Ult Pa Infraestructura 07-07-26 v1 03-01-Fr-02 Pa Definitivo

PLAN DE ACCIÓN DEL PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS E INFRAESTRUCTURA Código:
Y SERVICIOS
Proceso al que se relaciona: Versión: Fecha: Pagina:

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OBJETIVO DEL PLAN Orientar el desarrollo del proceso y las acciones de mejora con el fin de garantizar la gestión de Recursos Físicos
e Infraestructura y Servicios.
 Mantener actualizado el sistema de gestión de información catastral con estándares de calidad en sus
componentes jurídico, económico físico.
 Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
 Implementar un modelo de gestión organizacional eficiente, eficaz y efectivo que permita el desarrollo del
sistema integrado de gestión catastral con recurso humano competente, con tecnología de punta, la
asignación de recursos financieros y físicos requeridos y políticas de relaciones interinstitucionales y crear
programas que generen una entidad auto sostenible.
RESPONSABLE DEL PLAN Responsable del Proceso de Gestión de Recursos Físicos e Infraestructura y Servicios.
CAPITULO 1 ESTADO ACTUAL
1.3. CARACTERÍSTICAS 1.4. REQUISITOS

No. 1.1. PRODUCTO 1.2. REGISTROS 1.5. RECURSOS
DE CALIDAD
NTC GP 1000 MECI
RECURSO HUMANO:
1 Plan de Contratación Formato de Control 1. Oportunidad N.A 2.1.3 1 Asesor (Responsable del Área)
2. Adecuado a las Controles 1 Profesional Especializado
necesidades 2 Auxiliares Administrativos*
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DE CALIDAD
NTC GP 1000 MECI
8.2 Seguimineto 2.1.4 1 Técnico Operativo *
2 Cada Póliza 1. Oportunidad y medición Indicadores
2. Seguridad INFRAESTRUCTURA FÍSICA:
Póliza 3. Cobertura 5 puestos de trabajo, 1 archivador.
4.1 Requisitos 1.3
Generales Administrac INFRAESTRUCTURA
ión del TECNOLÓGICA:
Riesgo 5 computadores; 2 impresoras*
RECURSO HUMANO:
3 Servicio de transporte Planilla 1. Oportunidad N.A 2.1.3 23 Conductores (15 planta y 8
2. Seguridad Controles contratistas)
3. Satisfacción del servicio 1 Contratista Profesional
8.2 Seguimineto 2.1.4
Hoja de Vida del y medición Indicadores INFRAESTRUCTURA FÍSICA:
Vehículo 24 Vehículos
1 Sala para Conductores
Mantenimiento Existe hoja 4.1 Requisitos 1.3 1 Puesto de trabajo
preventivo y vida ???. Que Generales Administrac
correctivo controla??? Items ión del INFRAESTRUCTURA
Riesgo TECNOLÓGICA:
2 Computadores
4 Servicios de apoyo 1. Planilla 1. Economía N.A 2.1.3 RECURSO HUMANO:

administrativo como: Supervisión diaria 2. Oportunidad Controles 2 Auxiliar Administrativo.
por puesto. 3. Satisfacción del servicio 7 vigilantes, incluido supervisor y
1. Vigilancia y *Minuta 8.2 Seguimineto 2.1.4 recepcionista.
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DE CALIDAD
NTC GP 1000 MECI
2. Planilla de y medición Indicadores 4 Auxiliares Administrativos
ingreso y salida de (Cafetería)
personal de aseo 7 Operarios de Aseo
* Cuadro de control 4.1 Requisitos 1.3 1 Todero (Empresa Contratista).
insumos aseo Generales Administrac
* Cronograma ión del
seguridad. brigadas Riesgo INFRAESTRUCTURA FÍSICA:
2. Aseo y cafetería. especiales de aseo 4 puestos asignado al personal de
3. Mantenimiento * Formato control vigilancia y 2 puestos
locativo, de planta y manejo de administrativos.
equipo residuos
3. Planilla de INFRAESTRUCTURA
Solicitud de TECNOLÓGICA:
Servicio de 2 computadores;Circuito cerrado de
Mantenimiento. televisión (14 cámaras); Software
control cámara y Sofware control
ingreso de personal.
Suministro de Bienes RECURSO HUMANO:

