PRIMER CURSO DE CONTABILIDAD

Autor: Elías Lara Flores

Resumen: Etny Jathzeel Rivera Lara.

CAPÍTULO 16: Errores, Omisiones y Contrapartidas.
CAPÍTULO 17: Cuentas Colectivas o de Control.
CAPÍTULO 18: Asientos de ajuste.
CAPÍTULO 19: Cierre Anual de Operaciones y Hoja de Trabajo.
CAPÍTULO 20: Primera Práctica de Contabilidad.

En estos capítulos se explica en primer lugar aquellos errores que solemos cometer en
la capturación de los datos, estos se presentan con mayor frecuencia en el libro de
diario y en el de mayor, en este primero los errores más comunes que se presentan
son los de invertir el orden de las cuentas, cargar o abonar en una cuenta que no
corresponde, cargar y abonar más de lo debido, cargar y abonar menos de lo debido,
omitir el nombre de una cuenta y equivocarse en la redacción. En su mayoría estos
errores son corregidos en el libro de mayor con las contrapartidas y por consiguiente
este último mencionado queda corregido en automático, sin embargo, aun así, puede
presentar errores como el Cargar en una cuenta en vez de abonarla o viceversa, cargar
o abonar en una cuenta por otra, cargar o abonar una cantidad mayor que la
verdadera, cargar o abonar una cantidad menor que la verdadera, repetir un asiento,
anotar fechas, folios o contracuentas que no son las correspondientes.

Posterior a esto se aborda el tema de cuentas colectivas o de control, que se pueden

registrar de manera individual o global, ya que, las empresas que efectúan operaciones
con un número reducido de personas o de instituciones pueden establecer el registro
individual, que consiste en abrir una cuenta especial en el libro Mayor para cada
persona o institución con las que se opera, sin embargo, las empresas que efectúan
operaciones con numerosas personas o instituciones, debe llevar un registro global,
porque si abrieran una cuenta especial en el libro Mayor para cada una de ellas, se
enfrentarían los siguientes inconvenientes y dificultades como que el libro Mayor sería
demasiado reducido para contener todas las cuentas personales o sería más
complicado localizar las cuentas, asi como, más laborioso llevar al día los pases a las
cuentas afectadas y no se podría determinar rápidamente el total a favor o a cargo del
negocio y por lo tanto, más lenta la preparación de los estados financieros. Es por esto
que entran al juego las cuentas colectivas que se llevan en el libro Mayor y expresan el
total de los saldos de una serie de cuentas particulares asentadas en libros, llamados
Mayores auxiliares. Las cuentas particulares que-se abren en los Mayores auxiliares
reciben el nombre de cuentas auxiliares, o subcuentas, pues representan una parte del
saldo de la cuenta colectiva a que corresponden.
Las subcuentas que forman el Mayor auxiliar de una cuenta colectiva se pueden llevar
en un libro, en hojas intercambiables o en tarjetas. Cuando se llevan en hojas sueltas o
tarjetas, se tiene la ventaja de que las subcuentas se pueden archivar clasificadamente.
Entre las principales subcuentas auxiliares se encuentran:
 El Mayor auxiliar de Bancos: se lleva con el objeto de ejercer control sobre las
operaciones efectuadas con cada uno de los bancos.
 El Mayor auxiliar de Almacén: se lleva el control particular de las entradas y
salidas de las diferentes clases de artículos que se manejan, de tal manera que se
pueda conocer, en cualquier momento, tanto la existencia en especie como el
valor total de cada una de ellas. Aquí en esta cuenta auxiliar se emplea lo que son
PEPS, PP.
 El Mayor auxiliar de Clientes: se lleva el control de los cargos y abonos a cada uno
de ellos, de tal manera, que en cualquier momento se puedan conocer los saldos
respectivos.
 El registro de documentos por cobrar se lleva con el objeto de ejercer control sobre
cada uno de los documentos que se reciben para su cobro, en este auxiliar no se
usa tarjeta para cada uno de los documentos, sino que se emplea un libro, del cual
se utiliza un renglón para cada documento.
 El registro de documentos por pagar se lleva con el propósito de ejercer control
sobre cada uno de los documentos que se suscriben, así como los girados por
terceras personas y aceptados por el negocio.
 El registro de Gastos de venta se lleva con el objeto de ejercer control sobre cada
uno de los gastos erogados directamente relacionados con la promoción, la
realización y el desarrollo del volumen de las ventas.

