Identificación de problemas de una empresa

Para el desarrollo de un Sistema de Información

Alumnos:

Sergio Luis Alzamora Hueto

Harrisson Stiven Márquez Correa
Yenny Liseth Parra Herrera
Leidy Yiset Ramos Montaño
Diego Fernando Roa Mejía

Instructores:

Edwin German Ortiz Ortiz

Camilo Andrés Gutiérrez Oviedo

Análisis y desarrollo de sistemas de información

Sena

Servicio nacional de aprendizaje

Centro de servicios financieros

Bogotá D.C
2020
Contenido Pág.

Ambito empresarial……………………………………………….……3

Entrevistas……………………………………………..………….…….3

Identificación de la necesidad………..………………….…………...…6

Ideas de Solución..……………………………………….………...……6

Encuesta………………………………….…………………………...…6

Validacion de idea de solución …………………………….……...……7

Ajustes de la idea……………………………………………………..…7
AMBITO EMPRESARIAL
Bomi Group
Es un grupo internacional que se ocupa de la logística y la gestión de productos de alta tecnología
para el cuidado de la salud.

ENTREVISTAS REALIZADAS A TRES FUNCIONARIOS DE BOMI GROUP

Victor Quintero
Key account

1. ¿Cuál es el nombre de la compañía para la cual usted labora?

- Bomi Group

2. ¿Cuál es su misión, visión y objetivos?

- La misión es diseñar soluciones a nivel logístico para agregar valor a la cadena de suministro del
mercado de la salud, su objetivo es ser el aliado número 1 en la industria de la salud.

3. ¿A qué se dedica la empresa Bomigroup?

-Almacenamiento y distribución de medicamentos e insumos del sector salud

4. Según su perspectiva, ¿Que opina usted sobre el software que maneja actualmente la compañía?
-El WMS es funcional, pero le hacen falta actualizaciones y modernizaciones.

5. ¿Considera usted que el software que manejan actualmente cumple todas las expectativas que
requiere los procesos de la compañía?
-Aún no se han automatizado por completo el sistema WMS por lo cual se realizan movimientos
manuales los cuales son propensos a generar errores en los procesos de la compañía.

6. ¿Al ser usted la persona que tiene contacto directo con el cliente que problemas se le presentan
a diario en base a las plataformas que tiene que utilizar para la generación de facturas, pedidos y
demás?
- Por los movimientos manuales que se deben realizar permiten la creación con los datos errados
de temas de facturación en cantidades y en lotes.

7. ¿Qué se debería mejorar en base a los sistemas que utiliza actualmente?

-Automatizar actualización de ubicaciones de acuerdo a los estados de calidad y los registros
de controles de temperatura de cada ubicación donde se encuentran a veces diferentes registros de
temperatura los cuales no deberían ser así.

8. ¿Considera que se debe seguir optimizando el sistema para evitar la toma de información manual
y de esta forma evitar errores?
-Se debe seguir optimizando en muchos aspectos automatizar y dejar a un lado los movimientos
manuales que se vienen realizando.
AMBITO EMPRESARIAL
Bomi Group
Es un grupo internacional que se ocupa de la logística y la gestión de productos de alta tecnología
para el cuidado de la salud.

9. ¿Qué opina usted de acuerdo al orden del inventario?

-Se ve afectado por las falencias que tiene el mismo sistema

10. ¿Cree que se deben aplicar sistemas de información que nos ayuden a controlar este tema para
lograr mantener todo en correcta ubicación?
-Se deben aplicar sistemas de información más actuales y mucho más automatizados para controlar
el tema de inventario, configuraciones de temperatura y configuración de estados de calidad.
Carolina Cardozo
Jefe de Bodegas
BOMI GROUP

Preguntas;
1. ¿Cuál es el nombre de la compañía para la cual usted labora?
- Bomi group

2. ¿Cuál es su misión, visión y objetivos?

- Garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la empresa, para en el futuro
disminuir el número de quejas por parte de los clientes.

3. ¿A qué se dedica la empresa Bomigroup?

- Logística y gestión de productos de alta tecnología para el cuidado de la salud.

4. Según su perspectiva, ¿Que opina usted sobre el software que maneja actualmente la compañía?
- Según mi perspectiva el software que manejamos actualmente está un poco desactualizado.

5. ¿Considera usted que el software que manejan actualmente cumple todas las expectativas que
requiere los procesos de la compañía?
- Opino que sería bueno implementar un software un poco más avanzado.

6. ¿Según el cargo que ocupa actualmente que falencias evidencia en los procesos que se llevan a cabo
correspondientes a su cargo?
- Las falencias que se presentas son falta de herramientas para poder cumplir a cabalidad con los
requerimientos de los clientes.

7. ¿Esta consiente de que contar con una sistematización completa de la empresa, Contribuiría a
una atención eficaz y eficiente al cliente mejorando así el margen de ingresos, almacenamiento y
despacho?
-Si tuviéramos una sistematización más eficaz los procesos fluirían de mejor manera.

