NIT. 901.487.

956-4 PERSONA JURIDICA

Cel. 310 7374112 Transversal 6 # 46-43 San Fernando Valledupar-Cesar
SMART ELECTRONIC SISTEM S.A.S
2021
SMART CHATBOT WHATSAPP

Valledupar, Cesar 31 MAYO 2022

Señores
IPS-EPS-HOSPITAL

PROPUESTA
SMART CHATBOT WHATSAPP

Dado el rápido crecimiento del uso de tecnologías en los servicios médicos, se vuelve difícil para las IPS
mantener un nivel superior de satisfacción y accesibilidad en el paciente. Sin embargo, herramientas de uso
cotidiano como WhatsApp permiten alcanzar dicho nivel. Puede actúar como un asistente virtual para que el
usuario acceda a sus servicios con la máxima velocidad. Permite la prestación de servicios las 24 horas del día,
lo que ayuda a la IPS a construir una marca confiable.
Alguna vez se preguntó ¿cuántas citas se pierden en su clínica y cuanto dinero está dejando de
ganar? porque no tiene suficientes asesores en el call center para responder las llamadas?
Todas esas oportunidades ahora pueden ser atendidas con WhatsApp en las clínicas u hospitales, lo que se
traduce en mayores ingresos para el centro médico.
Esta solución tecnológica ayuda a los hospitales y clínicas a brindar una experiencia personalizada, promover
la fidelización de sus pacientes, al permitir realizar encuestas en tiempo real y recordatorios de sanos hábitos,
medicamentos a las personas según su receta, promoviendo un estilo de vida saludable en la post-
hospitalización.

.
SERVICIOS “SMART CHATBOT WHATSAPP”

1. Autogestión agendamiento Citas: Asignación automática de

hasta 30.000 citas mensuales por cada asistente virtual vía whatsapp.

Cada agente virtual puede gestionar y agendar la asignación de citas hasta de 5

pacientes simultáneamente. Considerando que el tiempo promedio de
asignación de una cita por este medio es de 3 a 5 minutos, entonces, cada
agente podría asignar hasta 100 citas x hora, y dado que la plataforma está
activa 24h/7 días a la semana, podría agendar más de 1.000 citas al día, es
decir, hasta 30.000 citas al mes por cada agente virtual.

Funciones del módulo:

 Interfaz software de programación agendamiento semanal o mensual de

horario disponible de cada profesional según especialidad del servicio.

 El agente virtual whatsapp, valida la autenticidad del usuario que solicita un servicio, integrándose
con el CRM (software institucional de datos del pacientes/clientes) a través de preguntas privadas,
tales como, número de identificación, fecha nacimiento, teléfonos, direcciones, fecha expedición
documento identidad, ultima vez que estuvo hospitalizados, etc.

 Posibilidad de cancelar o reagendar la cita médica asignada, directamente por el cliente desde el
chatbot de Whatsapp.

 Reportes del total de citas asignadas por servicio, especialidad, horario, profesional.

Valor mensual de cada agente Virtual de Gestión de agendamiento de hasta 30.000 citas al mes.
$xxxxx Mcte + IVA.

Ing. Oscar Cabrales. Cel. 310-7374112 smartcolombiano@gmail.com 1

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SMART CHATBOT WHATSAPP

2. Campañas de Mensajería Masiva 100.000 mensajes al mes.

Campañas de Promoción y Prevención, acompañamiento post-

hospitalización, post-consulta, fidelización de clientes. (4.000 mensajes
diarios, 100.000 mensajes al mes por cada agente)

Envío masivo de mensajes de texto, archivo pdf, imágenes, videoclip

mp4, audio mp3 por cada asistente virtual vía whatsapp.

Funciones del módulo:

 Interfaz software de programación de campañas de envío masivo de

texto, video, imágenes. Permite configurar el horario de envíos y filtrar
destinatarios directamente del software CRM institucional (Dinámica, RFast, Kristalos, etc) por
criterios tales como sexo, edad, comorbilidad, fecha de última consulta u hospitalización, número de
hijos, estrato, eps, esquema de vacunación, resultados de laboratorio, régimen de afiliación, tipo de
contrato, antecedente de enfermedades, antecedentes de procedimientos médicos.

 Por ejemplo, si su IPS realiza mamografías, podría enviarle un videoclip de invitación via whatsapp a
las mujeres mayores de 40 años en su base de datos que no se han realizado el examen en los
últimos 12 meses. Dando la opción de reservar la cita directamente o transferirla al contact center
humano.

 Reportes de estado de mensajes leídos por el destinatario, estadística de respuesta del paciente o
cliente, indicando los interesados en recibir más información o una llamada directa del Contact Center
Humano.

Valor mensual de cada agente de mensajería masiva 100.000 mensajes al mes. $xxxx Mcte + IVA.

3. Encuestas Interactivas vía WhatsApp (50.000 encuestas

mensuales por cada agente virtual).

Encuestas de opinión, calidad de atención o preferencias en servicios y

productos. Encuestas post-hospitalización, post-consultas)

Funciones del módulo:

 Interfaz software de programación de encuestas con opción de incluir

texto, video, imágenes. Permite configurar el horario y período de fechas de la encuesta y filtrar
destinatarios directamente del software CRM institucional (Dinámica, RFast, Kristalos, etc) por
criterios tales como sexo, edad, comorbilidad, fecha de última consulta u hospitalización, número de
hijos, estrato, eps, esquema de vacunación, resultados de laboratorio, régimen de afiliación, tipo de
contrato, antecedente de enfermedades, antecedentes de procedimientos médicos.

