CÓMO CREAR UN PRESENTACIÓN DE PROYECTO EXITOSA

Ha pasado tiempo trabajando en un proyecto que podría ser un potencial cambio de

juego para su empresa o cliente. Ahora estás ansioso por presentarlo a tu equipo, a los
inversores y a otras partes interesadas importantes.
Crear y realizar presentaciones de proyectos puede ser algo angustioso y
probablemente tenga una pregunta en mente.
¿Cómo conseguir que los responsables de la toma de decisiones entiendan su
proyecto o se aseguren de su aceptación?
Teniendo en cuenta que el año pasado el 12% de los proyectos de algunas empresas
fracasaron, hay que crear presentaciones que no sólo sean convincentes, sino también
memorables.
Con la plataforma de presentación de proyectos adecuada, puede ganar y mantener la
atención de su público el tiempo suficiente para explicar los detalles del proyecto y por
qué es seguro que tendrá éxito.
¿No está seguro de cómo crear presentaciones de proyectos con éxito? Te tenemos
cubierto.
Esta ficha, te mostrará cómo establecer los objetivos del proyecto y crear
presentaciones ganadoras que lleven su proyecto al siguiente nivel.

¿Qué pasa, vamos a entrar en materia?

1. Establezca los objetivos de su proyecto

Antes de entrar en los detalles principales de la presentación de su proyecto, debe
responder a estas preguntas:
¿Qué pretende conseguir su proyecto?
¿Por qué es importante que usted y su equipo alcancen los objetivos que se han
fijado?
¿Cómo piensa comunicar sus objetivos a su público?
Si tienes que hacer largas suposiciones antes de responder a estas preguntas, tienes
mucho trabajo que hacer.
Esto es lo que debe saber. Las presentaciones de proyectos bonitas o bien articuladas
no sustituyen a la planificación del proyecto. Sin objetivos claros, su proyecto ya está
preparado para el fracaso. Y sus inversores pueden pensar: "¿por qué molestarse en
escuchar?".
Muchos gestores de proyectos tienden a precipitarse en la fase de fijación de
objetivos, pero no lo recomendamos. Eso es porque puedes estar preparándote para el
fracaso.
Una vez que haya definido claramente los objetivos de su proyecto, podrá conseguir
que las partes interesadas los acepten.
Ahora la pregunta es: ¿cómo se fijan los objetivos del proyecto y se consiguen? Una
forma de hacerlo es utilizando el método de fijación de objetivos SMART.
¿Listo para crear tu propia presentación en minutos?
Añade tu propio texto, imágenes y mucho más
 Personalice los colores, los tipos de letra y mucho más
 Elija entre cientos de diseños y plantillas de diapositivas
 Añadir botones y animaciones interactivas
  Apúntate. Es gratis.
 Establecer objetivos SMART para su proyecto
SMART es un acrónimo de Specific (específico), Measurable (medible), Achievable
(alcanzable), Relevant (relevante) y Time-Bound (limitado).
Los objetivos SMART son un punto de partida para planificar y ejecutar proyectos con
éxito. Profundiza en los detalles más sutiles que le interesan a su público, como:
 Plan y calendario del proyecto,
 Recursos,
 Plazos del proyecto,
 Hitos,
 Posibles obstáculos y más
Por ejemplo, digamos que su proyecto tiene como objetivo mejorar la experiencia del
cliente en la web y en los dispositivos móviles. Tenga en cuenta que este ejemplo
describe el objetivo final. Pero no especifica cómo va a trabajar para mejorar la
experiencia del cliente.
Así es como el uso de los objetivos SMART proporciona la dirección de su proyecto
planificado.
Específicos
Cuando establezca sus objetivos, sea claro y específico sobre lo que quiere conseguir al
final.
Un objetivo específico podría ser: "Queremos crear un sitio web y una aplicación móvil
con capacidad de respuesta para mejorar la experiencia de los clientes de nuestra
empresa". Este proyecto requerirá la aportación de nuestro departamento de diseño
de productos, software y marketing".
