PREGUNTAS

1) ¿Explique que es foliación?

R/ Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los
folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser
separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter
administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados. La foliación es muy
importante en todos los casos de la organización de archivos.

2) ¿Cuál es la diferencia entre foliación y foliar?

R/ La diferencia es que Foliar es la acción de numerar hojas a cambio la Foliación es acto de
enumerar los folios solo por su cara recta.

3) ¿Para que se realiza la foliación?

R/ La foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios,
formatos de control de préstamos, Hoja de Control, TRD, TVD) y de consulta (inventarios,
guías, catálogos), ya que permite ubicar y localizar de manera puntual un documento.

4) ¿Cuál es la diferencia entre foliar y paginar?

r/ Foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también
conceptos distintos. Foliar consiste en consignar números en orden consecutivo en el vértice
superior de cada folio (hoja), a diferencia de paginar que sería consignar números en cada una
de las páginas o caras de la hoja.

5) ¿Qué es la Ordenación Documental?

r/ Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente
acordado. Los documentos se ordenan al interior de cada unidad de conservación,
manteniendo el principio del orden original, donde el documento con fecha más antigua de
producción, será el primero que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se
encontrará al final de la misma.

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6) ¿Por qué es importante ordenar la documentación, antes de foliar?
r/ porque se debe tenerse en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria,
la cual consiste en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales
de la respectiva serie documental, si existe duplicidad (documentos repetidos), si además de
los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo, y si están correctamente
ordenados. Esto con el fin de proceder a depurar si fuere del caso lo cual consiste en retirar los
documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie.

7) ¿Cuál es la herramienta que se debe utilizar para foliar los documentos?

8) ¿Uno de los fines o propósito de foliar es controlar la calidad, integridad y originalidad explique
lo que significa?
9) ¿Explique por qué la foliación es requisito ineludible e inevitable, entre otros, para
transferencias primarias?
10)¿Cuál es el procedimiento para foliar fotografía de tamaño o formato pequeño, ejemplo 3cm X
4cm?
11)¿Cuál es el procedimiento para foliar mapas?
12)¿Cuál es el procedimiento para la foliación de radiografías?
13)¿Qué se debe realizar si me equivoco al foliar?
14)¿Qué debo hacer si me equivoco en la radicación de un documento?
15)¿Explique con una buena argumentación, como se deben foliar las unidades documentales
simples y plasme ejemplos?
16)¿Explique con una buena argumentación, como se deben foliar las unidades documentales
compleja y plasme ejemplos?

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