual y vía

telefónica”
En el siguiente recuadro escribe la información que se te solicita.
Criterio
Tema
Duración
Recursos
Forma de evaluación

Valor: 1 punto

52
EJERCICIO

Nombre del Alumno

No. de Lista

Escucha con atención la exposición de tus compañeras y anota las ideas principales
en el recuadro que se te solicita:

ATENCIÓN ATENCIÓN VIRTUAL ATENCIÓN

PERSONALIZADA TELEFÓNICO

Valor: 1 punto

53
EJERCICIO
Nombre del Alumno
No. de Lista

Elabora un mapa mental sobre el tema: la apariencia personal de la secretaria.

Valor: 1 punto

54
EJERCICIO

Nombre del Alumno

No. de Lista

Con ayuda de revistas y recortes, elabora un collage con las características

recomendadas para el vestuario, maquillaje y peinado de un asistente
administrativo.

Valor:2 puntos

55
EJERCICIO

Nombre del Alumno

No. de Lista

Escribe las definiciones de los conceptos que se te solicitan y participan en la

lluvia de ideas que se llevará a cabo en clase.

AUTOESTIMA AUTOCUIDADO

Valor:2 puntos

56
EJERCICIO

Nombre del Alumno

No. de Lista

Elabora un diagrama de flujo del proceso de la toma de decisiones.

Valor:2 puntos

57
EJERCICIO
Nombre del Alumno
No. de Lista

Participa en la mesa redonda del tema: Toma de decisiones y resolución de

conflictos.
Anota las ideas más importantes del tema:

Valor:3 puntos

58
EJERCICIO
Nombre del Alumno
No. de Lista

Anota las ideas más importantes del tema: distribución de las tareas durante la
jornada laboral, revisado en clase.

59
PRACTICA
Bajo las instrucciones de tu docente realiza la práctica: llenado y organización de
agenda.

60
61
62
63
64
 ACTA DE REUNIÓN

ASUNTO:
Fecha: Lugar:
Hora programada: Hora de inicio real: Hora de cierre:

AGENDA
No. Punto Descripción Responsable Duración
1
2
3
4

PARTICIPANTES
Nombre Cargo Asistió Observaciones

No. Acuerdo Responsable Proceso Fecha de Observaciones

ejecución
1
2
3

4
5
7
8
9
10
11
12

65
EJERCICIO

Nombre del Alumno

No. de Lista

Escribe tu conclusión sobre el tema “código de ética para secretarias y asistentes

ejecutivas/os” en el siguiente recuadro y participa en la lluvia de ideas que se llevará
a cabo en clase.
IDEAS

Valor: 1 punto

66
EJERCICIO
Nombre del Alumno
No. de Lista

Anota las ideas más importantes del tema: el primer contacto con la empresa: la
carta de presentación, el currículum vitae y la entrevista personal, revisado en clase.

Valor: 1 punto

67
PRÁCTICAS:

PRÁCTICA RECURSOS INSTRUCCIONES

Llenado de solicitud de Formato de solicitud de Con la ayuda de tu docente
empleo. empleo llena cada criterio de la
solicitud de empleo.
Elaboración de carta de Ejemplos de cartas de El docente te proporcionara
presentación presentación. varios ejemplos de cartas
de presentación; con ayuda
de los mismos construye
una carta de presentación,
resaltando; conocimientos,
habilidades y cualidades.
Con ayuda del docente Platilla de CV El docente te proporcionara
realiza un currículum una plantilla para CV y bajo
vitae. su conducción escribe lo
que se te solicita.
.
Los recursos se encuentran en las siguientes páginas.

68
 Fecha
Solicitud de Empleo
Puesto que solicita Sueldo Mensual deseado

Sea tan amable de llenar esta solicitud en forma manuscrita Sueldo Mensual Aprobado
NOTA: Toda información aquí proporcionada será tratada
confidencialmente
Fecha de Contratación

Datos Personales
Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(s) Edad
Años
Domicilio Colonia Código Postal Teléfono Sexo
Masculino
Ciudad, Estado Lugar de Nacimiento Femenino
Fecha de Nacimiento Nacionalidad
Vive con
Sus padres Su familia Parientes Solo Estatura Peso
Personas que dependen de usted Estado Civil
Hijos Cónyuge Padres Otros Soltero Casado Otro

Documentación
Clave Única de Registro de Población AFORE

Reg. Fed. De Contribuyentes Numero de Seguridad Social Cartilla de Servicio Militar No. Pasaporte No.

Tiene licencia de manejo Clase y Número de Licencia Siendo extranjero que documentos
No Si le permiten trabajar en el país

Estado de Salud y Hábitos Personales

¿Como considera su estado de salud actual? ¿Padece alguna enfermedad crónica?
Bueno Regular Malo No Si (Explique)
¿Práctica Ud. Algún Deporte? ¿Permanece a algún Club Social o Deportivo? ¿Cuál es su pasatiempo favorito?

¿Cuál es su meta en la vida?

