CONTABILIDAD BANCARIA (S/4 HANA)

S4F10E

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El directorio bancario incluye las direcciones y los datos de control
válidos (por ejemplo, el código SWIFT) de todos los bancos utilizados en
el sistema SAP. Puede crear un directorio bancario de los siguientes
modos:

 Directorio bancario automático: Puede importar automáticamente el

directorio bancario, siempre que se encuentre disponible en
formato de datos electrónico y se disponga de un programa de
importación para estos datos.
 Directorio bancario manual: Puede crear el directorio bancario
manualmente mediante los datos necesarios.
Si un banco está definido en el directorio bancario, sus datos básicos
siempre están disponibles, por ejemplo, al registrar la información
bancaria en un registro maestro de deudor o de acreedor. Para acceder a
los datos bancarios, solo debe indicar el país del banco y la clave del
banco. El sistema encuentra el nombre y la dirección del banco en el
directorio bancario. Si el banco todavía no consta en el directorio
bancario, se puede indicar manualmente. A continuación, se añade al
directorio bancario, en caso de que se haya añadido al registro maestro
de interlocutor comercial.

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Con Bank Account Management (BAM) en S/4HANA, los tesoreros y
contables bancarios pueden centralizar la gestión de cuentas bancarias y
realizar distintas tareas:
1. Actualizar los datos maestros de cuentas bancarias que admiten
o Propiedades de cuentas comunes, como el número de cuenta
bancaria, IBAN, datos de extracto bancario y personas de
contacto
o Firmantes de pagos, límites de sobregiro
o Vías de conectividad que permiten la integración con cuentas de
banco propio o cuentas bancarias en sistemas remotos SAP o
no SAP.
o Ficheros o hiperenlaces adjuntos, campos definidos por el
usuario
2. Gestionar cuentas bancarias mediante:
o Visualización de cuentas bancarias en vistas estándar, incluidas
la vista Jerarquía de bancos y Lista de cuentas
o Definición de vistas personalizadas utilizando grupos de cuentas
bancarias
o Gestión de cash pools y ejecución de clearing de cuentas
o Importación o exportación de cuentas bancarias utilizando la
herramienta Importar y exportar cuentas bancarias

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3. Uso de procesos de workflow para abrir, modificar, cerrar y revisar
cuentas bancarias
Bank Account Management Lite es una versión básica de Bank Account
Management. Para obtener más información sobre características y
funciones, consulte SAP Help Portal.

Puede gestionar sus cuentas bancarias utilizando distintas vistas. La

vista Jerarquía de bancos muestra los bancos en una estructura
jerárquica. La relación jerárquica se construye mediante interlocutores
comerciales que representan bancos o grupos de bancos. De forma
predeterminada, en la estructura solo se visualizan los interlocutores
comerciales de organización que tienen asignado el rol de banco
(TR0703).

La Lista de cuentas permite visualizar y organizar las cuentas bancarias

de distintas formas. Por ejemplo, al hacer clic con el botón derecho en
una columna, se muestran funciones de ordenación, agrupación y
filtrado.
Además de las vistas estándar, incluidas la vista Jerarquía de bancos y
Lista de cuentas, también puede definir sus propias vistas para visualizar
cuentas bancarias en estructuras jerárquicas utilizando los grupos de
cuentas bancarias. De este modo, puede definir distintas vistas para
distintas finalidades de gestión.

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Los bancos propios son bancos en los que (la sociedad) tiene una o
varias cuentas.

Cada banco propio está representado en el sistema SAP por un ID de

banco propio y cada cuenta de ese banco está representada por un ID
de cuenta.. Estos ID son códigos de un máximo de cuatro caracteres
que pueden ser alfanuméricos. El ID de banco propio y el ID de cuenta
se registran en un registro maestro de cuentas de mayor, que representa
una cuenta bancaria en el libro mayor. Es decir, existe la siguiente
relación:

 Cuenta bancaria en banco propio <—> combinación de ID de

banco propio e ID de cuenta <—> cuenta de mayor

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-GESTION DE OPERACIONES DE CONTABILIDAD BANCARIA

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SAP ofrece libros de caja para gestionar la caja para gastos menores. Se
pueden crear libros de caja que se identifiquen únicamente por un código
de cuatro caracteres.
Cada libro de caja debe asignarse a una cuenta de mayor, que
representa la cuenta del libro de caja para gastos menores en el libro
mayor. Las operaciones al contado se graban de forma separada en el
libro de caja y se trasladan de forma periódica (por ejemplo, cada día) al
libro mayor.