Medible
Durante su presentación, tendrá que responder a preguntas como:
 ¿Qué parámetros utilizará para determinar si cumple el objetivo?
 ¿Cómo sabrá que va por buen camino?
Disponer de las métricas le ayudará a evaluar su proyecto. Además, podrá supervisar el
progreso y optimizar su proyecto para lograr mejores resultados.
No importa si está planeando un proyecto a corto o largo plazo. Asegúrate de
establecer métricas e hitos que cuenten para tu objetivo.
De nuestro ejemplo anterior, un objetivo medible podría ser tener: Más de 100.000
descargas de aplicaciones móviles en Google Playstore y Apple App Store.
Una tasa de rebote del 20% en su sitio web y una tasa de conversión del 15% en móvil
y web.
Alcanzable
Una de las preguntas más importantes que hay que hacerse durante la fijación de
objetivos es: "¿Podemos alcanzar el objetivo fijado? ¿Tenemos los recursos necesarios
para lograr el objetivo en el tiempo disponible?
Si la respuesta es no, entonces tendría que considerar lo que supondría alcanzar esos
objetivos. Esto puede requerir un ajuste de sus objetivos o de los recursos necesarios
para alcanzarlos.
Aunque está bien ser ambicioso, también hay que ser realista. Por ejemplo, conseguir
200.000 descargas de la aplicación en una semana puede ser demasiado ambicioso si
acabas de lanzar tu aplicación. Sin embargo, si te propones alcanzar ese objetivo en
tres meses, puede que tu proyecto sea viable.
Relevante
Los objetivos de su proyecto deben estar en consonancia con sus objetivos
empresariales más amplios. ¿Son sus objetivos relevantes para el crecimiento y el éxito
de la empresa? ¿Merece la pena asignarles recursos?
Por ejemplo, si su empresa es B2B y no planea expandirse al mercado B2C, lanzar un
sitio web de comercio electrónico sería un objetivo irrelevante.
Temporal
Independientemente del tipo y el tamaño de su proyecto, debe establecer plazos.
Establecer plazos crea una sensación de urgencia y te motiva a alcanzar tus objetivos.
De nuestro ejemplo anterior, un objetivo con un plazo determinado podría ser
"Nuestro objetivo es lograr 100.000 descargas de la aplicación móvil y una tasa de
conversión del 15% para el final del año fiscal". Nuestra empresa lanzará la aplicación
móvil en el tercer trimestre con una sólida campaña de marketing que se extenderá
hasta el final del próximo año fiscal."
Establecer objetivos SMART no tiene por qué ser una tarea difícil. Utilice la siguiente
plantilla para establecer objetivos de proyecto que posicionen a su empresa para el
éxito.
Comunicar los objetivos del proyecto a los miembros de su equipo
Una vez que haya fijado sus objetivos, su equipo desempeñará un papel fundamental
para ayudarle a alcanzarlos. De esta manera, te aseguras de que entiendan estas
cosas:
¿Por qué existen los objetivos del proyecto?
Lo que debe aportar a su empresa y a sus clientes
Cómo contribuyen su función, su equipo y su departamento al éxito del proyecto
Si no lo tienes claro, el proyecto puede descarrilar y avanzar en todo tipo de
direcciones no deseadas.
En lugar de batir los objetivos que le has marcado a tu equipo, conviértelo en un
esfuerzo de colaboración. Dedica tiempo a hablar con tu equipo y las partes
interesadas sobre los objetivos del proyecto.
No limite su comunicación a las personas de su departamento. Puedes ponerte en
contacto con personas de otros departamentos, como ventas, operaciones, finanzas,
etc., para ver cómo se alinean tus objetivos con los suyos.
Para que su equipo lo entienda mejor, puede comunicar los objetivos de su proyecto
de diversas maneras, por ejemplo:
 Material visual (vídeos, imágenes, gráficos, infografías, etc.)
