Del Departamento de Contabilidad:

Entramos finalmente a considerar el departamento clave de un

Banco. Sí, lo llamamos así porque el Departamento de Contabilidad tiende
sus hilos conectándose con todos los departamentos y secciones del banco,
y en tal forma ejerce un perfecto control de las operaciones que cada uno
realiza.

Generalmente, la organización de este departamento es la siguiente:

Existe un Contador General quien es el jefe, y a cuyas órdenes se
encuentran varios contadores auxiliares.

La misión primordial del departamento es concentrar en los libros

generales las operaciones que realizan los otros departamentos y
secciones.

Hacemos esta aclaración porque en un banco nos encontramos

muchas veces con dos tipos de departamentos: unos que sólo realizan
operaciones que podríamos llamar de rutina, mientras que otros, además
de estas operaciones de rutina, hacen anotaciones o asientos de
contabilidad. Estos últimos, sin embargo, se concretan a hacer digamos, una
anotación primaria en reportes o formas especiales que son remitidos luego
al Departamento de Contabilidad para centralizar el registro de las
operaciones.

El Contador General establecerá que toda la comprobación de las

operaciones debe ser estrictamente documental, y que la unidad de tiempo
que se toma como medida es el día, con el fin que no haya retraso en el
registro de las operaciones.

Es el Contador General el llamado a sugerir la creación, suspensión

o sustitución de tales o cuales cuentas de la nomenclatura oficial que
daremos a conocer más adelante, y de la cual él ni los demás contadores se
pueden apartar en la anotación de los asientos de contabilidad, sin contar
con la autorización previa de la Superintendencia de Bancos.

Refiriéndonos a los asientos primarios que hacen algunos

departamentos y secciones del banco, diremos que ellos se hacen en hojas
o volantes llamados "vouchers" o "pólizas de diario", consistentes en un
pliego que contiene el registro de una operación debidamente autorizada y
comprobada. Deberán llevar la fecha, las cuentas y subcuentas afectas, la
cantidad y explicación respectiva; al pie irán las firmas de quien las hizo, de
quien la revisó y de quien la autorizó y aprobó. Estos vouchers o pólizas
de diario deberán ser concentrados después en el libroDiario, el cual es
un libro tabular o columnar, destinándose una de sus columnas para anotar
el número de orden de las vouchers o pólizas de diario.

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 Los sistemas modernos de contabilidad utilizan el libro "Diario Mayor
General", el cual cumple con las dos funciones: de Libro Diario y Libro
Mayor. Tiene la desventaja de que no se visualiza la explicación de los
asientos contables, teniendo que recurrirse al voucher o póliza que los
soporta.

Como hay operaciones de ingreso. operaciones de egreso y

operaciones de diario, es muy recomendable el uso de papel de distinto
color para cada clase de voucher. Así para los de entrada o ingreso
podría utilizarse papel rosado; para las salidas o egresos. color verde; y
para los vouchers de diario color blanco o cualquier otro color diferente.

Para fijar ideas. enfoquemos lo que pasa con una póliza de ingresos:
supongamos que en el Departamento Extranjero se presentan el mismo día
ocho clientes, solicitando otras tantas cartas de crédito. Por cada carta de
crédito emitida se confeccionará un volante de entrada de caja; luego se
concentrarán esos ocho volantes en uno solo que acuse el total de todas las
cartas expedidas. De la misma manera se procederá con los giros vendidos
y con los cheques de viajero, obteniéndose así tres pólizas de
concentración por tres motivos diferentes. Seguidamente, en contabilidad
general, concentran estas tres pólizas en una sola póliza general de ingresos
del día, en la cual figuran además los otros ingresos percibidos por el banco.

De igual manera se procede con las salidas o egresos; aunque como

ya advertimos, no todos los departamentos efectúan anotaciones de
contabilidad, siendo en tal caso la contabilidad general la que de encarga de
ello, con base en la documentación que recibe de los distintos
departamentos.

Es obligación del jefe del departamento velar porque se emitan

balances de saldos y estados de resultados mensuales. cumpliendo así con
las disposiciones de la superioridad bancaria.

En la actualidad el proceso contable de las múltiples operaciones de

un banco se facilita con el uso de las computadoras, pues si se dispone de un
buen sistema de control interno y de programas de aplicación adecuados, la
información se dispondrá en forma razonable y oportuna. Bastará
solamente la revisión a conciencia de los asientos de ingreso, de egreso \ de
diario que se procesan en el computador. siendo necesario para el efecto un
grupo de personas encargadas de controlar las entradas y salida de datos.

Resumiendo las funciones del Departamento de Contabilidad, diremos que

éstas son:

a) Centralizar, comprobar y registrar las operaciones que realizan todos

los departamentos del banco;

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b) Determinar los resultados y costo de operación de cada
departamento del banco:
c) Ser la fuente de información en cuanto a estados de cuenta se
refiere;
d) Determinar los resultados económicos y la situación financiera del
banco;
e) Emitir cheques y elaborar conciliaciones bancarias:
f) Preparar reportes estadísticos para ser presentados ante la gerencia y
ante la Superintendencia de Bancos;
g) Elaborar el presupuesto del banco;
h) Preparar la declaración anual del impuesto sobre la renta y sus
anexos;
i) Elaborar la memoria anual de operaciones, la cual dará a conocer el
gerente general al Consejo de Administración; y éste a la Asamblea de
Accionistas.
j) Llevar registro y control de los accionistas del banco.

DEL DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE

DATOS (P.E.D.):

Este departamento tiene como función administrar los recursos de

computación de tal manera que garantice:

a) Su disponibilidad para la captación masiva de datos;

b) Que los datos introducidos al sistema son correctos o con
un grado mínimo de error;
c) Obtener la información en forma oportuna para la toma
de decisiones.

Para el mejor logro de sus atribuciones este departamento se divide en las

secciones siguientes:

a. Sección de Análisis y Desarrollo de Sistemas

b. Sección de Operación
c. Sección de Mantenimiento de Sistemas

Sección de Análisis y Desarrollo de Sistemas.- Esta sección se

encarga de realizar estudios para identificar y desarrollar mejores
sistemas de información.

Dentro de sus funciones básicas tenemos:

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