La pantalla de entrada de datos para operaciones de libro de caja se

divide en las siguientes secciones.

 Selección de datos
Seleccione el período para los datos.
 Visualizar saldos
Se visualizan los totales de los fondos en efectivo recibidos y
emitidos, así como el saldo inicial y final.
 Operaciones de contabilidad
Registre las operaciones del libro de caja. Se distingue entre
“pagos en efectivo”, “entradas de caja” y “entradas de cheques”. La
cuenta de contrapartida de cada operación (y el indicador de
impuestos, si es necesario) se configuran por adelantado en la
configuración.

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 Las operaciones de contabilidad se graban por separado en el libro
de caja y se trasladan de forma periódica al libro mayor. Las
operaciones trasladadas se pueden imprimir en forma de diario.
Se puede imprimir un recibo de cada operación individual.

La figura muestra los tipos de operaciones de libro de caja posibles y sus

registros contables correspondientes.

Pueden existir muchas operaciones contables concretas con cuentas de

compensación bancarias específicas, cuentas de ingresos y cuentas de
gastos, todas con un texto descriptivo. Un ejemplo de una operación
contable del tipo Contabilización de gastos es la compra al contado
de material de oficina. En este caso, se utiliza Material de oficina de la
cuenta de gastos. Las operaciones de contabilidad se definen en el
Customizing, pero también se pueden crear directamente desde la
aplicación, en el caso de que se considere necesaria una nueva
operación de contabilidad durante las operaciones diarias.

Pese a que los pagos del deudor y del acreedor se pueden efectuar
mediante el libro de caja, el pago no compensa la partida abierta. Esta
compensación no se realiza hasta que se realiza un segundo paso como
parte de los acreedores o deudores. Utilice el acceso vía
menús Compensación de cuenta y seleccione la factura y el pago.

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Nota: Los pagos bancarios recibidos y efectuados no se
contabilizan directamente en las cuentas bancarias, sino que
primero se contabilizan en las cuentas de compensación bancarias.
Estas cuentas luego se compensan al tratar el extracto de cuenta
desde el banco

El procesamiento de cheques recibidos se gestiona de manera diferente

a nivel internacional. La figura muestra los dos procedimientos más
comunes basados en sociedades 1010 (Alemania) y 1710 (Estados
Unidos). En Alemania, los pagos suelen efectuarse mediante
transferencia bancaria. En los Estados Unidos, los cheques son la vía de
pago más común. Por esta razón, la cantidad de cheques recibidos en
Alemania es relativamente pequeña y puede ser manejada por el
departamento de contabilidad. En los EE. UU., muchas sociedades
utilizan un servicio bancario especial, denominado Lockbox. Esto facilita
en gran medida el procesamiento de cheques.

 Alemania:
Los deudores envían directamente los cheques al departamento de
contabilidad de IDES AG. Las partidas pagadas se compensan, los
cheques recibidos se contabilizan en unas cuentas especiales de
cheques recibidos, y los cheques y una lista de cheques
presentados al cobro se envían al banco. El banco recauda el

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 dinero de los clientes y lo contabiliza en la cuenta bancaria. La
contabilización aparece en el extracto de cuenta bancaria y el
importe recibido compensa la cuenta de cheques recibidos en el
libro mayor.

 Estados Unidos:
Los deudores envían los cheques directamente al lockbox de la
empresa. El banco recauda el dinero y registra los cheques y la
información sobre el pago en un fichero lockbox. El banco envía
este fichero de lockbox al departamento de contabilidad. Al
contabilizar los datos lockbox, las partidas pagadas se compensan
en contabilidad de deudores, y los importes de los cheques se
contabilizan directamente en la cuenta bancaria de mayor de los
cheques recibidos.

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Como se ve en el gráfico, el proceso para la presentación de
cheques es así:

1. Escanear cheques recibidos:

Los cheques recibidos se pueden procesar de forma manual o con un
escáner para cheques.

2. Visualizar lista de cheques:

Una vez registrados todos los cheques, el sistema proporciona una
lista de cheques presentados, que se puede corregir en caso
necesario.

3. Imprimir lista de cheques:

Las listas de cheques presentados al cobro se puede imprimir y enviar
al banco junto con los cheques.