 Presentación verbal
 Plantillas
 Documentación
De este modo, se asegurará de obtener sus valiosos comentarios, su aceptación y su
compromiso con el proyecto. Además, la integración de su equipo con el plan del
proyecto aumentará sus posibilidades de éxito en la ejecución.
2. Diseñe su plan de proyecto
Una vez que haya definido sus objetivos, el siguiente gran paso es esbozar cómo los va
a alcanzar. Un buen punto de partida es organizar su proyecto en un plan de acción y
pasos para su ejecución.
Quizá se pregunte por qué es importante este paso para crear una presentación de
proyecto exitosa.
Tanto si se trata de un proyecto pequeño como grande, la redacción de un plan
detallado, la estructura y el diseño lo ponen todo en perspectiva. Elimina la vaguedad y
ayuda a tu audiencia a entender la hoja de ruta del proyecto sin perder los puntos.
Su plan de proyecto debe contener los detalles técnicos y no técnicos del proyecto. Por
lo tanto, querrás darte una ventaja utilizando una plantilla de presentación de
proyecto que explique claramente todas las actividades y pasos.
Además, la estructura de su presentación debe ser sencilla y fácil de seguir.
Dependiendo del tipo de proyecto, su plan puede incluir detalles clave como:
 Las metas y los objetivos que ha señalado anteriormente
 Alcance, metodología y estructura de su proyecto
 Hitos del proyecto, criterios de entrega y aceptación
 Cronograma y calendario del proyecto
 Recursos presupuestarios y estimaciones, etc.
No hay ninguna regla rígida para elaborar el plan del proyecto. Sin embargo, si quiere
crear un plan memorable que mantenga a su audiencia comprometida, puede dividirlo
en tres partes, entre ellas:
 Introducción
 Cuerpo
 Conclusión y puntos clave
Introducción
La introducción debe proporcionar una breve descripción de lo que va a hablar y por
qué es relevante para su audiencia. Puedes empezar escribiendo el nombre del
proyecto y el resumen ejecutivo.
Piense en su resumen ejecutivo como una versión abreviada del plan del proyecto.
Si su público sólo leyera su resumen ejecutivo, ¿tendría toda la información que
necesita sobre su proyecto? Si la respuesta es afirmativa, su resumen ejecutivo ha
cumplido su objetivo.
La longitud de su resumen ejecutivo dependerá de lo que pretenda abarcar en su plan
de proyecto. Sin embargo, le recomendamos que mantenga su resumen ejecutivo en
una o dos páginas.
Puede incluir información clave como:
 Objetivos del proyecto
 Puntos clave del plan del proyecto
 Resultados, conclusiones y recomendaciones del proyecto
Tenga en cuenta que no todo el mundo tendrá tiempo para profundizar en los detalles
de su plan de proyecto.
Disponer de una instantánea de su proyecto aporta claridad a los principales
interesados y colaboradores. También permite que las personas que no participan
activamente en el proyecto lo entiendan rápidamente.
Cuerpo
En el cuerpo de su plan de proyecto se encuentran todos los detalles del proyecto y
todo lo relevante para su éxito.
Aquí puede desglosar su proyecto en resultados, tareas, hitos y plazos (fechas de inicio
y fin).
Asegúrese de definir con precisión los recursos necesarios para completar el proyecto,
incluyendo las finanzas, el personal, el tiempo, la tecnología, los recursos físicos y más.
Conclusión
Esta es la parte en la que se resume el plan del proyecto con las principales
conclusiones. Su conclusión debe incluir lo que espera de su audiencia, incluyendo los
puntos de acción clave y los próximos pasos.
Escribir la introducción, el cuerpo y la conclusión puede parecer mucha información.
Pero en lugar de escribir varias páginas de texto, la incorporación de elementos
visuales puede hacer que las presentaciones de sus proyectos sean más eficaces.
Utilizando imágenes, vídeos, infografías y gráficos, puede captar toda la información
vital y ayudar a su público a entender mejor su mensaje.