Datos Familiares
Nombre Vive Fin Domicilio Ocupación
Padre

Madre

Esposa (o)

Nombre y edades de los hijos

Escolaridad
Nombre Dirección De A Años Titulo Recibido
Primaria

Secundaria o Prevocacional

Preparatoria o Vocacional

Profesional

Comercial u Otras

Estudios que esta efectuando en la actualidad:

Escuela Horario Curso o Carrera Grado

Kike.com.mx
 Conocimientos Generales
Que idiomas habla (Nivel 50%, 75%, 100%) Funciones de oficina que domina

Maquina de Oficina o taller que sepa manejar Software que conoce

Otros trabajos o funciones que domina

Empleo Actual y Anteriores

Concepto Actual o ultimo Anterior Anterior Anterior
Tiempo que presto de a de a de a de a
sus servicios
Nombre de la
Compañía
Dirección

Teléfono

Puesto
desempeñado
Sueldos Mensual: Inicial Final

Motivo de
separación
Nombre de su jefe
directo
Puesto de de jefe
directo
Podemos solicitar Comentarios de sus jefes
informes de usted
Si
No (Razones)

Referencias Personales (Favor de no incluir a jefes anteriores)

Nombre Domicilio Teléfono Ocupación Tiempo de conocerl

Datos Generales Datos Económicos

¿Como supo de este empleo? ¿Tiene usted otros ingresos? Importe mensual
Anuncio Otro medio (anótelo) No Si (descríbalos) $
¿Tiene parientes trabajando en esta Empresa? ¿Su cónyuge trabaja? Percepción mensual
No Si (nómbrelos) No Si (¿dónde?) $
¿Ha estado afianzado? ¿Vive en casa propia? Valor aproximado
No Si (nombre de la Cía.) No Si $
¿Ha estado afiliado a algún sindicato? ¿Paga renta? Renta mensual
No Si ¿a Cuál? No Si $
¿Tiene seguro de vida? ¿Tiene automóvil propio? Marca Modelo
No Si (nombre de la Cía.) No Si
¿Puede viajar? ¿Tiene deudas? Importe
Si No (razones) No Si (¿con quién?) $
¿Esta dispuesto a cambia de lugar de residencia? ¿Cuanto abona mensualmente?
Si No (razones) $
Fecha en que podría presentarse a trabajar ¿A cuánto ascienden sus gastos mensuales?
$

Comentarios del Entrevistador y Firma Hago constar que mis respuestas son verdaderas

Firma del solicitant

Kike.com.mx
 EJEMPLOS: CARTA DE PRESENTACIÓN

Nombre Apellido Apellido

Calle Nombre de la calle, nº Pta.
Código postal Pueblo Ciudad
Teléfono
Correo electrónico

Nombre Apellido Apellido Empresa

Calle Nombre de la calle, nº Pta.
Código postal Pueblo Ciudad
CIF
Teléfono

Lugar, fecha

Estimado/a Sr./Sra.,

Mi nombre es “Nombre Apellido”. He decidido a contactar con ustedes por (motivación personal para
escribirles esta carta). Una vez finalizados mis estudios de (titulación) en (nombre del centro), busco
donde profundizar y aplicar de modo práctico los conocimientos adquiridos.

Estoy muy interesada/o en trabajar en el (área profesional que te gustaría ocupar). Con mi formación
y especialización académica creo que podría serles útil a la hora de mejorar (qué aportaría tu perfil –
juventud-aprendizaje-facilidad de adaptación). Por lo que sé, en el desarrollo de su empresa (mostrar que
conoces o has hecho un seguimiento de la empresa) y estimo que (destacar cuál sería tu aporte para la
empresa). Además, aunque este sería mi primer puesto de trabajo, anteriormente, he tenido la oportunidad
de hacer prácticas en (lugar), donde aprendí a (describir conocimientos aprendido relacionados con los
intereses de la empresa).

Una oportunidad como ésta sería para mí, no sólo un paso más en mi desarrollo profesional, sino personal.
Es por eso, que me gustaría tener la oportunidad de conversar con ustedes en una entrevista para
demostrarles mis aptitudes.

Esperando sus noticias, les saluda atentamente.

Muchas gracias,

Nombre Apellido Apellido

Nombre Apellido Apellido

2
69
EJERCICIO
Nombre del Alumno
No. de Lista

Escribe en el recuadro las ventaja y desventajas de una correcta postura corporal.

VENTAJAS DESVENTAJAS

Valor: 1 punto

70
Con ayuda de la ilustración escribe las características que debe tener una
buena postura de trabajo.

71
EJERCICIO
Nombre del Alumno
No. de Lista

En el siguiente recuadro enlista las características más importantes que integran el

diseño y organización de una oficina:

DISEÑA UNA OFICINA:

Con ayuda del aula de clases y los insumos que se encuentran en el laboratorio de
computación, diseña una oficina contemplando los criterios enlistados y revisados
en clases.