4. Crear contabilizaciones relacionadas a los cheques:

Los juegos de datos batch input se crean a partir de las listas de
cheques presentados al cobro y se deben tratar para su
contabilización.

5. Contabilizar directamente:
La contabilización se puede completar directamente, sin una sesión
de batch input, mediante una operación especial posterior a la
contabilización.

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Al contabilizar una lista de cheques presentados al cobro, se generan
dos juegos de datos batch input, el juego de datos auxiliares y el juego
de datos de contabilidad bancaria. Ambos juegos deben tratarse para
que se realicen las contabilizaciones asociadas en el libro mayor.

 Juego de datos de contabilidad auxiliar:

El juego de datos de contabilidad auxiliar se procesa generalmente
a partir de la contabilidad de deudores y compensa las partidas
abiertas pagadas. La contrapartida se realiza en una cuenta de
compensación de cheques. Las partidas que se deben compensar
se basan en los datos incluidos en la lista de cheques presentados
al cobro proporcionado (como el número de entrega, el número de
documento, etc.).

 Juego de datos de contabilización bancaria:

El departamento financiero (o la Gestión de caja) suele encargarse
de procesar el juego de datos de contabilización bancaria.
Contabilizan importes de cheques en la cuenta de cheques
recibidos. La contrapartida se realiza en una cuenta de
compensación de cheques.
El juego de datos de contabilidad bancaria debería procesarse en primer
lugar para que la gestión de caja reciba la información más actualizada.

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Al procesar el juego de datos de contabilidad auxiliar, en ciertos casos,
las diferencias de pago se deben tratar de forma manual.

Al utilizar un lockbox, los deudores envían su información sobre cheques

y pagos directamente al banco. El banco cobra una tasa para dar entrada
a los datos sobre cheques recibidos. El banco graba la información sobre
cheques y sobre pagos en un fichero y lo envía al departamento de
contabilidad utilizando la transferencia de datos, por ejemplo, la línea
para transmisión de datos o la interfaz de datos electrónicos.
El fichero lockbox se registra en el sistema SAP. Las cuentas de los
cheques recibidos se contabilizan y las facturas pagadas se compensan.
Una vez completada la información sobre pagos, el sistema SAP puede
continuar de forma segura con la compensación. Si el sistema no puede
encontrar ninguna factura por pagar, la información de pagos debe
procesarse de forma manual tras utilizar la función Procesamiento
posterior.

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Cada mañana, las empresas reciben de sus bancos los extractos
bancarios por medios electrónicos.
La funcionalidad de importación automática importa, procesa y transfiere
los extractos bancarios dependiendo de las opciones de configuración.
Todos estos pasos pueden controlarse en el Resumen de extracto
bancario:

 Una aplicación web-dynpro, que se ejecuta en SAP Business

Client.
 Con el resumen del extracto bancario, se obtienen un único punto
de entrada para todo el proceso vinculado al procesamiento de
extracto bancario.
 Los extractos bancarios de diferentes formatos se importan
automáticamente al sistema, se procesan y, de ser necesario, se
transfieren a sistemas locales.
 Se admite el control y el tratamiento de excepciones.
Además, la aplicación de Fiori Supervisor de extractos
bancarios proporciona un status global de los extractos bancarios
supervisados y también permite identificar las cuentas bancarias que no
se importan correctamente. A continuación, puede comunicar el
problema a la persona responsable por correo electrónico cuando
encuentre una cuenta bancaria en estado de error.

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Después de la importación, distintos algoritmos y rutinas intentan hacer
coincidir los pagos recibidos con las facturas abiertas.
Debido a la mala calidad de los datos, no se pueden hacer coincidir
automáticamente todas las partidas, por lo que deben procesarse de
forma manual en la operación de procesamiento posterior mejorada:

 Una interfaz de usuario eficiente que ofrece toda la información y la

funcionalidad necesaria en una sola pantalla.
 Beneficio: Experiencia de usuario y productividad de usuario
mejoradas.
Finalmente, un registro realiza un protocolo de todos los pasos del
sistema que ya se han realizado para borrar las partidas abiertas.
La función empresarial requerida se llama FIN_BL_EB_1 (-> FI-BL,
Importación y procesamiento posterior del Extracto bancario electrónico).
Esta función empresarial es reversible.

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