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1 © Universidad Europea de Monterrey

Índice

1 Planificación de la Calidad ............................................................................................... 3

2 Calidad del Proyecto ........................................................................................................... 3

3 Objetivos de la Planificación de la Calidad..................................................................4

4 Planificación de las Comunicaciones ............................................................................ 5

4.1 Comunicación eficaz ................................................................................................ 5

5 Planificación de los Riesgos ............................................................................................. 7

5.1 Identificación de riesgos ........................................................................................ 7

6 Planificación de las Adquisiciones .................................................................................8

6.1 Gestión de los Interesados ....................................................................................9

6.2 Alineación de las Expectativas de los Interesados .........................................9

6.3 Gestión de Expectativas .................................................................................... 10

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total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.

“…se define la calidad*1 como el grado
en el que un conjunto de características
inherentes satisface los requisitos.”
Objetivos
“La correcta definición y planificación de un proyecto es crucial para su éxito. La
planificación determina cómo se llevará a cabo el trabajo para conseguir los
objetivos establecidos en cuanto al cronograma, costes, calidad, riesgos, compras,
comunicaciones y el equipo e interesados en el proyecto. Cada uno de estos
factores influye en nuestra capacidad de dar seguimiento y control al proyecto.”
1 Planificación de la Calidad
Aún hoy en día, a pesar de ser uno de los criterios de éxito de la mayoría de los
proyectos, la calidad del proyecto es objeto de una pobre gestión. Generalmente,
esto suele ser debido a que se confunden la calidad del producto, servicio o
resultado del proyecto con la calidad del mismo.
Según A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) -
Seventh Edition, Project Management Institute, Inc., 2021 1. del Project
Management Institute (PMI) ®2, se define la calidad como el “grado en el que un
conjunto de características inherentes satisface los requisitos”3. Esto quiere decir,
que el resultado del proyecto debe satisfacer las necesidas y requisitos
establecidos. Por ejemplo, un proyecto cualquiera puede cumplir rigurosamente
con todas las normas de calidad, no presentar ningún defecto, pero haberse
excedido en tiempo y coste. Muy probablemente, en este caso, estemos hablando
de que el proyecto no se ha llevado a cabo con calidad.
2 Calidad del Proyecto
Podemos entender pues, que la calidad del proyecto no corresponde únicamente
a obtener un resultado con una calidad determinada, sino que además, el
resultado del proyecto debe satisfacer las necesidades y/o expectativas de los
interesados.
1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
2
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
3
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Seventh
Edition, Project Management Institute, Inc., 2021, Page 237.
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Evidentemente, existen factores de calidad que son únicos y específicos del tipo
de industria o proyecto que se esté llevando a cabo, no obstante, la mayoría de
las actividades de gestión de la calidad, están íntimamente relacionadas con
otros aspectos como pueden ser la gestión de los interesados, requisitos, riesgos,
adquisiciones y compras o el propio equipo de proyecto.

3 Objetivos de la Planificación de la Calidad

Deben mantenerse alineados los requisitos de calidad del resultado del proyecto
con el proyecto en sí y los requisitos o expectativas de los interesados clave.
Podríamos establecer, entre otros, los siguientes objetivos para gestionar la
calidad del proyecto:
• Identificación de objetivos: íntimamente relacionado con la identificación
de interesados y recopilación de requisitos, tanto del cliente o usuario final
como de organismos o departamentos de calidad.
• Planificar gestión de la calidad 4: “proceso de identificar los requisitos yo
estándares de calidad para el proyecto y sus entregables, así como de
documentar cómo el proyecto demostrará el cumplimiento con los
requisitos de calidad” Según los anexos de PMIstandards+5.
• Equilibrar demandas o restricciones: recordemos el triángulo de
restricciones del proyecto. Debe estudiarse si el esfuerzo necesario para
cumplir con los requisitos de calidad implica utilizar más recursos, un
aumento del presupuesto o del tiempo para llevar a cabo el proyecto.

4
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2017, Page 271.

5
El PMBOK® Guide – Sixth Edition sigue siendo una guía vigente que complementa a la nueva version El PMBOK® Guide
– Seventh Edition que se encuentra como anexo en PMIstandards+.