5 y Servicios 1. Racionalidad N.A 2.1.3 1 Profesional Universitario
2. Oportunidad Controles (Responsable de Almacén); 2
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DE CALIDAD
NTC GP 1000 MECI
Inventario 1. Aplicativo Auxiliares (1 Almacén y 1
Sistema de 8.2 Seguimineto 2.1.4 Inventarios)
Recursos Físicos y medición Indicadores
INFRAESTRUCTURA FÍSICA:
2 puestos de trabajo adecuados (1
2. Comprobante de 4.1 Requisitos 1.3 Responsable de Almacén y 1
Entrada y Generales Administrac Responsable inventarios); 1
Salida de Almacén ión del Bodega para Depósito del Almacén.
Riesgo
INFRAESTRUCTURA
TECNOLOGICA: 2 Computadores
y Aplicativo “Sistema de Recursos
Físicos”.
- 5.1 Compromiso 1.1.1 -
6 de la Dirección Acuerdos,
INTANGIBLES:
5.3 Política de la Compromis
Calidad os o
Componente Ético
Protocolos
Éticos
7 - 6.2 Talento 1.1.2 -
Humano Desarrollo
Talento Humano
del Talento
Humano
8 - 5.4.Planificación 1.2.1 -
Planes y Programas Planes y
Programas
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DE CALIDAD
NTC GP 1000 MECI
- - 4.1 Requisitos 1.2.2 -
9 generales Modelo de
Operación
Procesos
por
Procesos
10 - - 4.1 Requisitos 1.3 -

generales Administrac
Riesgos
ión de
Riesgos
11 - - 4.2 Gestión 2.1.2 -
Procedimientos Documental Procedimie
ntos
12 - - 4.2.4 Control de 2.2.2 -

Información Registros Información
Secundaria
13 - - 5.5.3 2.3.1 -
Comunicación Comunicaci
Comunicación interna ón
Organizaci
onal
14 - - 5.6 Revisión por 3.1 -
la Dirección Autocontrol
8.2.3
Autocontrol
Seguimiento y
medición de los
procesos
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CAPITULO 1. ESTADO ACTUAL

1.6. HALLAZGOS 1.7. CRITERIOS DE
EVALUACION
No. NTC GP 1000 MECI NE DC IM PM AU
1 1. Oportunidad: La programación de las actividades Las Característica de Calidad del Plan de

establecidas en el Plan, cumple con las necesidades de las Contratación a través del seguimiento mensual al
Áreas y los Proyectos, cuya ejecución es verificada a través mismo.
de los Informes de Gestión y Rendición de Cuentas.
Se utilizan indicadores de eficacia para evaluar las
2. Adecuado a las necesidades: Corresponde con las características de calidad
necesidades de los Usuarios internos.
Los indicadores se miden con una frecuencia X
mensual
Los indicadores garantizan un adecuado control y

Están establecidos los indicadores en la caracterización y cumplimiento de las actividades programadas
actualmente la oficina cuenta con indicadores de eficiencia y
eficacia. En la actualidad, no están identificados los riesgos
del Plan de Contratación.
1. Las características de calidad del producto están X X

2 1. Oportunidad: Las Pólizas de Seguro están vigentes. siendo controladas?
2. Seguridad y Cobertura: Actualmente todos los bienes y Las Característica de Calidad de las Pólizas, sí
funcionarios se encuentran asegurados de acuerdo con el están siendo controladas; El Control es efectuado
presupuesto asignado para tal fin. por el Corredor de Seguros y el Supervisor del
Contrato, teniendo en cuenta las especificaciones
establecidos en los Pliegos de Condiciones o
Términos de Referencia.
2. Se utilizan indicadores para evaluar y controlar
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EVALUACION

esas características?
Actualmente no se utilizan indicadores para evaluar

las características del producto.
Se han definido, identificado y valorado los riesgos

del producto?
En la actualidad se ha definido, identificado y
valorado los riesgos, especialmente en la
determinación de montos reales establecidos en las
Pólizas de Seguro.
1. Las características de calidad del producto están X

