Recaudo

En economía y finanzas el recaudo es el acopio de recursos monetarios y

custodia de los mismos hasta satisfacer una obligación.

Recaudar significa juntar o amontonar recursos, generalmente dinero, con el fin

de satisfacer las necesidades de terceros o solventar una obligación. En
general, el recaudo es la acción activo o pasiva de acaparar recursos para la
misma organización o para terceros mediante la intermediación. En el caso de
las empresas, la recaudación se refiere a todos los ingresos (no ganancias) en
el tiempo estimado, un día, semana, mes, fechas célebres  y se mide por la
entrada (ingreso) de dinero sin más, es decir, las ventas realizadas en esos
periodos a un precio cierto.

La recaudación suele ser una medida tomada por válida para analizar el
estado, tendencias y mejoras o pérdidas en la economía real y el consumo, ya
sea de una empresa, un sector o la misma administración pública, ya que una
caída en la recaudación es un indicio de una constricción en el consumo e
inversión, lo que puede redundar en una crisis económica.

El recaudo en el ámbito fiscal

En general, la contabilidad de las empresas está preparada para poder
contabilizar, gestionar y analizar los gastos e ingresos temporales que se
acopian o juntan en la empresa pero que son propiedad de terceros para los
que irá destinado en el futuro. De esta forma, existen multitud de impuestos de
las que las empresas son sujetos pasivos, es decir, sirven de intermediadoras
entre los consumidores y la administración pública, de tal forma que son las
empresas las encargadas de captar esos recursos, administrarlos
temporalmente y entregarlos al estado cuando se proceda. Es el caso de
impuestos como el IVA, IRPF y otros impuestos y tasas sobre el consumo,
como las tasas turísticas, que pagan los consumidores y las empresas
recaudan a cuenta del estado, es decir, son depositarias o recaudadoras de
esos recursos temporalmente hasta que liquiden con las administraciones
públicas.
La estructura de una Política de cartera y sus componentes: Para el desarrollo de una correcta
administración de la función de cobro en una empresa, es necesario contar con una estrategia
clara y bien definida que nos permita hacer frente a las posibles causas de un retraso en pago,
pero también a tomar acciones concretas cuando se presentan a fin de que estas no se repitan. De
acuerdo a lo anterior podríamos considerar que las bases sobre las que se edifica un sistema
efectivo son: Las ventas como objetivo principal La mayoría de las empresas tienen como objetivo
principal las ventas y las políticas comerciales están dirigidas a aumentar constantemente la cifra
de negocio de las compañías. Por desgracia este objetivo se convierte en el único norte de muchas
compañías que destinan ingentes esfuerzos a conseguir vender cada vez más pero se descuidan
aspectos tan importantes como la rentabilidad de las ventas y los riesgos que suponen los
créditos. El análisis de crédito: La estructura de la política de cartera consiste en hacer un análisis
estricto y a fondo del cliente, los antecedentes crediticios son en parte la fuente de información
que determinara en porcentaje, la venta a crédito. La responsabilidad y control de la cartera de
clientes es para ambas áreas, la de ventas y cobranza ya que están ligadas. Las medidas
preventivas tienen su piedra angular en saber seleccionar sabiamente la cartera de clientes. Antes
de otorgar un crédito a un nuevo cliente, el responsable de créditos debe filtrar previamente a
todos los solicitantes de crédito y descartar los morosos en potencia. Por consiguiente las
empresas proveedoras no pueden permitirse el lujo de confiar en todos los clientes que desean
comprar a crédito, ya que la confianza de que se cobrarán las ventas hechas a un nuevo
comprador no puede ser otorgada de manera automática. Las empresas antes de realizar una
venta a crédito a un nuevo cliente deben comprobar siete puntos básicos:·1) solvencia·2)
disponibilidad de tesorería·3) resultados·4) nivel de endeudamiento·5) arraigo·6) buenos hábitos
de pago·7) perfil e historial de los socios y administradores

La Cartera es el eje sobre el cual gira la liquidez de la empresa, es el componente principal del flujo
del efectivo.

1 - ROTACION.

No es el monto de la cartera lo que determina su importancia. Es su rotación. A menor número de

días de rotación, o dicho de otra forma, a mayor rotación, mayor eficiencia.

2 - ANTIGÜEDAD.

Ya hemos dicho que no es el monto de la cartera lo que la hace

Favorable o desfavorable. Es la antigüedad, es decir, el grado de concentración porcentual o

absoluta entre los distintos rangos de días.

