Dimensión

Información y Comunicación

Taller 5
Introducción
El presente taller tiene como objetivo facilitar a quien está desarrollando el Curso Virtual de MIPG, la
puesta en práctica de los conceptos y lineamientos de las políticas de gestión y desempeño
asociadas a la Dimensión de Información y comunicación: Gestión Documental y la de
Transparencia, acceso a la Información pública y lucha contra la corrupción .

Para ello, a partir del caso de análisis propuesto, se orientará al estudiante a desarrollar una serie de
pasos y actividades en las que a partir de un caso(s) de análisis, deberán aplicar los conocimientos
adquiridos por medio de la lectura y revisión de los contenidos dispuestos en las diversas secciones
del Módulo: Presentación, Conoce esta Dimensión en Profundidad, Infografía y Biblioteca.

Tiempo de duración
El tiempo estimado de duración para el desarrollo del taller es de 2 a 3 horas

Metodología
El taller girará en torno al análisis de un caso práctico que presenta una problemática y cómo a
través de la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional en la dimensión de
Información y comunicación , se puede solucionar la problemática identificada. Para ello, el taller
consta de preguntas y ejercicios prácticos, que orientarán a los participantes sobre las actividades a
realizar para resolver el caso.

Caso de Análisis

PARTE N. 1 (Política de Gestión Documental)

Lea cuidadosamente el caso propuesto y de respuesta a cada una de las preguntas

El municipio de Sion posee un esquema de documentación desde el año 2000 hasta la fecha, la
cual se encuentra almacenada en aproximadamente 200 cajas, algunos legajos, AZ y archivadores,
dispuesta en un depósito de posible inundación, documentación que llegó a convertirse actualmente
en un fondo acumulado. De otro lado los archivos de gestión de algunas oficinas tales como : 100 -
Oficina de Contratos, 200 - Oficina de Gestión Humana y 300 - Planeación, cuentan con 50

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carpetas almacenadas, las cuales están inventariadas en una hoja de Excel con los siguientes
campos: Asunto y Fecha de creación, esta información ha referencia a ( 20 - Contratos, 30 -
Historias laborales, 10 - Actas Mejoramiento Continuo y 40 - Informes de Gestión Planeación) no se
encuentran organizados, y los responsables no cuentan con formación específica en gestión
documental.

Con base en los elementos y descripción dada con respecto a la situación actual de los archivos del
municipio de Sion:

a. Determine como mínimo tres aspectos críticos (problemática de la función archivística)

descrita en el escenario presentado por el municipio de Sion, al igual que los riesgos
asociados a cada uno de ellos.

ASPECTOS CRITICOS RIESGOS

b. Teniendo en cuenta que los aspectos críticos identificados son prioridad, elabore la
visión estratégica (que pretendo hacer con el plan):

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c. Para el cumplimiento de la visión planteada, y con el fin de solucionar los aspectos

críticos identificados, formule los objetivos para cada uno de ellos.

PLANES Y PROYECTOS
ASPECTOS CRITICOS OBJETIVOS
ASOCIADOS

d. Con base en la siguiente información se debe diligenciar la TRD para cada una de las
tres (3) oficinas que se presentan en el ejercicio, se debe tener en cuenta que toda la
información es en soporte papel, tenga en cuenta la información y diligencie el formato
propuesto con la misma (Existen 3 formatos al final dado que es para cada una de las
siguientes dependencias) :

Código de la Dependencia Dependencia

100 Oficina de Contratos
200 Oficina Gestión Humana
300 Oficina de Planeación

Código de la
Nombre de la serie Tiempo de retención Procedimiento
serie
20 años
1 año en Archivo de Gestión
20 Contrato Ley 80 1993
19 años en Archivo Central
Eliminar

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100 años
según código
1 año en Archivo de Gestión
30 Historias Laborales contencioso
99 años en Archivo Central
administrativo
Selección
10 años
1 año en Archivo de Gestión según circular externa 03
10 Actas
9 años en Archivo Central de 2015
Conservación Total
10 años
1 año en Archivo de Gestión según circular externa 03
40 Informe de Gestion
9 años en Archivo Central de 2015
Eliminar

Subseries Tipos documentales

20.001 Contrato de prestación de servicio. Informe
Hoja de Vida
10.001 Actas de Comité de Contratación. Incapacidad medica
Solicitud de permiso
40.002 Informe de Gestion Planeación Cronograma
Estudios previos
Acta de liquidación
Acta de posesión
Citación a comité
Análisis de sector
Resolución de vacaciones
Pólizas
Diploma de estudio
Acta entrega de cargo
CDP
Afiliaciones Seguridad Social
Matriz de riesgo
Contrato
Asignación de supervisor
Comunicación de nombramiento
Solicitud de cesantías
Facturas
Certificado de Satisfacción

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PARTE N. 2 (Política de Gestión Documental)

Del siguiente cuadro propuesto empareje de acuerdo a su conocimiento frente al marco de la política
de la Gestión Documental, aquellos aspectos (Columna A) con su respectiva definición (Columna B),
para ello tenga en cuenta el contenido de la presentación de este módulo.
ID COLUMNA A Resp. ID COLUMNA B
1. Gestión documental es: (1 , ) A.
Establecimiento público del orden nacional encargado
de formular, orientar y controlar la Política
Archivística, coordinar el Sistema Nacional de
Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar
la conservación del patrimonio documental.

