CÓDIGO:

INSTRUCTIVO MANEJO – CAJA MENOR

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GESTIÓN DE RECURSOS
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TABLA DE CONTENIDO

Pág.
1. REGISTROS................................................................................................................8
2. INSTRUCCIÓN............................................................................................................8
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..........................................................................16
4. CONTROL DE CAMBIOS.........................................................................................16
5. ANEXOS....................................................................................................................16
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PROCESO, PROCEDIMIENTO Y ACTIVIDAD AL QUE SE RELACIONA

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES DE LA ENTIDAD

1. REGISTROS

CLASE TITULO DEL DOCUMENTO CÓDIGO DISPOSICIÓN

Se conserva en medio
Formato Reintegro 03-03-FR-
electrónico y físico
Se conserva en medio
Formato Solicitud de registro Presupuestal 03-03-FR-
electrónico y físico

Certificación de Gastos

Retenciones practicadas a los

Proveedores

Solicitud del PAC

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2. INSTRUCCIÓN

CREACION Y MANEJO PRESUPUESTAL

ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

PROYECTAR EL PRESUPUESTO DE LA CAJA MENOR

PROFESIONAL
PARA LA NUEVA VIGENCIA Y ENTREGAR AL
ESPECIALIZADO
01 FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL PROCESO GESTIÓN
RESPONSABLE
DE RECURSOS FÍSICOS, INFRAESTRUCTURA Y
(Caja Menor)
SERVICIOS, PARA SU REVISIÓN

REVISAR Y DAR VO.BO. DEL PRESUPUESTO RESPONSABLE DEL

PROYECTADO Y SOLICITAR EL CERTIFICADO DE PROCESO GESTIÓN
02
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL POR RUBROS, A DE RECURSOS
QUIEN FÍSICOS,
INFRAESTRUCTURA Y
03 REMITE PARA VO.BO A LA SECRETARIA GENERAL SERVICIOS

REVISAR LA SOLICITUD, COLOCAR FIRMAR Y/O VO.BO. SECRETARIA

04
Y ENVIAR A LA DIRECCIÓN PARA SU APROBACIÓN GENERAL

05 DA VO.BO Y ENVÍA A FINANCIERA DIRECCION

EXPIDE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL Y LO REMITE AL PROCESO GESTIÓN PROCESO GESTIÓN
06
DE RECURSOS FÍSICOS, INFRAESTRUCTURA Y FINANCIERA
SERVICIOS
RECIBIR CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
07 PRESUPUESTAL Y LO REGISTRA EN EL MOVIMIENTO
DEL PRESUPUESTO DE LA CAJA MENOR
AFECTAR EN EL MOVIMIENTO PRESUPUESTAL LOS
PAGOS REALIZADOS POR CAJA MENOR Y PROFESIONAL
08
REGISTRARLOS EN CADA COMPROBANTE DE CAJA ESPECIALIZADO
MENOR RESPONSABLE
VERIFICAR QUE CADA GASTO AFECTADO CON (Caja Menor)
PRESUPUESTO DE LA CAJA MENOR SE REALICE DE
09
ACUERDO CON LOS CONCEPTOS ESTABLECIDOS EN EL
DECRETO DE LIQUIDACIÓN PRESUPUESTAL

10 REALIZAR CIERRE PRESUPUESTAL E IMPRIMIR EL

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

MOVIMIENTO DE PRESUPUESTO DE CAJA MENOR Y
VERIFICAR QUE EL TOTAL DE PRESUPUESTO MENSUAL
DE GASTOS DE CAJA MENOR SEA CONSISTENTE CON
RESPECTO A LA INFORMACION REPORTADA EN
REINTEGRO

COMPRAS – CAJA MENOR

ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

RECIBIR LA SOLICITUD DE ELEMENTOS O SERVICIOS Y VERIFICAR
01 REGISTRO DEL SELLO DE NO EXISTENCIA EN EL ALMACEN, PARA TRAMITAR
SU ADQUISICIÓN