3 - COMPOSICION POR CLIENTE.

Algunos clientes (especialmente los principales) concentran altos porcentajes de la cartera de la

empresa. Lo importante es determinados cosas: a) grado de vulnerabilidad o dependencia de
mercado concentrado en pocos clientes b) los niveles en que dichos clientes mantienen sus
obligaciones. No se debe olvidar que financiar cartera tiene un alto costo de oportunidad.

4 - CICLO NETO DE CAJA.

Independientemente del inventario, el ciclo del efectivo muestra la capacidad de cubrir las
cuentas x pagar con la cartera generada propia, ya sea en $ o en días. A mayor número de días la
necesidad de fondos será mayor

5 - ECUACION DE LA LIQUIDEZ

Si vende de contado, compre de contado. Si el número de días de C x pagar es menor a número

de días de C x Cobrar el flujo de efectivo será negativo. Habrá equilibrio cuando los días de cartera
son iguales a los días de Cuentas x pagar. Habrá efecto positivo cuando los días de Cuentas x pagar
son mayores a los dias de Cuentas x cobrar.

6 - PARTICIPACION DE LA CARTERA EN EL ACTIVO CORRIENTE.

La cartera y el inventario son los componentes básicos del Activo Corriente. ¿Qué porcentaje
corresponde a cartera? Este índice individualmente no dice nada, hay que interrelacionarlo con
otros, ya que exceso de cartera genera lo que se denomina "fondos ociosos", los cuales tienen un
alto costo de oportunidad y financiación.

7 - CRECIMIENTO VENTAS VS CUENTAS X COBRAR

Un mayor aumento en facturación a crédito, indefectiblemente conlleva

Aumento en cartera. Se hace necesario que el indicador no sufra variaciones importantes. Es

importante comparar:- variación de un período a otro- análisis horizontal- análisis vertical, o sea,
comparado contra ventas, utilidad operativa y otros. Tenga en cuenta este indicador: variación
ventas/ variación cartera

8 - EFECTO DE LA ROTACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Mida la rotación utilizando otro indicador Fórmula tradicional.= c x c promedio*360 / ventas a

crédito Fórmula ampliada.= (activo corriente

Inventarios

Facturas = a 90 días ) / Pasivo corriente

9 - COBRO DE CARTERA, SU EFECTO EN EL FLUJO DE CAJA BRUTO

Cobro = Ventas + CxC inicial - CxC final. Cobro / ventas = indica cuantos centavos ingresan por
cada $1 de facturación. Ejemplo. Ventas, $890, Cobros $756, Gastos $810La empresa requiere $54
de flujo bruto por recaudos para cubrir operación, en el ejemplo el recaudo por $1 vendido son $
0.85 centavos

10 - CARTERA ÓPTIMA

Existe una cartera óptima? En principio sí existe. Olvidando el efectivo

Actividades internas y externas de las áreas

gestoras de cartera 
Una vez definido los cupos y perfiles de crédito de los clientes, las áreas gestoras
del recaudo, deberán ejecutar una serie de actividades con el objeto de efectuar
seguimiento al riesgo de crédito en relación con las actividades de recaudo y a la
operación y contabilización interna del ingreso de recursos

Actividades internas: Dentro de las actividades a nivel interno que se deben

ejecutar por las diferentes áreas responsables del recaudo se destacan:
Seguimiento y contabilización de los ingresos de cartera, consulta e identificación
del recaudo en los portales bancarios, actualización permanente de los estados de
cartera del cliente, comité de crédito para análisis de cupos y seguimiento
crediticio, generación de indicadores e informes para la medición y seguimiento de
la cartera, organización y actualización periódica de la información del cliente y
relación permanente entre las gestión de ventas y cartera de la actividad de
cobranza.      