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“El director de proyecto invierte la mayor
parte de su tiempo en comunicar, es por
ello que debe considerarse como una de
las habilidades interpersonales más
importantes que éste debe poseer.”
“Cuando nos comunicamos, buscamos
que el receptor (persona que descodifica
el mensaje) reciba cierta información
que el emisor (persona que codifica el
mensaje) pretende explicar.”
Fig. 3.10. Objetivos de la planificación de la calidad
4 Planificación de las Comunicaciones
Las comunicaciones dentro de un proyecto, incluyen los métodos, modelos,
técnicas, tecnologías, etc. necesarios para la correcta interactuación de los
interesados del proyecto.
Una incorrecta gestión de las comunicaciones es otro de los factores que implica
el fracaso del proyecto. El director de proyecto invierte la mayor parte de su
tiempo en comunicar, es por ello que debe considerarse como una de las
habilidades interpersonales más importantes que éste debe poseer.
Podemos identificar, entre otros, como elementos de comunicación todos los
tipos de informes, reuniones, presentaciones, registros, etc. El número de
implicados en el proyecto determinará las dimensiones de la comunicación y el
número de canales a establecer, pudiendo ser éstos del tipo cara a cara, mediante
correo electrónico, reuniones, telefónicos, etc.
4.1 Comunicación eficaz
Para todos en la vida cotidiana es conocida la dificultad de comunicación, debido
a diversos factores que interfieren en la misma. Cuando nos comunicamos,
buscamos que el receptor (persona que descodifica el mensaje) reciba cierta
información que el emisor (persona que codifica el mensaje) pretende explicar.
Para ello, el mensaje debe pasar dos obstáculos, primero debe ser enviado por el
emisor de forma clara y evitando ruidos en la comunicación (p.e. lenguaje hostil,
interferencias, lenguajes culturales…) y segundo, el receptor debe asegurarse que
comprendió la información o el mensaje.
Una comunicación eficaz se basa en varios principios que deben seguirse a la
hora de gestionar las comunicaciones:
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 Fig. 3.11. Comunicación eficaz
• Planificar las comunicaciones: esto supone garantizar que todos los
interesados recibirán la información que tiempo y forma. Para ello, debe
desarrollarse un plan de gestión de las comunicaciones que es un
componente del plan para la dirección del proyecto que describe cómo,
cuándo y por medio de quién se administrará y difundirá la información del
proyecto.
• Utilizar reglas básicas de comunicación: aunque son dadas por sentado,
son muchas las ocasiones en las que son pasadas por alto. Educación y
modales, honestidad, escucha activa y prioridad entre otras son técnicas de
comunicación que facilitan la gestión de las comunicaciones y evitan los
conflictos.
• Claridad en las comunicaciones: es importante, para facilitar el trabajo de
comprensión al receptor, que las comunicaciones sean claras, utilicen
términos apropiados, y sean convincentes.
• Construcción de relaciones: la base de una comunicación eficaz es la
confianza, es por ello, que debe prestarse especial atención a utilizar el
medio de comunicación adecuado, prestar atención, escuchar de manera
activa, tener en cuenta las respuestas, clarificar siempre la información,
asegurarse de que se comprendió la información y ajustar el contenido a las
necesidades de información, entre otros.

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 5 Planificación de los Riesgos
Un director de proyectos proactivo deberá llevar a cabo a cabo una rigurosa
“…podemos deducir, que como riesgos gestión de riesgos, ya que planificar la respuesta a los riesgos, según la PMBOK®
pueden considerarse tanto los Guide6 se define como “el proceso de desarrollar opciones, seleccionar
acontecimientos positivos como los
estrategias y acordar acciones para abordar la exposición al riesgo del proyecto
en general, así como para tratar los riesgosindividuales del proyecto.”7. Recogido
negativos, y que, por tanto, deben
en los anexos de PMIstandards+8.
identificarse ambos.”
De aquí podemos deducir, que como riesgos pueden considerarse tanto los
acontecimientos positivos como los negativos, y que, por tanto, deben
identificarse ambos.