3 1. Oportunidad: Actualmente la prestación del servicio de siendo controladas?
transporte es oportuna, lo cual es registrado en planillas, Actualmente se aplican controles preventivos y
una vez sea efectuado dicho servicio. No obstante en correctivos en mantenimiento y servicio de
algunas ocasiones se ha presentado fallas en la prestación transporte, de acuerdo a programación periódica
del mismo. realizada por el Coordinador de Transporte,
Además, se aplica el autocontrol sobre el
Se presentan reclamos respecto a la prestación del servicio. mantenimiento.
Coordinador , presentarlos.
2. Seguridad: Se realiza una revisión periódica de cada Como se efectua esos controles??????’., Se
vehículo, para su respectivo mantenimiento; aparte de las encuentran en formatos o planillas ???????
indicaciones diarias efectuadas por el conductor asignado
para cada vehículo. 2. Se utilizan indicadores para evaluar y controlar
Actualmente se realiza con oficio. esas características?
3. Satisfacción del servicio: Con el registro de planillas Estan establecidos los indicadores en la
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EVALUACION

diarias, se lleva un control del movimiento del vehículo y su caracterización, y en la actualidad no se ha iniciado
recorrido según lo requerido por las dependencias; a través su aplicación. Cuales son los indicadores ???’
de éste, se evidencia la prestación del servicio (satisfecho o
no satisfecho). Esta en formato ¿??’ 6. Se han definido, identificado y valorado los
riesgos del producto?
En la actualidad no se estan aplicando indicadores, pero ya Los riesgos del Producto, estan definidos,
se han establecido en la caracterización . identificados y valorados en las Obligaciones
Contractuales, en el Plan de Mantenimiento y en la
Pólizas de Seguro.
Cuales son los riesgos ??????
X X
4 1. Economía: Se hace uso racional y se lleva control de los 1. Las características de calidad del producto están
elementos destinados para tal fin. siendo controladas?
En la actualidad se controlan las características de
2. Oportunidad: El espacio físico no es atendido en su estos productos, mediante la interventoría de
totalidad en el horario de 6:00 am a 8:00 am, porque los 7 supervisores, utilizando minutas de control por parte
operarios contratados son insuficientes. del supervisor de la empresa contratista, de igual
manera por parte de la Unidad.
3. Satisfacción del servicio: En la revisión y control ejercido
por el personal de vigilancia, eventualmente se presentan 2. Se utilizan indicadores para evaluar y controlar
incomodidades tanto para el vigilante como para el usuario esas características?
interno. En la actualidad no se utilizan indicadores para
evaluar y controlar estas características.
3. Se han definido, identificado y valorado los

Por ser un proceso de apoyo y no misional, no le aplican los riesgos del producto?
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EVALUACION

controles del numeral 7.5
Los riesgos del Producto, estan definidos,
identificados y valorados en las Obligaciones
Estan establecidos los indicadores en la caracterización y Contractuales.
actualmente la oficina cuenta con indicadores de eficiencia y
eficacia.
X
5 1. Racionalidad: corresponde a cada Área, la cual debe 1. Las características de calidad del producto están
hacer buen uso de los recursos entregados. No hay siendo controladas?
planeación para que las solicitudes de bienes de cada Área Las características del producto, en la actualidad
se hagan en bloque, en la actualidad llegan de manera están siendo controladas, a través de indicadores
dispersa. de eficiencia y eficacia.
2. Oportunidad: actualmente se está cumpliendo; una vez

llega la solicitud al responsable del almacén, ésta se asume
de manera inmediata y se atiende de acuerdo con la 3. Cuáles y con qué frecuencia se miden esos
disponibilidad del personal del almacén, quienes atienden indicadores?
varias responsabilidades además de ésta. El tipo de Indicador que se maneja por Área es el
de consumo, se mide mensualmente.
4. Garantizan un adecuado control esos

