PROCEDIMIENTO CÓDIGO:

ADMINISTRACION DE SEGUROS 03-03-PR-05

GESTIÓN DE RECURSOS
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TABA DE CONTENIDO

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1. OBJETIVO ……………………………………………………………………………….. 2
2. ALCANCE ………………………………………………………………………………... 2
3. DEFINICIONES …………………………………………………………………………. 2
4. RESPONSABILIDADES ………………………………………………………………..
5. GENERALIDADES ………………………………………………………………………
6. REGISTROS ……………………………………………………………………………..
7. IDESARROLLO ………………………………………………………………………….
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ……………………………………………………
9. CONTROL DE CAMBIOS ………………………………………………………………
10. ANEXOS ………………………………………………………………………………….

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1. OBJETIVO

Llevar a cabo la contratación de pólizas para la protección de los bienes y funcionarios de la

entidad

2. ALCANCE

Aplica desde la definición de las necesidades de adquisición de las pólizas y finaliza con la
contratación de la misma atención a las solicitudes

3. DEFINICIONES

 Pólizas Globales Son contratos de seguros que se establecen para períodos anuales,
en los cuales se aseguran los bienes que se tengan a la fecha de suscripción, y aquellos
que se vayan adquiriendo durante la vigencia del contrato, contando incluso con amparo
automático de dos meses para éstos últimos, sin que hayan salido reportados en ese
tiempo.

 Siniestro Recobrable: Evento amparado por una póliza de seguros, el cual ocurre
dentro de la vigencia de la misma.

4. RESPONSABILIDADES

El funcionario Responsable del Proceso de Gestión de Recursos Físicos, Infraestructura y

Servicios, tiene las siguientes responsabilidades:

 Coordinar la prestación oportuna de los servicios contratados en cada una de la pólizas

vigentes.

 Coordinar, supervisar y controlar las fechas de las pólizas adquiridas

 Realizar las actividades técnicas pre-contractuales

5. GENERALIDADES

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6. REGISTROS

CLAS
TITULO DEL DOCUMENTO CÓDIGO DISPOSICIÓN
E
Format Se conserva en medio
Solicitud de Bienes y/o Servicios 03-03-FR-01
o electrónico y físico

Registr Autorización para ingreso al edificio Se conserva en medio

N.A
o en días y horas no hábiles electrónico y físico

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7. DESARROLLO
PÓLIZAS GLOBALES

ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

Una vez realizado el procedimiento de contratación, de acuerdo con ……………..

para la contratación de pólizas, recibir el acta de ………..en contratos en donde se
recomienda la contratación de pólizas y:
01
 Registrar el acta en la base de datos
 Entregar al responsable del área para su revisión

Recibir el acta
 Por medio del auxiliar administrativo comunicar por escrito al (los)
intermediario (s) de seguros que haya (n) sido beneficiarios con la
02 RESPONSABLE DEL AREA
contratación por grupos de pólizas o individuales
 Precisar con el (los) intermediario (s) de seguros las condiciones en las
cuales se prestara la asesoría

 Gestiona con la compañía de seguros el proceso de expedición de las

pólizas
 Revisar y verificar las pólizas a contratar INTERMEDIARIO DE
03
 Entregar las pólizas junto con las facturas a………………. SEGUROS

04 Recibir del intermediario las pólizas y las facturas y procede así:

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

 Registrar las pólizas en la base de datos ……….
 Entregar las pólizas al responsable del área


05 Verificar las pólizas y remite al auxiliar administrativo

Recibe las pólizas y procede así:
 Diligencia formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad
Presupuestal CRP
 Enviar Formato al proceso gestión financiera
 Espera a que llegue el CRP aprobado y procede a elaborar solicitud de
Pago
06
 Hacer firmar la solicitud de pago con sus anexos, por el responsable del
área
 Registrar la solicitud de pago en la base de datos
 Enviar al Ordenador del gasto, y posteriormente a l proceso gestión
Financiera, para que se ejecute el pago

Estar pendiente del proceso de pago, para informar del mismo al intermediario
de seguros y/o compañía de seguros
07
Enviar comprobante de pago al intermediario de seguros y /o compañía de
seguros

08

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

Archiva los originales de las pólizas en la carpeta de cada póliza y copia de la
solicitud de pago

NOTA: cuando haya una novedad en la póliza respectiva,…………ver

novedades de las pólizas ..
Cuando se presente un siniestro ……………….

PÓLIZAS GLOBALES

ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

Cuando en la elaboración y ejecución de un contrato sea necesaria la consecución

de pólizas de seguros, procede así:

Elaborar una solicitud detallando :

01  El tipo de póliza requerida
 La unidad ejecutoria o cargo del gasto
 Copia del contrato, convenio o documento soporte para la expedición de la
póliza
Enviar la solicitud física o por correo electrónico con los respectivos anexos

Cuando la solicitud viene por medio del correo electrónico, se procede así:
JURIDICA
 Recibir la solicitud con el contrato adjunto

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE



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TIEMPO DE EJECUCION
RANGO MÍNIMO RANGO MÁXIMO

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

REFERENCIA ORIGEN
TIPO NUMERO AÑO DESCRIPCIÓN INTERNACIONAL NACIONAL DISTRITAL INTERNO

9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

10. ANEXOS
ANEXO No. NOMBRE

N/A N/A

ELABORÓ (Nombre, Firma y Cargo): REVISO Y APROBO (Nombre, Firma y Cargo):

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