Caso práctico: La importancia de cada fase

del proyecto

Las consecuencias de apresurarse en una fase del proyecto

Un viernes por la noche, Juan, gerente de proyectos de una empresa especializada en
software de realidad virtual, recibe una llamada urgente de su gerente, Mateo. Mateo le
dice a Juan que necesita un costo y un cronograma estimados para el desarrollo de un
programa de formación de realidad virtual para Simuladores de Vuelo, S.A., una empresa
que realiza mantenimiento de aeronaves, antes del final del fin de semana.

Juan pasa el fin de semana trabajando en una propuesta para Simuladores de Vuelo, S.A.
Esboza rápidamente una propuesta, en la que estima que desarrollar el curso costará
200,000 dólares y tomará seis semanas. Estos valores corresponden al costo y al plazo
estándares para desarrollar cursos de formación en la plataforma de su empresa. Envía la
propuesta a Simuladores de Vuelo, S.A. para cumplir con el plazo de entrega.

Cuando Juan entra en la oficina el lunes por la mañana, Mateo le dice que fue reprendido
por no seguir el proceso de la empresa para elaborar una propuesta, ya que debía
involucrar a los ingenieros en el proceso. Los ingenieros echan un vistazo a la información
presentada por Simuladores de Vuelo, S.A. y se dan cuenta de que el software de la
empresa no funcionará con su plataforma. Llevará seis meses desarrollar la plataforma
para satisfacer las necesidades del software de la organización y otros seis meses probar
la integración entre el software y la plataforma. El costo de desarrollar y probar este
software será de más de un millón de dólares.

Este proyecto ha fracasado incluso antes de empezar. No hay forma de darle a

Simuladores de Vuelo, S.A. lo que desea sin afectar el presupuesto, la calidad y el
cronograma.

La situación ideal
Cuando su gerente lo llama, Juan le dice que, aunque entiende que Mateo quiera hacerle
una propuesta de inmediato al cliente para quedar bien con él, le gustaría tomarse un
poco más de tiempo para hacer la propuesta correcta. Juan le dice a Mateo que enviará
un correo electrónico a Simuladores de Vuelo, S.A. para pedirle a la empresa más tiempo
para desarrollar una propuesta precisa y razonable. Mateo duda, pero accede.

El lunes por la mañana, Juan ve que Simuladores de Vuelo, S.A. respondió a su solicitud.
Los representantes de la empresa le agradecen que haya comunicado sus inquietudes
sobre el plazo ajustado para preparar una propuesta. Además, le dicen que le darán una
semana para trabajar con su equipo y elaborar un presupuesto para el proyecto.
Ahora, Juan tiene tiempo para involucrar a todos los actores clave en la estimación del
esfuerzo necesario para llevar a cabo el proyecto, incluidos el costo, el cronograma y los
recursos.

Analicemos el ciclo de vida de este proyecto.

Iniciación del proyecto

Esta es la fase en la que Juan se apresuró en el primer escenario. Idealmente, en esta fase,
Juan debería hablar sobre los objetivos del proyecto con Simuladores de Vuelo, S.A. para
comprender claramente qué necesita la empresa. Una vez que Juan haya definido los
objetivos del proyecto, podrá reunir a los interesados y a los miembros del equipo del
proyecto para definir lo que hay que hacer para crear con éxito esta formación para
Simuladores de Vuelo, S.A. Juan identifica las habilidades necesarias para desarrollar la
formación y estima el cronograma y el costo. Además, identifica y documenta el valor
agregado que este proyecto tendrá para la empresa. También presenta toda la
información que reunió al equipo directivo de su empresa, que aprueba su propuesta. A
continuación, Juan envía la propuesta a Simuladores de Vuelo, S.A., y la empresa la
acepta.

Elaboración de un plan
Ahora que Juan tiene el visto bueno para trabajar en el proyecto, define un plan para ir de
principio a fin. Tener un plan garantiza que todos los miembros del equipo y los
interesados estén preparados para realizar sus tareas. Juan define los plazos y las tareas
importantes para que el proyecto tenga éxito. Crea un cronograma para dar cuenta de
todos los recursos, materiales y tareas necesarios para ejecutar el proyecto.