Estan establecidos los indicadores en la caracterización y indicadores?
actualmente la oficina cuenta con indicadores de eficiencia y Estos indicadores garantizan un adecuado control.
eficacia.
5. Se utilizan los resultados del indicador para tomar
decisiones correctivas o de mejoramiento?
Se toman decisiones de mejoramiento, como en el
caso de consumos exagerados de una
dependencia, se hace revisión para determinar la
justificación.
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6. Se han definido, identificado y valorado los

riesgos del producto?
Los riesgos del Producto, estan definidos,
identificados y valorados en las Obligaciones
Contractuales. Además están identificados y
protegidos con una Póliza de Seguros.
6 La politica de la calidad definida por la Unidad, sí Se conoce la última versión del Manual de Ética X X
contempla compromisos eticos. adoptado por la Unidad, el cual fué dado a conocer
a través del Correo Interno, en días pasados, por
parte de la Oficina de Control Interno.
Los parámetros de Comportamiento Ético en el

Área, se basan en el respeto, responsabilidad y
buenas relaciones interpersonales.
Hasta el momento no se han presentado

situaciaciones de conflictos al interior del Área. Pero
cuando hay algún mal entendido se resuelve a
través del diálogo y la comunicación.
7 Existen cargos y funciones definidas para el personal de Se ha realizado proceso de reinducción con los X
esta oficina? empledos de esta Dependencia?
En esta Oficina, existen cargos y funciones definidas para el
personal. Para los empleados de esta Área se ha realizado
varias capacitaciones (Piga, Calidad, Meci, Excel, y X
Cómo se asegura de que los Servidores Públicos y/o otros) y con frecuencia se dan charlas sobre
particulares que ejercen funciones en esta oficina son aspectos de tipo legal.
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V.1
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EVALUACION

conscientes de la importancia y cumplen debidamente con
sus actividades? Ha mejorado el desempeño en el puesto de trabajo
debido a capacitaciones recibidas?
Mediante la concertación de objetivos con el Responsable Se ha mejorado el desempeño en el puesto de
delÁrea, cada funcionario ejerce funciones de manera trabajo, debido a capacitaciones recibidas.
consciente y cumple debidamente con sus actividades.
Se aplica el sistema institucional de avaluación de
desempeño?
Siempre se ha aplicado el Sistema Institucional de
evaluación de desempeño a todo el personal y éste
es coordinado por la Oficina de Talento Humano.
8 Qué planes se manejan al interior de la oficina? Con base Los planes y programas se han ejecutado de X X
en qué se van o estan ejecutando estos planes? acuerdo con el presupuestoasignado?
Actualmente se maneja el Plan de Gestión y el Plan de Los Planes y Programas se han ejecutado de
Contratación. acuerdo con el Presupuesto asignado, incluyendo
algunos ajustes.
9 Conoce a qué proceso de la entidad corresponden las El personal de la oficina conoce el mapa de X X
labores que ejecuta e identifica los productos que genera? procesos de la Unidad?
No se ha aprobado ni socializado la caracterización del No se ha aprobado ni socializado la caracterización

proceso del proceso
10 Se han definido políticas de Administración de Riesgos, Se aplican políticas de Administración de Riesgos

ejecutan, monitorean, y evaluan esas políticas al interior de para mitigar, reducir o admiistrar los riesgos
este proceso identificados en este proceso?
Actualmente se esta haciendo seguimiento a los mapas de Actualmente se esta haciendo seguimiento a los
Riesgos al interor del proceso, cada 6 meses con la mapas de Riesgos al interor del proceso, cada 6
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EVALUACION

Supervisión de la Oficina de Control Interno. meses con la Supervisión de la Oficina de Control
Interno.
11 X X
No se han aprobado ni socializado los

No se han aprobado ni socializado los Procedimientos. Procedimientos.
12 X X
Los registros identificados actualmente en este No existe registro de información informal sobre
procedimiento, no se encuentran relacionados en las tablas casos trascendentales.
de retención documental. Existen tablas de retención
Documental, pero no reflejan las series documentales que
debe tener esta área.
13 Es apropiada la comunicación al interir del proceso y para La comunicación al interior del proceso es
con los demás? adecuada?
14 En qué grado de desarrollo se encuentra la cultura del Son efectivas las acciones de autocontrol que cada
autocontrol al interior del proceso? servidor ejecuta al interior del proceso?
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V.1
Y SERVICIOS

