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1 © Universidad Europea de Monterrey

Índice

1 Actividades a Realizar durante el Seguimiento y Control ........................................ 3

1.1 Actividades del Seguimiento Técnico ................................................................. 3

1.2 Actividades del Seguimiento Administrativo .................................................... 7

1.3 Actividades del Seguimiento Económico ......................................................... 10

1.4 Actividades del Seguimiento Legal ..................................................................... 11

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total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Objetivos
“El seguimiento de proyectos debe llevarse a cabo teniendo en cuenta aquellos
aspectos técnicos, administrativos, legales y/o financieros que al involucrarlos en
un proyecto determinado cohesionan y ensamblan cada parte del miso,
lográndose así resultados exitosos.”

1 Actividades a Realizar durante el Seguimiento y Control

Podemos definir como actividades del seguimiento y control del proyecto,
aquellas que deben llevarse a cabo, tanto a nivel técnico, administrativo,
financiero como legal, para la comprobación de la correcta ejecución de las
actividades o tareas del proyecto establecidas en la planificación del mismo.
El seguimiento consiste básicamente en el análisis de la información generada en
“El seguimiento consiste básicamente
el proyecto, para la identificación temprana de riesgos y desviaciones respecto al
en el análisis de la información
plan. Por su parte el control comprende el desarrollo de las actuaciones para
generada en el proyecto, para la
conseguir que lo planificado y esperado ocurra.
identificación temprana de riesgos y
Su fin es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto, de manera
desviaciones respecto al plan. Por su
que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del
parte el control comprende el desarrollo
proyecto se desvíe significativamente de su planificación.
de las actuaciones para conseguir que
Se detallan a continuación, con más precisión, aquellas que se consideran como
lo planificado y esperado ocurra”
principales

1.1 Actividades del Seguimiento Técnico

Durante el desarrollo de las actividades del seguimiento y control de proyectos a

nivel técnico, sea del tipo que sea, se reproducen unos patrones que se pueden
considerar como la base en la estructura y ejecución de proyectos. Éstos, al estar
acompañados por unas pautas de seguimiento y control establecidas entre el
patrocinador o cliente y el equipo de proyecto, logran crear una metodología de
trabajo mucho más eficiente y funcional, poniendo todos los elementos en orden y
permitiendo que las actividades a realizar estén en total fluidez y sean realizadas
de forma eficiente.
Las actividades que podemos identificar inicialmente dentro del seguimiento y
control a nivel técnico son:

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• Visitas previas a la ubicación del proyecto: Estas visitas o
• Revisión de los diseños: Durante el desarrollo de un proyecto, existen
“Se considera que un archivo, normalmente,
reúne los pasos en detalle de todo lo que
ha acontecido durante la ejecución de un
proyecto”
Fig. 2.3. Actividades del seguimiento técnico
reconocimientos previos se deben realizar con el fin de resolver dudas,
ampliar expectativas y enfocar con precisión el proyecto, ayudan a visualizar
con claridad los objetivos que se tienen definidos y a establecer con
certeza las herramientas más apropiadas que deberán emplearse.
Así mismo, permiten “ubicar” todo el contexto, ya que proporcionan
actuaciones y orientaciones precisas al patrocinador o cliente en el
momento que las solicite.
elementos que constituyen parte matriz del mismo, como los diseños, que
se espera cumplan y reúnan con las condiciones óptimas para el buen
funcionamiento o resultado del producto o servicio, razón por la cual debe
llevarse a cabo una revisión total y específica de los diseños o planes que
se estén realizando o se hayan presentado como parte de una propuesta,
para que de esta forma se pueda prevenir y dar solución a inconvenientes
que estén plasmados y constituyan riesgos a futuro durante la ejecución del
proyecto. Como por ejemplo en el caso de la construcción de una vivienda,
en la que se debe determinar con exactitud de la ubicación de la
instalación de saneamiento, ubicar estratégicamente los puntos de