3. Describir el problema y la solución propuesta
Acaba de dedicar algún tiempo a elaborar su plan de acción para el proyecto. Ahora es
el momento de comunicar su plan de proyecto y sus objetivos a su público.
Las presentaciones de proyectos se parecen mucho a los argumentos de venta. Tanto
si presentas tu plan de proyecto a los clientes como si creas una plataforma para los
inversores, tu trabajo consiste en mantener a tu audiencia enganchada de principio a
fin.
Una de las formas más poderosas de captar la atención de su público es destacando
sus puntos de dolor.
No basta con tener bonitas diapositivas que muestren las increíbles características de
su producto y las actividades de su proyecto.
Asegúrate de preparar la presentación de tu proyecto para:
 Destaca los puntos débiles de tu audiencia
 Destaca cómo tu proyecto, producto o servicio sirve para resolver sus puntos
débiles
 Explique cómo se beneficiarán de la utilización de su producto o de la inversión en
su proyecto
En pocas palabras, su público debe tener una visión clara de cómo su proyecto mejora
su vida. Cuando lo tengan claro, es probable que escuchen las soluciones que usted
pone sobre la mesa y tomen las medidas deseadas.
No hagas suposiciones milagrosas sobre tu público.
Si quieres que se sumen, dedica una diapositiva a hablar de tus problemas y
soluciones. Hágales entender cómo les beneficia su proyecto.
¿No está seguro de cuáles son los puntos de dolor de su audiencia? Adelante, haz estas
cosas:
Haga una investigación personal o entreviste a los clientes existentes. Esto le ayudará a
construir un personaje de usuario basado en datos que podrá utilizar para todo tipo de
decisiones comerciales y de marketing.
Habla con tu equipo de atención al cliente y de éxito. Tienen una estrecha relación con
sus clientes, por lo que conocen sus retos y lo que quieren. Si no saben estas cosas,
hazles un favor y crea un programa de éxito del cliente.
Interactúe con su comunidad, pida opiniones y participación. Cuanto más te
comprometas con tus consumidores, más entenderás sus retos, trabajarás para
resolverlos y conseguirás que se impliquen en tu marca.
Estar atento a las tendencias de las redes sociales, los hashtags de Twitter y las
tendencias de Facebook
Participa en foros online relevantes como Quora, Reddit, Stack Exchange, etc.
 4. Mantén las diapositivas de tu presentación cortas
A la hora de crear presentaciones de proyectos, priorice la calidad sobre la cantidad.
Asegúrate de que tus diapositivas sean cortas y sencillas. Si lo hace, su público se
alegrará de que valore su tiempo.
Recuerde que no es el momento de machacar a su público con una jerga larga e
irrelevante. En lugar de eso, mantén tus diapositivas dentro del tema y toca los puntos
principales sin los detalles aburridos e innecesarios.
Por eso es necesario que tu presentación sea breve: Las diapositivas de presentación
concisas no sólo son potentes, sino también memorables.
Los estudios han demostrado que durante las presentaciones de proyectos o de
negocios, los niveles de atención caen drásticamente después de 30 minutos. Al crear
presentaciones largas, corres el riesgo de perder la atención de tu audiencia a mitad de
camino.
Nadie quiere sentarse a ver cómo se hojean toneladas de diapositivas durante horas.
Con diapositivas más cortas, puede captar la atención de su público y hacer que se
concentre en el mensaje.
La mayoría de las personas pueden tener un tiempo limitado o una capacidad de
atención corta. Por lo tanto, quieren digerir la información rápidamente y pasar a la
siguiente cosa mejor.
¿Cómo se puede mantener la brevedad de las presentaciones de los proyectos?
Si su diapositiva no aporta valor a su presentación, no debería ganarse un lugar en su
mazo.
Sobrecargue su paquete de diapositivas con elementos visuales atractivos que capten
más información.
Adopte métodos probados para preparar su diapositiva.
Por ejemplo, la regla 10/20/30 de Guy Kawasaki es uno de los métodos más populares
utilizados por los expertos. La norma recomienda utilizar diez diapositivas para
presentaciones de 20 minutos (unos dos minutos por diapositiva). También especifica
el uso de un tamaño de letra de al menos 30 para el texto.