VERIFICAR SI HAY PRESUPUESTO PARA ADQUIRIR LOS BIENES Y/O

SERVICIOS
02 HAY PRESUPUESTO?
SI: AUTORIZAR EL GASTO CON RECURSOS DE LA CAJA MENOR NO: FUNCIONARIO
INFORMAR AL RESPONSABLE DEL ALMACÉN Y/O SOLICITANTE RESPONSABLE
(Caja Menor)

CONSULTAR PROVEEDORES Y SOLICITAR COTIZACIONES

03
NOTA: SE CONSULTAN COTIZACIONES DE LAS COMPRAS QUE SUPEREN
MEDIO SALARIO MÍNIMO LEGAL VIGENTE

SELECCIONAR LA COTIZACIÓN, TENIENDO EN CUENTA LA CALIDAD DE LOS

04 PRODUCTOS OFERTADOS

PROFESIONAL
05 RETIRAR EL DINERO (EFECTIVO O CHEQUE) DE LA CAJA FUERTE
ESPECIALIZADO

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

VERIFICAR:
1. QUE LOS GASTOS EFECTUADOS POR CAJA MENOR NO SEAN
SUPERIORES AL VALOR EQUIVALENTE DE 4 SALARIOS MÍNIMOS
LEGALES VIGENTES; SE EXCEPTÚAN LOS PAGOS POR CONCEPTO
DE SERVICIOS PÚBLICOS Y TELEFONÍA CELULAR.

2. QUE LOS PAGOS EN EFECTIVO SEAN INFERIORES A 2 SALARIOS

MÍNIMOS LEGALES VIGENTES

3. QUE LOS PAGOS EN CHEQUE SEAN SUPERIORES A 2 SALARIOS

06 MÍNIMOS LEGALES VIGENTES

4. QUE LOS CHEQUES DE PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS O GIROS

PARA LOS PROVEEDORES CONTENGAN EL SELLO “PÁGUESE
UNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO”.

07 DESPLAZARSE AL LUGAR SELECCIONADO Y COMPRAR BIENES O SERVICIOS

RESPONSABLE
(Caja Menor)
08 VERIFICAR QUE LA FACTURA CUMPLA LOS REQUISITOS DE LEY

09 ENTREGAR LOS BIENES Y/O SERVICIOS AL SOLICITANTE

DETERMINAR SI ES PROCEDENTE REALIZAR LOS DESCUENTOS DE LEY:

 RETENCIÓN POR SERVICIOS Y COMPRAS
10  RETE IVA
 RETE ICA POR COMPRAS Y SERVICIOS

CALCULAR LOS DESCUENTOS DE LEY; DE ACUERDO CON LOS

11 PORCENTAJES ESTABLECIDOS PARA LA VIGENCIA FISCAL

ELABORAR E IMPRIMIR COMPROBANTE DE CAJA MENOR (ORIGINAL Y UNA

12 COPIA)

VERIFICAR QUE LA INFORMACIÓN DE LA FACTURA, RECIBO, COMPROBANTE

DE PAGO, COINCIDAN CON LA INFORMACION REGISTRADA EN EL
13 COMPROBANTE DE CAJA MENOR Y REGISTRAR MOVIMIENTOS EN LOS
LIBROS AUXILIARES

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

RESPONSABLE DEL
PROCESO GESTIÓN
ENVIAR ORIGINAL DEL COMPROBANTE DE CAJA MENOR PARA FIRMA DEL DE RECURSOS
14 RESPONSABLE DEL PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS,
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS FÍSICOS,
INFRAESTRUCTURA Y
SERVICIOS

15 RECIBE EL O LOS COMPROBANTE, REVISA, FIRMA Y/O COLOCA Vo.Bo.

PROFESIONAL
RECIBE COMPROBANTE CON FIRMA Y/O Vo.Bo. Y ARCHIVA EN LA CARPETA ESPECIALIZADO
16 COMPROBANTE PENDIENTE POR LEGALIZAR RESPONSABLE
(Caja Menor)

