Caso práctico: El impacto de saltarse los pasos

del cierre de un proyecto

En el video, analizamos la importancia de la última fase del ciclo de vida del proyecto: cerrar el proyecto.
Aprendiste que, para cerrar un proyecto, debes asegurarte de que:

 Todo el trabajo esté hecho.

 Se hayan ejecutado todos los procesos de gestión de proyectos acordados.
 Hayas recibido el reconocimiento formal y el acuerdo de los interesados clave de que el proyecto
está terminado.
En este texto, analizaremos el impacto de omitir pasos importantes en el cierre de un proyecto. 

A veces, el cierre de un proyecto se lleva a cabo de manera incorrecta o nunca ocurre en absoluto. Esto
puede tener un impacto importante en la rentabilidad general y el éxito de tu organización. Saltarse la
fase de cierre puede comprometer un proyecto que de otro modo se habría ejecutado sin problemas.
Independientemente de lo exitoso que pueda parecer el proyecto en sus etapas finales, tu trabajo como
gerente de proyectos no estará completo hasta que se hayan completado todos los pasos de la fase de
cierre.

Caso práctico: Tilly’s Toys

Para entender mejor lo que puede suceder cuando un proyecto no se cierra correctamente, examinemos
un posible escenario: Tilly's Toys, un fabricante de juguetes para niños pequeños, desarrolló una nueva
alcancía interactiva que habla y reproduce canciones para ayudar a los niños a aprender a reconocer
números, contar y sumar. A continuación se presentan varios descuidos que se produjeron como
resultado de no cerrar correctamente el proyecto.

Descuido n.° 1: No se completó todo el trabajo.

Qué sucedió: Cuando Tilly's Toys recibió la caja de juguetes final del empaquetador, se dieron cuenta de
que no incluía el descargo de responsabilidad de seguridad que debía indicar que el juguete consta de
piezas pequeñas y no debe ser utilizado por niños menores de tres años. El diseño de este descargo de
responsabilidad se había incluido en la Declaración de trabajo original, pero nunca se completó. 

Impacto en la organización: Cuando se descubrió que faltaba el descargo de responsabilidad, Tilly's Toys
no pudo usar ninguna de las cajas que se habían creado. Incurrieron en costos significativos para que el
empaquetador creara cajas nuevas que incluyeran el descargo de responsabilidad. Tener que recrear las
cajas también significó que no pudieron cumplir con su fecha de lanzamiento original, que habría
permitido tener los juguetes en las tiendas antes de la temporada navideña. Este descuido generó a la
organización la pérdida de ingresos adicionales y prolongó el cronograma y los recursos del proyecto.

Descuido n°. 2: La organización no completó un importante proceso de gestión de

proyectos acordado. 
Qué sucedió: El cliente de Tilly's Toys, una cadena regional de tiendas de juguetes, pidió que todos los
contratistas que trabajaban en el proyecto firmaran un acuerdo de confidencialidad (NDA). El NDA
indicaba que los contratistas no revelarían ninguna información sobre el juguete hasta su fecha de
lanzamiento. Uno de los expertos en educación contratado para revisar el juguete nunca recibió este NDA.
Al no haber recibido (o firmado) este importante formulario, el contratista publicó sobre el nuevo juguete
en las redes sociales meses antes de la fecha de lanzamiento del juguete.

Impacto en la organización: Compartir información con el público antes de que se lanzara el juguete
supuso un incumplimiento de contrato entre Tilly's Toys y su cliente. Esta violación generó un riesgo legal
significativo para Tilly's Toys.

Descuido n.° 3: Los interesados y el gerente de proyectos no proporcionaron su

reconocimiento formal ni su consentimiento de que el proyecto se había completado.
Qué sucedió: Ames, el gerente de proyectos, se comunicó con el cliente durante el desarrollo del juguete
para tratar sus objetivos respecto del juguete. Una vez que se corrigieron los descuidos anteriores y Ames
supuso que su equipo había terminado el proyecto, lo liberó para trabajar en otros proyectos. Poco
después, el cliente envió una lista de cambios adicionales que quería ver en el diseño del juguete.

Impacto en la organización: Ames tuvo que decirle al cliente que ya era demasiado tarde para
implementar sus solicitudes de diseño. El cliente no estaba contento y le dijo a Ames que podría
considerar la posibilidad de utilizar un fabricante de juguetes diferente en el futuro.

Cómo evitar el impacto de los descuidos en el cierre de un

proyecto
 Los descuidos o la omisión de pasos en la fase de cierre de un proyecto pueden:

 Afectar las fechas de lanzamiento programadas del producto o servicio.

 Generar un riesgo legal para tu organización.
 Dar lugar a importantes pérdidas económicas para tu organización.
 Debilitar la credibilidad de tu equipo y la tuya.
 Dañar tu relación con el cliente.
Todos los pasos del ciclo de vida del proyecto (iniciar el proyecto, elaborar un plan, ejecutar y completar
tareas, y cerrar el proyecto) son esenciales para lograr un resultado exitoso. Lamentablemente, el cierre
de un proyecto es una fase que se omite con demasiada frecuencia, lo que puede afectar negativamente
tanto al gerente de proyectos como a su organización. Para evitar estos problemas, asegúrate de
planificar esta fase del mismo modo que lo harías con cualquier otra fase del ciclo de vida del proyecto.