Ejecución y finalización de tareas

Durante esta fase del proyecto, el equipo del proyecto de Juan pone en marcha su plan y
comienza a hacer el trabajo. Juan supervisa a su equipo mientras realiza las tareas del
proyecto. Su función como gerente de proyectos no es realizar tareas individuales, sino
ayudar a sortear cualquier obstáculo que ralentice las tareas o impida que el equipo las
realice. También es responsabilidad de Juan comunicar el cronograma y las expectativas
de calidad. Juan utiliza sus habilidades de comunicación para mantener a Simuladores de
Vuelo, S.A. al corriente del estado del proyecto y recopilar comentarios de la empresa.
Esto mantiene el proyecto dentro del plazo previsto y del presupuesto.

Cierre del proyecto

El equipo de Juan terminó con éxito el desarrollo de la formación y se la entrega a
Simuladores de Vuelo, S.A. ¡Están muy contentos con el resultado! Juan está listo para
cerrar este proyecto y pasar al siguiente. Antes de cerrar este capítulo, Juan y su equipo
debaten y documentan las lecciones aprendidas del proyecto. ¿Qué cosas salieron bien y
qué cosas podrían salir mejor la próxima vez? Juan también organiza un pequeño
almuerzo para que su equipo celebre y para mostrar reconocimiento por su arduo
trabajo.

Conclusión clave
Pasar por todo el ciclo de vida de un proyecto puede parecer mucho trabajo, pero el
impacto a largo plazo que tendrá en tu proyecto es enorme. Como gerente de proyectos,
es tu trabajo asegurarte de que la dirección comprenda realmente el riesgo de no
prepararse adecuadamente para un proyecto. Hacer suposiciones incorrectas puede
poner en riesgo a tu empresa. En cambio, tomarse el tiempo necesario para iniciar,
planificar, ejecutar y cerrar cuidadosamente un proyecto aumenta las probabilidades de
que tenga éxito y conduce a buenas relaciones de trabajo con los clientes.
 Resumen de las fases del proyecto
El ciclo de vida del proyecto es el camino que sigue un proyecto de principio a fin. Cada fase del
proyecto sirve de base para la fase siguiente y ayuda a crear la estructura del proyecto. En resumen, las
fases principales del ciclo de vida del proyecto son: iniciar el proyecto, definir un plan, ejecutar y
finalizar las tareas y cerrar el proyecto.

En este material de lectura, resumiremos cada una de las fases del ciclo de vida de un proyecto.

El ciclo de vida de un proyecto

Iniciar el proyecto.
En esta fase, haz preguntas que te ayuden a sentar las bases del proyecto, como las siguientes:

 ¿Quiénes son los interesados?

 ¿Cuáles son los objetivos del cliente?
 ¿Cuál es el propósito y la misión del proyecto?
 ¿Cuáles son los objetivos medibles del equipo?
 ¿Qué intenta mejorar el proyecto?
 ¿Cuándo se debe terminar este proyecto?
 ¿Qué competencias y recursos requerirá el proyecto?
 ¿Cuánto costará el proyecto? ¿Qué beneficios traerá?

Elaborar un plan.
En esta fase, haz un plan para llevar tu proyecto de principio a fin.

 Crea un plan detallado del proyecto. ¿Cuáles son los principales hitos? ¿Qué tareas o resultados
entregables conforman cada hito?
 Crea un cronograma para poder administrar correctamente los recursos, el presupuesto, los materiales
y el tiempo. Aquí, deberás crear un presupuesto desglosado.

Ejecutar el proyecto
En esta fase, pon en acción el trabajo arduo de las dos primeras fases.

 Supervisa al equipo del proyecto mientras realiza las tareas.

 Elimina cualquier obstáculo que ralentice las tareas o impida al equipo realizarlas.
 Ayuda al equipo a mantenerse al tanto del cronograma y de los resultados entregables esperados.
 Busca soluciones a las debilidades del proceso y analiza si hay puntos en los que tu equipo necesite
formación adicional para alcanzar los objetivos del proyecto.
 Adáptate a los cambios en el proyecto a medida que surjan.

Cerrar el proyecto.
En esta fase, debes dar un cierre al proyecto.

 Comprueba si tu equipo ha completado todos los resultados solicitados.

 Libera a tu equipo para que pueda dedicarse a otros proyectos dentro de la empresa.
 ¡Tómate algo de tiempo con tu equipo para celebrar los éxitos!
 Pasa todos los entregables restantes y obtén la aprobación de los interesados.
 Documenta las lecciones que tú y tu equipo aprendieron durante el proyecto.
 Reflexiona sobre las formas de mejorar en el futuro.