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“Está claro que hoy en día se trabaja bajo
medidas, legalmente establecidas,
seguridad y salud, a fin de garantizar las
condiciones de seguridad, integridad, y
apropiada realización de los trabajos”
“Es importante que el cronograma inicial
esté aprobado por las partes interesadas y
esté a disposición de aquellos interesados
que llevarán a cabo el trabajo”
desagüe, a fin de no tener problemas a la hora de levantar los tabiques y
resulten en un punto donde no es viable por diseño la localización de una
determinada área común.
• Documentar y archivar las comunicaciones: Se considera que un archivo,
normalmente, reúne los pasos en detalle de todo lo que ha acontecido
durante la ejecución de un proyecto. Es importante y constituye un
elemento fundamental para el seguimiento y control, el llevar correctamente
y en orden todas las comunicaciones, notificaciones e instrucciones entre
los diferentes interesados, por escrito, para soportar las actividades,
actuaciones y polémicas que se produzcan durante la ejecución del
proyecto.
Se debe comunicar por escrito al patrocinador o cliente cuando se vaya en
contra de alguna de las disposiciones del contrato y no solo darle a conocer
verbalmente dicha actuación, sino registrar por escrito todo lo dicho como
elemento justificativo de la comunicación.
• Elaboración de la Bitácora: El libro de obra, bitácora, libro de actividades
diarias o como se le quiera llamar, es un elemento que constituye un punto
de de seguimiento y control, ya que en éste se consignan a diario, sin
excepción, todas y cada una de las actividades llevadas a cabo, así como se
deja constancia de las decisiones que han sido tomadas en conjunto y las
acciones y acuerdos que se han tomado. Debe ir firmado por los
responsables y/o aquellas personas así designadas.
Este libro debe permanecer siempre dentro del lugar de ejecución del
proyecto y no puede alterarse ni sacarse del lugar, pues constituye un
elemento de evidencia de vital importancia.
• Exigir el cumplimiento de las medidas de seguridad y salud
legalmente establecidas: Está claro que hoy en día se trabaja bajo
medidas, legalmente establecidas, de seguridad y salud, a fin de garantizar
las condiciones de seguridad, integridad, y apropiada realización de los
trabajos. Es función y parte de las actividades que desarrollan durante el
seguimiento y control, con el propósito de velar por el bienestar del
proyecto, exigir el cumplimiento de estas medidas, siempre en pro de la
adecuada y transparente realización del proyecto.
• Exigir el cumplimiento de las medidas medioambientales legalmente
establecidas: Como parte del sistema de seguridad y salud implementado,
debe existir, asociado al proyecto, un plan medioambiental, en el cual se
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 especifican los lugares, condiciones y demás, de donde provienen todos los
materiales a utilizar para la elaboración del proyecto, las condiciones
ambientales en las que éste se llevará a cabo e información relacionada, de
forma que las condiciones de su consecución no afecten de manera alguna
a los parámetros establecidos, bien sea a nivel local, nacional o
internacional, por parte de las autoridades y organismos competentes en
materia de legislación ambiental.
• Seguir y controlar el cumplimiento del cronograma aprobado: Para
llevar un control de la ejecución del proyecto en el tiempo, debe haberse
realizado con anterioridad un cronograma o programación de actividades
realista, a un nivel de detalle tal, que permita un seguimiento completo de
las actividades realizadas.
Un seguimiento periódico del cronograma permitirá detectar retrasos o
adelantos, en la ejecución de las actividades del proyecto, de manera que
se puedan adoptar a tiempo las medidas necesarias para finalizar los
trabajos en el plazo establecido.
Es importante que el cronograma inicial esté aprobado por las partes
interesadas y esté a disposición de aquellos interesados que llevarán a
cabo el trabajo. Este cronograma aprobado servirá para establecer la línea
base de tiempos, respecto a la cual se medirán las desviaciones de las
actividades del proyecto.
• Medición de las actividades realizadas: Teniendo en cuenta el
cronograma aprobado, debe medirse periódicamente el avance de las
actividades realizadas, ya sea “in situ” o mediante informes de avance, para
determinar así el porcentaje de ejecución de las actividades que se han
llevado a cabo, y de esta forma, tal y como se ha comentado anteriormente,
evidenciar adelantos o retrasos en la ejecución del proyecto.
Es importante en este punto, observar la importancia del trabajo en equipo
y las comunicaciones, ya que, si éstas son las adecuadas y están
correctamente planificadas, pueden dejarse estipuladas, de forma
periódica, reuniones para resolver dudas o inconvenientes. El ideal sería
crear un espacio para reunirse y de manera conjunta verificar los datos de
todas las partes con el ánimo de unificar criterios y mantener direccionado
apropiadamente el trabajo a realizar, para beneficiar de este modo la
ejecución del proyecto, sin mezclar intereses personales de por medio.

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 • Controlar que se están cumpliendo los requisitos de calidad
establecidos: Deben verificarse y controlarse los recursos que se estén
utilizando en el proyecto, pues deben cumplirse siempre unas normas de
calidad establecidas, a fin de realizar un producto de calidad. Según el caso
deben existir, fichas técnicas de los equipos, certificados de los materiales,
licencias de uso, etc. para constatar que se encuentran bajo los estándares
de calidad ofrecidos y que son los requeridos. El control de la calidad
reconoce la importancia, entre otros, de la satisfacción por parte del cliente,
prevención antes que inspección, responsabilidad e involucración de la
dirección en la gestión de la calidad y la mejora continua.
• Revisar el estado de los riesgos: Los riesgos provocan incertidumbre
sobre el resultado del proyecto y pueden afectar a uno o varios objetivos del
mismo. Es por esto, que deben chequearse los riesgos identificados
inicialmente de manera proactiva y mantenerse alerta durante la ejecución
del proyecto para identificar cualquier riesgo nuevo que pudiera
presentarse.
Así mismo, deberán revisarse los planes de contingencia planteados
“… deberán revisarse los planes los planes durante la fase de planificación, evaluar la necesidad de aplicar acciones
de contingencia planteados durante la
correctivas o solicitudes de cambio relativas a riesgos. Revisar el estado de
los riesgos con el equipo y con el cliente o patrocinador en reuniones
fase de planificación, evaluar la necesidad
periódicas.
de aplicar acciones correctivas o

solicitudes de cambio relativas a riesgos.”

