INSTRUCTIVO BAJA DE ELEMENTOS CÓDIGO:

DEVOLUTIVOS 03-03-IS-09
GESTIÓN DE RECURSOS
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FISICOS, INFRAESTRUCTURA Y
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TABLA DE CONTENIDO

1. REGISTROS Y FORMATOS.......................................................................................2
2. INSTRUCCIÓN............................................................................................................2
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................................4
4. CONTROL DE CAMBIOS...........................................................................................5
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PROCESO, PROCEDIMIENTO Y ACTIVIDAD AL QUE SE RELACIONA

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES DE LA ENTIDAD

1. REGISTROS Y FORMATOS

CLASE TITULO DEL DOCUMENTO CÓDIGO DISPOSICIÓN

Baja definitiva de elementos Se conserva en medio

Formato
devolutivos electrónico y físico

Formato Acta De Entrega

2. INSTRUCCIÓN

ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

Recibir oficio de solicitud de baja de elementos del área AUXILIAR

ADMINISTRATIVO
01
Nota: entregar solicitud al auxiliar administrativo para que (RESPONSABLE DE
verifique y retire los elementos devolutivos del área solicitante INVENTARIOS)

Verificar y retirar los elementos devolutivos del área solicitante

AUXILIAR
02 ADMINISTRATIVO DE
Nota: los elementos retirados se trasladan a la bodega de
BODEGA
inservibles

Elaborar acta de traslado de los elementos solicitados, para

iniciar el tramite de baja de elementos
03
Nota: En la descripción del acta se enuncia que el elemento
sale del servicio e ingresa a reintegro

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

Una vez el elemento se encuentra en reintegro se elabora un
documento, el cual determina que el elemento sale de reintegro
e ingresa al almacén de elementos no explotados PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
Nota: Citar a comité de inventarios, para tomar la decisión de
baja de elementos y su entrega

Realizar comité de inventarios para autorizar la baja de los

SUBDIRECTOR
elementos, el comité lo preside el secretario general de la
ADMINISTRATIVO Y
unidad
FINANCIERO Y
PROFESIONAL
Nota: elaborar acta de comité, asignando fecha y hora, el acta
UNIVERSITARIO
debe ser firmada por cada uno de los participantes

Elaborar y enviar comunicado por escrito a la entidad publica a

la cual se le hayan asignándolos elementos y a la secretaria de
educación para el caso de los equipos de computo
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
Nota: cuando alguna entidad no acepta los elementos se debe
enviar el comunicado a otra entidad

Recibir respuesta de aceptación o rechazo de los elementos

por parte de las entidades adjudicatarias, si la entidad acepta SUBDIRECCIÓN
enviar respuesta de aceptación al almacén y si no informar a la ADMINISTRATIVA
Secretaria General

Recibir respuesta de aceptación de los elementos y remitirla al

PROFESIONAL
auxiliar administrativo, para que elabore la resolución y
UNIVERSITARIO
descargue los elementos del inventario

Elaborar proyecto de resolución de baja de los elementos,

para la entidad a la cual se enviaran y enviar al responsable PROFESIONAL
del Proceso Gestión de Recursos Físicos, Infraestructura y UNIVERSITARIO
Servicios, para Vo.Bo.

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

Recibir y revisar resolución de baja , para dar Vo.Bo. RESPONSABLE DEL
AREA SERVICIOS
Nota: Enviar al director para su firma GENERALES

Recibir resolución firmada por el director y enviar comunicación

de transferencia de elementos a la entidad adjudicataria para DIRECTOR
que ésta asigne a un funcionario para que reciba los elementos

Con base en la resolución, ingresar al modulo de activos fijos,

para relacionar los elementos que se van a dar de baja
definitiva y descargarlos, imprimir relación de dichos elementos PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
Nota: los elementos que se van a dar de baja se encuantran
encuentran en el modulo de almacen de no explotados

Elaborar acta de entrega. de los elementos dados de baja y

PROFESIONAL
entregar copia del acta al funcionario auxiliar de bodega para
UNIVERSITARIO
verificar y efectuar la entrega.
Entregar elementos a la entidad adjudicataria y firmar el acta
de entrega
PROFESIONAL
Nota: firman el acta: el responsable del almacén, auxiliar UNIVERSITARIO
administrativo de bodega y la persona designada por la entidad
adjudicataria

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
REFERENCIA ORIGEN
TIPO NUMERO AÑO DESCRIPCIÓN INTERNACIONAL NACIONAL DISTRITAL INTERNO

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4. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
MODIFICACIÓN

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