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CAPITULO 2. DEBER SER

2.1 2.2. BRECHA
No. CARACTERÍSTICAS 2.3 ACCIONES 2.4 RECURSOS
SGC NTC GP 1000 MECI
Garantizar el cumplimiento de lo
establecido en el plan
RECURSO HUMANO:
Realizar las gestiones necesarias  1 Responsable del
1. Oportunidad encaminadas al cumplimiento del Área
Se ejecute el Plan de plan  2 Profesional
Contratación acorde No se há dado Especializado
1.
con lo establecido en el cumplimiento total de Involucrar las necesidades de las  2 Profesional
mismo en lo que acuerdo con el plan; debido Áreas en el Plan, de manera que  Universitario
compete al Área. a situaciones imprevistas. los imprevistos presentados sean  1 Técnico Operativo
mínimos.
 1 Contratista
2.Adecuado a las
profesional
necesidades. Mejorar los controles existentes
Aplicar los indicadores señalados

INFRAESTRUCTURA
en a caracterización
FÍSICA:
7 Puestos de trabajo
1 Archivador.
Haya mayor cobertura De acuerdo con estudios Destinar un mayor presupuesto
de las pólizas de efectuados por una firma para que exista un mejor
INFRAESTRUCTURA
Seguro. de Corredor de Seguros, la cubrimiento de los bienes y
TECNOLÓGICA:
cobertura por funcionarios asegurados.
2 7 computadores.
Responsabilidad Civil
Servidores Públicos es Continuar aplicando los controles
muy baja. ya existentes.
1. Continuar aplicando lons

indicadores ya establecidos.
Oportunidad
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V.1
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2.1 2.2. BRECHA
Seguirdad No se está dando Continuar aplicando los controles RECURSO HUMANO:
Satisfaccion cumplimiento a lo planeado ya existentes. 23 Conductores (15
con lo ejecutado planta y 8 con
Continuar aplicando lons contratistas)
indicadores ya establecidos. 1 Contratista
Profesional
INFRAESTRUCTURA
FÍSICA:
24 Vehículos ( Reponer
23 vehículos, en razón
3 a que fueron adquiridos
en el año 1999 )
1 Sala para
Conductores
1 Puesto de trabajo
para el coordinador de
transporte.
INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA:
2 Computadores
Oportunidad: Que haya 1. Insuficiencia de personal - 1. Contratar un operario más para