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2. El Sistema Nacional de Archivos (SNA) (2 , )
tiene como finalidad:
3. Las entidades deben planear e (3 , )
implementar de manera gradual el
Modelo de Gestión Documental y
Administración de Archivos a través de
sus componentes:
4. En el componente Documental, entidad (4 , )
debe desarrollar planear, implementar
y hacer seguimiento de manera
progresiva a la gestión de los
siguientes procesos:
5. Para obtener más información, los (5 , )
recursos que se pueden consultar en
materia de gestión documental son:
6. Administración de Archivos es: (6 , )
7. En el componente Estratégico la (7 , )
entidad debe planear, implementar y
hacer seguimiento de manera
progresiva a la gestión de:
8. La Ley General de Archivos tiene como (8 , )
objeto:
9. En el componente cultural, entidad (9 , )
debe desarrollar planear, implementar
y hacer seguimiento de manera
progresiva a la gestión de:
10. Política archivística comprende: (10, )
11. En el Componente Tecnológico la (11, )
entidad debe desarrollar planear,
implementar y hacer seguimiento de
B. La Administración de Archivos y Gestión Documental
de acuerdo a los lineamientos establecidos por el
Archivo General de la Nación.
C. Programa de Gestión Documental, Tablas de
Retención Documental e Inventarios Documentales,
entre otros.
D. Administración electrónica, preservación de
documentos en ambientes electrónicos,
interoperabilidad, seguridad y privacidad.
E. La obligación de los funcionarios de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
información de los documentos de archivo y su
responsabilidad por la organización, conservación y
preservación.
F. Gestión de conocimiento, mercadeo de la
información, participación ciudadana, gestión del
cambio, patrimonio documental, protección del
ambiente.
G. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
H. Adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias,
metodologías, programas y disposiciones que en
materia archivística y de gestión de documentos y
archivos establezca el Archivo General de la Nación,
Jorge Palacios Preciado, promoviendo la
modernización y desarrollo de los archivos en todo el
territorio nacional.
I. Administración de archivos; Seguridad en el trabajo y
Salud ocupacional.
J. Normatividad, cursos virtuales, publicaciones, banco
terminológico, calendario de capacitación, trafico lícito
de patrimonio documental, entre otros.
K. Estratégico, Administración de Archivos, Documental,
Tecnológico y Cultural.
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manera progresiva a la gestión de:

12. La responsabilidad de la administración (12, ) L. Planeación, producción, gestión y trámite,
de archivos se relaciona con: transferencias, valoración, organización, disposición y
preservación.
13. En el componente Administración de (13, ) M. Planeación de la Función Archivística; Planeación
Archivos, la entidad debe desarrollar Estratégica; Control, Evaluación y Seguimiento.
planear, implementar y hacer
seguimiento de manera progresiva a la
gestión de:
14. La gestión documental se relaciona con (14, ) N. Establecer reglas y principios generales que regulan
la elaboración de los siguientes la función archivística del Estado.
instrumentos archivísticos:
15. El Archivo General de la Nación es: (15, ) O. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a
la planeación, dirección y control de los recursos
físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento de
los archivos.

PARTE N. 3 (Política de Transparencia, acceso a la Información pública y

lucha contra la corrupción)

CASO DE ANALISIS 1:

La presente situación hipotética está relacionada con la implementación de la Ley 1712 de 2014, Ley
de Transparencia y Derecho al Acceso de la Información Pública.

Una Organización No Gubernamental (ONG) solicitó a la Fuerza Naval información sobre las
coordenadas exactas donde fue hallado el hundimiento de un famoso barco con tesoros centenarios,
así como el contrato que determinaba la distribución de los recursos del tesoro entre la empresa
privada que gestionó la búsqueda del barco y el Estado.

Paso 1. Reflexión Inicial

Analicen en el marco normativo de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto reglamentario 1081 de 2015.

Paso 2. Responda a las siguientes preguntas

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I. Con respecto a los límites del derecho de acceso a la información pública establecidos en la
Ley 1712 de 2014, expliquen por favor bajo qué excepciones de acceso a la información
podría la Fuerza Naval negar el acceso a esta información y porqué.

II. ¿En esta situación a su criterio prima el interés del Estado por reservar el acceso a esta
información o el interés público de la sociedad de conocer la historia del hundimiento y las
condiciones del contrato?

III. ¿Cómo debería obrar el organismo garante de la ley de transparencia y acceso a

información pública para establecer si una información que involucra seguridad nacional
debe ser entregada y como consecuencia debe hacerse pública?