REMITE FOTOCOPIAS DE LOS SOPORTES DE LAS COMPRAS DE ELEMENTOS

DEVOLUTIVOS QUE SUPERAN MEDIO SALARIO MÍNIMO LEGAL VIGENTE AL
17 FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ALMACÉN, PARA QUE REALICE EL
TRAMITE DE ENTRADA AL ALMACÉN

ELABORAR Y/O GENERAR COMPROBANTE DE ENTRADAS Y SALIDAS AL PROFESIONAL

18 ALMACÉN Y REMITIRLO AL PROFESIONAL ESPECIALIZADO RESPONSABLE RESPONSABLE
(CAJA MENOR)
(Almacén)

RECIBE COMPROBANTE DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL ALMACÉN Y

19 ……………………….

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REGISTRO EN LIBROS AUXILIARES – CAJA MENOR

ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

REGISTRAR EN LOS LIBROS AUXILIARES DE (BANCOS, EFECTIVO Y

01 GENERAL), LAS OPERACIONES QUE SE ORIGINAN CON DINEROS DE CAJA
MENOR

02 REALIZAR CONTEO FÍSICO DIARIO DE DINERO EN EFECTIVO Y CONFRONTAR

EL SALDO CON RESPECTO A LO REGISTRADO EN EL LIBRO AUXILIAR DE
EFECTIVO

REALIZAR CONTEO FÍSICO DE LA CHEQUERA EN BLANCO Y LA NUMERACIÓN

03 CONSECUTIVA

VERIFICAR Y SUMAR MENSUALMENTE, LOS SALDOS DE LOS LIBROS PROFESIONAL

04 AUXILIARES, JUNTO CON EL VALOR DE REINTEGRO; LOS CUALES SUMAN EL
ESPECIALIZADO
TOTAL DE LOS FONDOS ASIGNADOS A LA CAJA MENOR
RESPONSABLE
SOLICITAR AL BANCO LOS DIEZ (10) PRIMEROS DÍAS DE CADA MES EL (Caja Menor)
05 EXTRACTO BANCARIO

RECIBIR EXTRACTO BANCARIO DE LA CUENTA CORRIENTE Y REALIZAR

MENSUALMENTE LA CONCILIACIÓN BANCARIA DE LAS PARTIDAS
06 REGISTRADAS EN EL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS CONTRA EL EXTRACTO
BANCARIO

ARCHIVAR EXTRACTO Y CONCILIACIÓN BANCARIA

07 NOTA: SI AL CONCILIAR SURGEN INCONSISTENCIAS SOLICITAR AL BANCO EL

AJUSTE CORRESPONDIENTE Y VERIFICAR QUE EL BANCO EFECTÚE EL
AJUSTE A TRAVÉS DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE

ELABORACIÓN DE REINTEGRO – CAJA MENOR

ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

REVISAR Y ORGANIZAR COMPROBANTE DE CAJA MENOR CON SUS
RESPECTIVOS SOPORTES Y/O ANEXOS TENIENDO EN CUANTA: PROFESIONAL
01  NUMERACIÓN CONSECUTIVA ESPECIALIZADO
 FECHAS EN ORDEN CRONOLÓGICO
RESPONSABLE
 FIRMAS
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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

FOTOCOPIAR DOCUMENTOS SOPORTE Y/O ANEXOS AL COMPROBANTE DE

02 CAJA MENOR PARA SU

ELABORAR E IMPRIMIR CON BASE EN LOS COMPROBANTES DE CAJA MENOR

LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:

 EL FORMATO DE REINTEGRO
 LA SOLICITUD DE REGISTRO PRESUPUESTAL
03  LA CERTIFICACIÓN DE GASTOS
 EL FORMATO DE RETENCIONES PRACTICADAS A LOS
PROVEEDORES
 LA SOLICITUD DEL PAC