4 más personal de de aseo. efectuar las labores de aseo en la RECURSO HUMANO:
Servicio de Aseo, con Unidad. 2 Auxiliares
el fin de alcanzar un 2. Falta de manejo por Administrativos.
cubrimiento total de las parte del personal de 2. A través de memorando, 9 vigilantes, incluido
Áreas. vigilancia en situaciones recordar al personal de vigilancia, el supervisor y
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V.1
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2.1 2.2. BRECHA
especiales ( solicitud de trato cordial para con los usuarios recepcionista.
Satisfacción del identificación y/o revisión) 4 Auxiliares
Servicio: Evitar que se Continuar aplicando los controles Administrativos
presenten casos de ya existentes. (Cafetería)
incomodidad al 8 Operarios de aseo
momento de solicitar la Continuar aplicando lons 1 Auxiliar de
identificación o revisión indicadores ya establecidos. Mantenimiento
a los usuarios. (Contrato).
INFRAESTRUCTURA
FÍSICA:
4 puestos asignado al
personal de vigilancia y
2 puestos
administrativos.
INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA:
2
computadores;Circuito
cerrado de televisión
(14 cámaras); Software
control cámara y
Sofware control de
ingreso de personal.
5 1. Racionalidad: Que 1. No hay planeación por Falta mayor inspección y 1. Enviar solicitudes una vez al RECURSO HUMANO:
exista una planeación parte de las Áreas, lo cual control por parte de de la mes, según programación por días, 1 Profesional
por parte de las Áreas y genera un vigilancia sobre los por parte de cada Área (incluyendo Universitario
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V.1
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2.1 2.2. BRECHA
de esta manera hacer desaprovechamiento del bienes que se encuentran la totalidad de los requerimientos (Responsable de
uso racional del tiempo. tiempo. en los diferentes CADES del mes). Almacén); 3 Auxiliares
de las Localidades.. (2 Almacén y 1
2. Oportunidad: Que el 2. No hay una franja de 2. Establecer los tiempos dentro Inventarios)
tiempo estimado para tiempo programada para la del procedimiento de entrega y/o
esta tarea sea puntual distribución de las recepción de bienes. El tiempo INFRAESTRUCTURA
y programado de actividades asumidas. establecido debe ser destinado a la FÍSICA:
acuerdo con las atención en la entrega de bienes 3 puestos de trabajo
solicitudes asumidas. solicitados o a la atención en la adecuados ;1 Bodega
devolución de bienes al almacén. para Depósito del
Almacén.
INFRAESTRUCTURA
3. Continuar aplicando los controles TECNOLOGICA: 3
ya existentes. Computadores y
Aplicativo “Sistema de
4. Continuar aplicando lons Recursos Físicos”.
indicadores ya establecidos.
5. Establecer un mayor control por

parte de las Empresas que tienen a
su cargo la guarda y seguridad de
los bienes ubicados en los
diferentes Puntos de Atención.
- - Falta organizar reuniones 1. Organizar reuniones de trabajo al -
6 al interior de la Oficina. interior de la Oficina, como mínimo
una vez al mes o cuando se
requiera.
- -
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V.1
Y SERVICIOS

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2.1 2.2. BRECHA
7
- - - -
8
9 - - - -
10
11 Falta aprobar y socializar Falta aprobar y socializar 1. Aprobar y socializar los
los Procedimientos los Procedimientos Procedimientos
12
Lo que se está creando con Falta organizar un 1. Generar grupo de trabajo con
la nueva documentación, registro de información archivística para actualizar tablas
no está relacionado en las informal sobre casos de retención documental.
tablas; no reflejan las series trascendentales.
documentales que debe 2. Establecer políticas de control a
tener esta área. nivel de dirección, para registro y
control de la información informal.
13
14
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V.1
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2.6. CALENDARIO
2.5 ENTREGABLE
No.
INICIA TERMINA
1. Circular
1
2. Hoja de Vida Indicadores.
1. Poliza de Seguros con cubrimiento acorde a las

2 necesidades de la Unidad.
2. Hoja de Vida Indicadores.
1. Hoja de Vida Indicadores. - -

3
Memorando
4 1. Hoja de Vida Indicadores.
5 1. Cuadro de Control de Solicitudes y Despachos del

almacén.
2. Comunicación escrita a los diferentes Puntos de Atención.
8
- -
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V.1
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2.6. CALENDARIO
2.5 ENTREGABLE
No.
INICIA TERMINA
9 1. Caracterización del Proceso aprobado y publicado.
10
11 1. Procedimientos aprobados y publicados.
12 1. Tablas de Retención actualizadas y publicadas.
2. Políticas de mecanismos de registro y control.
13
14
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V.1
Y SERVICIOS

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CAPITULO No. 7 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
01 N.A.
ELABORÓ (Nombre, Firma y Cargo): REVISO Y APROBO (Nombre, Firma y Cargo):
03-03-FR-04
V.1
INSTRUCCIÓN PARA SU ADECUADO DILIGENCIAMIENTO
A. Encabezado: Inicio del documento donde se agrupa la información general de este. Los documentos empiezan con el encabezado (ver
figura 1). El encabezado cuenta con siete casillas asignadas así:
 En la casilla 1, se encuentra el logo que identifica a la Entidad. (Permanente)