Actividades Externas: Un proceso de recaudo eficiente requiere de estrategia,

conocimiento y seguimiento permanente por parte del gestor de cartera de las
condiciones del cliente, es por esto que se requiere de recursos tecnológicos,
económicos y humanos que permitan desarrollar actividades tendientes a:
Efectuar visitas de seguimiento de crédito a clientes, identificación y contacto con 
la persona que paga las cuentas, consultas a centrales de riesgo,
acompañamiento en el proceso de negociación con los clientes, reuniones de
seguimiento de compromisos con los clientes y capacitaciones en gestión de
cartera.   
Pasos para una adecuada gestión de cartera
La eficiencia del recaudo de cartera, depende de la ejecución de un plan
cuidadosamente ejecutado que requiere de un alto nivel de experiencia y
conocimiento del gestor de crédito, que deberá tener un perfil y competencias en
análisis de datos, comunicación asertiva, capacidad de negociación, seguimiento y
orientación al logro y el resultado. Se recomienda que la gestión de crédito,
especialmente con clientes vencidos o con niveles altos de riesgo, sea
desarrollado en coordinación con el área comercial y de acuerdo con la
materialidad de las cifras por la gerencia de la compañía.      

1. Preparación y planeación: En la preparación y planeación del cobro, es indispensable

tener los estados de cuenta totalmente conciliados con el cliente, cada vez que puedan
presentarse diferencias podría servir de excusa para el no pago de las obligaciones y
entorpecer el proceso de negociación. Para el desarrollo de la actividad, se debe tener
en cuenta en caso de morosidad el cálculo de los intereses de mora, análisis de
garantías del cliente y documentos soportes de la deuda, consulta del historial crediticio
en centrales de riesgo, referenciación con clientes y proveedores del cliente,
identificación de las alertas de deterioro de las condiciones de pago del cliente, las
cuales pueden darse por situaciones financieras de la empresa, por dificultades directa
de los propietarios, administración y manejo del negocio o por situaciones relacionadas
con la operación (Devoluciones, baja rotación de inventario, etc.) y por último se deberá
establecer la estrategia de negociación y recaudo.
    
2. Comunicación y negociación: Una vez se tiene definido estado de crédito del cliente y
establecida la estrategia de negociación,  se procede a establecer el contacto directo,
siendo importante para el efecto tener presente las siguientes consideraciones:
Verificar exhaustivamente el no pago de la obligación, recordarle la honorabilidad, si se
encuentran evasivas tomar medidas correctivas de inmediato, hacerle ver la obligación
que adquirió, preguntar al cliente por el motivo de no pago de la obligación, escuchar y
tomar nota de las razones del cliente, recordarle los títulos valores que firmó, recalcarle
en los costos de un proceso prejurídico o jurídico  y  estar abiertos a la negociación.
Una planeación y estrategia de negociación efectiva se da cuando el cliente acepta la
cuenta y que éste dispuesto a su cancelación.

3. Compromisos y seguimiento: Es importante dentro del proceso de cobro,  para evitar

interpretaciones y evasivas, elaborar un acta de negociación donde se detallen los
compromisos adquiridos en términos de cumplimiento, garantías adicionales,
responsabilidades comerciales y fechas de cumplimiento, de tal forma que se le pueda
hacer el estricto cumplimiento. En relación con los compromisos adquiridos, se
recomienda ser firmes a la hora de exigir su cumplimiento y en caso contrario,  cumplir
con la gestión de envío de reporte del cliente a Bases de Datos o a procesos
prejurídicos o jurídicos.

4. Cobro prejurídico y jurídico: En caso de no lograrse dar un acuerdo con el cliente o un

incumplimiento se los compromisos acordados, será en estos eventos que debe
considerarse la exigibilidad mediante el cobro prejurídico o jurídico. En todo momento
se debe tratar que el cobro de la cartera llegue hasta la instancia de cobro prejurídico,
ya que al pasar a un cobro jurídico se reduce visiblemente la probabilidad de recaudo y
por consiguiente la eficiencia en el proceso de recaudo.

5. Avaluación y medición: La compañía debe desarrollar actividades de evaluación de

desempeño de las áreas de gestión de crédito y activar un programa reglamentado de
salario variable a través de incentivos dependientes de un porcentaje de recaudo. 
Indicadores para la medición de la administración
de crédito y cartera
Una vez definidos los indicadores meta corporativos e individuales,
periódicamente se deben evaluar los siguientes:

 Rotación de cartera Mensual ((CxC clientes promedio / ventas) * 360)

 Rotación de cartera por cliente (Mensual)
 % de cartera vencida sobre cartera total 
 % de cartera incobrable sobre cartera total
 % de cartera incobrable sobre patrimonio
 % cartera en cobro jurídico sobre cartera total
 % de Cobertura de la provisión sobre cartera total
 % de crecimiento en las ventas frente al % de crecimiento de la cartera por
canal. Premisa: Crecimiento en ventas > Crecimiento en cartera.