CASO DE ANALISIS 2:

El veedor ambiental de un municipio del país, solicitó información al Ministerio de Minas y Energía
relacionada con un proyecto de deforestación que presentó la Empresa Petróleos Limpios, por
considerar que dicho proyecto puede ser perjudicial para el medio ambiente de su zona e impedir el
desarrollo sustentable del país. La información solicitada se refería, entre otros, al contracto
celebrado entre la empresa y el Estado, los criterios bajos los cuales se había seleccionado la
empresa, el monto total de la inversión que iba realizar la empresa y qué autoridad del Estado
estaba a cargo de vigilar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de la empresa, las hojas de
vida de las personas vinculadas por el contratista para ejecutar el contrato, los salarios, el tipo de
vinculación laboral y las afiliaciones a la seguridad social del personal.

El Estado ser rehusó a entregar la información bajo el argumento que el proyecto de inversión
solicitado contenía información financiera de la empresa y de datos personales de las personas
vinculadas al contratista. Además, sostuvo que divulgar la información podría afectar el interés
colectivo al desincentivar las inversiones y afectar la competencia de la empresa en el mercado. El
organismo requerido también adujo que no era el titular de dicha información y que no podía
entregar información de terceros aun cuando esta se encontrase en su poder.

Paso 1. Reflexión Inicial

Analice el marco normativo de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto reglamentario 1081 de 2015.

Paso 2. Responda a las siguientes preguntas

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I. ¿Qué recursos debe utilizar el Veedor ambiental para impugnar esa decisión del Estado al
no permitirle acceder a la información solicitada?
II. Teniendo en cuenta la Ley de Transparencia y acceso a la información pública ¿debe el
Estado entregar dicha información? Explique las razones.
III. ¿Cuáles son a su juicio las obligaciones del Estado frente a esta situación?
IV. ¿Qué sucedería si la veeduría hubiera solicitado la misma información al contratista
directamente y no al ministerio de Minas y Energía?

CASO DE ANALISIS 2:

El veedor ambiental de un municipio del país, solicitó información al Ministerio de Minas y Energía
relacionada con un proyecto de deforestación que presentó la Empresa Petróleos Limpios, por
considerar que dicho proyecto puede ser perjudicial para el medio ambiente de su zona e impedir el
desarrollo sustentable del país. La información solicitada se refería, entre otros, al contracto
celebrado entre la empresa y el Estado, los criterios bajos los cuales se había seleccionado la
empresa, el monto total de la inversión que iba realizar la empresa y qué autoridad del Estado
estaba a cargo de vigilar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de la empresa, las hojas de
vida de las personas vinculadas por el contratista para ejecutar el contrato, los salarios, el tipo de
vinculación laboral y las afiliaciones a la seguridad social del personal.
El Estado ser rehusó a entregar la información bajo el argumento que el proyecto de inversión
solicitado contenía información financiera de la empresa y de datos personales de las personas
vinculadas al contratista. Además, sostuvo que divulgar la información podría afectar el interés
colectivo al desincentivar las inversiones y afectar la competencia de la empresa en el mercado. El
organismo requerido también adujo que no era el titular de dicha información y que no podía
entregar información de terceros aun cuando esta se encontrase en su poder.

Paso 1. Reflexión Inicial

Analicen en grupo el marco normativo de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto reglamentario 1081 de
2015.

Paso 2. Responda a las siguientes preguntas

I. ¿Qué recursos debe utilizar el Veedor ambiental para impugnar esa decisión del Estado al
no permitirle acceder a la información solicitada?

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II. Teniendo en cuenta la Ley de Transparencia y acceso a la información pública ¿debe el

Estado entregar dicha información? Explique las razones.
III. ¿Cuáles son a su juicio las obligaciones del Estado frente a esta situación?
IV. ¿Qué sucedería si la veeduría hubiera solicitado la misma información al contratista
directamente y no al ministerio de Minas y Energía?

CASO DE ANALISIS 3:

Una ciudadana solicitó a una empresa de economía mixta, encargada de la prestación del servicio
de suministro de energía eléctrica, información relacionada con los reclamos en la prestación del
servicio en los últimos cinco años en su municipio y copia de los contratos suscritos para el
mantenimiento de las redes eléctricas.
La empresa se negó a entregar dicha información a la ciudadana argumentando que esta
información era privada y que su entrega afectaba la libre competencia de la empresa. Así mismo,
expresaron que no tenían ninguna obligación legal de entregar esa información a particulares, pues
eran una empresa de economía mixta y que en dado caso que decidieran de manera voluntaria
entregarle la información, ella debía explicar qué iba a hacer con dicha información y pagar $300.000
pesos que costaba la misma.
Finalmente, la ciudadana presentó una queja ante el órgano garante o entidad encargada de vigilar y
sancionar el incumplimiento de derecho de acceso a la información pública en dicho país.

Paso 1. Reflexión Inicial

Analicen en grupo el marco normativo de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto reglamentario 1081 de
2015.

Paso 2. Responda a las siguientes preguntas

I. Respecto a la necesidad de que el solicitante explique el uso que le dará a esa información
y el costo que determina la empresa por la información ¿cuál es la reflexión frente al caso?
II. ¿Qué decisiones debería tomar el organismo garante? Explique su respuesta.
III. ¿Las empresas que prestan servicios públicos deben suministrar la información solicitada en
relación con su actividad a particulares? Explique su respuesta.

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