Conclusión clave
Cada fase del ciclo de vida del proyecto tiene su propia importancia y razón de ser. Si sigues todas las
fases del ciclo de vida del proyecto, podrás asegurarte de lo siguiente:

 Capturar las expectativas de tu cliente

 Definir un plan para que tu proyecto tenga éxito
 Ejecutar las tareas del proyecto y solucionar cualquier problema que surja
 Cerrar el proyecto e interiorizar las lecciones aprendidas
En el resto del curso, analizaremos cada fase del proyecto en más detalle.
Comparación entre las metodologías
Waterfall y Agile
Ahora que sabes más sobre algunos de los diferentes enfoques y marcos asociados con la
gestión de proyectos, comparemos aspectos específicos de la metodología Waterfall
(también conocida como tradicional) y la metodología Agile.

Comprender los fundamentos de estos enfoques comunes de gestión de proyectos, así

como las diferencias entre ellos, puede ayudarte a demostrar tus conocimientos de
gestión de proyectos durante una entrevista. También puede ayudarte a evaluar un
proyecto para determinar el enfoque correcto al trabajar en él.

Las metodologías Waterfall y Agile se implementan de muchas maneras diferentes en

muchos proyectos diferentes, y algunos proyectos combinan aspectos de ambas. En la
siguiente tabla, se describen y comparan brevemente ambos enfoques. Puedes utilizarla
como herramienta de referencia rápida, pero ten en cuenta que, en la práctica, las
diferencias entre estos dos enfoques no siempre están claramente definidas.
Comparación entre las metodologías Waterfall y Agile

Metodología Waterfall Metodología Agile

En la metodología Agile, el gerente
proyectos (o «Scrum Master») actú
El gerente de proyectos actúa como un
principalmente como un facilitado
Rol del gerente líder activo que define la prioridad de las
busca eliminar cualquier obstáculo
de proyectos tareas y las asigna a los miembros del
enfrente el equipo. El equipo asum
equipo.
responsabilidad por la gestión de s
trabajo.
 Metodología Waterfall Metodología Agile
Los resultados entregables y los planes
La planificación se realiza en iterac
del proyecto están bien definidos y se
cortas y se centra en ofrecer un be
documentan en las etapas tempranas de
Alcance rápidamente. Las iteraciones poste
iniciación y planificación. Los cambios
ajustan en respuesta a comentario
pasan por un proceso formal de solicitud
problemas imprevistos.
de cambio.
Sigue un recorrido mayormente lineal a El tiempo se organiza en fases den
través de las fases de iniciación, «Sprints». Cada Sprint tiene una du
Cronograma
planificación, ejecución y cierre del definida y una lista fija de resultad
proyecto. entregables que se planifican al co
Los costos se mantienen bajo control
mediante una estimación cuidadosa al
Los costos y el cronograma podría
Costo comienzo y un seguimiento minucioso
con cada iteración.
durante todo el ciclo de vida del
proyecto.
El gerente de proyectos planifica y El equipo solicita continuamente l
define claramente los criterios para de los interesados y los comentario
Calidad
medir la calidad al principio del usuarios probando productos en e
proyecto. implementando mejoras periódica
El gerente del proyecto comunica
continuamente a los interesados el
avance hacia los hitos y otros El equipo se centra en el cliente, co
Comunicación indicadores clave. Esto permite comunicación coherente entre los
asegurarse de que el proyecto esté el equipo del proyecto.
encaminado para cumplir con las
expectativas del cliente.
El gerente del proyecto gestiona y El equipo proporciona con frecuen
supervisa continuamente la resultados entregables a los intere
Interesados participación de los interesados para largo del proyecto. El avance hacia
asegurarse de que el proyecto vaya por depende de los comentarios de los
buen camino. interesados.
Ahora que comprendes mejor las diferencias entre las metodologías de gestión de
proyectos Waterfall y Agile, puedes utilizar este conocimiento para determinar cuál es la
metodología más eficaz para cada uno de tus proyectos.
 Metodologías Lean y Six Sigma
Anteriormente, aprendiste sobre las metodologías de gestión de proyectos Agile y Waterfall. Ahora,
definiremos algunos conceptos clave de las metodologías Lean y Six Sigma. Aprenderemos cómo
puedes utilizar estas metodologías para organizar y gestionar tus proyectos y analizaremos cuál es la
más eficaz para diferentes tipos de proyectos.

Lean
La metodología Lean suele denominarse Manufactura Lean porque se originó en la industria
manufacturera. El principio fundamental de la metodología Lean es eliminar el desperdicio dentro de
una operación. Al optimizar los pasos del proceso y eliminar el desperdicio, solo se añade valor en cada
fase de la producción.