• Llevar a cabo un seguimiento y control del trabajo realizado: El objetivo
consiste en revisar, analizar y regular el avance del proyecto para poder
cumplir con los objetivos y requisitos definidos durante la fase de
planificación.
Normalmente, para llevar esto a cabo, se suelen crear “informes de
seguimiento” o “informes de desempeño”, que proporcionan información
sobre el estado del proyecto. Evidentemente, es preciso primero, conocer o
especificar qué información debe recogerse en estos informes, con qué
frecuencia y cómo se recogerá dicha información.

1.2 Actividades del Seguimiento Administrativo

La mayoría de las actividades a realizar durante el seguimiento administrativo no

forman parte de las competencias asignadas al equipo de proyecto, muchas
organizaciones disponen de departamentos o equipos especializados que llevan a
cabo este seguimiento. No obstante, se consideran en el presente curso, ya que el

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 equipo de proyecto debe al menos conocer, qué actividades a nivel administrativo
deben llevarse a cabo para el seguimiento del proyecto:

Fig. 2.4. Actividades del seguimiento administrativo

• Revisión de los documentos del contrato: En caso de que el proyecto se
haya iniciado a raíz de un contrato, deben conocerse al detalle, las
condiciones y cláusulas del mismo y así mismo conocer las implicaciones
que conlleva, ya que es este documento el que determinará las diferentes
herramientas para establecer controles acertados para el proyecto.
• Verificar pólizas exigidas en el contrato: Así como debe conocerse el
“Los pliegos de condiciones son la contrato, deben identificarse cada una de las pólizas suscritas a raíz del
herramienta en las cuales se consignan mismo, a fin de darles seguimiento y poder así ganar terreno de ser
las especificaciones, requisitos y
necesaria su aplicación, pues son éstas las garantías que se ofrecen al
incumplir con alguno de los requisitos contractuales o el incumplimiento
características que deben cumplir los
parcial de las cláusulas establecidas.
entregables”

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 • Vigilar el cumplimiento de los pliegos de condiciones: Los pliegos de
condiciones son las herramientas en las cuales se consignan las
especificaciones, requisitos y características que deben cumplir los
entregables del proyecto y suelen estar fijados por el cliente o patrocinador,
por lo tanto, deben estar acorde con la propuesta efectuada. Debe
verificarse y vigilarse su cumplimiento, ya que es aquí donde está
enmarcada la calidad de lo que se pretende realizar, sea bien, producto o
servicio y constituyen elementos de estricto cumplimiento y compromiso.
• Verificar las licencias requeridas: Este punto enmarca aspectos de tipo
legal, que han sido establecidos por organismos competentes
(ayuntamientos, administraciones públicas, propiedad intelectual, etc.)
según sea el caso, por lo cual se debe verificar que las licencias requeridas
estén vigentes al momento de ejecución del proyecto, con el ánimo de
evitar incumplimientos de ley.
• Verificar la afiliación y pago mensual del personal a la seguridad
social e impuestos fiscales: Es un aspecto decisivo y determinante que
debe cumplirse, ya que los aportes se realizan a los empleados que
intervienen en el proyecto, es claro que son costes que se encuentran
dentro del valor de la propuesta del proyecto.
• Análisis de precios unitarios: La verificación de los ítems por precios
unitarios permite aclarar y estudiar en profundidad si la propuesta está, a
nivel de costes, ajustada al valor real. Este análisis acerca de manera
específica a un mecanismo de control de costes y justificación de precios
justos y equilibrados teniendo en cuenta las tendencias del mercado al
momento de realizarse el proyecto.
• Elaboración de actas del proyecto, Actas de inicio, Acta de
finalización, Acta de suspensión, Actas de entregas parciales
Situación prevista en el contrato: Son estos documentos, como su
nombre lo define, los que dan inicio o finalización a un proyecto y
eventualmente una suspensión del mismo. En aquellas organizaciones en
las que exista una oficina de gestión de proyectos (PMO), ésta suele ser la
encargada de desarrollar este tipo de documentación relativa a proyectos,
que pasará a formar parte de los activos de la organización.
• Revisar y aprobar contratos con proveedores o subcontratistas: Debe
revisarse y verificar que este tipo de contratos sean necesarios y que los
subcontratistas o proveedores cumplan y reúnan las condiciones para dar