 En la casilla 2, se encuentra el nombre del documento. Es importante que el nombre del documento permita identificar su contenido.
 En la casilla 3, se encuentra el código del documento.
 En la casilla 4 , se encuentra el tipo de proceso.
 En la casilla 5, se identifica la versión del documento.
 En la casilla 6, va la fecha de la versión vigente del documento
 En la casilla 7, se encuentra la paginación del documento, la cual incluye el número de la página actual y el número total de páginas del
documento.
El encabezado se establece de la siguiente manera y solamente se utiliza en la primera página del documento:
1 2 3
Código:

21 de 24
4 5 6 7
Figura No. 1 Encabezado de Página
B. Pie de página: En los espacios de esta tabla se debe consignar el cargo responsable de la revisión del documento, al igual que
el cargo que aprueba el mismo junto con sus respectivas firmas. La tabla debe ser de la siguiente manera:
ELABORÓ (Nombre, Firma y Cargo): REVISO Y APROBO (Nombre, Firma y Cargo):
Figura No. 2 Pie de página pagina
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V.1
Y SERVICIOS

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NOTA: Aplica para la última página.
C. DESARROLLO
1 ESTADO ACTUAL
Identifique los ítems conforme al cuadro de lo que existe actualmente en la entidad.
1.1 PRODUCTOS
Identifique los productos finales que benefician a clientes internos y externos. (Esto debe ser coherente con lo identificado en la caracterización
de servicio y en las caracterizaciones de procesos).
1.2 REGISTROS
Identifique los nombres de los documentos que presentan los resultados obtenidos y proporciona evidencia de los productos.
1.3 CARACTERÍSTICAS
SGC: Relacione las características identificadas en las caracterizaciones de proceso y servicio que son inherentes a los productos a través de
los cuales el cliente percibe actualmente la calidad.
1.4 REQUISITOS
Identifique los requisitos de la norma NTC GP 1000 Y MECI, aplicables al producto o proceso.
1.5 RECURSOS
Identifique la necesidades de recursos teniendo en cuenta:
• Recursos Humano: El perfil requerido para el desempeño del cargo, conforme al Manual de Funciones de la Entidad al numeral de NTC
GP 1000
• Infraestructura tecnológica. Identifique el software y el hardware requerido por el proceso para prestar el (los) servicio (s). Numeral 6.1 y
6.3 NTC GP 1000
• Infraestructura física. Identifique la infraestructura necesaria para obtener la conformidad con los requisitos del producto como espacios
de trabajo, edificios y servicios asociados. Numeral 6.3 NTC GP 1000-
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V.1
Y SERVICIOS

APOYO 01 23 de 24
1.6 HALLAZGOS
Identifique la situación encontrada frente Al cumplimiento de los requisitos de las normas NTCGP 1000 y MECI (Casilla 1.4), el cliente, la
entidad o la legislación.
1.7 CRITERIOS DE EVALUACION
NE = NO EXISTE: Aplica en aquellos casos en los que no se ha desarrollado ninguna actividad en la entidad para atender el requisito.
DC=DOCUMENTADO: Aplica para aquellos requisitos que cuentan con documentos, ya sea en medio magnético o impreso.
IM=IMPLEMENTADO: Aplica para aquellos requisitos que se encuentran operando en la práctica. Es independiente de otros aspectos, esto
quiere decir que puede funcionar y no necesariamente contar con documentación.
PM=POR MEJORAR: Para aplicar a esta condición el requisito debe estar operando en la práctica y contar con documentación. Tiene como
referente el desempeño, es decir, presenta inconvenientes de tiempo, costos, reproceso, quejas, la documentación no coincide con la realidad,
entre otros aspectos.
AU=AUDITADO: Aplica para los casos en que se ha realizado auditoria.
2 DEBER SER
2.1 CARACTERISTICAS
SGC: Identifique las características inherentes que debe poseer el servicio y/o producto para mejorar el nivel de satisfacción de los clientes.
2.2 BRECHA
Describa en que consisten las diferencias encontradas de lo actual (casilla 1.6 “hallazgos) frente al deber ser estipulado en los requisitos de
NTC GP 1000 Y MECI.
2.3 ACCIONES
Defina las actividades a desarrollar para cerrar la brecha identificada entre el hallazgo (Casilla 1.6) y el deber ser (casilla 2.2).
2.4 RECURSOS
Relación de los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para cerrar la brecha (casilla 2.2.).
2.5 ENTREGABLE
Identifique el registro que evidencie el cumplimiento de la acción tomada.
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V.1
Y SERVICIOS