En la actualidad, la metodología Lean reconoce ocho tipos de desperdicio dentro de una actividad:
defectos, procesamiento excesivo, sobreproducción, espera, inventario, transporte, movimiento y
recursos humanos desaprovechados. En la industria manufacturera, estos tipos de desperdicio suelen
atribuirse a cuestiones como las siguientes:

 Falta de documentación adecuada

 Falta de estándares de proceso
 No entender las necesidades de los clientes
 Falta de comunicación efectiva
 Falta de control de los procesos
 Procesos con diseño ineficiente
 Errores de gestión
Estos mismos problemas generan desperdicio en la gestión de proyectos.

Implementa la gestión de proyectos Lean si deseas utilizar menos recursos, reducir el desperdicio y
agilizar los procesos para obtener los máximos beneficios.

Puedes lograrlo utilizando los pilares de la herramienta de calidad Lean 5S. El término «5S» hace
referencia a los nombres originales en japonés de los cinco pilares que se requieren para un proyecto
bien organizado: seleccionar, ordenar, limpiar, estandarizar y sostener (en español, las iniciales forman
«soles»). Implementar el método 5S significa limpiar y organizar el lugar de trabajo para reducir al
mínimo el desperdicio de tiempo y material. El método 5S incluye estos cinco pasos:

1. Seleccionar: Elimina todos los artículos que no sean necesarios para las operaciones de producción
actuales y deja solo lo esencial.
2. Ordenar: Organiza los artículos necesarios de modo que sean fáciles de usar. Etiqueta los artículos
para que cualquiera pueda encontrarlos o guardarlos.
3. Limpiar: Mantén todo en su lugar. Limpia tu espacio de trabajo todos los días.
4. Estandarizar: Realiza el proceso siempre de la misma manera.
5. Sostener: Acostúmbrate a seguir los procedimientos correctos e inculca esta disciplina en tu equipo.
Dentro de la metodología Lean, el método 5S te ayuda a aumentar el rendimiento.

Como último elemento, la metodología Lean utiliza un sistema de programación Kanban para
gestionar la producción. El sistema de programación Kanban, o tablero Kanban, es una herramienta de
visualización que te permite optimizar el flujo de trabajo de tu equipo. Proporciona al equipo una
forma visual de identificar qué hay que hacer y cuándo. El tablero Kanban contiene tarjetas que se
desplazan de izquierda a derecha para mostrar el avance y ayudar al equipo a coordinar el trabajo.
 Los tableros Kanban y el método 5S son principios básicos de la metodología Lean. Pueden ayudarte a
gestionar tu proyecto con éxito. Ahora, presentaremos la metodología Six Sigma y veremos cuál es el
mejor momento para usarla.

Six Sigma
Six Sigma es una metodología utilizada para reducir las variaciones y garantizar que se sigan los
procesos de calidad en todo momento. El término «Six Sigma» (seis sigmas) tiene su origen en la
estadística y generalmente significa que los artículos o procesos deben tener una calidad del
99.9996%.

Estos son los siete principios clave de Six Sigma:

1. Centrarse siempre en el cliente.

2. Identificar y comprender cómo se hacer el trabajo (comprender cómo ocurre realmente).
3. Hacer que los procesos fluyan sin problemas.
4. Reducir el desperdicio y concentrarse en el valor.
5. Eliminar la variación y, con ella, los defectos.
6. Involucrar a los miembros del equipo y colaborar con ellos.
7. Abordar las actividades de mejora de forma sistemática.
Utiliza esta metodología para encontrar aspectos del producto o del proceso que sean medibles, como
el tiempo, el costo o la cantidad. A continuación, inspecciona esos aspectos medibles y rechaza
cualquier producto que no cumpla con el estándar Six Sigma. Cualquier proceso que dé lugar a
productos rechazados debe mejorarse.

Ahora que entiendes las metodologías Lean y Six Sigma, veamos cómo combinarlas para mejorar el
rendimiento de tu proyecto.

Metodología Lean Six Sigma

Después de poner en práctica las metodologías Lean y Six Sigma, se descubrió que podían combinarse
para aumentar los beneficios. Las herramientas utilizadas en la metodología Lean, como los tableros
Kanban y el método 5S, incorporan calidad en los procesos desde el principio. Los productos
desarrollados con métodos Lean se inspeccionan o prueban con los estándares Six Sigma. Los
productos que no cumplen estos estándares se rechazan.