Esto permitirá a su público escribir los mensajes en su pantalla mientras usted habla.
Tenga en cuenta que esta no es una regla de presentación infalible. Existen otras reglas
como el método Pecha Kucha, el método Takahashi, el método Lessig, etc. Puede
adaptar cualquiera de estas reglas a las necesidades de presentación de su proyecto.
5. Utilice menos texto y más elementos visuales
Otra buena forma de mantener las diapositivas breves e interesantes es utilizar menos
texto y más elementos visuales.
Recuerde que su diapositiva debe ayudar a su presentación verbal, no sustituirla. Por
lo tanto, hay que evitar meter demasiada información en una sola diapositiva.
Atiborrar su presentación con demasiado texto podría:
 Sobrecargue a su público y déjelo insatisfecho.
 Desviar la atención de su audiencia del texto, haciendo que su presentación sea
menos efectiva.
En su lugar, utilice una diapositiva para presentar cada idea. El gurú del marketing Seth
Godin recomienda no tener más de seis palabras por diapositiva.
La gente retiene más la información cuando se presenta en trozos visuales del tamaño
de un bocado. Esto se aplica al público B2B, al público B2C, a los gestores de proyectos
y a los ejecutivos de las empresas.
Un 59% de los ejecutivos de empresas dicen que prefieren ver un vídeo sobre un tema
que leerlo. De ahí la necesidad de potenciar la presentación de su proyecto con
elementos visuales convincentes que capten y mantengan la atención de su público
exactamente donde usted quiere.
La presentación de Steve Jobs en la MacWorld Keynote de 2007 es un gran ejemplo de
cómo mejorar tu presentación con imágenes atractivas.
Durante la presentación, Steve Jobs utilizó imágenes en directo e interactivas para
mostrar el funcionamiento del iPhone 1.
6. Utilice elementos visuales, diagramas y recursos didácticos en su presentación
Los elementos visuales son importantes para que las presentaciones de los proyectos
tengan éxito. Además de captar la atención de la audiencia y mantenerla atenta, los
espectadores recuerdan el 95% de un mensaje cuando se presenta en forma visual.
Pero cuando se comparten a través de texto, sólo retienen un 10%.
Hay muchos tipos de ayudas visuales que puedes utilizar en tus presentaciones, como,
por ejemplo:
 Imágenes
 Vídeos
 Cuadros y gráficos
 Mapas térmicos y corporales
 Gráficos de dispersión
 Capturas de pantalla y más
El uso de imágenes y vídeos aumentará las posibilidades de conseguir la participación
del público y respuestas positivas a su llamada a la acción (CTA).
Los diagramas de Gantt, los dibujos de pizarra y los mapas mentales son ideales para
visualizar los proyectos en su fase inicial. Puede utilizar gráficos, diagramas, mapas y
árboles para presentar la arquitectura de los proyectos relacionados con la tecnología.
Los gráficos circulares son excelentes para mostrar porcentajes. Los gráficos de barras
verticales indican los cambios a lo largo del tiempo, mientras que los gráficos de barras
horizontales le ayudan a comparar cantidades.
Las infografías son perfectas para visualizar datos y explicar información compleja,
como las tendencias del mercado.
Puede cambiar el diseño, los colores del texto y del fondo, añadir o eliminar subtítulos,
animar los gráficos, etc.
También se pueden utilizar mapas para representar información geográfica. O bien,
utilice barras de progreso, termómetros, radiales y widgets para ver las estadísticas y
las cifras, como se muestra en la siguiente plantilla.
Cuando añadas imágenes a tu diapositiva, no exageres. Mantenga un mínimo de dos
imágenes por diapositiva. Además, asegúrese de que sus elementos visuales sean
relevantes para la presentación de su proyecto.
Cuando diseñes las diapositivas de tu presentación, mantén siempre una alta calidad
visual. Las imágenes o vídeos de baja resolución o borrosos pueden desanimar a los
espectadores.