El capítulo 18 se asocia con el capítulo del balance ya que antes de proceder a la

preparación de los estados financieros, es necesario hacer un examen del saldo de
cada una de las cuentas del Mayor, para saber si su valor coincide o no con la
realidad; cuando no coincida la diferencia que resulte, se debe registrar por medio de
asientos especiales que reciben el nombre de ajustes que son asientos previos a la
presentación del Balance general, los cuales se hacen al terminar el ejercicio y que
tienen por objeto precisar el saldo de las cuentas. No hay regla que fije el número de
ajustes, por lo que se pueden hacer tantos como sean necesarios para que cada una
de las cuentas en movimiento arroje al terminar el ejercicio el saldo que realmente
corresponde.

Ahora bien, al terminar el ejercicio, una vez registradas todas las operaciones
efectuadas durante el mismo, el proceso contable que se debe seguir para hacer el
cierre anual de operaciones es el siguiente:
 1. Se elabora la balanza de comprobación, que es el documento por medio del
cual se puede verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del Diario
han sido trasladados a las cuentas correspondientes del Mayor, respetando el
principio de la partida doble.
2. Antes de proceder a la formulación o elaboración de los estados financieros, es
preciso hacer los asientos de ajuste necesarios para que el saldo de cada una
de las cuentas, al terminar el ejercicio, coincida con la realidad, o por lo menos
sea lo exacto posible.
3. Una vez efectuados los asientos de ajuste necesarios, así como los pases de
los mismos a las cuentas correspondientes del Mayor, es necesario obtener de
éste una relación de cuentas con los saldos ya ajustados, la cual se denomina
Balanza de saldos ajustados, el cual es un documento en que aparecen los
saldos de las cuentas después de haber pasado a ellas los asientos de ajuste
necesarios.
4. Para hacer los asientos de ajuste es preciso verificar que los saldos de cada
una de las cuentas de la Balanza de comprobación coincidan con la realidad;
las diferencias detectadas son las que se deben contabilizar por medio de
asientos de ajuste.
5. Para traspasar los saldos de las cuentas de Resultados a la de Pérdidas y
ganancias, se acostumbra hacer dos asientos; en el primero, se deben
transferir los saldos acreedores y en el segundo los deudores.
6. La Balanza previa al Balance general se formula con los saldos de las cuentas
que quedan abiertas después de haber trasladado al libro Mayor los asientos
de pérdidas y ganancias.
7. El asiento de cierre, como su nombre lo indica, se hace para saldar o cerrar las
cuentas que quedan abiertas después de haber trasladado los asientos de
pérdidas y ganancias al libro Mayor y se hace con los saldos de las cuentas
que aparecen en la Balanza previa al Balan ce general.
Todo el proceso desarrollado, desde la Balanza de comprobación hasta la formulación
de los Estados financieros, se puede hacer en un solo documento denominado Hoja de
trabajo, el cual no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter
optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre
anual de operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de
ajuste, los de pérdidas y ganancias y el de cierre en el libro Diario, así como los
Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de
Inventarios y balances.

El amplio campo de la contabilidad está abierto para contadores bien capacitados;

brillantes oportunidades hay cada día para quienes mejor preparación han adquirido.
La preparación se adquiere practicando constantemente el análisis y el registro de las
operaciones en los diferentes libros y registros, así como la elaboración de los Estados
financieros; hasta lograr hacerlo con seguridad, rapidez, exactitud y limpieza.