La mayor diferencia es que la metodología Lean optimiza los procesos, mientras que la metodología
Six Sigma reduce la variación entre los productos al aumentar la calidad desde el principio e
inspeccionar los productos para garantizar que se cumplan los estándares de calidad. Es posible que el
uso de una de estas metodologías, o de ambas en conjunto, te permita mejorar la eficiencia de tus
proyectos.
Enfoques comunes de gestión de proyectos y
cómo seleccionar uno
Aprendiste mucho sobre los diferentes enfoques de gestión de proyectos y cuándo usarlos. En este
material de lectura, repasaremos brevemente algunos de los más comunes y recomendaremos un par
de artículos con información de apoyo. Seguirás aprendiendo sobre estos enfoques a lo largo de este
programa de certificación.

Enfoques populares de gestión de proyectos

A continuación, se presenta un breve resumen de algunos de los enfoques de gestión de proyectos que
presentamos hasta el momento:

Waterfall es una metodología tradicional en la que las tareas y fases se completan de forma lineal y
secuencial, y cada etapa del proyecto debe completarse antes de que comience la siguiente. El gerente
de proyectos define la prioridad de las tareas y las asigna a los miembros del equipo. En la metodología
Waterfall, los criterios utilizados para medir la calidad se definen con claridad al principio del proyecto.

La metodología Agile implica fases breves de trabajo colaborativo e iterativo con pruebas frecuentes y
mejoras implementadas regularmente. Algunas fases y tareas ocurren al mismo tiempo que otras. En
los proyectos desarrollados con esta metodología, los equipos asumen parte de la responsabilidad de
gestionar su propio trabajo. Scrum y Kanban son ejemplos de frameworks Agile, que son enfoques de
desarrollo específicos basados en la filosofía Agile.

Scrum es un framework Agile que se centra en desarrollar, entregar y mantener proyectos y productos
complejos a través de la colaboración, la responsabilidad y un proceso iterativo. El trabajo se divide en
sprints cortos con una lista de resultados entregables. Cada sprint se encomienda a un equipo
pequeño e interdisciplinario dirigido por un «Scrum Master».

El nombre «Kanban» se usa para referirse tanto a un enfoque Agile como a una herramienta que
proporciona información visual sobre el estado del trabajo en curso mediante el uso de tableros o
cuadros Kanban. Los gerentes de proyectos pegan notas adhesivas o tarjetas de notas en un tablero
físico o digital, denominado tablero Kanban, para representar las tareas del equipo con categorías
como «Pendiente», «En curso» y «Lista».

La metodología Lean utiliza la herramienta de calidad 5S para eliminar ocho áreas de desperdicio,
ahorrar dinero, mejorar la calidad y agilizar los procesos. Los principios de la metodología Lean
establecen que puedes hacer más con menos si abordas las disfunciones que generan desperdicio.
Esta metodología implementa un sistema de programación Kanban para gestionar la producción.

La metodología Six Sigma implica reducir las variaciones garantizando que se sigan en todo momento
los procesos de calidad. Esta metodología sigue un enfoque de mejora de procesos denominado
DMAMC, que significa definir, medir, analizar, mejorar y controlar.

Lean Six Sigma es una combinación de las metodologías Lean y Six Sigma. A menudo, se utiliza en
proyectos cuyo objetivo es ahorrar dinero, mejorar la calidad y avanzar rápidamente por los procesos.
La metodología Lean Six Sigma también es ideal para resolver problemas complejos o de alto riesgo.
La herramienta de calidad 5S, el proceso DMAMC y el uso de tableros Kanban son componentes de este
enfoque.
A pesar de las diferencias entre ellas, todas estas metodologías de gestión de proyectos requieren
comunicación y colaboración entre varios equipos y tienen como objetivo entregar los proyectos a
tiempo y dentro del presupuesto.

Selección de un enfoque de gestión de proyectos

Dado que hay tantas metodologías disponibles, podría haber más de una que funcione bien con tu
proyecto. El enfoque más adecuado para implementar en cada proyecto también podría depender del
tipo de organización y de proyecto. En Google, a menudo utilizamos una combinación de enfoques y
frameworks para cumplir eficazmente con el objetivo del proyecto. Todos los enfoques se pueden
combinar con otros, según las necesidades del proyecto.

Elegir el mejor enfoque para el proyecto, la organización y el equipo requiere tiempo y práctica. A lo
largo de este programa de certificación, obtendrás más información sobre cómo elegir un enfoque de
gestión de proyectos. Mientras tanto, echa un vistazo a este artículo, que desglosa metodologías
comunes y explica cuándo usarlas (y cuándo no): ¿Qué metodologías de gestión de proyectos deberías
utilizar?