5.1 Identificación de riesgos

Durante toda la fase de planificación, debe llevarse a cabo la identificación de

riesgos, ya que toda la gestión del proyecto pasa por la gestión de riesgos.
Como regla general, la identificación de riesgos conlleva los siguientes pasos:
1. Identificación de riesgos: a través de lecciones aprendidas de proyectos
anteriores sobre riesgos, listas de control de riesgos e incluso entrevistas o
reuniones con interesados clave que puedan aportar información relevante
en cuanto a los riesgos del proyecto.
2. Matriz de probabilidad e impacto: para cada riesgo identificado
previamente, el objetivo es determinar la probabilidad de que éste se
produzca y evaluar el impacto del riesgo sobre alguno o varios de los
objetivos del proyecto y trabajar con estos datos con una matriz que nos
permitirá priorizar la lista de riesgos identificados según su probabilidad e
impacto. De esta forma se muestra la máxima prioridad, y por tanto,
aquellos riesgos en los que se deben centrar los esfuerzos iniciales.

6
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

7
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2017, Page 395.

8
El PMBOK® Guide – Sixth Edition sigue siendo una guía vigente que complementa a la nueva version El PMBOK® Guide
– Seventh Edition y se encuentra como anexo en PMIstandards+

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“…la parte fundamental de la gestión de
las adquisiciones se centre en los tipos
de contratos o elaciones contractuales
que se establecen entre el vendedor y el
comprador.”
3. Dar respuesta a los riesgos identificados y priorizados: una vez
identificados y priorizados los riesgos, llega el momento de desarrollar
planes de respuesta, que pueden traducirse en un aumento del presupuesto,
del uso de recursos, del tiempo o de tareas adicionales. Es una de las
razones por las cuales, la planificación se vuelve iterativa.
Fig. 3.12 Planificación de riesgos
6 Planificación de las Adquisiciones
La gestión de las compras o subcontratación implica relación con otras
organizaciones, y esta relación suelen ser de naturaleza contractual y legal. Es por
ello, que la parte fundamental de la gestión de las adquisiciones se centre en los
tipos de contratos o relaciones contractuales que se establecen entre el vendedor
(organización que provee los productos o servicios) y el comprador (organización
que contrata los servicios o adquiere los productos)
A la hora de llevar a cabo el seguimiento y control del proyecto, y concret amente
de las adquisiciones, es clave el conocimiento del contrato. Es decir, las condiciones
para que el contrato sea legal, cuáles son los elementos clave dentro de un contrato
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(alcance, hitos, criterios de aceptación, responsabilidades, penalizaciones, forma y
modo de pago, etc.), tipos de contratos y sus ventajas y desventajas, entre otros.

6.1 Gestión de los Interesados

Ya hemos hablado de que una de las actividades clave a llevar a cabo antes de
comenzar con la planificación del proyecto es la exhaustiva y completa
identificación de los interesados junto con sus requisitos y expectativas en cuanto
al proyecto. ¿Por qué es tan importante este proceso? Recordemos que las
expectativas es uno de los factores que determinarán el éxito del proyecto, así
mismo, gestionar de forma adecuada y oportuna las expectativas de los
interesados, demuestra experiencia en gestión de proyectos, y puede de esta
manera, marcar la diferencia entre un director de proyecto u otro.

6.2 Alineación de las Expectativas de los Interesados

El proyecto ideal, es aquel en el que tanto la realidad del mismo, como la

percepción de los objetivos del proyecto que tienen los interesados van en la
misma dirección a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. La realidad, por
lo general, es bien diferente. Es labor de un buen jefe de proyecto, alinear y crear
un equilibrio entre la realidad del proyecto y la percepción de cada uno de los
interesados.

Fig. 3.13. Equilibrio de las expectativas

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6.3 Gestión de Expectativas

Cada elemento de expectativa es importante para el éxito del proyecto y está

sujeto al tira y afloja natural entre la realidad del proyecto y las percepciones de
los interesados. Hay cuatro elementos fundamentales:
1. Factores críticos de éxito: corresponden a las restricciones más comunes,
alcance, tiempo y presupuesto.
2. Impacto de los cambios: cualquier cambio impacta en alguno de los
resultados u objetivos del proyecto.
3. Entregables: si la definición del alcance no se ha abordado en su totalidad,
es posible que nos encontremos ante interesados insatisfechos con alguno
de los entregables o resultados del proyecto.
4. Ejecución del trabajo del proyecto: íntimamente ligado con la
productividad y eficiencia del equipo de trabajo, así como la confianza de
los interesados en cómo se está llevando a cabo el trabajo del proyecto.
Más adelante profundizaremos en estas cuestiones para identificar técnicas y
herramientas que podemos utilizar para ayudarnos a gestionar cada uno de estos
elementos.

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