Administración

Financiera

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Los Registros Contables

Objetivos de la Unidad
El estudio del contenido de esta unidad, contribuirá a que usted adquiera las
competencias para:
1. Definir la importancia de la información contable en la administración de una
empresa
2. Identificar los diferentes registros que son necesarios e importantes en la
empresa.
3. Establecer la importancia de registrar las operaciones diarias que realizan los
negocios.

Definición de Registro Contable

Sistema contable donde se anotan ordenadamente todas aquellas transacciones
comerciales que una empresa realiza, las cuales deben estar escritas en sus
respectivos términos monetarios, éstas pueden corresponder a una compra, venta o
adquisición de compromiso de corto, mediana o largo plazo.

El registrar adecuadamente las actividades monetarias, permite a los empresarios una

buena organización y administración de los recursos de las empresas.

La base para tener éxito en la administración de una empresa, es una buena

información financiera. Sería inútil planificar las necesidades de efectivo, a un tratar de
averiguar las gastos de fabricación, si no se tiene en orden los registros contables.

Éstos son como el historial de una empresa y con base en esta empresa, se puede
ver hacia el futuro.

Su razón de ser
Existen cuatro (4) razones esenciales que permiten visualizar el porqué es importante
la existencia de los registros contables para la sana administración de una empresa.

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Estas son:
1. Requisito legal que toda empresa lleve registros contables.
2. Requisito que solicitan las entidades financieras para el trámite de una solicitud
de crédito o préstamo, representa el balance anual de la empresa.
3. Control eficiente de las compras, ventas, inventarios, créditos y cobros,
compromisos de corto, mediano y largo plazo.
4. Dar respuesta a preguntas como:
 ¿Está ganando o perdiendo dinero la empresa?
 ¿Cuál es el valor monetario del negocio o empresa?
 ¿Cuánto deben los clientes?
 ¿Cuánto debe la empresa a los acreedores?
 ¿Cuál es el total de impuestos a pagar?

Los documentos contables

Las diferencias en los estados patrimoniales deberán estar basadas en documentos
que la justifiquen. Estas además de servir como base para la realización de los
asientos contables serán también la prueba formal de tales variaciones reales del
patrimonio. Por tanto, éstos no solamente han de existir sino que deben ser
conservados, no sólo por razones lógicas sino también, por aspectos legales.

Dentro de la documentación contable y mercantil existen:

1. Libros contables: basados en otros libros contables, los cuales se les conoce
como auxiliares.
2. Documentos de compras y ventas: notas de crédito, notas de débito, notas
de pedido y facturas.
3. Documentos de almacén: referidos al registro de compras y ficha de almacén
4. Documentos de cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos
bancarios
5. Documentos fiscales y laborales: liquidación de impuestos, nóminas.
6. Otros documentos: pólizas de seguros, escrituraciones, contrato de
compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler.
Tipos de registros contables
La normativa sobre los registros contables que han de mantener las empresas se
encuentra en el Código de Comercio, que exige a todos los empresarios llevar una
contabilidad ordenada, adecuada a su actividad y mantener un libro de inventarios y
balances y otro diario, sin perjuicio de lo exigido por las leyes o en disposiciones
extraordinarias.

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En lo que respecta a los requisitos formales aplicables a los registros contables, el

Código de Comercio establece que las empresas presentarán los libros obligatorios al
Registro Mercantil del lugar donde tienen su domicilio fiscal, para su trámite y sellado
antes de comenzar su utilización. “Se permite la realización de asientos y anotaciones
por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas separadas que posteriormente habrán
de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales
han de legalizarse antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha del
cierre del ejercicio”.

Registro de ventas: Registra todas las ventas, ya sea al crédito o

al contado. Éste consta de tres o cuatro
columnas en las cuales se describe el
producto o servicio, registra el valor del
monto total de lo vendido, se detalla el valor
de la venta al contado y al crédito.

Registro de caja o efectivo: Registra las entradas y salidas de efectivo.

Ésta consta de tres o cuatro columnas en las
cuales se escribe la fecha de la operación, el
detalle de la transacción, las entradas de
efectivo, las salidas de efectivo y
automáticamente se reflejará el saldo de
efectivo que tiene la empresa.

Registro de bancos: Lleva el registro de las entradas y salidas de

efectivo, pero en el banco. Éste también
consta de tres o cuatro columnas, en este se
escribe la fecha de la operación, el detalle
de la transacción, las entradas de efectivo al
banco en concepto de remesas, también las
salidas de efectivo por medio de cheques
emitidos y automáticamente se reflejará el
saldo de efectivo en bancos que tiene en la
empresa.

Registro de cuentas por cobrar: En este se registran las ventas al crédito que
se hacen, también se le conoce como
registro de clientes.