8. ¿Considera que ha habido pérdidas por no contar con una sistematización adecuada de los
inventarios?
-Considero que si ya que todos los procesos son muy manuales y en ocasiones nos equivocamos
en el momento de digitar información.

9. ¿Cuál cree usted que es la mayor problemática que se evidencia en el momento de la recepción de
ingreso de la mercancía?
- No tener radiofrecuencia y tener que realizar todos los procesos manuales.
Carolina Cardozo
Jefe de Bodegas
BOMI GROUP

10. ¿Cree usted que al tener un sistema de base de datos donde se relacione la cantidad de cajas por
despacho se pueda agilizarla creación de guías y entregas a transporte?
- Creo que sería la manera más eficaz de llevar este proceso.

11. ¿creería usted que implementando un software y cambiando medidas actuales de manejo de
información se podría economizar y ganar tiempo a un largo–mediano plazo?
-Creo que si ya que teniendo una sistematización más avanzada nos ahorraríamos tiempo y
recurso en procesos que hoy en día son muy manuales.
Julián Gerena
Ingeniero de Sistemas
BOMI GROUP
Preguntas;

1. Según su perspectiva, ¿Que opina usted sobre el software que maneja actualmente la compañía?
- es un software dinámico amigable con el usuario en este momento se encuentra en una etapa de
desarrollo el cual buscamos mejorar su interfaz gráfica y sus diferentes módulos para para mejorar
procesos de la compañía tanto de recibo y despacho de mercancía.

2. ¿Considera usted que el software que manejan actualmente cumple todas las expectativas que
requiere los procesos de la compañía?
- sí, actualmente manejamos todos los procesos a través del software que tenemos actualmente, en el
cual aún está en desarrollo que busca minimizar tiempos en la bodega en el tema de almacenamiento
y en despachos de la mercancía, por ende estamos realizando una mejora del software.

3. ¿Según el cargo que ocupa actualmente que falencias evidencia en los procesos que se llevan a cabo
correspondientes a su cargo?
- falencia en el tema IT los procesos son muy controlados buscamos es cubrir las falencias de
despacho y producción en la bodega, la falencia que tenemos en este momento es que estamos
perdiendo mucho tiempo en el tema de recibo y alistamiento del producto.

4. ¿creería usted que implementando un software y cambiando medidas actuales de manejo de

información se podría economizar y ganar tiempo a un largo mediano plazo?
-Sí, lo que realmente estamos buscando en este momento es en reducir los tiempos de procesos de
alistamiento y despacho de mercancía porque este proceso se realiza muy manual.
IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD O SITUACIÓN DEL PROBLEMA

Se logró identificar la necesidad de un software más actualizado, que cuente con un sistema
estructurado el cual facilite la labor en cada una de las áreas en las que se realizará la implementación
disminuyendo así, el riesgo de error humano como se ha venido evidenciando acorde a los procesos
operativos y llevando así mismo a optimizar tiempos de entrega, beneficiando cliente y trabajador,
de igual manera se identificaron errores en los procesos de alistamiento y despacho de mercancía,
teniendo en cuenta que se realiza de manera manual lo cual da apertura a posibles fallos como se han
venido presentando actualmente.

IDEA DE SOLUCIÓN

Optimizar los procesos, brindando una disminución en el margen de error, generar agilidad en la
gestión logística, y ganancias a un mediano largo plazo, el alcance del proyecto está destinado a mejorar
la calidad laboral de los empleados de la compañía, quienes son los encargados del almacenamiento,
verificación y alistamiento de la mercancía, con el fin de mitigar las problemáticas evidenciadas en la
entrevista que se realizó a un personal de la empresa Bomi Group.

ENCUESTA

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdxuZ51_k_rQU4D68aY27xBlU51v7XvD_
d5H1ujVqe_o-ZfUw/viewform

VALIDACION DE LA IDEA DE SOLUCIÓN

Implementar un sistema de automatización de la información, con el fin de solucionar la problemáticas

de tiempos extendidos, errores en facturación de productos y lotes, ubicación de los mismos, siendo
así un método más dinámico para la búsqueda de datos, una de las ventajas que le ofrecemos a la
compañía se enfatiza a una interrelación con la información más interactiva y segura, mejorando
la calidad laboral de cada uno de los trabajadores en todos los niveles, así mismo contribuimos al
medio ambiente, reduciendo el consumo considerable en hojas de papel, llegando a la digitalización
del ciento por ciento de la compañia.

AJUSTES DE LA IDEA

Teniendo en cuenta la problemática con la cual cuenta esta empresa y los resultados de las encuestas
realizadas, se puede concluir que la idea planteada inicialmente se encuentra acorde a la situación-
problema con la que se cuenta actualmente.