Con imágenes de alta calidad, tus presentaciones serán nítidas y claras, incluso en
pantallas grandes.
 7. Preste atención al diseño
¿Quieres crear presentaciones impresionantes que destaquen? Si la respuesta es
afirmativa, debe prestar atención a los detalles de su diseño. Su diseño puede hacer o
deshacer la presentación de su proyecto.
Estos son algunos consejos que debe tener en cuenta a la hora de diseñar sus
diapositivas.
 Utilice la combinación de colores adecuada
 Si quieres que tus presentaciones sean atractivas, utiliza el color con moderación.
Lo entendemos; a todo el mundo le gusta el color. Pero el uso de demasiados colores
puede hacer que sus presentaciones parezcan caóticas y desagradables.
La elección de los colores puede influir en la forma en que el público entiende y
responde a su presentación. Una regla general es elegir colores que evoquen
emociones positivas en el público.
Por ejemplo, los colores cálidos, como el amarillo, el naranja y el rojo, transmiten
sentimientos de entusiasmo y positividad. Por otro lado, los colores fríos (azul, verde y
violeta) reflejan un aura de calma.
Al combinar los colores, procure que la combinación de colores sea equilibrada. Por
ejemplo, si el fondo de la diapositiva o de la imagen es oscuro, el texto y los elementos
de diseño deben tener colores vivos. Este contraste hará que la presentación de su
proyecto sea legible y visualmente atractiva.
Puede aprender sobre la psicología del color y cómo utilizarla en su próximo proyecto
de presentación viendo el siguiente vídeo.
Utilice una tipografía clara y coherente
La optimización de la tipografía puede marcar la diferencia en la percepción de su
mensaje. Por ello, debes asegurarte de que tu diapositiva tenga un aspecto organizado
y profesional y envíe el mensaje adecuado.
8. Empezar con una plantilla de presentación
Tanto si eres un principiante como un profesional, crear presentaciones de proyectos
que tengan fuerza puede llevar mucho tiempo.
Digamos que tiene un plazo para ello. Tendrá que ocuparse de redactar el esquema del
proyecto, preparar las notas de las diapositivas, diseñar las diapositivas, proporcionar e
incorporar elementos visuales y mucho más.
Tratar estas cosas desde el principio podría ralentizarte o hacer que tus presentaciones
sean desorganizadas.
El uso de plantillas de presentación podría ahorrarte todo el estrés. Te ayudan a
realizar presentaciones de proyectos de aspecto profesional de forma rápida y sencilla.
Como las diapositivas están prediseñadas, encontrarás un lugar para insertar todo el
contenido posible que necesites. Ya sea una barra de progreso, un gráfico, una tabla,
un vídeo o una imagen, el diseño está ahí.
Todo lo que tiene que hacer es escribir su contenido, introducir datos o insertar la
imagen. Y boom, tu presentación está lista para salir.
Además, el uso de plantillas de presentación ofrece coherencia de marca en cuanto a
la fuente, el estilo, el diseño, los colores y el diseño general. Puedes personalizar y
compartir las plantillas con tu equipo de proyecto para que tus presentaciones sean
uniformes.
El título y el cuerpo principal de la diapositiva, la imagen y el diseño gráfico y las
fuentes se definen en la plantilla. Por lo tanto, dar formato a las diapositivas se
convierte en un juego de niños: se acabaron las presentaciones de proyectos
desordenadas o desordenadas.
9. Presente su proyecto como un profesional
Si sigues todos los consejos que hemos compartido anteriormente, probablemente
tendrás la presentación perfecta del proyecto en papel. Gran material, pero su trabajo
no ha terminado todavía.
Su producto final es la última pieza del rompecabezas, y tiene que hacer que cuente.
El asunto es el siguiente. Su presentación puede fracasar si la entrega no es
convincente. De ahí la necesidad de planificar su entrega y transmitir su mensaje con
pasión y entusiasmo.