APOYO 01 24 de 24
2.6 CALENDARIO
Fecha de inicio y fin de las actividades a realizar tendientes a obtener la conformidad con los requisitos de las normas NTC GP 1000 Y MECI y
los entregables del contrato, el cual debe incluir los tiempos de revisión y aprobación de la documentación.
3. Control de cambios: Corresponde a una tabla en la cual se registra la historia del documento la cual contiene los siguientes campos:
 Fecha de modificación: fecha en la que fue modificado el documento

 Versión: Aquí se registra la versión o edición del documento que fue modificado.
 Naturaleza del cambio: En esta casilla quedara consignado cual fue el motivo del cambio de versión del documento.
03-03-FR-04
V.1

Ult Pa Infraestructura 07-07-26 v1 03-01-Fr-02 Pa Definitivo

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PLAN DE ACCIÓN DEL PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS E INFRAESTRUCTURA Código:

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CAPITULO 1 ESTADO ACTUAL

1.3. CARACTERÍSTICAS 1.4. REQUISITOS

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1.3. CARACTERÍSTICAS 1.4. REQUISITOS

4 Servicios de apoyo 1. Planilla 1. Economía N.A 2.1.3 RECURSO HUMANO:

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CAPITULO 1 ESTADO ACTUAL

1.3. CARACTERÍSTICAS 1.4. REQUISITOS

Suministro de Bienes RECURSO HUMANO:

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CAPITULO 1 ESTADO ACTUAL

1.3. CARACTERÍSTICAS 1.4. REQUISITOS

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CAPITULO 1 ESTADO ACTUAL

1.3. CARACTERÍSTICAS 1.4. REQUISITOS

10 - - 4.1 Requisitos 1.3 -

12 - - 4.2.4 Control de 2.2.2 -

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CAPITULO 1. ESTADO ACTUAL

No. NTC GP 1000 MECI NE DC IM PM AU

1 1. Oportunidad: La programación de las actividades Las Característica de Calidad del Plan de

Los indicadores garantizan un adecuado control y

1. Las características de calidad del producto están X X

2. Se utilizan indicadores para evaluar y controlar

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CAPITULO 1. ESTADO ACTUAL

No. NTC GP 1000 MECI NE DC IM PM AU

Actualmente no se utilizan indicadores para evaluar

Se han definido, identificado y valorado los riesgos

1. Las características de calidad del producto están X

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CAPITULO 1. ESTADO ACTUAL

No. NTC GP 1000 MECI NE DC IM PM AU

Cuales son los riesgos ??????

3. Se han definido, identificado y valorado los

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CAPITULO 1. ESTADO ACTUAL

No. NTC GP 1000 MECI NE DC IM PM AU

2. Oportunidad: actualmente se está cumpliendo; una vez

4. Garantizan un adecuado control esos

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CAPITULO 1. ESTADO ACTUAL

No. NTC GP 1000 MECI NE DC IM PM AU

6. Se han definido, identificado y valorado los

Los parámetros de Comportamiento Ético en el

Hasta el momento no se han presentado

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CAPITULO 1. ESTADO ACTUAL

No. NTC GP 1000 MECI NE DC IM PM AU

No se ha aprobado ni socializado la caracterización del No se ha aprobado ni socializado la caracterización

10 Se han definido políticas de Administración de Riesgos, Se aplican políticas de Administración de Riesgos

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CAPITULO 1. ESTADO ACTUAL

No. NTC GP 1000 MECI NE DC IM PM AU

No se han aprobado ni socializado los

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CAPITULO 2. DEBER SER

Aplicar los indicadores señalados

1. Continuar aplicando lons

Proceso al que se relaciona: Versión: Fecha: Pagina:

CAPITULO 2. DEBER SER