Valor: 1 punto

72
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN

73
 RÚBRICA DE EVALUACIÓN DE LLUVIA DE IDEAS

Nombre del alumno: ____________________________________________

RASGO INDICADOR INDICADOR INDICADOR

LOGRADO LOGRADO NO
TOTALMENTE PARCIALMENTE LOGRADO

El alumno participa con el equipo

equitativamente
El alumno brinda aportaciones al tema de las
características del perfil de un asistente
administrativo
El alumno provee los materiales y recursos
para llevar a cabo la actividad.
El alumno participa en las conclusiones
El alumno usa la terminología y conceptos
propios del tema.

EVALUACIÓN:
SUMA TOTAL

CALIFICACIÓN

74
 RÚBRICA DE EVALUACIÓN DE CUADRO COMPARATIVO

Nombre del alumno: ____________________________________________

RASGO INDICADOR INDICADOR INDICADOR NO
LOGRADO LOGRADO LOGRADO
TOTALMENTE PARCIALMENTE

Presentación de todos los elementos

de la comparación de los beneficios la
comunicación asertiva y los beneficios
de la comunicación con empatía-
Identificación de las semejanzas y
diferencias de cada elemento de
comparación.
Representación esquemática de la
información
Se incluyó una introducción al cuadro
comparativo.
Usa las reglas de ortografía y
acentuación adecuadamente

EVALUACIÓN:

SUMA TOTAL

CALIFICACIÓN

75
 INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN PARA EXPOSICIÓN ORAL

Marque con una X los criterios que el estudiante demuestra y deje en blanco
aquellos aspectos en los que aún debe mejorar.

Nombre del estudiante

Criterios

1. Demuestra
preparación para
realizar la exposición.

2. Utiliza recursos de
apoyo en su
exposición.

3. Muestra dominio
en el desarrollo del
tema.

4. Expone con
claridad.

5. Maneja la
exposición suscitando
la participación.

6. Resuelve dudas de
sus compañeros
atendiendo a sus
preguntas.

76
7. El tono de voz es
adecuado para que
todo el auditorio
escuche.

8. Mantiene contacto
visual con el auditorio
mientras expone.

9. Utiliza
el lenguaje gestual
como apoyo en
su comunicación.

10. Establece la
relación entre los
conceptos y su
aplicación en la vida
cotidiana.

Total

SUMA TOTAL

CALIFICACIÓN

77
 RÚBRICA DE EVALUACIÓN DEL MAPA MENTAL

Nombre del alumno: ____________________________________________

RASGO INDICADOR INDICADOR INDICADOR

LOGRADO LOGRADO NO
TOTALMENTE PARCIALMENTE LOGRADO

Identificación la idea central del mapa a

desarrollar con el tema apariencia personal de
la secretaria.
Representación de los conceptos principales
del tema.
Organización de las ideas y subtemas de forma
lógica, secuencial y jerárquica sobre el tema.
Uso de conexiones con palabras claves sobre
el tema apariencia personal de la secretaria.
Presentación con ortografía correcta
Presentación de sitios y bibliografía consultada
en relación al tema liderazgo en las
organizaciones

EVALUACIÓN:

SUMA TOTAL

CALIFICACIÓN

78
 RÚBRICA DE EVALUACIÓN DE LLUVIA DE IDEAS

Nombre del alumno: ____________________________________________

RASGO INDICADOR INDICADOR INDICADOR

LOGRADO LOGRADO NO
TOTALMENTE PARCIALMENTE LOGRADO

El alumno participa con el equipo

equitativamente
El alumno brinda aportaciones al tema de las
características del autoestima y autocuidado.
El alumno provee los materiales y recursos
para llevar a cabo la actividad.
El alumno participa en las conclusiones
El alumno usa la terminología y conceptos
propios del tema.

EVALUACIÓN:
SUMA TOTAL

CALIFICACIÓN

79
 RUBRICA DE EVALUACIÓN DE DIAGRAMA DE FLUJO
Nombre del alumno: ____________________________________________

Recuperada en: https://www.studocu.com/pe/document/universidad-privada-

antenor-orrego/teoria-general/rubrica-de-diagram-de-flujo/20088337
SUMA TOTAL

CALIFICACIÓN

80
 Nombre del alumno: ____________________________________________

Recuperada en: https://es.slideshare.net/cbtis205/rbrica-de-evaluacin-mesa-redonda?next_slideshow=51884771

EVALUACIÓN:
SUMA TOTAL

CALIFICACIÓN

81
 INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN PARA EL DISEÑO DE OFICINAS.

EVALUACIÓN:
SUMA TOTAL

CALIFICACIÓN

Recuperada en: https://www.studocu.com/latam/document/universidad-continental-de-las-ciencias-y-las-artes/ingenieria-

ambiental/rubrica-editable-para-evaluar-la-creatividad/5765448

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EJERCICIO
Nombre del Alumno
No. de Lista

Responde las siguientes preguntas:

¿Qué aprendiste de nuevo?

¿Qué aprendiste de los demás?

¿Qué contenidos necesitas profundizar?

Agradezco.. Honro… Escribe la frase: Elijo y decido estar

en la vida. Renuevo todo.

¡HONRAMOS TU DESTINO!

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