 Reportes estadísticos de la encuesta, indicando número de encuestados, porcentaje y cantidad de

cada opción seleccionada, observaciones de cada cliente, indicando los interesados en recibir más
información o una llamada directa del Contact Center Humano.

Valor mensual de cada agente de encuestas interactivas. Hasta 100.000 clientes encuestados por
mes. $xxxx Mcte + IVA.

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¿Por qué adquirir Smart ChatBot en su negocio?

 Accesibilidad y oportunidad 24/7. Responde al instante a tus clientes sin importar la hora o
lugar donde se encuentren. Independientemente de la hora del día o el lugar donde se
encuentre la persona, los chatbots de WhatsApp pueden ayudar a abordar instantáneamente las
inquietudes de los pacientes, lo que aumenta la satisfacción del y la posibilidad de recomendar
sus servicios

 La red más usada en el mundo: Crea conversaciones personalizadas en la aplicación más

utilizada en el mundo, más de 2.000 millones de usuarios activos.

 Inteligencia Artificial: Integra algoritmos avanzados para comprender la intención del cliente
durante el flujo de la conversación.Posibilidad de transferir fácilmente la conversación a un
agente humano del contact center.

 Reducción de costos en asesores humanos del contact center al descongestionar número de

llamadas mediante el ChatBot de respuestas automáticas. La mayoría de las personas llaman a
servicio al cliente para hacer preguntas frecuentes básicas. ChatBot puede administrar tales
actividades, reduciendo el costo operativo de contratar los servicios de un call center. Ya sea que
el Call Center sea interno o tercerizado, su operación y costos son un dolor de cabeza para las
IPS. Sin embargo, y gracias a las nuevas tecnologías digitales, ya es posible disminuir la
cantidad de llamadas que reciben los Call Centers mientras se ofrece una mejor atención al
paciente

 Seguimiento y acompañamiento Post hospitalización.Tal vez una de las causas de que no

exista un interés por parte de sus pacientes para volver a su IPS sea que desconocen totalmente
como está prestando sus servicios. Puede enviarles mensajes informativos con horarios de
atención y servicios disponibles.

 Búsqueda activa institucional. Genere contenido y fidelización. Ya sea de índole educativo

o preventivo acerca de temas de interés general y cuidado de la salud. Tambien puede
responder preguntas relacionadas con su especialidad a sus seguidores y recordarles los
servicios que estén habilitados. Y siempre recuérdeles que toma en serio las normas de
bioseguridad para evitar el contagio dentro de su IPS. Esta es una excelente forma de lograr
reconocimiento y atraer pacientes a su IPS.

 Integración automatizada con CRM de su institución a través de la base de datos de clientes.

En su Sistema Base de Gestión (en donde realiza el agendamiento, historia clínica, etc.)
seguramente tiene una base de datos de gran valor y es el momento de explotarla. Aproveche
los correos electrónicos que ha recibido, las llamadas, los mensajes y comunidad que tiene en
sus redes sociales, y por supuesto, las interacciones que ha tenido directamente en la IPS para
recolectar información de sus pacientes. Una vez tenga esa base de datos depurada puede
hacer uso para distintas estrategias como correos electrónicos, mensajes de texto masivos
informando que la IPS está operando, preguntar a través de una encuesta si estarán necesitando
un servicio en el futuro, entre otros. Por último, su base de datos también tiene información sobre
los motivos de consulta de sus pacientes y esta información puede ser utilizada para generar
valor en ellos.

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SERVICIOS QUE DEBE PROPORCIONAR EL COMPRADOR

Facilitar los permisos de acceso tipo Select a la tabla del servidor de base de datos del CRM de
cada institución. Por ejemplo, MySQL, ORACLE, Postgrest, SQL server, para extraer los datos
de los clientes o pacientes.

La Institución deberá acompañar el proceso, facilitando información y permitiendo el apoyo y

acompañamiento del personal de sistemas.

CONDICIONES DE LA PROPUESTA

1. Forma de pago: Suscripción mensual, semestral/anual 100% pago anticipado

2. Tiempo de Parametrización y configuración personalizada al cliente: 15 días hábiles contados

a partir del pago total anticipado.

3. Garantía, Soporte y Mantenimiento: Se ofrece mantenimiento y acompañamiento VIRTUAL. La

institución prestará los servicios de un técnico o encargado del área de sistemas para recibir
instrucciones y capacitación básica respecto a la operatividad del sistema.

4. Exclusiones de la Garantía: La garantía no cubre deterioros propios del uso de los dispositivos,
mala utilización por parte de los funcionarios, clientes o empleados, problemas en el fluido eléctrico,
vertimiento de líquidos o químicos, conexiones a tierra ineficientes, causas atmosféricas tales como
rayos o picos de voltaje en la red. El soporte se realizará telefónicamente o por Escritorio remoto
dependiendo de la eventualidad.

5. Desarrollo de módulos, reportes y funciones personalizadas: El desarrollo de funcionalidades

extras, no contenidas en la licencia instalada en el momento de la compra del software, tendrán un
costo para el comprador dependiendo de la dificultad y tiempo de desarrollo que ésta implique.

Atentamente,
_______________________
Rep. Legal
ING. OSCAR JOSE CABRALES BAENA CC. 9.273.520 DE MOMPOS
Valledupar, Cesar enero 18- 2022
Email: smartcolombiano@gmail.com Cel. 310-7374112

Ing. Oscar Cabrales. Cel. 310-7374112 smartcolombiano@gmail.com 4