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• Archivo y custodia de la correspondencia y documentación relativa a
“El presupuesto aprobado del proyecto
determina la línea base de costos respecto
a la cual se medirán las desviaciones
económicas del proyecto”
garantía al proyecto. Si el subcontratista o proveedor no reúne las
características pretendidas, para dar alcance al proyecto, debe hacerse una
notificación escrita y dar lugar al cambio de éste por uno que si reúna el
perfil.
Cada organización es diferente, es por ello que cada una de ellas, suele
tener establecidos los tipos de contratos utilizados para proveedores y
subcontratistas y éstos forman parte también de los activos de la
organización.
proveedores y/o subcontratistas: Todas las comunicaciones
contractuales, ya sean orales o escritas, mantenidas con proveedores o
subcontratistas, deben documentarse, archivarse y custodiarse, de manera
que sea posible su posterior recuperación, mediante un sistema de archivo
establecido en la organización. Así mismo, en caso de llevarse a cabo una
evaluación del proveedor o subcontratista, ésta será también documentada
y archivada, pasando a formar parte de los activos de la organización.

1.3 Actividades del Seguimiento Económico

Durante el desarrollo de seguimiento económico se diferencian con claridad los

siguientes aspectos:
• Seguir y controlar el presupuesto aprobado del proyecto: Del mismo
modo que para llevar un seguimiento del avance de las actividades del
proyecto, debía haberse establecido con anterioridad un cronograma de
tiempos aprobado, para controlar las desviaciones de coste del proyecto,
debe partirse de un presupuesto inicial aprobado. Éste determina la línea
base de costes respecto a la cual se medirán las desviaciones.
Mediante el avance de las actividades y los costes reales en los que se ha
“En la práctica, gran parte del esfuerzo incurrido, se puede determinar si el proyecto se encuentra dentro del
del seguimiento y control de económico presupuesto o por encima de éste y en qué medida, así como hacer
implica analizar la relación entre el uso
estimaciones a futuro del presupuesto según el ritmo de avance actual del
proyecto.
de los fondos del proyecto y el trabajo

efectuado a cambio de tales gastos” En la práctica, gran parte del esfuerzo del seguimiento y control económico
implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el
trabajo efectuado a cambio de tales gastos. Para tomar decisiones a tiempo
en el proyecto en base a la información de costes la herramienta más

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 utilizada es la gestión del valor ganado (EVM) que estudiaremos con más
detalle a lo largo del presente curso.

1.4 Actividades del Seguimiento Legal

Al igual que ocurre con la mayoría de las actividades a realizar durante el

seguimiento administrativo, las actividades del seguimiento legal no suelen
formar parte de las competencias asignadas al equipo de proyecto, muchas
organizaciones disponen de departamentos o equipos especializados que llevan a
cabo este seguimiento. Este tipo de seguimiento se lleva a cabo para aquellos
proyectos que se han iniciado a raíz de una relación contractual establecida entre
una organización o ente y la organización que llevará a cabo el proyecto.

Fig. 2.5. Actividades del seguimiento legal

El seguimiento legal del proyecto engloba, entre otros, los siguientes aspectos:
• Revisión de normativas: Verificación del cumplimiento de todos los
trámites necesarios para el buen desarrollo del proyecto y que deben existir
previamente, tales como, normativas a nivel general del cliente o
patrocinador, en lo referente a perfeccionamiento del contrato, publicación,
pago de impuestos, términos de tiempo, garantías, obligaciones laborales,
etc. Verificar pago de impuestos y de publicación en boletines oficiales.

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 • Causas de infracciones, sanciones, inhabilidades e
incompatibilidades: Se debe investigar, profundizar y verificar cuando sea
el caso, las implicaciones o acciones legales que se desencadenarían de
infringirse las normas y cláusulas establecidas en el contrato, si lo hubiere,
así como las condiciones, procesos y procedimientos contables y
financieros que deban ser aplicados dentro de la ejecución del contrato
objeto del proyecto.
• Analizar el contrato: Deben conocerse al detalle, las condiciones y
cláusulas del contrato, a fin de estipular con claridad las acciones a realizar
en determinados casos en que se infrinjan o se falte a alguna de las
condiciones establecidas.
• Revisión de documentos del contrato: Se debe verificar la
documentación presentada que hace parte del contrato, existencia de las
pólizas exigidas en el mismo, a fin de legalizar éste y evitar faltas de los
mismos.
• Ampliación de plazo y/o remuneración: Debe conocer muy bien las
causales para determinar una ampliación de plazo o ampliación de
remuneración del contrato, a través de un análisis detallado de la
información suministrada.

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