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Índice

1 Especificaciones y Términos de Referencia ................................................................ 3

1.1 Antecedentes .............................................................................................................. 3

1.2 Objetivos ...................................................................................................................... 3

1.3 Alcance de los Trabajos ...........................................................................................4

1.4 Entregas Esperadas ..................................................................................................4

1.5 Informes .......................................................................................................................4

1.6 Datos e Informes que Solicitará el Cliente ........................................................ 5

1.7 Plazo de Ejecución .................................................................................................... 5

2 Especificaciones ..................................................................................................................6

2.1 Clases de Especificaciones ....................................................................................6

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 Objetivos
“El seguimiento de proyectos se hace necesario para llevar a cabo un control, y
como tal, el alcance de este está fijado en llevar a cabo acciones para el
desarrollo apropiado de un proyecto, sea de la índole que sea.”

1 Especificaciones y Términos de Referencia

El seguimiento del proyectos consiste en llevar a cabo actividades de control,
“Los términos de referencia y las seguimiento y vigilancia de un proyecto. Debe realizarse, partiendo del principio
especificaciones son estipulados y de la Buena Fe, en el cual, cada uno de los involucrados en el proceso, responden
manejados de acuerdo con la clase de
por sus diferentes acciones ante quien compete. Los términos de referencia y las
especificaciones, son estipulados y manejados de acuerdo con la clase de
proyecto a elaborar y la entidad u
proyecto a elaborar y la entidad u organismo que realice un contrato, pero
organismo que realice un contrato, pero
siempre operan unas condiciones que se pueden considerar “estándar” para ellos.
siempre operan unas condiciones que se
Orientados hacia el buen desarrollo del proyecto se pueden considerar los
pueden considerar “estándar” para ellos.” siguientes aspectos como determinantes:

1.1 Antecedentes

De acuerdo con el tipo de proyecto, se pasa a determinar unos antecedentes o

preliminares. Se elabora un reconocimiento de las condiciones que han
determinado el surgimiento del proyecto, que es lo que se pretende hacer, cuales
son los objetivos a conquistar y cuál es el problema a resolver, para que de esta
forma se pueda establecer con claridad la orientación que debe tener el
seguimiento, enfocado hacia su elaboración y posterior desarrollo o ejecución de
forma apropiada.

1.2 Objetivos

Es mediante la estructuración de objetivos claros, que se logra definir de manera

precisa y acertada cuáles serán las condiciones y qué será lo que finalmente se
pretende alcanzar por medio del seguimiento. Estos objetivos se delinean o
dividen en objetivos generales y objetivos específicos.

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 1.3 Alcance de los Trabajos

En este punto resulta importante resaltar la trascendencia que tendrán los

trabajos necesarios para llevar a cabo el proyecto, ya que es lo que permitirá
enfocar de manera precisa, el curso general que tomará el proyecto durante su
ejecución.
Corresponde al alcance de los trabajos las acciones que están determinadas de
“Si el contratante o cliente llegase a acuerdo con el carácter del proyecto y que se definen claramente como
exigir una condición diferente a las mecanismos de acción. Citando un ejemplo, el alcance de un proyecto, de
pactadas según contrato, el contratista
elaboración de muñecos de papel para una empresa gráfica, éste estaría
determinado en el contrato, es decir, las características, materiales y
podría valerse de este punto de alcance
especificaciones quedarían estipuladas dentro del contrato y serían éstas los
del proyecto para no acatar las
requisitos a cumplir como contratista. Si el contratante o cliente llegase a exigir
recomendaciones hechas por la otra
una condición diferente a las pactadas, el contratista podría valerse de este punto
parte.” de alcance del proyecto para no acatar las recomendaciones hechas por la otra
parte, razón por la cuál es definitivo revisar con detenimiento este detalle para no
caer en consideraciones que no competan al caso.

1.4 Entregas Esperadas

Así mismo aparece como factor fundamental dejar en claro de acuerdo a las
especificaciones y características del bien, servicio o producto, los resultados
ideales a los que se pretende llegar, por ejemplo para la elaboraci ón de camisas
azules de los uniformes de dotación de una empresa debería citarse el tipo de
botones, la clase de seda, las características del cuello, si llevan bolsillos, etc.,
para de esta forma realizar un seguimiento más detallado sobre los procesos de
ejecución y lograr así un control de calidad en el bien, producto o servicio que se
obtenga.

1.5 Informes

Durante la planificación del proyecto, se debe determinar la clase y el número de

informes de seguimiento que se van a realizar durante la ejecución del trabajo.
Éstos, serán parte de las evidencias que se reúnan, en caso tal que exista algún
tipo de conflicto o término de revisión sobre el contrato objeto del proyecto.
Estos informes, serán efectuados por la organización ejecutante que lleva a cabo
los trabajos contratados para dar a conocer al contratante o cliente, el estado de
avance del proyecto.