CONFRONTAR LA INFORMACION DEL LOS COMPROBANTES DE CAJA MENOR

04 CONTRA ELLA INFORMACION DEL FORMATO DE REINTEGRO

VERIFICAR LA INFORMACION DEL FORMATO SOLICITUD DE REGISTRO

(Caja Menor)
05 PRESUPUESTAL Y CERTIFICACIÓN DE GASTOS, CON RESPECTO AL
FORMATO DE MOVIMIENTO DE PRESUPUESTO

ARCHIVAR EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE LOS COMPROBANTES

ORIGINALES DE CAJA MENOR Y ADJUNTAR:

 EL FORMATO DE REINTEGRO
06  LA SOLICITUD DE REGISTRO PRESUPUESTAL
 LA CERTIFICACIÓN DE GASTOS
 EL FORMATO DE RETENCIONES PRACTICADAS A LOS
PROVEEDORES
 LA SOLICITUD DEL PAC

REMITE EL REINTEGRO MENSUAL CON SUS ANEXOS AL RESPONSABLE DEL

07 PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS, INFRAESTRUCTURA Y
SERVICIOS, PARA SU REVISIÓN Y FIRMA

RESPONSABLE DEL PROCESO

REVISAR Y FIRMAR EL FORMATO DE REINTEGRO MENSUAL ORIGINAL Y SUS GESTIÓN DE RECURSOS
08 ANEXOS Y ENVIAR PARA VO.BO. A LA SECRETARIA GENERAL FÍSICOS, INFRAESTRUCTURA
Y SERVICIOS

REVISAR EL FORMATO DE REINTEGRO MENSUAL ORIGINAL Y SUS ANEXOS,

09 DAR VO.BO. Y ENVIAR A LA DIRECCIÓN SECRETARIA GENERAL

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

REMITE LA SOLICITUD DE REGISTRO PRESUPUESTAL A LA DIRECCIÓN PARA

10 SU APROBACIÓN Y/O VO.BO.
SECRETARIA GENERAL

RECIBE LA SOLICITUD DE REGISTRO PRESUPUESTAL, DA VO.BO. Y ENVÍA AL

11 PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
DIRECCION

RECIBE EL REINTEGRO MENSUAL CON SUS ANEXOS Y REALIZA EL TRAMITE PROCESO GESTIÓN
12 PARA EL GIRO DEL REINTEGRO CON BASE EN LA DOCUMENTACIÓN
PRESENTADA FINANCIERA

PROFESIONAL
REGISTRAR EN EL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS Y LIBRO AUXILIAR GENERAL ESPECIALIZADO
13 EL GIRO RESPONSABLE
(Caja Menor)
EFECTUAR LA LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR; DE ACUERDO
14 CON LA FECHA ESTABLECIDA POR EL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y/O
LA SECRETARIA DE HACIENDA

REALIZAR EL INFORME DE LA LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR

15 Y ANEXA EL REINTEGRO

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

REFERENCIA ORIGEN
TIPO NUMERO AÑO DESCRIPCIÓN INTERNACIONAL NACIONAL DISTRITAL INTERNO
POR LA CUAL SE CONSTITUYE
RESOLUCION 121 2005 LA CAJA MENOR PARA LA
VEGENCIA
POR LA CUAL SE REGLAMENTA
EL FUNCIONAMIENTO DE LAS
DECRETO 686 1998
CAJAS MENORES Y LOS
VANCES EN EFECTIVO

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REFERENCIA ORIGEN
TIPO NUMERO AÑO DESCRIPCIÓN INTERNACIONAL NACIONAL DISTRITAL INTERNO
ESTATUTO DE CONTRATACION
LEY 80 1993
ADMINISTRATIVA

4. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
MODIFICACIÓN

5. ANEXOS
ANEXO No. NOMBRE

1. Informe de legalización definitiva Caja Menor

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