Caso práctico: El impacto de saltarse

los pasos del cierre de un proyecto

En el video, analizamos la importancia de la última fase del ciclo de vida del proyecto: cerrar el
proyecto. Aprendiste que, para cerrar un proyecto, debes asegurarte de que:

 Todo el trabajo esté hecho.

 Se hayan ejecutado todos los procesos de gestión de proyectos acordados.
 Hayas recibido el reconocimiento formal y el acuerdo de los interesados clave de que el
proyecto está terminado.
En este texto, analizaremos el impacto de omitir pasos importantes en el cierre de un
proyecto.

A veces, el cierre de un proyecto se lleva a cabo de manera incorrecta o nunca ocurre en

absoluto. Esto puede tener un impacto importante en la rentabilidad general y el éxito de tu
organización. Saltarse la fase de cierre puede comprometer un proyecto que de otro modo se
habría ejecutado sin problemas. Independientemente de lo exitoso que pueda parecer el
proyecto en sus etapas finales, tu trabajo como gerente de proyectos no estará completo
hasta que se hayan completado todos los pasos de la fase de cierre.

Caso práctico: Tilly’s Toys

Para entender mejor lo que puede suceder cuando un proyecto no se cierra correctamente,
examinemos un posible escenario: Tilly's Toys, un fabricante de juguetes para niños
pequeños, desarrolló una nueva alcancía interactiva que habla y reproduce canciones para
ayudar a los niños a aprender a reconocer números, contar y sumar. A continuación se
presentan varios descuidos que se produjeron como resultado de no cerrar correctamente el
proyecto.

Descuido n.° 1: No se completó todo el trabajo.

Qué sucedió: Cuando Tilly's Toys recibió la caja de juguetes final del empaquetador, se dieron
cuenta de que no incluía el descargo de responsabilidad de seguridad que debía indicar que el
juguete consta de piezas pequeñas y no debe ser utilizado por niños menores de tres años. El
diseño de este descargo de responsabilidad se había incluido en la Declaración de trabajo
original, pero nunca se completó.

Impacto en la organización: Cuando se descubrió que faltaba el descargo de responsabilidad,

Tilly's Toys no pudo usar ninguna de las cajas que se habían creado. Incurrieron en costos
significativos para que el empaquetador creara cajas nuevas que incluyeran el descargo de
responsabilidad. Tener que recrear las cajas también significó que no pudieron cumplir con su
fecha de lanzamiento original, que habría permitido tener los juguetes en las tiendas antes de
la temporada navideña. Este descuido generó a la organización la pérdida de ingresos
adicionales y prolongó el cronograma y los recursos del proyecto.

Descuido n°. 2: La organización no completó un importante proceso

de gestión de proyectos acordado.
 Qué sucedió: El cliente de Tilly's Toys, una cadena regional de tiendas de juguetes, pidió que
todos los contratistas que trabajaban en el proyecto firmaran un acuerdo de confidencialidad
(NDA). El NDA indicaba que los contratistas no revelarían ninguna información sobre el
juguete hasta su fecha de lanzamiento. Uno de los expertos en educación contratado para
revisar el juguete nunca recibió este NDA. Al no haber recibido (o firmado) este importante
formulario, el contratista publicó sobre el nuevo juguete en las redes sociales meses antes de
la fecha de lanzamiento del juguete.

Impacto en la organización: Compartir información con el público antes de que se lanzara el

juguete supuso un incumplimiento de contrato entre Tilly's Toys y su cliente. Esta violación
generó un riesgo legal significativo para Tilly's Toys.

Descuido n.° 3: Los interesados y el gerente de proyectos no

proporcionaron su reconocimiento formal ni su consentimiento de
que el proyecto se había completado.
Qué sucedió: Ames, el gerente de proyectos, se comunicó con el cliente durante el desarrollo
del juguete para tratar sus objetivos respecto del juguete. Una vez que se corrigieron los
descuidos anteriores y Ames supuso que su equipo había terminado el proyecto, lo liberó para
trabajar en otros proyectos. Poco después, el cliente envió una lista de cambios adicionales
que quería ver en el diseño del juguete.

Impacto en la organización: Ames tuvo que decirle al cliente que ya era demasiado tarde para
implementar sus solicitudes de diseño. El cliente no estaba contento y le dijo a Ames que
podría considerar la posibilidad de utilizar un fabricante de juguetes diferente en el futuro.

Cómo evitar el impacto de los descuidos en el cierre de

un proyecto
Los descuidos o la omisión de pasos en la fase de cierre de un proyecto pueden:

 Afectar las fechas de lanzamiento programadas del producto o servicio.

 Generar un riesgo legal para tu organización.
 Dar lugar a importantes pérdidas económicas para tu organización.
 Debilitar la credibilidad de tu equipo y la tuya.
 Dañar tu relación con el cliente.
Todos los pasos del ciclo de vida del proyecto (iniciar el proyecto, elaborar un plan, ejecutar y
completar tareas, y cerrar el proyecto) son esenciales para lograr un resultado exitoso.
Lamentablemente, el cierre de un proyecto es una fase que se omite con demasiada
frecuencia, lo que puede afectar negativamente tanto al gerente de proyectos como a su
organización. Para evitar estos problemas, asegúrate de planificar esta fase del mismo modo
que lo harías con cualquier otra fase del ciclo de vida del proyecto.