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Su periodicidad va de acuerdo con las necesidades implícitas del contratante o
cliente, y son elementos que deben soportarse por registros, bien sea magnéticos,
(copias en CD o DVD) de los archivos, fotográficos (impresos y digitales durante la
elaboración del producto), formatos escritos (actas, notificaciones, sugerencias,
etc.).

1.6 Datos e Informes que Solicitará el Cliente

Forman parte de los medios de control que tendrá que llevar a cabo la
organización ejecutante del proyecto, con el fin de hacer un seguimiento
apropiado para el contratista o cliente, y que evidenciarán por parte de la
organización ejecutante, los aspectos más relevantes del avance del proyecto.

1.7 Plazo de Ejecución

Dentro de las condiciones propias del contrato, es importante especificar con

claridad el tiempo que durará el contrato o proyecto, ya que es a partir de aquí
donde pueden empezar a cumplirse términos que seguramente sean exigidos por
las aseguradoras de pólizas (cumplimiento, garantía), que deben existir
regularmente para dar un trámite legal y garantizar de esta forma la buena
ejecución dentro de un contrato.
Puede darse el caso de que exista un ente externo al proyecto, que sea quien
legalice la entrega de las obras, bienes o servicios contratados, por parte del
contratista o cliente, con los documentos que se hayan establecido en el contrato
(pólizas, informes, planos.)
En la siguiente figura vemos un esquema general de los elementos que
constituyen los términos de referencia dentro de un contrato, de acuerdo con lo
que se ha estudiado.

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Las especificaciones de un proyecto
quedan directamente determinadas por
las características de éste, y así mismo,
están siempre estipuladas dentro de las
condiciones contractuales.”
“Las especificaciones se pueden clasificar
de acuerdo con el tipo de proyecto que se
desarrolle. Éstas mantienen su orientación
de satisfacer los estándares de calidad
que sean necesarios y requeridos por la
entidad o cliente”.
Fig. 2.1. Esquema de los términos de referencia de un contrato
2 Especificaciones
Las especificaciones de un proyecto quedan directamente determinadas por las
características de éste, y así mismo, están siempre estipuladas dentro de las
condiciones contractuales. Forma parte de las funciones a llevar a cabo durante el
seguimiento, velar por el cumplimiento de éstas, ya que, al quedar establecidas
contractualmente, suponen un componente especial dentro de la ejecución del
contrato, y no son negociables por otras que no garanticen la calidad del
producto, resultado o servicio objeto del proyecto.
En caso de solicitarse por parte del contratista o cliente, la sustitución de algún
elemento que haga parte de estas condiciones debe ser éste, quien asuma todos
los estudios y costes que suponga dicha sustitución.
2.1 Clases de Especificaciones
Las especificaciones se pueden clasificar de acuerdo con el tipo de proyecto que
se desarrolle. Éstas mantienen su orientación de satisfacer los estándares de
calidad que sean necesarios y requeridos por la entidad o cliente. Pueden ser:
• Especificaciones técnicas: Constituyen un punto importante para un
proyecto, ya que son éstas las que determinan el tipo de operación o
procedimiento que se debe llevar a cabo para la obtención de un producto.
Se puede citar como ejemplo en la ejecución de un contrato de
computadores, el detalle del equipo, capacidad, marca, clase de memoria,
etc.
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 • Especificaciones normativas: Esta clase de especificaciones, son usadas
la mayoría de las veces en los contratos de obras, aunque pueden
considerarse también dentro de los contratos de bienes o resultados
particularmente normalizados por algún tipo de reglamento, que son los que
señalan o proporcionan unos parámetros específicos que deben cumplirse y
están determinados por unos lineamientos a tener en cuenta durante la
elaboración o ejecución de un proyecto.
• Especificaciones de diseño: Así como las especificaciones técnicas, las
especificaciones de diseño, son todas aquellas pautas que determinan y
definen las características especiales de un producto, resultado o servicio.
• Citando un ejemplo, se tiene un contrato de elaboración de sillas para
escritorio, se debe determinar entonces, la clase de silla, el color, si es o no
reclinable, autoajustable, con ruedas o sin ellas, soporte ergonómico, etc.
• Especificaciones de materiales, Determinan la clase de materiales que
deben utilizarse para llevar a cabo un proyecto. Tomando el ejemplo
anterior, el tipo de acabado si es tela, metal o plástico, y la clase y tipo de
recurso a emplearse, si es tela, definir si es acolchada o no, tipo de espuma
del acolchado, entre otras.
Las especificaciones también deben proporcionar toda la información necesaria
para que el contratista determine el tamaño y las implicaciones del proyecto de
manera que, si es necesario desarrollar una oferta, ésta sea lo más ajustada y
apropiada en términos de costos, plazos, recursos humanos y garantía de calidad.

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 Fig. 2.2. Importancia de los términos de referencia y las especificaciones en un
contrato

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