Demostrar el impacto del proyecto a los

interesados
Anteriormente, aprendiste por qué es importante completar la fase de cierre del ciclo de vida del
proyecto. Como comentamos, un proceso de cierre formal es esencial porque un cierre inadecuado puede
implicar el riesgo de que no cumplas los contratos y el alcance de tu proyecto. También es importante
asegurarse de que todos los interesados sientan que se satisfacen sus necesidades y revisar las áreas para
mejorar en el futuro.
En este texto, analizaremos más a fondo cómo demostrar el impacto de tu proyecto a los interesados a
través de un informe de impacto. Un informe de impacto es una presentación o informe formal preparado
para los interesados clave al final de un proyecto. 

Destaca las áreas clave de rendimiento

El propósito de tu informe de impacto es mostrar a tus interesados clave el impacto que tuvo tu proyecto
en la organización. Las metas, los objetivos, el presupuesto, los cronogramas y los indicadores clave de
rendimiento (KPI) deben determinarse al comienzo del proyecto. Tu informe de impacto debe demostrar
los buenos resultados que tuviste en relación con esos objetivos iniciales. En tu informe, también debes
responder a la pregunta: ¿Cuál era el problema que intentábamos resolver y cómo lo resolvimos? Esto te
ayudará a mostrar el valor que el resultado de tu proyecto aportó a la empresa.

Destaca estas áreas clave de rendimiento para demostrar a los interesados cómo lograste obtener
resultados exitosos:

 Primero, describe las metas y los objetivos que estableciste para el proyecto y lo que esperabas
haber logrado al final. 
 Luego, describe cómo cumpliste con esos objetivos en comparación con tus KPI. Un KPI es un
valor medible que demuestra la eficacia de una empresa para lograr sus objetivos. En tu informe
de impacto, revisa cómo definiste el éxito de tu proyecto al principio y destaca los resultados que
lograste que demuestran este éxito.
 Por último, muestra el rendimiento de tu cronograma y presupuesto describiendo los ahorros de
costos y eficiencias. Demuestra que cumpliste con los plazos establecidos en el alcance de tu
proyecto y que tu proyecto se completó respetando el presupuesto.

Utiliza métricas para mostrar tus resultados

Usa datos y estadísticas para resaltar los resultados que lograste en relación con las áreas de rendimiento
descritas en la sección anterior. Algunos ejemplos de métricas comunes que puedes incluir para
demostrar un impacto positivo pueden ser los siguientes: 

 Mejora en el rendimiento del cronograma

 Aumento de ingresos
 Retorno positivo de la inversión (ROI)
 Mayor cantidad de usuarios externos
 Aumento del porcentaje de usuarios internos 
 Costos frente a márgenes
 Alto porcentaje de satisfacción del cliente 
 Reducción de los gastos generales
 Reducción de problemas técnicos
 Ahorro de tiempo
Las métricas y los puntos de datos son una de las mejores formas de presentar el impacto. A lo largo de tu
proyecto, recopila datos y realiza un seguimiento del progreso en cada una de las áreas que deseas medir.
Si puedes complementar tus métricas con las imágenes adecuadas y vincularlas a los objetivos más
amplios del proyecto, puedes demostrar rápidamente el éxito y el valor de tu proyecto.
Preparar una presentación eficaz del informe de impacto
Una presentación eficaz puede ayudar a los interesados a entender el impacto del proyecto. Para
transmitir con éxito toda la información que preparaste: 

 Sé conciso. Si bien debes compartir métricas que ilustren cómo lograste los objetivos de tu
proyecto, no es necesario que incluyas detalles superfluos. Para una mayor claridad, organiza la
información usando viñetas en lugar de párrafos. 
 Conoce a tu público. Asegúrate de que tu informe no incluya demasiado lenguaje técnico o jerga
para que los interesados lo entiendan.
 Usa elementos visuales. Usa una aplicación de presentación digital, como Google Slides, Microsoft
PowerPoint o Canva, para presentar tu informe de impacto. Agrega diagramas, como tablas y
gráficos, para ilustrar tus resultados. Usa imágenes para añadir interés visual. Agrega íconos para
llamar la atención y ayudar a los interesados a comprender rápidamente la información.
 Describe tus aprendizajes. Analiza las lecciones que aprendiste durante el transcurso del proyecto
y cualquier área que hayas identificado para mejorar.
 Capta la atención de los interesados. Capta y mantén la atención de los interesados variando la
forma en que presentas tus datos:
1. Haz demostraciones. Reproduce videos de demostraciones, testimonios o casos prácticos.
2. Narra una historia. Narra una historia o anécdota relacionada con los datos del informe. 
3. Capta a tu público. Solicita la participación de tu público a través de preguntas, encuestas o
cuestionarios.

Conclusiones clave
Como gerente de proyectos, los informes de impacto son una gran oportunidad para demostrar el
impacto de tu proyecto y el valor que aporta a tu organización. Al destacar las áreas clave de rendimiento,
utilizar métricas para mostrar los resultados y preparar una presentación eficaz, puedes causar una
impresión en los interesados y convencerlos del éxito de tu proyecto.